Obsługa bankowa budżetu Gminy-Miasto Działdowo i jednostek organizacyjnych w okresie od 2 września 2016 r. do 1 września 2020 r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi związane z obsługą bankową budżetu Gminy-Miasto Działdowo i jednostek organizacyjnych, polegające w szczególności na: 1) otwarcie rachunku bankowego, 2) prowadzenie rachunku bankowego z zachowaniem tajemnicy wynagrodzeń, 3) przelewy papierowe na rachunki w innych bankach, 4) przelewy papierowe na rachunki we własnym banku 5) przelewy elektroniczne na rachunki we własnym banku, 6) przelewy elektroniczne na rachunki w innych bankach, 7) przelewy w systemie SORBNET, 8) zlecenie polecenia wypłaty za granicę, 9) wpłaty gotówkowe, 10) wpłaty gotówkowe bilonu, w formie zamkniętej, 11) wypłaty gotówkowe, 12) wypłaty gotówkowe świadczeń pomocy społecznej, świadczeń wychowawczych i rodzinnych, 13) blankiety czekowe lub elektroniczna dyspozycja wypłaty, 14) zaświadczenia bankowe, 15) udzielenie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu gminy w trakcie roku budżetowego dla Gminy-Miasto Działdowo, niżej wymienionych jednostek organizacyjnych oraz nowopowstałych jednostek organizacyjnych w trakcie realizacji zamówienia. W przypadku łączenia, przekształcania jednostek organizacyjnych lub powołania nowych, Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie. Budżet Gminy-Miasto Działdowo wg stanu na dzień 31.05.2016 r. wynosi: Dochody - 70.631.184,34 zł Wydatki - 75.437.926,34 zł Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy-Miasto Działdowo objętych postępowaniem przetargowym: 1) Urząd Miasta Działdowo, 2) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Działdowie, 3) Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Działdowie, 4) Gimnazjum nr 1 im. Króla Władysława Jagiełły w Działdowie 5) Gimnazjum nr 2 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Królowej Jadwigi w Działdowie 6) Szkoła Podstawowa nr 3 im. Bronisława Malinowskiego w Działdowie 7) Zespół Szkół nr 2 im. Jana Pawła II w Działdowie, 8) Przedszkole Miejskie nr 1 im. Jana Brzechwy w Działdowie, 9) Przedszkole Miejskie nr 3 w Działdowie, 10) Przedszkole Miejskie nr 4 w Działdowie, 11) Przedszkole Miejskie nr 5 w Działdowie, 12) Samorządowy Zakład Budżetowy Miejska Służba Drogowa w Działdowie, 13) Interaktywne Muzeum Państwa Krzyżackiego w Działdowie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych podstawowych, pomocniczych, depozytowych, dotacyjnych, środków zewnętrznych w tym funduszy unijnych (otwarcie rachunków powinno nastąpić najpóźniej od dnia 1 sierpnia 2016 r.), 2) realizacja poleceń przelewów w formie papierowej w banku oferenta i innych bankach, 3) realizacja poleceń przelewów w formie elektronicznej w banku oferenta i innych bankach, 4) przyjmowanie wpłat gotówkowych w placówce, w przypadku gdy nie posiada placówki, zobowiązany jest do utworzenia i uruchomienia na terenie miasta Działdowo placówki, która zapewni pełną obsługę budżetu gminy i jej jednostek organizacyjnych od dnia 1.09.2016 r., 5) przyjmowanie wpłat gotówkowych pochodzących z parkometrów, w bilonie, w formie zamkniętej, realizowane w placówce lub do wrzutni, kwota jednorazowej wpłaty do 4 000 zł, 6) dokonywanie wypłat gotówkowych w placówce, w przypadku gdy nie posiada placówki, zobowiązany jest do utworzenia i uruchomienia na terenie miasta placówki, która zapewni pełną obsługę budżetu gminy i jej jednostek organizacyjnych od dnia 1.09.2016 r., 7) udostępnienie elektronicznego systemu obsługi wraz z bezpłatnym przeszkoleniem pracowników wszystkich jednostek oraz usługą serwisową, przy czym system ten zapewni importowanie zleceń płatniczych z programu płacowego w kilku popularnych formatach, z zachowaniem tajemnicy wynagrodzeń, 8) możliwość sporządzania wyciągów bankowych poprzez elektroniczny system obsługi, bądź wydanie wyciągów w formie papierowej za dzień poprzedni do godz. 11-tej, 9) możliwość uzyskania informacji o stanie rachunków w dowolnym momencie dnia, 10) wydawanie blankietów czekowych bądź możliwość elektronicznej dyspozycji podjęcia gotówki, 11) wydawanie zaświadczeń i opinii, 12) zapewnienie dokonywania operacji bankowych do ostatniego dnia roku kalendarzowego, 13) wykonawca będzie dokonywał comiesięcznej kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, 14) wykonawca stworzy możliwość lokowania wolnych środków znajdujących się na rachunku podstawowym Gminy w postaci lokat terminowych, dla których oprocentowanie będzie negocjowane bezpośrednio przed założeniem lokaty, 15) wykonawca stworzy możliwość wyliczenia odsetek od poszczególnych sum na rachunku depozytowym, 16) wykonawca jest zobowiązany do zwolnienia (zastosowania tych samych wysokości prowizji) od wszystkich wpłat gotówkowych dokonywanych przez interesantów na rachunki gminy i jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem zasad dotyczących usług na rzecz klientów MOPS, 17) wykonawca jest zobowiązany do udzielenia kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie przejściowego deficytu budżetu, na podstawie odrębnego wniosku do wysokości w roku bieżącym 2.000.000,00 zł, a w latach następnych do wysokości ustalanej corocznie w budżecie gminy. Oprocentowanie kredytu naliczane będzie w oparciu o stawkę WIBOR 1M ustaloną jako średnią notowań za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy powiększoną o stałą marżę banku. Odsetki będą naliczane od faktycznie wykorzystanych środków kredytu. Zapłata odsetek nastąpi do dnia 15 następnego miesiąca, na podstawie pisemnej informacji banku nadesłanej w terminie do 7 dnia następnego miesiąca. Spłata kredytu oraz spłata odsetek za m-c grudzień nastąpi najpóźniej do 31 grudnia roku budżetowego. 18) Wymagania dotyczące zakresu usług świadczonych w ramach wypłat gotówkowych świadczeń pomocy społecznej, świadczeń wychowawczych i rodzinnych dla klientów MOPS: a) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej powierza Bankowi wypłatę świadczeń pieniężnych dla osób zarejestrowanych w MOPS i zamieszkałych na terenie miasta, b) Bank zobowiązuje się do utworzenia subkont beneficjentom MOPS, które będą zasilane środkami pieniężnymi MOPS, c) Bank wypłaca świadczenia osobom zarejestrowanym w MOPS z subkont klientów zgodnie z ich zasileniem i dniem wypłaty świadczenia, d) Bank zobowiązuje się do wypłaty świadczeń z zachowaniem szczególnych zasad ochrony danych osobowych beneficjentów, uniemożliwiając osobom nieupoważnionym do wglądu w dane osobowe i kwotę wypłacanych świadczeń innych beneficjentów MOPS, e) Celem ułatwienia obsługi interesantów, MOPS zobowiązuje się do sporządzenia pliku elektronicznego wypłat z podziałem na zasilenie poszczególnych subkont beneficjentów, rodzajem świadczeń i dniem wypłaty, f) Wszystkie wypłaty świadczeń dokonywane będą do 31 każdego miesiąca. Wyjątkiem może być m-c grudzień, gdzie wypłata odbywać się będzie do 23 dnia m-ca, g) W przypadku sald niezerowych subkont petentów Bank zobowiązuje się do sporządzania miesięcznych zestawień z uwzględnieniem imienia i nazwiska petenta, kwot, daty i nr list oraz rodzaju niepobranego świadczenia. Rozliczenie niepobranych świadczeń będzie następować do 15 dnia każdego następnego miesiąca, wyjątek stanowi ostatni miesiąc roku, gdyż rozliczenie należy złożyć do 26 grudnia, h) MOPS zastrzega sobie możliwość żądania zwrotu - na podstawie pisemnego wniosku, niepobranych świadczeń z subkont petentów na konto podstawowe Ośrodka, i) MOPS zobowiązuje się do dostarczenia list w formie plików elektronicznych wypłat do Banku na dzień przed planowanym terminem wypłat oraz przelew środków na udostępnione w tym celu subkonto w przeddzień przed planowanym terminem wypłat, j) Świadczenia wypłaca się uprawnionemu osobiście, po okazaniu dowodu osobistego lub osobie upoważnionej do odbioru świadczenia za inną osobę. W przypadku zagubienia dokumentu tożsamości dopuszcza się możliwość wypłaty świadczenia na podstawie zaświadczenia wydanego przez upoważniony do tego organ, k) Bank w całości ponosi odpowiedzialność za wypłatę należnych świadczeń według zasilonych subkont. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek wątpliwości co do autentyczności dokumentów stanowiących podstawę przelewu świadczeń oraz tożsamości osoby zgłaszającej się po odbiór świadczenia pieniężnego, bądź autentyczności upoważnienia należy niezwłocznie poinformować MOPS o zaistniałych wątpliwościach. Wypłata zakwestionowanego świadczenia może nastąpić po uzyskaniu pisemnej dyspozycji osoby upoważnionej, l) MOPS zastrzega sobie prawo zablokowania wypłaty w przypadku stwierdzenia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczenia osobie uprawnionej - przed dokonaniem wypłaty przez Bank, m) Bank zobowiązuje się do dokonania zwrotu nienależnie przelanego zasiłku na konto MOPS na podstawie wystawionego przez niego dokumentu, odblokowanie wypłaty może nastąpić na podstawie pisemnej dyspozycji MOPS, n) Bank zobowiązuje się do realizacji czeków, w tym przychodzących z zagranicy, o) Bank zobowiązuje się do zwolnienia z pobierania prowizji od wszystkich wpłat gotówkowych dokonywanych przez interesantów na rachunek bankowy MOPS. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza w przedmiotowym postępowaniu, złożył w terminie do 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, projekt umowy, który będzie uwzględniał wszystkie warunki określone w SIWZ. Zamawiający nie będzie związany przedstawionym przez Wykonawcę projektem umowy i zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do tego projektu, przed podpisaniem umowy w wersji ostatecznej. Oferty proponujące jedynie wykonanie niektórych elementów zamówienia zostaną odrzucone. Szacowane dane ilościowe: - bieżąca liczba rachunków - 65, - liczba przelewów w formie papierowej - 12, - liczba przelewów elektronicznych - we własnym banku 6.742, w innych bankach 35.725, - roczna kwota wpłat gotówkowych - 2.834 tys. zł, - roczna ilość wpłat gotówkowych w formie zamkniętej (głównie bilon)- 197 - na kwotę 386 tys. zł, - roczna kwota wypłat gotówkowych - 1.056 tys. zł, - liczba blankietów czekowych - 430, - kwota wypłacanych gotówkowo świadczeń pomocy społecznej, rodzinnych i wychowawczych realizowanych przez MOPS - 1.455 tys. zł dla ok. 5.760 osób, - liczba wpłat gotówkowych pochodzących z parkometrów, w bilonie, w formie zamkniętej, realizowane w placówce lub do wrzutni - 25 wpłat miesięcznie, 2) Materiały dotyczące budżetu Gminy-Miasto Działdowo oraz sprawozdawczości są zamieszczone na stronie BIP www.bip.dzialdowo.eu w zakładce: prawo lokalne/budżet, odnośnik: http://bip.dzialdowo.eu/Index.aspx?id_content=978