Bankowa obsługa budżetu Gminy Gołuchów oraz jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 1) Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Gołuchów i wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Gołuchów w okresie od dnia podpisania umowy do 31 maja 2018 r. 2) Nazwa i kod CPV - Wspólnego Słownika Zamówień: 66.11.00.00-4 Usługi bankowe 3) Zamówienie obejmuje: a) otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego budżetu Gminy Gołuchów oraz prowadzenia rachunków bieżących i pomocniczych dla jednostek organizacyjnych Gminy Gołuchów, b) realizację poleceń przelewów wewnętrznych i zewnętrznych w wersji elektronicznej oraz papierowej, c) realizację wypłat gotówkowych z rachunków podstawowych i pomocniczych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Gołuchów, d) przyjmowanie wpłat gotówkowych (własnych i obcych) na rachunek bieżący budżetu oraz rachunki wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Gołuchów, e) sporządzanie i dostarczanie Zamawiającemu wyciągów bankowych w formie papierowej, po każdej zmianie salda, w terminie do godz. 15.00 następnego dnia roboczego, f) świadczenie usług bankowości elektronicznej, pozwalających na dostęp za pośrednictwem sieci informatycznej w czasie rzeczywistym do rachunku bieżącego budżetu oraz do rachunków wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Gołuchów, g) możliwość tworzenia lokat typu OVERNIGHT (środków pozostających na rachunku podstawowym budżetu Gminy oraz na rachunkach podstawowych jednostek organizacyjnych Gminy Gołuchów - wymienionych w pkt 3, ppkt 7, lit. od a do l specyfikacji) poprzez proces konsolidacji środków w ramach prowadzenia bankowego rachunku skonsolidowanego Gminy Gołuchów przy uwzględnieniu następujących zasad: - wyodrębniony zostaje rachunek dedykowany konsolidacji środków, - w każdym dniu roboczym, w godzinie zamknięcia dnia w Banku, dokonywana jest konsolidacja wirtualna wskazanych przez Zamawiającego wszystkich środków finansowych znajdujących się na rachunkach bankowych objętych konsolidacją, - naliczone odsetki z powstałej konsolidacji środków przekazywane są raz w miesiącu na rachunek Gminy Gołuchów (wymieniony w pkt 3, ppkt 7, lit. a), - oprocentowanie na lokacie typu OVERNIGHT obliczane według zmiennej stawki WIBID O/N ustalonej każdego dnia według przedostatnich notowań stawki WIBID O/N z danego dnia, skorygowanej o stałą marżę zaoferowaną przez Bank; oprocentowanie nie może być niższe niż 0,75%; do oferty należy przyjąć WIBID O/N z dnia 01.04.2015 r. tj. 1,40%; - minimalna wysokość środków niezbędna do ich skonsolidowania na lokacie OVERNIGHT, łącznie na wszystkich rachunkach podlegających konsolidacji musi wynosić przynajmniej 1.000 zł. h) oprocentowanie środków pieniężnych gromadzonych na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach pomocniczych, a także na rachunkach instytucji kultury oraz rachunku zakładu budżetowego, według zmiennej stawki bazowej WIBID 1M obowiązującej w ostatnim dniu roboczym miesiąca przed każdym miesiącem kredytowania, skorygowanej o stałą marże zaoferowaną przez Bank; oprocentowanie nie może być niższe niż 0,50%; do oferty należy przyjąć WIBID 1M z dnia 01.04.2015 r. tj. 1,44%; i) udzielenie kredytu w rachunku bieżącym do wysokości 1.500.000,00 zł (słownie: jeden milion pięćset tysięcy złotych 00/100 gr) w ramach upoważnienia wynikającego z uchwały budżetowej Gminy Gołuchów na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu z oprocentowaniem opartym na zmiennej stawce bazowej WIBOR 1M obowiązującej w ostatnim dniu roboczym miesiąca przed każdym miesiącem kredytowania skorygowanej o stały współczynnik zaoferowany przez Bank; do oferty należy przyjąć WIBOR 1M z dnia 01.04.2015 r. tj. 1,64%; j) posiadanie oddziału, placówki, filii lub równoważnej jednostki organizacyjnej na terenie miejscowości Gołuchów, zapewniającej kompleksową obsługę Zamawiającego lub otwarcie (w terminie 3 miesięcy od podpisania umowy) i prowadzenia na koszt Banku punktu kasowej obsługi bankowej na terenie miejscowości Gołuchów, w okresie trwania umowy. 4)Ogólne dane o operacjach na rachunkach budżetu Gminy oraz pozostałych jednostek: Wyszczególnienie Łączna liczba rachunków bankowych, w tym: 31* a) rachunki podstawowe do konsolidacji 12 b) rachunki poza konsolidacją 19 - rachunki podstawowe instytucji kultury 2 - rachunek podstawowy zakładu budżetowego 1 - rachunki pomocnicze jednostek organizacyjnych** 16* Rachunki pomocnicze podlegające procesowi identyfikacji płatności masowych (dotyczy budżetu Gminy Gołuchów) 6.500 Łączna liczba przelewów realizowana rocznie (1+2), w tym: 25 050*** 1) przelewy elektroniczne, z tego: 25 000 a) wewnętrzne 10 000 b) zewnętrzne 15 000 2) przelewy w formie papierowej 50 Ilość stanowisk do obsługi systemu bankowości elektronicznej 15 Łączna liczba wpłat gotówkowych rocznie (szt.) 11 750*** Łączna liczba wypłat gotówkowych rocznie (szt.) 4 560*** Łączna ilość wydawanych książeczek czekowych (szt.) 13*** Średnie saldo środków na skonsolidowanym rachunku 248.500 zł*** * ilość rachunków bankowych może się zwiększyć w ciągu trwania umowy np. do obsługi projektów UE. ** m.in. rachunki ZFŚS, rachunki do projektów UE, wadia, odpady komunalne, itp. *** ilości szacunkowe podane w oparciu dane z 2014 roku. 5) Wykonawca ustali cenę za wymienione usługi w postaci stałej opłaty miesięcznej (cena w złotych). Opłata nie podlega zmianom w trakcie obowiązywania umowy. Miesięczną opłatą ryczałtową za obsługę bankową będzie obciążany rachunek Urzędu Gminy w Gołuchowie (wymieniony w pkt 3, ppkt 7, lit. b, w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca. 6) Zamówienie obejmuje także identyfikację płatności masowych (dotyczy budżetu Gminy): a) polega na przetworzeniu, identyfikacji i konsolidacji płatności masowych kierowanych na rachunek bankowy Zamawiającego do postaci jednego pliku wynikowego o uzgodnionym formacie i zawartości; b) generowany plik transakcyjny zawierający: - podmiotowo zidentyfikowane wszystkie płatności obejmujące: identyfikacje płatnika, rodzaj płatności, kwotę, - kwotę zbiorczą, będącą sumą kwot przekazanych na rachunek Zamawiającego z różnych źródeł, - księgowanie jedną kwotą płatności na rachunku Zamawiającego; c) fragment numeru rachunku bankowego zawierający unikatową informację o płatniku oraz rodzaju płatności jest ustalany wspólnie z Zamawiającym; należy zapewnić obsługę min. 6.500 kont płatników oraz min. 10 rodzajów płatności (w tym podatek od nieruchomości, podatek rolny, podatek leśny, podatek od środków transportowych, opłata za odpady komunalne, opłata za odbiór nieczystości ciekłych itp.) d) generowany plik transakcyjny będzie dostarczany łącznie z wyciągiem bankowym do danego rachunku; e) plik transakcyjny zawiera dane o płatnościach w formacie umożliwiającym automatyczne wczytanie poszczególnych operacji do wykorzystywanego przez Zamawiającego systemu windykacji WIP firmy RADIX Systemy Komputerowe. Szczegółowy format pliku zostanie uzgodniony wraz z Zamawiającym po zakończeniu procedury przetargowej. 7) Zamówieniem niniejszym (warunkami zamówienia) objęte są: a) rachunek bankowy dla budżetu Gminy Gołuchów oraz rachunki dla następujących jednostek organizacyjnych Gminy Gołuchów: b) Urząd Gminy w Gołuchowie (jednostka budżetowa), c) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Gołuchowie (jednostka budżetowa), d) Gołuchowski Ośrodek Turystyki i Sportu (jednostka budżetowa), e) Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Gołuchowie (jednostka budżetowa), f) Zespół Szkolno-Przedszkolny w Gołuchowie (jednostka budżetowa), g) Zespół Szkolno-Przedszkolny w Jedlcu (jednostka budżetowa), h) Zespół Szkolno-Przedszkolny w Tursku (jednostka budżetowa), i) Zespół Szkolno-Przedszkolny w Kucharkach (jednostka budżetowa), j) Zespół Szkolno-Przedszkolny w Kucharach (jednostka budżetowa), k) Zespół Szkół w Kościelnej Wsi (jednostka budżetowa), l) Gimnazjum w Gołuchowie (jednostka budżetowa), m) Zakład Usług Komunalnych w Gołuchowie (zakład budżetowy), n) Biblioteka Publiczna Gminy Gołuchów (instytucja kultury), o) Gołuchowskie Centrum Kultury Zamek (instytucja kultury). 8) Zamawiający stawia następujące wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie systemu bankowości elektronicznej: a) bezpłatne dostarczenie i instalacja oferowanego systemu bankowości elektronicznej oraz bezpłatne przeszkolenie osób wyznaczonych przez posiadacza rachunku (Zamawiający i pozostałe jednostki organizacyjne) w zakresie obsługi ww. systemu oraz możliwość akceptacji dokonywanych przelewów na różnych stanowiskach w różnych lokalizacjach, b) system bankowości elektronicznej ma zapewnić możliwość wpisywania oraz edycji wszystkich informacji przewidzianych w standardowym formacie przelewu bankowego, c) system musi spełniać wymogi systemu wielostanowiskowego, tj. umożliwiać jednoczesne funkcjonowanie wszystkich terminali w tym samym czasie (on-line). Oznacza to, że w każdym czasie do sieci może być podłączona dowolna ilość terminali oraz wykonywanie na tych terminalach operacji nie zablokuje pracy innego terminala, d) system bankowości elektronicznej musi umożliwiać realizowanie i autoryzowanie co najmniej takich czynności bankowych jak: dokonywanie przelewów krajowych - także z datą przyszłą przelewu umożliwiając jednorazowe wysłanie grupy przelewów w dostosowaniu do okresu rozliczeniowego (np. płatności ZUS, Urząd Skarbowy itp.), tworzenie poleceń zapłaty, przesyłanie danych w formie elektronicznej obejmujących duże zbiory przelewów, z tym że każdy przelew w zbiorze może być edytowany i autoryzowany niezależnie w ramach zbioru, e) system musi umożliwić sporządzenie raportu ze zbioru przelewów zawierającego kwoty zbiorcze obciążające rachunek oraz listę wszystkich przelewów, f) system bankowości elektronicznej musi zapewnić w czasie bieżącym dostęp do informacji o stanie środków na rachunkach bankowych założonych przez Bank wszystkim jednostkom objętych specyfikacją oraz o przeprowadzonych transakcjach, zgodnie z przyjętymi parametrami dostępu, g) system rozliczeń płatności masowych musi pozwalać na automatyczną rejestrację oraz uzgadnianie stanu należności, h) dokładne statusy realizacji wszystkich transakcji muszą być widoczne (w czasie bieżącym) od momentu ich wprowadzenia do momentu ich realizacji przez Bank. i) system musi umożliwić dostęp do informacji o transakcjach odrzuconych oraz o transakcjach czekających na podpis, j) system pozwoli na tworzenie raportów z operacji na poszczególnych rachunkach (z możliwością eksportu danych dla określonego rachunku). Raporty muszą mieć możliwość sortowania, filtrowania i podglądu wybranego typu operacji, k) komunikacja z Bankiem poprzez system bankowości elektronicznej musi spełniać najwyższe wymogi bezpieczeństwa l) Bank ponosi odpowiedzialność za transakcje nieautoryzowane, z tytułu wejścia do systemu osób nieuprawnionych, jako zawinione przez Bank. 9) Zamawiający stawia następujące wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia: a) miesięczna kapitalizacja odsetek od wolnych środków pozostających na wszystkich rachunkach pomocniczych, na rachunkach podstawowych instytucji kultury oraz na rachunku podstawowym zakładu budżetowego; odsetki dopisywane będą do tych rachunków na koniec każdego miesiąca, b) informacje o stanie rachunku budżetu Gminy oraz informacje o stanie rachunków podstawowych i pomocniczych jednostek organizacyjnych, bank będzie przekazywać w formie wyciągów bankowych, po każdej zmianie salda rachunku, wyłącznie osobom upoważnionym przez Zamawiającego, c) w przypadku rozliczeń wymagających standardowego przesłania