Usługi archiwizacyjne związane z obsługą Wielkopolskiej Składnicy Akt Skarbowych

Gniezno: Usługi archiwizacyjne związane z obsługą Wielkopolskiej Składnicy Akt Skarbowych


Numer ogłoszenia: 68263 - 2010; data zamieszczenia: 29.03.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Skarbowy w Gnieźnie , ul. Spichrzowa 4, 62-200 Gniezno, woj. wielkopolskie, tel. 061 4237700, faks 061 4264885.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa terenowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi archiwizacyjne związane z obsługą Wielkopolskiej Składnicy Akt Skarbowych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przejmowanie akt z wielkopolskich urzędów skarbowych obejmujące następujące czynności: a) Przejęcie uporządkowanych i zewidencjonowanych dokumentów z urzędów skarbowych i przekazanie do WSAS w Gnieźnie ul. Spichrzowa 4 - około 2 898 mb akt, wg załączonego wykazu - załącznik nr 1, b) Sprawdzenie zgodności opisu teczek z treścią w spisie zdawczo - odbiorczym, c) Załadunek akt, d) Przewóz akt z urzędów skarbowych do WSAS w Gnieźnie, e) Oznakowanie i nadanie sygnatury, f) Rozładunek i ułożenie akt na regały, g) Potwierdzenie przyjęcia akt wraz z protokołem, h) Wprowadzenie danych przejętych akt do programu komputerowego obsługującego WSAS, i) Wprowadzenie topografii magazynowej do ewidencji i programu komputerowego WSAS, j) Sporządzenie raportu z przyjęcia akt, k) Sporządzenie raportu o zajętych i wolnych powierzchniach magazynowych, l) Planowanie przejmowania akt w roku następnym, przyjmowanie zgłoszeń z wielkopolskich urzędów skarbowych i ustalanie terminów przejmowania akt. 2. Brakowanie ok. 2 377 mb. akt w WSAS w Gnieźnie ul. Spichrzowa 4 obejmujące następujące czynności: a) Analiza ewidencji zasobu aktowego pod kątem wydzielenia akt przeterminowanych i inicjacja brakowania akt - około 2 377 mb, b) Ustalenie terminów przejmowania akt w porozumieniu z urzędami skarbowymi, c) Uzyskanie pisemnej zgody wielkopolskich urzędów skarbowych na brakowanie akt, d) Przesłanie wniosków o brakowanie akt do właściwych urzędów skarbowych, e) Sprawdzenie zgodności zaakceptowanych przez urzędy skarbowe protokołów brakowania akt, f) Sukcesywne brakowanie akt, dla których upłynął okres przechowywania obejmujące czynności: - wyjęcie z regałów akt przeznaczonych do brakowania, - załadunek na samochód, - przeprowadzenie zniszczenia akt w minimum 3 klasie tajności zgodnie z normą DIN, g) Potwierdzenie wybrakowania akt protokółem zniszczenia zgodnie ze zleceniem, h) Sporządzenie raportu o brakowaniu akt - zdjęcia ze stanu magazynowego. 3. Zewidencjonowanie ok. 100 mb akt: a) Oznakowanie i nadanie sygnatury, b) Wprowadzenie danych przejętych akt do programu komputerowego obsługującego WSAS, c) Wprowadzenie topografii magazynowej do ewidencji i programu komputerowego WSAS, d) Sporządzenie raportu z przyjęcia akt. 4. Pozostałe czynności związanych z obsługą WSAS w Gnieźnie ul. Spichrzowa 4 w tym: a) Przyjmowanie i rejestrowanie zamówień na wypożyczenia i udostępnienia akt, b) Przygotowanie akt (wyjęcie ze stanu magazynowego) do wypożyczenia na umówiony dzień i wypisanie kart wypożyczeń, c) Wypożyczenie lub udostępnienie akt wnioskującym dwa razy w tygodniu po osiem godzin dziennie, d) Wprowadzenie danych o wypożyczeniach i udostępnieniach do rejestrów i programu komputerowego obsługującego WSAS, e) Sporządzanie raportu z wydania akt, czyli zdjęcia ich ze stanu magazynowego..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• 1. Na mocy art. 67 ust. 1 pkt. 6 ustawy Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających Wykonawcy, który będzie realizował zamówienie podstawowe, przy czym: a) zakres zamówień uzupełniających będzie polegał na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, b) wartość ww. zamówień będzie stanowić nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego, 2. zamówienia uzupełniające udzielane będą w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego pod następującymi warunkami: a) wystąpiła potrzeba dokonania ww. zamówień uzupełniających a Zamawiający dysponuje odpowiednimi środkami finansowymi, b) zamówienia uzupełniające zostały przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i są zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6, 92.51.21.00-4, 72.25.20.00-6.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 01.06.2010.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Potwierdzeniem spełnienia tego warunku będzie złożone przez Wykonawcę oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, wymienionych w art. 22 ust. 1 Prawa zamówień publicznych

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Potwierdzeniem spełnienia tego warunku będzie złożony przez Wykonawcę wykaz obejmujący wykonanie przez Wykonawcę w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, brakowania akt w ilości min. 500 mb, zwózkę akt w ilości min. 4 500 mb, obsługę archiwum świadczoną min. przez okres 2 lat. Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że powyższe usługi zostały wykonane należycie

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Potwierdzeniem spełnienia tego warunku będzie złożone przez Wykonawcę oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, wymienionych w art. 22 ust. 1 Prawa zamówień publicznych

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Potwierdzeniem spełnienia tego warunku będzie złożony przez Wykonawcę wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia. W wykazie tym musi być wskazana osoba, która będzie odpowiedzialna za nadzór nad wykonywanymi pracami stanowiącymi przedmiot zamówienia. Należy również wykazać, że ta osoba posiada ukończone studia wyższe archiwistyczne i min. 3 letnie doświadczenie w pracy archiwistycznej,

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Potwierdzeniem spełnienia tego warunku będzie złożona przez Wykonawcę opłacona polisa, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej na kwotę minimum 500 000,00 zł w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Jeżeli z załączonej do oferty polisy nie wynika, że została opłacona, należy dołączyć dowód opłacenia polisy

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.us.gniezno.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Skarbowy w Gnieźnie, ul. Spichrzowa 4, 62-200 Gniezno.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
21.04.2010 godzina 10:00, miejsce: Urząd Skarbowy w Gnieźnie pok. 250 (Sekretariat), ul. Spichrzowa 4, 62-200 Gniezno.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Nie dotyczy.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie