Usługa audytu zewnętrznego projektu informatycznego pt.: Rozbudowa i przekształcenie bibliograficznej bazy danych AGRO w bazę bibliograficzno-abstraktową z wykorzystaniem oprogramowania YADDA

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest audyt projektu informatycznego: Rozbudowa i przekształcenie bibliograficznej bazy danych AGRO w bazę bibliograficzno-abstraktową z wykorzystaniem oprogramowania YADDA, Nr: UDA-POIG.02.03.02-00-031-09-05. Projekt realizowany jest od dnia 01.01.2009 do dnia 31.12.2013 roku. Projekt realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007- 2013. Priorytet 2: Infrastruktura sfery B+R, Działanie 2.3: Inwestycje związane z rozwojem infrastruktury informatycznej nauki, Podziałanie 2.3.2 Projekty w zakresie rozwoju zasobów informacyjnych nauki w postaci cyfrowej. Projekt współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 2.Opis przedmiotu zamówienia: 2.1Audyt należy przeprowadzić zgodnie z wytycznymi Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków na naukę (Dz. U. nr 207 poz. 1237), w szczególności warunki określone w § 2 ust 1 i 2. 2.2 Zgodnie Dz. U. nr 207 poz. 1237 § 6 celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez audytora opinii na temat: a.wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; b.realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi w umowie; c.poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej. 2.3Oprócz oceny prawidłowości realizacji projektu, audyt ma również na celu doradztwo w zakresie polepszania metod jego realizacji. 2.4Audytor będzie miał obowiązek przekazania kopii dokumentacji roboczych: notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów. Zamawiający wymaga, aby audyt był prowadzony co najmniej poprzez analizę dokumentacji projektu, wywiady z pracownikami i wykonawcami. Ponadto Zamawiający wymaga zorganizowania spotkania otwierającego, zamykającego oraz wszelkich innych niezbędnych spotkań w trakcie prowadzenia audytu. Wszelka korespondencja między Zamawiającym a Wykonawcą powinna odbywać się z zachowaniem formy pisemnej. 3.Audyt projektu obejmuje sprawdzenie: a.osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; b.poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; c.płatności wydatków związanych z projektem; d.wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; e.terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; f.sposobu monitorowania realizacji celów projektu; g.sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu; h.przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; i.realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów. 4.Audytowi podlega zadanie wykonywane w ramach projektu informatycznego: nr: UDA-POIG.02.03.02-00-031-09-05 pt. Rozbudowa i przekształcenie bibliograficznej bazy danych AGRO w bazę bibliograficzno-abstraktową z wykorzystaniem oprogramowania YADDA 5.Miejsce koordynatora wykonywania projektu - Biblioteka Głowna UP - Centrum Informacji Naukowej, ul. Witosa 45, 61-693 Poznań. 6.Całkowita wartość projektu wg umowy z NCBiR wynosi: 4 852 298,00 złotych. 7.Dokumentacja dotycząca projektu m. in.: a.wnioski o wypłacenie zaliczki b.umowy z wykonawcami; c.aneksy do umów d.faktury oraz inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia badania audytowego. 8.Miejsce dotyczące przechowywania dokumentacji projektu: Oryginały dokumentacji projektu są przechowywane w siedzibie Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu, 60-637 Poznań, ul. Wojska Polskiego 28. 9.Zakres audytu: a.gotowość organizacyjną beneficjenta i jego procedury wewnętrzne, b.audyt finansowy, c.audyt realizacji projektu, d.wizyta na miejscu realizacji projektu, e.prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, f.wdrażanie zaleceń pokontrolnych, g.analiza powodzenia projektu. 10.Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządzi pisemne sprawozdanie z audytu, zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237 § 13. 1. zwane dalej sprawozdaniem. 11.Zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237 § 14. 1. sprawozdanie zawierać będzie: a.datę sporządzenia; b.nazwę i adres audytowanego podmiotu; c.nazwę i numer projektu - w przypadku audytu projektu; d.oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu; e.imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów; f.cele audytu; g.podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; h.termin, w którym przeprowadzono audyt; i.zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem; j.ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem; k.informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; l.zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości; m.określenie kwoty uzyskanych, rozliczonych i przechodzących na kolejny rok środków dotacji statutowej; n.określenie kwoty nierozliczonych środków dotacji statutowej podlegających zwrotowi; o.określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków; p.zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nie- prawidłowości w działalności audytowanego pod- miotu; q.podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej nazwę jednostki. 12.Wykonawca przedłoży sprawozdanie ostateczne w 3 egzemplarzach, w języku polskim w formie pisemnej oraz załączy w/w sprawozdanie na płycie CD. Zakres i sposób sporządzenia sprawozdania został opisany w (Dz. U. nr 207 poz. 1237).