Kompleksowa realizacja projektu pn. "Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich AFROW". - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest kompleksowa realizacja projektu pn. "akademickie forum rozwoju obszarów wiejskich afrow". wykonawca zapewni organizację konferencji akademickie forum rozwoju obszarów wiejskich (afrow) w terminie od dnia 27.3.2015 r.–28.3.2015 r. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro obsługi, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji. w celu sprawnego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji akademickie forum rozwoju obszarów wiejskich (afrow); b) minimum jeden nr telefonu stacjonarnego, nr telefonu komórkowego, nr faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami biura zamawiającemu i uczestnikom konferencji. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. czas odpowiedzi na zapytanie e mailowe nie może przekroczyć 2 dni roboczych. w ramach realizacji zamówienia wykonawca zapewni 1. nabór uczestników wykonawca zapewni nabór minimalnie 140, a maksymalnie 150 uczestników konferencji spośród osób odwiedzających xxi międzynarodowe targi techniki rolniczej agrotech, a w szczególności młodych rolników w wieku do 40 lat, uczniów szkół rolniczych, studentów uczelni wyższych, przedstawicieli instytucji rolniczych oraz około rolniczych i organizacji działających na rzecz młodzieży na obszarach wiejskich z terenu całej polski. 2. zakwaterowanie zakwaterowanie dla maksymalnie 50 uczestników ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie w pokojach 1, 2 lub 3 osobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w terminie od dnia 27.3.2015 r.–28.3.2015 r. miejsce zakwaterowania powinno znajdować się w granicach administracyjnych miasta kielce lub w odległości maksymalnie 50 km od granic administracyjnych miasta kielce. 3. wyżywienie, w tym w dniu 27.3.2015 r. — obiad dla maksymalnie 150 uczestników, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie), gotowane jarzyny i surówki, napój zimny i gorący na terenie targów kielce ul. zakładowa 1, 25 672 kielce, — przerwa kawowa dla maksymalnie 150 uczestników, w tym kawa, herbata, mix ciasteczek kruchych na terenie targów kielce, ul. zakładowa 1, 25 672 kielce, — kolacja dla maksymalnie 50 uczestników w formie bufetu składająca się co najmniej z dwóch dań ciepłych oraz dania wegetariańskiego do wyboru, pieczywa, 3 rodzajów wędlin, serów, 2 rodzajów sałatek warzywnych, zimnych napojów, kawa, herbata, w miejscu zakwaterowania. w dniu 28.3.2015 r. — obiad dla maksymalnie 50 uczestników, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie), gotowane jarzyny i surówki, napój zimny i gorący w miejscu zakwaterowania, — przerwa kawowa dla maksymalnie 50 uczestników w tym kawa, herbata, mix ciasteczek kruchych w miejscu zakwaterowania. 4. transport dla 50 uczestników w dniu 27.3.2015 r. o godz. 20 00 z centrum kongresowym targów kielce (ul. zakładowa 1, 25 672 kielce) do miejsca zakwaterowania. 5. miejsca realizacji projektu, w tym a. salę konferencyjną w centrum kongresowym targów kielce podczas xxi międzynarodowych targów techniki rolniczej agrotech w dniu 27.3.2015 r. od godz. 11 00 do godz. 18 30 przystosowaną do organizacji konferencji, w szczególności — ustawienie konferencyjne krzeseł dla co najmniej 150 uczestników, — stół prezydialny dla co najmniej 10 osób, — wyposażenie w ekran i rzutnik multimedialny oraz nagłośnienie. w sali konferencyjnej wykonawca umieści w widocznym miejscu banner zawierający logotypy i slogany, określone w załączniku nr 8 do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl b. salę konferencyjną dla 50 osób w miejscu zakwaterowania uczestników w dniu 28.3.2015 r. od godz. 9 00–14 00 przystosowaną do organizacji konferencji, w szczególności — wyposażoną w 50 miejsc siedzących, — ekran i rzutnik multimedialny i mikrofon bezprzewodowy. sale powinny zostać oznakowane w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 6. przeprowadzenie konferencji wykonawca odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie konferencji zgodnie z programem konferencji przedstawionym w załączniku nr 11 do siwz, w szczególności zapewni co najmniej 2 wykładowców — z wykształceniem wyższym magisterskim i minimum 3 letnim doświadczeniem zawodowym adekwatnym do zakresu tematycznego wykładów zgodnie z programem konferencji (załączniku nr 11 do siwz), — z doświadczeniem w przeprowadzaniu szkoleń lub konferencji o tematyce związanej ze zrównoważonym rozwojem obszarów wiejskich lub przedsiębiorczością na obszarach wiejskich (co najmniej 3 szkolenia lub konferencje w okresie ostatnich 3 lat). 7. materiały konferencyjne (maksymalnie 150 kompletów) i ich dystrybucji wśród wszystkich uczestników konferencji, w tym — teczka kartonowa (format a4, karton, zapinane gumką) – maksymalnie 150 szt., — notatnik (format a5, papier offset 70–80g/m² biały w kratkę, min. 50 kartek) – maksymalnie 150 szt., — opracowanie merytoryczne, redakcyjne i wydruk kolorowy (min. 5 str.) skrótów wykładów przygotowanych w związku z konferencją – maksymalnie 150 szt. wszelkie materiały konferencyjne zawierać będą stałą i trwałą wizualizację logotypów i sloganów, określonych w załączniku nr 8 zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl wykonawca rozdystrybuuje materiały konferencyjne wśród uczestników, podczas konferencji. wszystkie materiały wytworzone na potrzeby niniejszej części zamówienia, w szczególności prezentacje lub treści, abstrakty, konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami, określonymi w załączniku nr 8 zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do siwz. ii.1.6)