Zakup usług towarzyszących konferencji dotyczącej wdrażania PROW na lata 2014–2020 odbywającej się w terminie 24.–25.4.2015. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zakup usług towarzyszących konferencji dotyczącej wdrażania prow na lata 2014–2020 odbywającej się w terminie 24.–25.4.2015. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni 1) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań biura; 2) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; 3) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. wykonawca zapewni co najmniej 1. nabór uczestników wykonawca zapewni nabór uczestników projektu minimalnie – 50 osób a maksymalnie 55 osób spośród przedstawicieli młodych rolników (do 40 lat), przedstawicieli grup producenckich, przedstawicieli instytucji rolniczych i około rolniczych. 2. salę konferencyjną w dniach 24 i 25.4.2015 1) położoną w granicach administracyjnych wsi kamion (położonej w województwie łódzkim, w powiecie wieluńskim, w gminie wierzchlas) lub w odległości maksymalnie 25 km od granic administracyjnych wsi kamion, wyposażoną minimalnie w a) krzesła w ustawieniu konferencyjnym – dla minimalnie 50 a maksymalnie 55 osób; b) mównicę; c) mikrofony bezprzewodowe – 2 szt.; d) zestaw multimedialny rzutnik, ekran, dwa laptopy z dostępem do internetu; 2) umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku; 3) z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla minimalnie 50, a maksymalnie 55 osób; 4) wykonawca zapewni oznakowanie sali konferencyjnej w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 7 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl wykonawca zapewni salę w godzinach od 7 00 do 19 00 w każdym dniu konferencji. 3. obsługę organizacyjno techniczną tj. — obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego, — obsługę rejestracji uczestników w dniu konferencji, — obsługę szatni. 4. zakwaterowanie. wykonawca zapewni zakwaterowanie – 1 nocleg dla uczestników konferencji w terminie 24.–25.4.2015 — w pensjonacie/pensjonatach lub hotelu/hotelach lub innym równoważnym obiekcie/obiektach, — w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, — w granicach powiatu wieluńskiego dla minimalnie 50, a maksymalnie 55 osób. liczba pokoi zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z zakwaterowania. w przypadku gdy miejsce (lub miejsca) zakwaterowania będzie położone w odległości większej niż 0,5 km od miejsca odbywania się konferencji, wykonawca zapewni transport uczestników z miejsca zakwaterowania do ww. obiektu i z powrotem, w terminie 24–25.4.2015. 5. wyżywienie. wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji w 24–25.4.2015 składające się minimalnie z a) około godziny 8 00 śniadanie (wyłącznie 25.4.2015) – menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składającego się co najmniej z — napojów gorących w tym kawy (rozpuszczalnej, parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (cytryny, mleka oraz cukru), — 2 rodzajów soków naturalnych, — gorących przekąsek (parówek, jajecznicy, smażonego bekonu, żurku z białą kiełbasą), — zimnych przystawek (wyboru wędlin minimalnie 3 rodzajów, wyboru serów i twarogów minimalnie 3 rodzajów, dżemu oraz miodu), — pieczywa białego i razowego, — warzyw świeżych (pomidorów oraz ogórków), — masła; b) około godziny 13 30 trzydaniowy obiad menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z — 24.4.2015 — zupa krem z borowików, — rosół z makaronem, — karkówka z pieczonymi ziemniakami, — placek po zbójnicku, — tarta ze szpinakiem, brokułami i serem, — zestaw surówek – z białej kapusty, z czerwonej kapusty, — zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków), — 25.4.2015 — krem z brokułów z grzankami, — krem z pomidorów, — filet z kurczaka, — ziemniaki z wody, — frytki, — schab ze śliwkami z grillowanymi warzywami, — bakłażan faszerowany z serem mozarella, — zestaw surówek – z białek kapusty z czerwonej kapusty, — zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków); c) około godziny 19 00 uroczystej zasiadanej kolacji (wyłącznie 24.4.2015) menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składającej się co najmniej z — strogonowa, — polędwiczek wieprzowych w sosie z pieczonymi ziemniaczkami, — devolay z piersi kurczaka, — panierowanych cukinii w sosie czosnkowym, — sałatek warzywnych (tradycyjna, pomidory z mozarellą), — śledzie (w oleju i po kaszubsku), — deski serów tradycyjnych min. 3 rodzaje, — półmiska wędlin tradycyjnych min. 4 rodzajów, — pikli (grzybów marynowanych, ogórków kwaszonych), — smalcu tradycyjnego, — pieczywa białego i razowego, — zimnych napojów (z wody gazowanej i niegazowanej, co najmniej 2 rodzajów soków), — gorących napojów w tym kawy (rozpuszczalnej i parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (mleka, cukru i cytryny); d) całodziennych (dwukrotnie uzupełnianych) dwóch serwisów kawowych menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z — 2 rodzajów ciast, — 2 rodzajów ciastek, — napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzajów soków), — napojów gorących w tym kawy (rozpuszczalnej oraz parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) i dodatków (cytryny, mleka oraz cukier); e) suchego prowiantu na drogę (25.4.2015) dla wszystkich uczestników konferencji składającego się co najmniej z — 2 kanapek (z wędliną i wegetariańskie) z pieczywa jasnego i ciemnego, — 1 owocu krajowego, — małej wody gazowanej i niegazowanej. liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z wyżywienia. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 9 do siwz. ii.1.6)