dokumentów źródłowych, zlecenia lub dyspozycje złożone w dniu roboczym instytucji dokonującej rozliczeń do godziny 14.00 Bank przekaże do rozrachunku w danym dniu; dokumenty złożone po tej godzinie zostaną przekazane do rozrachunku najpóźniej w następnym dniu roboczym, d) w przypadku rozliczeń złotowych w formie zlecenia poprzez system bankowości elektronicznej, zlecenie złożone w dniu roboczym instytucji dokonującej rozliczeń do godziny 14:00 Bank przekaże do rozrachunku w danym dniu; zlecenia złożone po tej godzinie lub w dniu wolnym od pracy w Banku, zostaną przekazane do rozrachunku najpóźniej w następnym dniu roboczym, e) uruchomienie przez Bank kredytu w rachunku bieżącym budżetu w ramach upoważnienia wynikającego z uchwały budżetowej Rady Gminy Gołuchów, obowiązującej na dany rok budżetowy, dla którego oprocentowanie zostanie ustalone według zmiennej stawki bazowej WIBOR 1M obowiązującej w ostatnim dniu roboczym miesiąca przed każdym miesiącem kredytowania, skorygowanej o stałą marżę zaoferowaną przez Bank; zmieniona stawka bazowa ma zastosowanie od 1 dnia miesiąca następnego okresu kredytowania; - prawne zabezpieczenie kredytu w rachunku bieżącym budżetu - weksel in blanco; - odsetki należne za dany okres odsetkowy z tytułu kredytu w rachunku bieżącym płatne będą do 3-ego dnia następnego miesiąca, - odsetki należne za miesiąc grudzień płatne w ostatnim dniu roboczym roku, - dla celów rozliczeniowych przyjmuje się, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, f) w trakcie realizacji zamówienia liczba określonych w specyfikacji czynności bankowych będzie uzależniona od bieżących potrzeb Zamawiającego, g) Bank zapewni Zamawiającemu taką obsługę bankową (w oddziale, placówce, filii lub równoważnej jednostce organizacyjnej na terenie miejscowości Gołuchów), która umożliwi upoważnionemu pracownikowi Zamawiającego, załatwienie czynności bankowych bez konieczności oczekiwania. h) Bank zapewni kompleksową obsługę Zamawiającego lub otwarcie (w terminie 3 miesiąca od podpisania umowy) i prowadzenia punktu kasowej obsługi bankowej na terenie miejscowości Gołuchów, w okresie trwania umowy, i) w celu otwarcia i prowadzenia punktu kasowej obsługi bankowej na terenie miejscowości Gołuchów, Zamawiający zapewni w budynku Urzędu Gminy lokal użytkowy o powierzchni ok. 16-17 m2, j) wszystkie koszty związane z dostosowaniem lokalu na potrzeby otwarcia i prowadzenia punktu obsługi bankowej ponosi Bank. Wysokość miesięcznego czynszu za dzierżawę ustalona zostanie odrębną umową - w wysokości 400,00 zł netto, niezmiennej w okresie realizacji Zamówienia, k) Zamawiający nie dopuszcza pobierania przez Bank opłat z tytułu: - wydawania opinii bankowych na wniosek Zamawiającego oraz obsługiwanych jednostek organizacyjnych Gminy, - zmiany karty wzorów podpisów, - dodatkowych opłat z tytułu obsługi systemu bankowości elektronicznej, - przyjmowania, na rachunki wymienione w pkt 3, ppkt 7, lit. od a do o, wpłat gotówkowych dotyczących podatków i innych opłat oraz należności dokonywanych przez osoby fizyczne i prawne oraz podmioty nie posiadające osobowości prawnej, - wykonywania czynności związanych z konsolidacją sald, - wykonywania czynności związanych z identyfikacją płatności masowych, - potwierdzenia sald, - generowania wyciągów bankowych, - otwarcia lokat terminowych, - likwidacji rachunku, - kosztów administracyjnych (prowizje, marże, opłaty itp.) z tytułu rozpatrzenia wniosku oraz z tytułu udzielenia kredytu, - kosztów administracyjnych (prowizje, marże, opłaty itp.) z tytułu nie korzystania w pełni z kredytu w rachunku budżetu. 10) Oferta powinna obejmować całość zamówienia. 11) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 12) Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 13) Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. 14) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.