Usługa hotelarsko - restauracyjna w zakresie zapewnienia noclegów, wyżywienia, udostępnienia dwóch sal konferencyjnych na potrzeby przeprowadzenia szkolenia dla sędziów z okręgu Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, oraz sędziów z okręgu Sądu Okręgowego w Sieradzu.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi hotelarsko - gastronomicznej w hotelu minimum trzygwiazdkowym w zakresie; - zapewnienia noclegów, - wyżywienia, -udostępnienia dwóch sal konferencyjnych na potrzeby przeprowadzenia szkolenia dla sędziów z okręgu Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, oraz sędziów z okręgu Sądu Okręgowego w Sieradzu. 1) Zamawiający wymaga przeprowadzenia usługi w jednym z hoteli położnych w granicach administracyjnych miasta Toruń. Zamawiający wymaga aby hotel w dniach 25.04.2012 r. do dnia 27.04.2012 r. był tylko do dyspozycji uczestników szkolenia tj. sędziów z okręgu Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, oraz sędziów z okręgu Sądu Okręgowego w Sieradzu, a tym samym był zamknięty dla gości nie będących uczestnikami szkolenia. 2) Liczba uczestników: 170 osób. 3) Zakwaterowania 170 osób w pokojach o następującej strukturze: - 12 pokoi 1 osobowych, - 67 pokoi 2 osobowych, - 8 pokoi 3 osobowych Wszystkie pokoje z pełnym węzłem sanitarnym i TV. Zamawiający dopuszcza również możliwość zakwaterowania 170 osób w pokojach o następującej strukturze: -12 pokoi 1 osobowych, - 79 pokoi 2 osobowych, Wszystkie pokoje z pełnym węzłem sanitarnym i TV. 4) Wykonawca zobowiązuje się przed podpisaniem umowy zawiadomić pisemnie Zamawiającego w jakich pokojach zostaną zakwaterowani uczestnicy szkolenia. 5) Dwie sale konferencyjne w miejscu zakwaterowania: - jedna na 170 osób, - druga na 90 osób, w dniu 25 kwietnia 2012 r. w godzinach 13:00-18:30 dla 170 osób wyposażonej w miejsca do siedzenia, projektor, komputer, mikrofon, tablice z pisakami, w dniu 26 kwietnia 2012 r. w godzinach 9:00-18:00 dla 170 osób wyposażonej w miejsca do siedzenia, projektor, komputer, mikrofon, tablice z pisakami, w dniu 26 kwietnia 2012 r. w godzinach 9:00- 18:00 dla 90 osób wyposażonej w miejsca do siedzenia, projektor, komputer, mikrofon, tablice z pisakami, w dniu 27 kwietnia 2012 r. w godzinach 9:00-12:00 dla 170 osób wyposażonej w miejsca do siedzenia, projektor, komputer, mikrofon, tablice z pisakami, w dniu 27 kwietnia 2012 r. w godzinach 9:00-12:00 dla 90 osób wyposażonej w miejsca do siedzenia, projektor, komputer, mikrofon, tablice z pisakami, 6) Wyżywienie: I dnia: obiad stół szwedzki (z zapewnieniem miejsc siedzących przy stolikach): - zupy ( dwa rodzaje), - danie mięsne, - danie rybne - deser ( dwa rodzaje) - napoje (soki, woda mineralna , kawa herbata) serwis konferencyjno- kawowy w formie stołu szwedzkiego przy salach wykładowych dostępny przez cały czas trwania wykładu: ciasto ( dwa rodzaje), ciastka, kawa, herbata, woda mineralna, soki, kolacja: stół szwedzki (z zapewnieniem miejsc siedzących przy stolikach): - danie gorące, - zimna płyta, - ciasto ( dwa rodzaje) - kawa, herbata, soki, woda mineralna II dnia: śniadanie: stół szwedzki (z zapewnieniem miejsc siedzących przy stolikach): zimna płyta, dania ciepłe (trzy rodzaje) kawa, herbata, woda mineralna, soki, obiad stół szwedzki (z zapewnieniem miejsc siedzących przy stolikach): - zupy ( dwa rodzaje), - danie mięsne, - danie rybne - deser ( dwa rodzaje) - napoje (soki, woda mineralna , kawa herbata) serwis konferencyjno- kawowy w formie stołu szwedzkiego przy salach wykładowych dostępny przez cały czas trwania wykładu: ciasto ( dwa rodzaje), ciastka, kawa, herbata, woda mineralna, soki, uroczysta kolacja: tradycyjnie z miejscami przy stole: jeden ciepły posiłek, przystawki ciepłe i zimne, ciasto ( dwa rodzaje), soki, woda mineralna, kawa, herbata III dnia: śniadanie: stół szwedzki (z zapewnieniem miejsc siedzących przy stolikach): zimna płyta, dania ciepłe (trzy rodzaje) kawa, herbata, woda mineralna, soki, obiad stół szwedzki (z zapewnieniem miejsc siedzących przy stolikach): - zupy ( dwa rodzaje), - danie mięsne, - danie rybne - deser ( dwa rodzaje) - napoje (soki, woda mineralna , kawa herbata) 7) Przyjazd uczestników szkolenia własnym środkiem transportu w dniu 25.04.2012 r. na godz. 12:30-13:00 i wyjazd dnia 27.04.2012 r. o godz. 14:00. 8) Wykonawca zobowiązuje się przed podpisaniem umowy uzgodnić z Zamawiającym menu. 9) Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania 20 zarezerwowanych miejsc na najpóźniej 2 dni przed terminem przyjazdu a Wykonawca w takim przypadku nie może mieć w stosunku do Zamawiającego żadnych roszczeń. 10) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpłatne miejsca parkingowe dla 3 autokarów. 11) Zarówno sale konferencyjne jak i miejsce noclegu muszą znajdować się w jednym hotelu. Kod CPV: 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków. 2. Zamawiający prosi aby Wykonawca zapewnił w trakcie szkolenia w czasie wolnym możliwość skorzystania z dodatkowych atrakcji np. kort tenisowy. 3. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych. 5. Przedmiotem niniejszego postępowania nie jest zawarcie umowy ramowej. 6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających. 7. Zamawiający nie przewiduje przy wyborze oferty zastosowania aukcji elektronicznej. 8. Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. 9. Informacja na temat możliwości powierzenia przez wykonawcę wykonania części lub całości zamówienia podwykonawcom: Wykonawca może powierzyć wykonanie części lub całości niniejszego zamówienia podwykonawcom. W takim przypadku zobowiązany jest do wykazania w formularzu ofertowym części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. 10. Wymagania stawiane Wykonawcy: 10.1 Wykonawca jest odpowiedzialny za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi opisanymi dla przedmiotu zamówienia. 10.2 Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy, 10.3 Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem wykonawcy. 10.4 Określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów fax. oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia. 10.5 Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.