Zorganizowanie konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku wraz z zapewnieniem obsługi oraz uroczystą zasiadaną kolacją dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi

Łódź: Zorganizowanie konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku wraz z zapewnieniem obsługi oraz uroczystą zasiadaną kolacją dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi


Numer ogłoszenia: 80472 - 2014; data zamieszczenia: 11.03.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera , ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, 91-348 Łódź, woj. łódzkie, tel. 42 6314533, faks 42 6314573.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.imp.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Instytut Badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zorganizowanie konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku wraz z zapewnieniem obsługi oraz uroczystą zasiadaną kolacją dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi w dniach 02 - 06.06.2014 r., zapewnienie obsługi podczas konferencji, zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej w dniu 02.06.2014 roku dla ok. 500 osób, zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej w dniu 04. 06. 2014 roku dla 200 osób oraz zapewnienie miejsc noclegowych dla 20 gości. Konferencja i miejsca noclegowe będą znajdować się w jednym obiekcie odpowiadającemu standardowi w hotelu co najmniej czterogwiazdkowym, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie /tekst jedn.Dz. U. 2006 r., Nr 22, poz. 169 z późn. zm./ Konferencja w dniach 02 - 06.06.2014 r. zostanie zorganizowana w jednym obiekcie konferencyjnym /hotel lub ośrodek konferencyjny/,zlokalizowanym w Łodzi, w centrum miasta. Zakres zamówienia obejmuje zapewnienie sal konferencyjnych w dniach 02 - 06.06.2014 roku. przygotowanych do przeprowadzenia konferencji oraz kompleksowej obsługi restauracyjnej. 02.06.2014 r. - zapewnienie sali konferencyjnej dla minimum 500 osób z możliwością zorganizowania w niej uroczystej kolacji zasiadanej również dla ok. 500 osób. Kolację należy przygotować na sali w czasie 90 min. po zakończeniu obrad konferencji. Zamawiający dopuszcza prowadzenie konferencji przy nakrytych stołach.Wymagania dotyczące sali konferencyjnej zarezerwowanej na potrzeby konferencji.Sala z dostępem do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. Z uwagi na konieczność zorganizowania w sali uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 500 osób nie mogą znajdować się w niej filary i inne tego typu konstrukcje, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać kontakt gości podczas kolacji, np. przesłaniać widok gości, oddzielać gości między sobą/. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/03.06.2014 r. - zapewnienie sali konferencyjnej dla 250 osób Wymagania dotyczące sali konferencyjnej zarezerwowanej na potrzeby konferencji. Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 04.06.2014 r. - zapewnienie w jednym czasie, równocześnie 2 sal konferencyjnych dla 120 osób każda i trzech sal konferencyjnych dla 65 osób każda Wymagania dotyczące sal konferencyjnych Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 04.06.2014 zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 200 osób. W sali, w której zostanie zorganizowana uroczysta kolacja zasiadana nie mogą znajdować się w niej filary i inne tego typu konstrukcje, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać kontakt gości podczas kolacji, np. przesłaniać widok gości, oddzielać gości między sobą/. Sala musi być klimatyzowana /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/oraz oświetlona. Kolacja zostanie zorganizowana w godzinach 19.00 - 24.00. 05.06.2014 - zapewnienie w jednym czasie, równocześnie 2sal konferencyjnych - każda dla 120 osób Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w: laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 06.06.2014 r. - zapewnienie: sali konferencyjnej dla 120 osób Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w: laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. Sale konferencyjne zostaną zarezerwowane dla Zamawiającego na wskazany czas. W dniu 02. 06. 2014 r. - w godzinach 16.00 - 24.00. W dniu 03. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 04. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 05. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 06. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00.Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania sal konferencyjnych w jednym obiekcie, znajdującym się w Łodzi, w centrum miasta. Wykonawca zapewni osoby odpowiedzialne za dostosowanie sal do potrzeb konferencji /przestawienie mebli, ustawienie krzeseł, obsługa techniczno-informatyczna sprzętu, obsługa kelnerska itp./Zamawiający wskaże minimalną liczbę gości uczestniczących w poszczególnych konferencjach najpóźniej do dnia 10 maja 2014 roku, po tym dniu Zamawiający zastrzega sobie prawo jedynie do zwiększenia liczby gości. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za usługi gastronomiczne i hotelowe rzeczywistej liczby uczestników konferencji, zgodnie z ceną wskazaną w formularzu ofertowym. Zamawiający zastrzega sobie prawo zrezygnowania z jednej sali konferencyjnej w dniu 06. 06. 2014 r. bez żadnych konsekwencji prawno-finansowych dla Zamawiającego. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej do dnia 30 kwietnia 2014 roku. W dniach 03 - 06. 06. 2014 r. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przerwy kawowej dla uczestników każdej z konferencji w godzinach podanych przez zamawiającego /każda przerwa kawowa będzie trwała nie dłużej niż 1 godzinę/ Przerwa kawowa w trakcie konferencji rozumiana jest jako ciągłe udostępnienie kawy, herbaty, mleka, cukru, cytryny, zimnych napojów /wody mineralnej, soków/, ciastek różnego rodzaju /minimum 4 rodzaje/ przed salą konferencyjną. Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie przerwy kawowej przygotowanie, obsługa kelnerska, zastawa nie jednorazowego użytku, jednolita biała lub ecru, sprzątanie). obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej i dostarczenia naczyń czystych oraz uzupełnienia na bieżąco braków w dostarczonym asortymencie /soki, woda, ciastka, kawa, herbata/. agendy konferencji organizowanych w dniach 03 - 06. 06. 2014 r. zostaną dostarczone Wykonawcy najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem pierwszej konferencji tj. przed 02. 06. 2014 r. Wykonawca zapewni 20 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników na terenie obiektu, w którym będzie odbywać się konferencja. ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników konferencji w dniach 03 - 06. 06. 2014 r., na terenie jednego obiektu, a wszystkie posiłki będą przygotowywane i serwowane w restauracji znajdującej się w obiekcie konferencyjnym. Przykładowe menu lunchu zostało opisane w załączniku do umowy. wykonawca zapewni obsługę techniczną, logistyczną i organizacyjną na potrzeby zorganizowania konferencji w dniach 02 - 06. 06 2014 r. Wykonawca zapewni na potrzeby konferencji obsługę recepcyjną gości w dniach 02 - 06. 06. 2014 r. Wykonawca zapewni sprzątanie sal konferencyjnych. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji /np. dotyczących pozostawania sali konferencyjnej w dyspozycji Zamawiającego, menu/. wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu i w dniu organizacji konferencji, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy wszystkie ustalenia z osobami zarządzającymi obiektem konferencyjnym zostały zapewnione. wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalenia szczegółów zorganizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. Wymagania dotyczące zorganizowania w dniu 02. 06. 2014 r. uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 500 osób oraz uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 200 osób znajdują się w siwz w załączniku do umowy. Wymagania dotyczące zorganizowania lunchy w pozostałe dni konferencji, znajdują się w siwz w załączniku do umowy. Zapewnienie usługi hotelarskiej - zapewnienie miejsc noclegowych dla 20 gości konferencji w dniach 01.06.2014 r. do 04.06.2014 r., wskazanych imiennie przez Zamawiającego, w pokojach jednoosobowych wraz z zapewnieniem bezpłatnych miejsc parkingowych.W cenę pokoju musi być włączone śniadanie w formie bufetu. Minimalna liczba gości korzystających z noclegu zostanie wskazana przez Zamawiającego najpóźniej do 10 maja 2014 roku. Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację zakwaterowania gości w hotelu. Wykonawca będzie zobowiązany do bezzwłocznego usunięcia usterek w pokojach hotelowych zgłaszanych przez gości w czasie ich pobytu lub w przypadku braku możliwości usunięcia usterki zakwaterowania w innym pokoju. Usterki powinny być usunięte, nie później niż do 6 godzin po dokonaniu ich zgłoszenia. Jeżeli zgłoszenie usterki nastąpi po godz. 22, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia innego pokoju o standardzie nie niższym niż pokój zajmowany przez gościa.Ogólne warunki współpracy Wykonawcy z Zamawiającym. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami upoważnionymi przez Zamawiającego. Przy realizacji zamówienia dopuszcza się możliwość porozumiewania za pomocą e-maila, faxu , ustalenia telefoniczne pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym muszą zostać natychmiast potwierdzone pisemnie lub elektronicznie.Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin poszczególnych konferencji oraz serwisu gastronomicznego bez konsekwencji prawno-finansowych dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania minimalnej liczby uczestników konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku, ostatecznej liczby gości kolacji zasiadanej w dniu 02. 06. 2014 r. oraz kolacji zasiadanej w dniu 04. 06. 2014 roku najpóźniej do 10 maja 2014 roku. Po tym terminie może nastąpić jedynie zwiększenie liczby gości. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania minimalnej liczby gości korzystających z usługi hotelowej, najpóźniej do 10 maja 2014 roku. W związku z finansowaniem zamówienia z różnych źródeł /środki pochodzą m.in. z projektu współfinansowanego z Unii Europejskiej - ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego/, Wykonawca zobowiązany będzie przed wystawieniem faktury VAT skontaktować się z Zamawiającym..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3, 55.10.00.00-1, 55.12.00.00-7, 55.31.00.00-6, 55.31.20.00-0, 55.32.00.00-9, 55.11.00.00-4.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 02.06.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.imp.lodz.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Instytut Medycyny Pracy w Łodzi ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, 91-348 Łódź pok. 384 Sekcja Zamówień Publicznych.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
19.03.2014 godzina 10:00, miejsce: Instytut Medycyny Pracy w Łodzi ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, 91-348 Łódź pok. 81 Kancelaria Główna.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie