Zakup usług polegających na zapewnieniu organizacji projektu pn. "Równowaga w rolnictwie – nauka i praktyka" w dniach 26–29.5.2015 r. - polska-warszawa: usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu organizacji projektu pn. "równowaga w rolnictwie – nauka i praktyka" w dniach 26–29.5.2015 r. wykonawca zapewni 1. w dniu 26.5.2015 r. 1) transport autokarem maksymalnie 51 uczestników z łosiowa (ul. główna 1, 49 330 łosiów) do sośnicowic (miasto w południowo zachodniej polsce, położone w województwie śląskim, w powiecie gliwickim, w gminie sośnicowice), do instytutu ochrony roślin – państwowy instytut badawczy oddział sośnicowice, (ul. gliwicka 29, 44 153 sośnicowice), wyjazd godz. 7 00–7 30; 2) przerwę kawową dla maksymalnie 51 uczestników – godz. 10 30–11 30 na terenie instytutu ochrony roślin – państwowy instytut badawczy oddział sośnicowice (ul. gliwicka 29, 44 153 sośnicowice), w tym ciepłe i zimne napoje tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko – bez ograniczeń, do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę, ciastka kruche, paluszki; 3) obiad dla maksymalnie 51 osób – godz. 13 30–15 00, maksymalnie 5 km od miejsca wykładu (ior pib oddział sośnicowice), składający się co najmniej z — 2 dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru 2 rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie np. polędwiczki wieprzowe w sosie musztardowo miodowym podane z ziemniakami zapiekanymi i zestawem surówek, porcja mięsa min. 150 g, ziemniaki min. 200 g, surówki min. 150 g), — ciepłych i zimnych napojów tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko bez ograniczeń; do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę w ramach posiłku, — deseru – np. szarlotka z gałką lodów i bitą śmietaną. 4) zakwaterowanie dla maksymalnie 51 uczestników ze śniadaniem (w formie stołu szwedzkiego) w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym (wszystkie osoby uczestniczące w wyjeździe studyjnym będą zakwaterowane w jednym miejscu noclegowym) w pokojach 2 osobowych (w tym co najmniej 2 pokoje jednoosobowe) z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w terminie 26.5.2015 r.–27.5.2015 r. w granicach administracyjnych miasta sośnicowice lub w odległości maksymalnie 15 km od granic administracyjnych miasta sośnicowice; 5) kolację (stół szwedzki) od godz. 19 30 dla maksymalnie 51 uczestników w miejscu zakwaterowania – w szczególności strogonow z pieczywem (porcja min. 300 ml), wędliny, sery, jajka faszerowane, śledzie, pomidory z mozzarellą, sałatki, ciepłe i zimne napoje tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko – bez ograniczeń, do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę w ramach posiłku. 2. w dniu 27.5.2015 r. 1) transport autokarem maksymalnie 51 uczestników z miejsca zakwaterowania do kromeryżu do instytutu ochrony roślin w kromeryżu, havlickova 2787, 767 01 kromeryż, czechy, wyjazd godz. 8 30–9 00; 2) obiad dla maksymalnie 51 uczestników – godz. 13 30–15 00, maksymalnie 5 km od instytutu ochrony roślin w kromeryżu, składający się co najmniej z — 2 dań gorących, w tym zupa (w szczególności zupa fasolowa podawana z plackami ziemniaczanymi lub knedlami ziemniaczanymi porcja min. 300 g) i drugie danie (do wyboru 2 rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie, np. smażony ser (porcja min. 150 g) z frytkami i zestawem surówek), — ciepłe i zimne napoje tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko – bez ograniczeń, do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę w ramach posiłku, — deser – jabłkowy strudel. 3) przerwę kawową dla maksymalnie 51 uczestników – godz. 15 30–16 30 na terenie instytutu badań rolniczych kromeryż, w tym ciepłe i zimne napoje tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko – bez ograniczeń, do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę, ciastka kruche, paluszki; 4) zakwaterowanie dla maksymalnie 51 uczestników ze śniadaniem (w formie stołu szwedzkiego w miejscu zakwaterowania) w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym (wszystkie osoby uczestniczące w wyjeździe studyjnym mają być zakwaterowane w jednym miejscu noclegowym) w pokojach 2 osobowych (w tym co najmniej 2 pokoje jednoosobowe), z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w terminie 27.5.2015 r.