Świadczenie usługi związanej z zarządzaniem projektem: Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski - pełnienie funkcji koordynatora finansowo-technicznego projektu

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi związanej z zarządzaniem projektem: Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski - pełnienie funkcji koordynatora finansowo-technicznego projektu. Do głównych zadań koordynatora finansowo-technicznego projektu będzie należało: Dbałość o prawidłową i terminową realizację projektu, w szczególności nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie, w tym budżetem, harmonogramem i zawartą umową o dofinansowanie; Nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu; Przygotowanie niezbędnych materiałów i analiz; Terminowe sporządzanie wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników; Przygotowanie i realizację zamówień publicznych w oparciu PZP; Przygotowywanie, koordynacja i archiwizacja korespondencji związanej z projektem; Wdrożenie oraz nadzór nad stosowaniem przyjętego systemu przepływu informacji i komunikacji między Partnerami zaangażowanymi w realizację projektu; Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu. Obecność podczas kontroli projektu. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: Udzielania porad Zamawiającemu we wszelkich kwestiach związanych z realizacją projektu w siedzibie Zamawiającego przez 10 godzin tygodniowo z zaznaczeniem, iż czas pełnienia dyżurów będzie uzależniony od rzeczywistych potrzeb w realizacji projektu (w szczególności w I kwartale realizacji projektu, a także w okresie sporządzania dokumentów rozliczeniowych okres ten może być znacznie wydłużony - do 20 godzin tygodniowo). Konsultacji dotyczących bieżącego nadzoru finansowo-technicznego projektu, dokonywanych za pomocą środków porozumiewania się na odległość, a także do wykonywania czynności związanych z koordynacją projektu poza siedzibą Zamawiającego w zależności od bieżących potrzeb; Stałego kontaktu oraz konsultacji z księgowością projektu jak również z koordynatorem merytorycznym; Udziału we wskazanych przez Zamawiającego spotkaniach grupy zarządzającej oraz w innych spotkaniach, dotyczących realizacji projektu w siedzibach konsorcjantów (Polska Akademia Nauk Ogród Botaniczny - Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie (PAN OB-CZRB) (woj. mazowieckie), Ogród Botaniczny Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu (OB UAM) (woj. wielkopolskie), Leśny Bank Genów Kostrzyca (LBG Kostrzyca) (woj. dolnośląskie), Śląski Ogród Botaniczny Związek Stowarzyszeń w Mikołowie (ŚOB) (woj. śląskie) oraz Ogród Botaniczny Uniwersytetu Marii Curie - Skłodowskiej w Lublinie (OB UMCS) (woj. lubelskie). Zamawiający gwarantuje informowanie o tych spotkaniach z wyprzedzeniem 1 tygodnia. Planuje się przeprowadzanie spotkań grupy zarządzającej raz na kwartał. Udziału w pracach dotyczących przygotowania oraz weryfikacji struktury organizacyjnej zespołu projektowego i procedur jego funkcjonowania; Udział w pracach dotyczących przygotowania, prowadzenia i zakończenia postępowań dotyczących przedmiotowego zamówienia; Udziału w pracach komisji przetargowych z głosem doradczym w celu zapewnienia zgodności podejmowanych przez nią czynności z założeniami projektu, umową o dofinansowanie projektu przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz innymi obowiązującymi w tym zakresie aktami prawnymi; Przygotowywania opisów faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, przedstawianych przez Wykonawców w związku z realizacją projektu; Monitorowania postępów finansowych realizacji projektu oraz informowania Prezesa ROBiA o konieczności wystąpienia z wnioskiem o płatność; Sporządzania kompletnej dokumentacji niezbędnej do przygotowania wniosków o płatność, a także ewentualne sporządzanie wniosków umożliwiających współfinansowanie 5% wkładu własnego projektu z innych źródeł; Monitorowania postępów rzeczowej realizacji projektu, dokonywanie w razie potrzeby aktualizacji harmonogramu realizacji projektu, informowanie Prezesa ROBiA o konieczności wnioskowania o dokonanie zmian w zakresie harmonogramu realizacji projektu; Udziału w spotkaniach roboczych z Wykonawcami zamówień związanych z realizacją projektu; Przygotowywania informacji związanych z ewaluacją projektu; Udziału w bieżących kontaktach grupy zarządzającej oraz Prezesa ROBiA z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej; Udziału w kontrolach realizacji projektu w siedzibie ROBiA i w siedzibach konsorcjantów zaangażowanych w realizację projektu; Przygotowywania wszelkich dokumentów oraz projektów dokumentów związanych z realizacją, rozliczaniem i kontrolą projektu; Przygotowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z ogłaszaniem i realizacją przetargów i zamówień wynikających z harmonogramu.