Świadczenie usług doręczania przesyłek pocztowych dla MOPS w Krakowie

Opis przedmiotu przetargu: I część zamówienia Przedmiotem zamówienia w zakresie części pierwszej jest świadczenie usług pocztowych, szczegółowo opisanych w załączniku do formularza ofertowego - I część zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji, na terenie Rzeczpospolitej Polskiej. II cześć zamówienia Przedmiotem zamówienia w zakresie części drugiej jest świadczenie usług pocztowych, szczegółowo opisanych w załączniku do formularza ofertowego - II część zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do specyfikacji, na terenie: a) krajów europejskich, wraz z Cyprem, b) Federacji Rosyjskiej, c) Izraela. W przypadku wysyłania, przez Zamawiającego, przesyłek niewymienionych w załącznikach do formularza ofertowego podstawą do ustalenia kosztów wysyłki będzie aktualny cennik Wykonawcy. Warunki realizacji zamówienia, wspólne dla obu części zamówienia. 1. Przesyłki będą nadawane przez niżej wymienione komórki organizacyjne Zamawiającego w Krakowie: 1) Filia nr 1 MOPS, ul. Rzeźnicza 2, 2) Filia nr 2 MOPS, ul. Radzikowskiego 37, 1) Filia nr 3 MOPS, ul. Powstańców Wielkopolskich 3, 2) Filia nr 4 MOPS, os. Szkolne 34, 3) Filia nr 5 MOPS, ul. Praska 52, 4) Filia nr 6 MOPS, ul. Dietla 64, 5) Filia nr 7 MOPS, al. Słowackiego 46, 6) Filia nr 8 MOPS, ul. Jerzmanowskiego 37, 7) Filia nr 9 MOPS, os. Teatralne 24, 8) Dział Pomocy Bezdomnym MOPS, os. Teatralne 24, 9) Dział Rodzin Zastępczych MOPS, os. Teatralne 24, 10) Działy Centralne MOPS, ul. Józefińska 14, 11) Klub Integracji Społecznej MOPS, os. Górali 19. 2. Przedmiot zamówienia będzie realizowany przez podmiot posiadający wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonych przez Urząd Komunikacji Elektronicznej. 3. Zamawiający będzie uiszczał opłaty z dołu dla następujących rodzajów i kategorii przesyłek: a) przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne i priorytetowe - krajowe i zagraniczne, b) przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe, wraz z usługami komplementarnymi - krajowe i zagraniczne, c) krajowe i zagraniczne paczki pocztowe i krajowe paczki pocztowe - ekonomiczne i priorytetowe, wraz z usługami komplementarnymi, d) przesyłki zwracane do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. 4. Podział przesyłek na gabaryty oparty jest na następujących zasadach: a) gabaryt A - gdy żaden z wymiarów nie przekracza: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm, b) gabaryt B - suma wymiarów maksimum 900 mm, a największy wymiar nie przekracza 600 mm. 5. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki na stronie adresowej. 6. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach pocztowych oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty w postaci nadruku na kopercie o treści ustalonej z Wykonawcą. 7. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego pakowania przesyłek. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo korzystania z własnych wzorów druku potwierdzenia odbioru. 9. Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian ilości nadawanych przesyłek w zakresie określonym w wykazie przesyłek stanowiącym załącznik do formularza ofertowego oraz zamawiania przesyłek spoza wykazów wg aktualnego cennika usług Wykonawcy, do maksymalnej kwoty wynagrodzenia. 11. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego będą dostarczane przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju - dotyczy I części zamówienia i za granicą - dotyczy II części zamówienia. 12. Usługi realizowane będą we wszystkie dni robocze. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu odbioru ich od Zamawiającego, bez względu na to, czy w siedzibie Zamawiającego, czy w placówce Wykonawcy. 13. Podstawą obliczenia należności, będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym. 14. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania umowy, wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT i odpowiednio zmieni ceny brutto. 15. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w formie odpowiadającej wymogom dla danego rodzaju przesyłek pocztowych, określonym w: a) ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 roku, poz. 1529), b) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U z 2013 roku, poz. 545). Warunki dodatkowe: 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby komórek organizacyjnych, wymienionych w rozdziale II, ust. 1 Warunków realizacji zamówienia, wspólnych dla obu części zamówienia w zależności od sytuacji organizacyjnej Zamawiającego. Ewentualna zmiana umowy nastąpi w formie pisemnego aneksu. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany adresów siedzib komórek organizacyjnych, o których mowa w rozdziale II, ust. 1 Warunków realizacji zamówienia, wspólnych dla obu części zamówienia 3. W przypadkach, o których mowa w pkt. 1 i 2 Wykonawca zobowiązany jest wskazać swoją najbliższą dla nowej lokalizacji Zamawiającego placówkę, w której Zamawiający może dostarczać przesyłki, lub rozszerzyć odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego o nową lokalizację. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany godzin odbioru przesyłek w przypadku, gdy Wykonawca będzie odbierał przesyłki w lokalu Zamawiającego, 5. Zamawiający wymaga, aby placówki Wykonawcy, w których Zamawiający będzie mógł nadawać przesyłki były zlokalizowane w odległości nie większej niż 2 km od lokali Zamawiającego, o których mowa w ust.1. W przypadku nie spełnienia w/w wymogu, Wykonawca będzie odbierał przesyłki we własnym zakresie i na własny koszt z lokali, o których mowa w ust. 1 rozdziału II, Warunki realizacji zamówienia, wspólne dla obu części zamówienia. W celu weryfikacji odległości, Zamawiający posłuży się stroną internetową www.mapa.targeo.pl. 6. W przypadku, gdy Wykonawca nie posiada placówek przyjmujących przesyłki na terenie Krakowa, Zamawiający dopuszcza możliwość odbierania przez pracownika Wykonawcy przesyłek ze wszystkich lokali Zamawiającego, o których mowa w ust. 1 rozdziału II, Warunki realizacji zamówienia, wspólne dla obu części zamówienia. z zastrzeżeniem postanowień ust. pkt. 3 powyżej. 7. W przypadku odbioru przesyłek w lokalu Zamawiającego odbiór powinien nastąpić od poniedziałku do piątku w godz. od 14:00-15:00. Dodatkowo jeżeli posiada punktu odbioru przesyłek w Krakowie to w wyznaczonym punkcie ma obowiązek przyjąć przesyłkę od Zamawiającego codziennie od poniedziałku do piątku w godz. od 15:00-19:00. Jeżeli Wykonawca nie ma siedziby w Krakowie, do której Zamawiający może dostarczyć przesyłkę Wykonawca zobowiązany jest, na telefoniczne wezwanie Zamawiającego, odebrać z siedziby zamawiającego przesyłkę codziennie od poniedziałku do piątku w godz. od 15:00-19:00. 8. W przypadku, gdy przesyłki są przekazywane Wykonawcy przez Zamawiającego w placówkach Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do odbioru od Zamawiającego przesyłek codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 19.00. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty listę placówek spełniających wymóg, o którym mowa w pkt. 5 powyżej. 9. W przypadku, gdy adresat jest nieobecny, a rodzaj przesyłki wymaga osobistego doręczenia adresatowi Wykonawca zobowiązany jest pozostawić adresatowi informację o takiej przesyłce i umożliwić mu odbiór przesyłki w oznakowanym punkcie odbioru przesyłek na terenie całej Polski, czynnymi codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach co najmniej od 9.00 do 19.00. Wykonawca winien umożliwić odbiór przesyłek w co najmniej 4 punktach odbioru przesyłek w każdej dzielnicy Krakowa, czynnych codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach co najmniej od 9.00 do 19.00. Listę placówek w Krakowie z podziałem na dzielnice, z podaniem dokładnego adresu i nazwy placówki, wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty. 10. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpieczeństwo przesyłek, odpowiednio przeszkoloną kadrę do odbioru, doręczania, segregowania i wydania przesyłki w punkcie odbioru. 11. Wykonawca odpowiada za nieterminowe nadanie przesyłki, jej zagubienie lub dostanie się w niepowołane ręce. 12. Wykonawca doręcza pisma osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w zdaniu 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, Wykonawca doręcza pisma w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. W razie niemożności doręczenia pisma wykonawca, pozostawia zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie do siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienie zawiadomienia, Wykonawca umieszcza w oddawczej skrzynce pocztowej, lub gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Informacja ta ma zawierać adres i nazwę punktu oraz godziny w jakich adresat może odebrać przesyłkę. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, pozostawia powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk uprawnionych do odbioru pism. Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć zamawiającemu dokument potwierdzający doręczenie przesyłki lub dokumenty potwierdzający, że doręczenie przesyłki nie było możliwe (po dwukrotnym nie podjęciu przesyłki w wyznaczonym terminie przez adresata). 13. W przypadku wysyłania, przez Zamawiającego, przesyłek nie wymienionych w załącznikach do formularza ofertowego podstawą do ustalenia kosztów wysyłki będzie aktualny cennik Wykonawcy. W przypadku braku możliwości realizowania usługi w formie listu zwykłego należy wycenić przedmiotową usługę w formie listu poleconego lub priorytetowego. Pozostałe ustalenia: Warunki płatności: 1) Okres rozliczeniowy ustala się na miesiąc kalendarzowy, tj. od pierwszego do ostatniego dnia każdego miesiąca. 2) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć odrębną fakturę dla każdej komórki organizacyjnej Zamawiającego, o której mowa w ust. 1. 3) Termin płatności - 21 dni od daty wystawienia prawidłowej faktury częściowej. W przypadku gdy Wykonawca nie przekaże faktury VAT Zamawiającemu w terminie do 7 dni roboczych od daty jej wystawienia termin płatności ulega wydłużeniu o ilość dni opóźnienia w dostarczeniu faktury VAT. 4) Zamawiający zastrzega, że może nie wykorzystać pełnej kwoty umowy. Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie. Termin obowiązywania umowy: 01 maja 2014 roku do 31 grudnia 2014 roku