–28.5.2015 r. w granicach administracyjnych miasta kromeryż; 5) kolację (szwedzki stół) dla maksymalnie 51 uczestników od godz. 20 00 w kromeryżu, składającą się z produktów regionalnych w tym zupa fasolowa podawana z plackami ziemniaczanymi lub knedlami ziemniaczanymi porcja min. 300 ml, placek po węgiersku z nadzieniem mięsnym lub warzywnym porcja min. 300 g oraz przystawki zimne każda porcja min. 80 g np. znojemskie ogórki, naleśniki, ołomunieckie serki, ciepłe i zimne napoje tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko – bez ograniczeń; do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę w ramach posiłku. 3. w dniu 28.5.2015 r. 1) transport autokar maksymalnie 51 uczestników z miejsca zakwaterowania do instytutu ochrony roślin w kromeryżu oraz na pola doświadczalne instytutu ochrony roślin w kromeryżu oddalonych ok. 10 km od siedziby instytutu i z powrotem, wyjazd godz. 8 30–9 00; 2) przerwę kawową dla maksymalnie 51 uczestników godz. 10 30–11 30, na terenie pól doświadczalnych instytutu ochrony roślin w kromeryżu w formie pikniku, wykonawca zapewni koce na których usiądą uczestnicy oraz naczynia jednorazowe, w tym ciepłe i zimne napoje tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko – bez ograniczeń; do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę, ciastka kruche, paluszki. w razie opadów deszczu lub innych niesprzyjających warunków pogodowych wykonawca zapewni przerwę kawową maksymalnie 2 km od instytutu ochrony roślin w kromeryżu; 3) obiad dla maksymalnie 51 uczestników – godz. 12 30–14 00, maksymalnie 5 km od instytutu ochrony roślin w kromeryżu, składający się co najmniej z — 2 dań gorących, w tym zupa (w szczególności zupa grzybowa, porcja min. 300 ml i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie, np. mięso wieprzowe (porcja min. 150 g) z duszoną kapustą i knedlikiem), — ciepłe i zimne napoje tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko – bez ograniczeń; do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę w ramach posiłku, — deser – bułeczki z powidłami. 4) transport autokar maksymalnie 51 uczestników z miejsca obiadu w okolice ołomuńca (powiat w kraju ołomunieckim – okręg terytorialny kraj północno morawski w czechach); 5) transport autokar maksymalnie 51 uczestników z okolic ołomuńca (powiat w kraju ołomunieckim – okręg terytorialny kraj północno morawski w czechach) do miejsca zakwaterowania; 6) zakwaterowanie dla maksymalnie 51 uczestników ze śniadaniem (w formie stołu szwedzkiego w miejscu zakwaterowania) w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym (wszystkie osoby uczestniczące w wyjeździe studyjnym mają być zakwaterowane w jednym miejscu noclegowym) w pokojach 2 osobowych (w tym co najmniej 2 pokoje jednoosobowe), z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w terminie 28.5.2015 r.–29.5.2015 r. w granicach administracyjnych miasta kromeryż; 7) kolację (stół szwedzki) dla maksymalnie 51 uczestników od godz. 19 30 w miejscu zakwaterowania, z produktów regionalnych, w tym zupa jarzynowa (porcja min. 300 ml), knedliczki ziemniaczane oraz przystawki zimne w szczególności ołomunieckie serki, placuszki na ciepło z musem śliwkowym, jabłuszka kiszone razem z kapustą, ciepłe i zimne napoje tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko – bez ograniczeń, do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę w ramach posiłku. 4. w dniu 29.5.2015 r. 1) salę konferencyjną dla maksymalnie 51 uczestników w miejscu zakwaterowania, wyposażoną co najmniej w laptop, rzutnik, ekran, nagłośnienie, minimum 2 mikrofony, stały oraz bezprzewodowy dostęp do internetu, klimatyzację oraz miejsca siedzące przy stolikach dla maksymalnie 51 uczestników; wykonawca zapewni widoczne oznakowanie sali konferencyjnej logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 2) obiad dla maksymalnie 51 uczestników – godz. 11 30–13 00, maksymalnie 5 km od miejsca zakwaterowania, składający się co najmniej z — 2 dań gorących, w tym zupa (w szczególności zupa kartoflanka, porcja min. 300 ml) i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie, np. mięso wieprzowe (porcja min. 150 g) w sosie pieczeniowym z konfiturami, śmietaną z knedlikiem), — ciepłe i zimne napoje tj. herbata i kawa z dodatkami cukier, cytryna, mleko – bez ograniczeń; do wyboru woda mineralna gazowana lub niegazowana, soki owocowe w ilości 0,3 l na osobę w ramach posiłku, — deser (np. bułeczki z powidłami). 3) transport autokar maksymalnie 51 uczestników z miejsca obiadu do wsi łosiów w polsce, położonej w województwie opolskim, w powiecie brzeskim, w gminie lewin brzeski (ul. główna 1, 49 330 łosiów). 5. pojazd do transportu uczestników powinien być wyposażony co najmniej w komfortowe fotele uchylno rozsuwane z podłokietnikiem na montażu szynowym, pasy bezpieczeństwa, ogrzewanie, półki na bagaż podręczny, indywidualne nawiewy i oświetlenia, nagłośnienie, oświetlenie sufitowe dzienne i nocne oraz wyodrębnione miejsce na bagaż o poj. min. 1,5 m³, wc oraz urządzenie gps. pojazd ma być sprawny technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wyjazdu. wykonawca podstawia pojazd w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość autokaru podczas podróży. na wyraźną prośbę przedstawiciela zamawiającego kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzację lub ogrzewanie w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży. w przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu o co najmniej takich samych parametrach, który pozwoli na planowe kontynuowanie podróży. wykonawca pokrywa koszty opłat drogowych i parkingowych oraz koszty uzyskania wszelkich innych pozwoleń niezbędnych do prawidłowego wykonania zadania. wykonawca zapewni transport na miejscu w celu dojazdu do wszelkich obiektów odwiedzanych przez uczestników. wykonawca zapewni kierowcę/ kierowców autokaru zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi czasu pracy kierowcy. wykonawca zapewni co najmniej 2 osoby do obsługi wyjazdu studyjnego w tym 6. wykwalifikowanego tłumacza języka czeskiego, tłumaczenia ustne, konsekutywne z języka czeskiego na język polski i odwrotnie, w terminie 27–29.5.2015 r., tłumacz znający słownictwo w zakresie rolnictwa, rozwoju obszarów wiejskich, badań i projektów unijnych. 7. wykwalifikowanego pilota wizyty studyjnej ze znajomością języka czeskiego w terminie 26–29.5.2015 r. 8. ubezpieczenie oc i nnw dla maksymalnie 51 uczestników w dniach od 26.5.2015 r. do 29.5.2015 r., o wartość min. 60 000 pln. 9. materiały informacyjno promocyjne – dla maksymalnie 51 uczestników a) długopisy z zachowaniem poniższych wymagań — długopis metalowy, automatyczny w kolorze zielonym, — wyposażony w niebieski wkład, — wymiary min. 13,5 cm/1 cm. b) notesy z zachowaniem poniższych wymagań — notes minimum 50 kartkowy w kratkę, — papier offset i gramaturze 90 g/m², — kolor biały, — łączony metalową spiralą, — z tyłu twarda kartonowa oprawa, — format a4. c) pendrivy z zachowaniem poniższych wymagań — kolor zielony, — pojemność minimalna 16 gb, — grawer laserowy lub nadruk czarny logotypów zgodnie z załącznikiem nr 7b do siwz, — wymiary min. 12 mm x 4,5 mm x 45 mm, — interfejs, usb 2,0. wszystkie materiały informacyjno promocyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7a zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl, przy czym długopisy, ołówki i pendrivy będą zawierać jedynie logotypy, zgodnie z załącznikiem nr 7b. materiały promocyjne nie mogą zawierać reklam komercyjnych. projekty graficzne wszystkich ww. materiałów informacyjno promocyjnych wykonawca przedstawi zamawiającemu w terminie 5 dni od dnia podpisania umowy. każdy uczestnik otrzyma materiały informacyjno promocyjne w dniu rozpoczęcia wyjazdu studyjnego, tj. 26.5.2015 r. uwaga uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w wizycie studyjnej. wszystkie świadczenia wynikające z powyższego opisu wykonawca zapewni we własnym zakresie. wykonawca poda w ofercie nazwy i adresy obiektów, w których zapewni zakwaterowanie. zamawiający przekaże wykonawcy listę uczestników najpóźniej do dnia 18.5.2015 r. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 8 do siwz. ii.1.6)