Dostawa , montaż oraz uruchomienie systemu służącego do zarządzania pracą stanowisk i obsługą klientów wraz z systemem informacji wizualnej

Łódź: Dostawa , montaż oraz uruchomienie systemu służącego do zarządzania pracą stanowisk i obsługą klientów wraz z systemem informacji wizualnej


Numer ogłoszenia: 82132 - 2010; data zamieszczenia: 23.03.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiatowy Urząd Pracy Nr 1 w Łodzi , ul. Milionowa 91, 93-121 Łódź, woj. łódzkie, tel. 042 2516500, faks 042 2516611.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.pup-lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa , montaż oraz uruchomienie systemu służącego do zarządzania pracą stanowisk i obsługą klientów wraz z systemem informacji wizualnej.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiot zamówienia Dostawa, montaż oraz uruchomienie systemu służącego do zarządzania pracą stanowisk i obsługą klientów wraz z systemem informacji wizualnej. Oferta ma zawierać koszt dostarczenia systemu łącznie z instalacją konfiguracją i szkoleniem pracowników. 2. Wymagania a. Systemy będzie obejmował łącznie 60 stanowisk obsługi z podziałem na minimum 8 zagadnień tematycznych. Całym systemem musi sterować jeden serwer w obudowie rackowej będący własnością Zamawiającego. b. Elementy systemów usytuowane będą w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. c. W ramach zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do przeszkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi i konfiguracji systemu oraz dostarczenia stosownych instrukcji obsługi w języku polskim. 3. Elementy systemu Wykonawca będzie zobowiązany dostarczyć: a. Wyświetlacze. Wymagane jest zastosowanie następujących wyświetlaczy: 60 szt. wyświetlaczy o następujących parametrach: - 4 znakowe pole LED; - możliwość wyświetlania tekstów stałych lub płynących - kolor wyświetlania LED: czerwony; 13 szt. wyświetlaczy z tabliczką informacyjną o następujących parametrach: - 8 znakowe pole LED; - możliwość wyświetlania tekstów stałych lub płynących - kolor wyświetlania LED: czerwony; - kolor opisów na tabliczkach: biały; - kolor obudowy wyświetlacza powinien być identyczny jak kolor tabliczki opisowej; Tabliczki powinny być mocowane lub zintegrowane z obudową (w zależności od potrzeby) poniżej bądź powyżej wyświetlacza. b. Terminale stanowiskowe programowe 60 szt. (aplikacja umożliwiająca m.in. przywoływanie klientów do stanowisk). c. Automaty biletowe - 3 szt. służące do wydawania numerów. Z dwóch automatów pobranie biletu musi odbywać się po naciśnięciu przycisków znajdujących się na monitorze dotykowym, natomiast w przypadku trzeciego automatu wydanie biletu musi być możliwe za pośrednictwem komputera znajdującego się w punkcie informacji. Praca automatów musi być zsynchronizowana. Każdy z automatów musi posiadać możliwość drukowania biletów do każdej z grup. d. Oprogramowanie spełniające warunki określone w szczegółowym opisie funkcjonowania systemu. 4. Szczegółowy opis funkcjonowania systemu a. Automaty biletowe Dwa automaty biletowe muszą być wyposażone w monitor dotykowy min. 15 cali umożliwiający programowanie dowolnej ilości przycisków oraz umieszczanie dowolnych informacji z systemu np. przewidywany czas oczekiwania, liczba oczekujących, fotografie pracowników zalogowanych aktualnie w systemie. Pobranie biletu z automatu biletowego będzie się odbywało przez naciśnięcie monitora dotykowego, na którym będzie znajdował się opis grup oraz inne informacje systemowe (liczba oczekujących itp.). Trzeci automat musi być zainstalowany w punkcie informacji i być do dyspozycji pracownika urzędu. Wydanie biletu musi być możliwe za pośrednictwem komputera znajdującego się w punkcie informacji. Praca automatów musi być zsynchronizowana. Każdy z automatów musi posiadać możliwość drukowania biletów do każdej z grup. Automat biletowy musi mieć możliwość drukowania na bilecie: - numer kolejnego klienta wraz z symbolem literowym grupy usług, - przewidywany czas oczekiwania na obsługę, - liczbę czekających osób, - datę i godzinę wydania biletu, - logo wraz z inną dowolną grafiką lub tekstem. - kod kreskowy Drukowane teksty powinny zawierać polskie znaki literowe. Edycja tekstów musi być możliwa podczas pracy systemu. System musi umożliwiać edytowanie tych tekstów podczas pracy systemu. Drukowane teksty powinny zawierać polskie znaki literowe. Automat biletowy powinien mieścić w podajniku minimum 2000 biletów. Bilety muszą posiadać perforacje w celu łatwiejszego oderwania. b. Wyświetlacze LED. Informacje o kolejności przywoływania interesantów do stanowiska (jednorazowe oznaczenie grupy i trzycyfrowy numer interesanta np. A347) powinny być wyświetlane na wyświetlaczach stanowiskowych (po jednym nad każdym stanowiskiem) oraz grupowych umieszczonych nad wejściem do pokoi w których znajdują się stanowiska obsługi i wyświetlających informacje o aktualnie obsługiwanym numerze w poszczególnych grupach: 1-znakowe oznaczenie grupy, 3-cyfrowy numer klienta, spacja rozdzielająca oraz 2-cyfrowy numer stanowiska wraz ze strzałką wskazującą jego lokalizację np. A007 11 -> lub B678 <- 14. Musi istnieć możliwość wyświetlania przez każdy wyświetlacz stanowiskowy i grupowy informacji z każdej grupy usług tak, aby zmiana litery symbolizującej grupę usług i numer odbywała się automatycznie w zależności od tego z jakiej grupy przywoływany jest klient. Wyświetlacze muszą mieć możliwość pokazywania zarówno dowolnych tekstów edytowanych on-line, jak i danych z systemu, zarówno w sposób stały, jak i ruchomy oraz możliwość wyświetlania polskich znaków literowych. c. Terminale stanowiskowe programowe System musi zapewnić możliwość przywoływania interesantów do stanowisk za pomocą terminali stanowiskowych programowych uruchamianych za pomocą przeglądarki internetowej bezpośrednio z serwera systemu, bez konieczności instalacji na stacjach klienckich (stanowiskach obsługi) dodatkowego oprogramowania klienckiego. Wygląd terminala ma być w pełni konfigurowalny. Na stacjach znajdujących się na stanowiskach obsługi ma być uruchomiony terminal programowy który będzie służył do: - przywołania klienta kolejnego i konkretnego w zależności od ustawionego profilu pracy stanowiska lub profilu pracy pracownika. - logowania pracowników poprzez wprowadzenie osobistego kodu umożliwiającego przypisanie danych statystycznych do pracownika oraz trybu pracy - rejestracji dowolnej ilości operacji, wyszczególnionych w ramach grupy usług, wykonywanych na danym stanowisku/przez danego pracownika. (Użytkownik musi posiadać możliwość wprowadzania i definiowania własnych operacji oraz ich bieżącej rekonfiguracji. Operacjom powinny być nadawane kody. Wynik rejestracji operacji powinien być dostępny w postaci raportów statystycznych.) - przesyłania komunikatów alarmowych do kierownika; - zapisania w pamięci systemu dowolnego numeru klienta i ponowne przywołanie z tym samym numerem z możliwością obsłużenia w międzyczasie innych klientów - odesłania klienta do kolejki do dowolnej grupy w dowolnie wybrany sposób: na początek, na koniec lub na pozycję uwzględniającą czas, jaki upłynął od momentu pobrania biletu, jeśli sprawa wymaga załatwienia przez innego pracownika; - podawania informacji o stanie kolejki (liczba oczekujących) - wyłączenia stanowiska z pracy - podawania informacji on-line o ilości biletów pozostałych w automatach biletowych. - wyświetlania zaprogramowanych komunikatów alarmowych typu Brak biletów w automacie nr.., lub inne zdefiniowane przez Użytkownika w trakcie konfiguracji systemu. d. Oprogramowanie systemu kolejkowego. 1. Program zarządzający pracą systemu kolejkowego powinien funkcjonować w środowisku Windows (Windows 2000, Windows NT, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2003). 2. Oprogramowanie będzie działać na serwerze systemu jako usługa systemu Windows i będzie uruchamiać się bez konieczności interakcji z użytkownikiem, bez konieczności logowania do systemu Windows. 3. System musi mieć możliwość dokonywania zmian w konfiguracji w trybie ON-LINE przez komputer włączony w sieć komputerową Zamawiającego z poziomu przeglądarki internetowej. 4. System musi zapewnić poprzez sieć komputerową możliwość zdalnego diagnozowania oraz dokonywania zmiany konfiguracji ustawień systemu (na min. 2 komputerach w sieci Zamawiającego). Usługa zdalnego dostępu powinna posiadać funkcje uniemożliwiające dokonywania zmian przez osoby nieupoważnione. 5. W przypadku zaniku napięcia i ponownym uruchomieniu komputera system musi zapewnić automatyczne uruchomienie, z utrzymaniem ciągłości kolejki. 6. Każdemu przywołaniu klienta do obsługi musi towarzyszyć komunikat głosowy (o programowalnej treści) typu np. NUMER CZTERY STANOWISKO SIEDEM 7. System musi zapewnić możliwość zmiany w dowolnym momencie funkcji poszczególnych stanowisk. Użytkownik musi mieć możliwość zaprogramowania systemu tak, aby zmiany funkcji stanowisk odbywały się automatycznie, np. po przekroczeniu pewnych zadanych wartości lub ręcznie poprzez zadziałanie pracownika danego stanowiska. Przykład: stanowiska nr 1,2 i 3 obsługują grupę A. Stanowiska nr 4 i 5 obsługują grupę B. W przypadku, gdy np. czas oczekiwania w gr. A przekracza zadaną w systemie wartość, stanowisko nr 4 może automatycznie rozpocząć przywoływanie do obsługi klientów z grupy A. 8. System musi umożliwiać dowolny transfer klientów pomiędzy różnymi grupami spraw bez konieczności ponownego pobierania biletu oraz możliwość przerwania na pewien czas obsługi danego klienta i obsługiwania w czasie tej przerwy innych klientów. 9. System musi umożliwiać publikowanie na stronie intranetowej lub internetowej (w czasie rzeczywistym) informacji o aktualnie obsługiwanym numerze i ilości oczekujących interesantów w odniesieniu do poszczególnych grup oraz przewidywanym czasie oczekiwania na obsługę, ilości czynnych stanowisk w danej grupie usług, liczby obsłużonych osób na stanowisku, informacji o załogowanym pracowniku. 10. W przypadku, gdy system oszacuje, że czas obsługi interesantów wykracza poza czas pracy Urzędu, ma on mieć możliwość automatycznego wstrzymania wydawania biletów. - Program zarządzający musi mieć możliwość umawiania wizyt interesantów w urzędzie oraz identyfikacji klientów i spraw. Umawianie spotkań powinno być możliwe w czasie wizyty interesanta w urzędzie, telefonicznie i przez strony w sieci Internet. W wyniku rezerwacji spotkania program sterujący musi zablokować czas przeznaczony na jego obsługę biorąc pod uwagę dostępny personel. Zarówno czas spotkania jak i przeznaczona do obsługi osoba z personelu może ulegać zmianie. - Identyfikacja umówionych klientów i spraw musi odbywać się z użyciem takich narzędzi jak klawiatury numeryczne przeznaczonych do wprowadzania kodów numerycznych lub podania numeru identyfikującego na monitorze dotykowym automatu biletowego. W przypadku pozytywnej identyfikacji interesant powinien automatycznie otrzymać bilet do obsługi. 11. System musi zapewnić możliwość umawiania wizyt zarówno wewnątrz sieci LAN udostępnioną dla pracowników Urzędu, jak również w sieci Internet. Umawianie wizyt odbywać się powinno za pomocą formularzy zamieszczanych na stronie WWW. System musi mieć możliwość rezerwacji różnych usług w różnych sieciach (LAN, Internet), z wykluczeniem niektórych dostępnych tylko dla pracowników w sieci LAN z sieci Internet. W celu identyfikacji klienta wykorzystany zostanie nr PESEL. Strona służąca umawianiu wizyt w sieci Internet publikowana będzie za pomocą protokołu https. 12. System musi mieć możliwość pracy w sieci, w celu przekazywania on-line pełnych informacji o postępie załatwiania interesantów, pracy stanowisk itp. oraz możliwości wydruków raportów statystycznych na komputerach wskazanych przez użytkownika pracujących w sieci logicznej (min 2). 13. Aplikacja sterująca systemem musi być zabezpieczona hasłem zarówno przy próbie podłączenia poprzez przeglądarkę internetową jak również aplikację kliencką. Musi posiadać możliwość tworzenia grup użytkowników z określonymi uprawnieniami, oraz wymuszać wygasanie haseł, wprowadzanie haseł złożonych, różnych od xx poprzednich haseł e. Wyświetlanie informacji systemowej oraz odtwarzanie komunikatów głosowych na monitorach informacyjnych LCD posiadanych przez urząd. Program ma umożliwiać przesyłanie wymaganych danych takich jak: wyświetlanie informacji Urzędu (obraz), informacje wzywanych do obsługi numerach biletów (obraz), odtwarzanie komunikatów głosowych (dźwięk), z systemu obsługi do systemu zarządzającego obrazem na monitorach LCD posiadanego i funkcjonującego w urzędzie, zainstalowanych w siedzibie Zamawiającego. 6. Wymagania dotyczące statystyk. System ma mieć możliwość zbierania i przetwarzania wszelkich danych statystycznych o pracy Urzędu, w szczególności: - ilość i czas wydawania numerów w określonym przedziale czasu, - ilość wykonywanych operacji w podziale na rodzaje, stanowiska obsługi oraz pracowników w określonym przedziale czasu, - wydajność pracy poszczególnych pracowników (liczba obsłużonych klientów), - czasy oczekiwania na obsługę, - czasy obsługi klientów, - czasy realizacji poszczególnych typów operacji, - drukowanie raportów statystycznych musi być dostępne zarówno w trybie ręcznym na żądanie jak i automatycznym tzn. wybrane przez użytkownika raporty drukowane są automatycznie o zadanej godzinie np. na koniec dnia pracy, - program statystyczny musi być w języku polskim, - program ma mieć możliwość przenoszenia danych do programu MS Excel oraz MS Access. 7. Możliwość rozbudowy systemu. System powinien zapewnić możliwość rozbudowy, docelowo: - o dodatkowe grupy spraw reprezentowanych oddzielnym przyciskiem na automacie biletowym, - do co najmniej 100 stanowisk obsługi przy założeniu jednej jednostki zarządzającej pracą systemu, - do co najmniej 5 automatów biletowych pracujących jednocześnie, - System musi posiadać możliwość rozbudowy do wykorzystanie innych narzędzi w celu identyfikacji takich jak: czytniki kodów kreskowych, czytniki kart magnetycznych i kodów z dowodów osobistych oraz zewnętrznych. - System musi posiadać możliwość weryfikacji klienta po podaniu przez niego numeru PESEL. W zależności od tego czy dane klienta są obecne w bazie danych Zamawiającego, system musi podejmować odpowiednie decyzje w celu dalszej obsługi. Do weryfikacji numerów PESEL system powinien wykorzystywać bazę danych systemu Syriusz STD autorstwa Sygnity. Funkcjonalność powinna być uruchomiona po wdrożeniu systemu Syriusz STD przez Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. - System musi posiadać możliwość integracji funkcji formularza służącego do umawiania wizyt przez internet z Portalem CRM - komponentem systemu SEPI autorstwa Sygnity. Integracja obu systemów powinna być możliwa co najmniej w zakresie obsługi umawianych wizyt. Funkcjonalność powinna być uruchomiona po wdrożeniu systemu SEPI oraz komponentu Portal CRM przez Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.15.10.00-1, 48.14.00.00-1.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 3.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: co najmniej 3 wdrożenia systemów służących do zarządzania pracą stanowisk i obsługą klientów (minimum 30 stanowisk).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług, w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wdrożenia co najmniej 3 systemów służących do zarządzania pracą stanowisk i obsługą klientów (minimum 30 stanowisk) wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Wartość brutto wdrożeń systemów służących do zarzadzania pracą stanowisk i obsługą klientów - 40

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Za zgodą Zamawiającego dopuszcza się możliwość zmiany terminu wykonania zamówienia w przypadku wystąpienia przerw w realizacji przedmiotu umowy powstałych z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy mających wpływ na wydłużenie czasu realizacji zamówienia lub innych okoliczności niezależnych od Wykonawcy uniemożliwiających terminowe wykonanie zamówienia.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.pup-lodz.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Powiatowy Urząd Pracy Nr 1 w Łodzi, ul. Milionowa 91, 93-121 Łódź, pok. 104.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
01.04.2010 godzina 10:00, miejsce: Powiatowy Urząd Pracy Nr 1 w Łodzi, ul. Milionowa 91, 93-121 Łódź pok. 104.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie