Serwis 209 szt. urządzeń drukujących, tj. drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Krakowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem umowy jest serwis 209 szt. urządzeń drukujących, tj. drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, zwanych dalej urządzeniami, w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Krakowie - wykaz serwisowanych urządzeń stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2. Lokalizacja urządzeń w Krakowie: 1) ul. Józefińska 14, 2) os. Teatralne 24, 3) ul. Radzikowskiego 39, 4) ul. Rzeźnicza 2, 5) os. Szkolne 34, 6) ul. Praska 52, 7) ul. Dietla 64, 8) ul. Mazowiecka 4-6, 9) ul. Na Kozłówce 27, 10) os. Górali 19, 11) ul. Rakowicka 21/4, 12) ul .Chmielowskiego 6a, 13) ul. Mostowa 4, 14) ul. Piłsudzkiego 29, 15) ul. Makuszyńskiego 19, 16) ul. Limanowskiego 13/5-6, 17) ul. Gustawa Morcinka 15, 18) ul. Brogi 26, 19) ul. Dąbrówki 7/3-4, 20) ul. Jaremy 1, 21) ul. Jeziorko 42e, 22) ul. Makuszyńskiego 19, 23) ul. Ks. Siemaszki 31, 24) ul. Ugorek 1, 25) ul. Sikorki 15, 26) ul. Obrońców Krzyża 11c, 27) os. Na Skarpie 35, 28) ul. Krzemieniecka 63, 29) os. Słoneczne 14, 30) ul. Gdańska 5, 31) os. Krakowiaków 2, 32) ul. Okulickiego 51/279, 33) ul. Grzegórzecka 19/1-2. 3. Zamawiający będzie zlecał wykonywanie usług serwisowych w formie zleceń częściowych składanych za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail podany w ofercie. W przypadku opóźnienia realizacji usługi serwisowej o co najmniej 3 dni robocze, Zamawiający ma prawo zlecenia naprawy osobie trzeciej i obciążenia Wykonawcy jej kosztami. Zamawiający ma prawo odliczyć koszty z tym związane od wynagrodzenia należnego wykonawcy za usługę serwisową. Termin realizacji usług serwisowych określony jest w ust. 24 pkt 1. 4. W zakres czynności serwisowych wchodzi konserwacja, naprawa, wymiana części zużytych lub uszkodzonych (z wyjątkiem uszkodzeń mechanicznych spowodowanych przez użytkownika lub będących wynikiem aktów wandalizmu), usuwanie awarii, zacięcia papieru oraz wymiana materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru). 5. Wykonawca dokona sprawdzenia stanu liczników oraz stanu technicznego wszystkich urządzeń, o których mowa w załączniku nr 2 do umowy, w terminie, o którym mowa w ust. 24 pkt 2. Powyższe informacje zostaną zawarte w protokole podpisanym przez użytkowników Zamawiającego w każdej lokalizacji, o której mowa w załączniku nr 3 do umowy. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) zmiany lokalizacji, o której mowa w ust. 2, w zakresie każdego urządzenia wymienionego w umowie, w obrębie lokalizacji, o których mowa w ust. 2, 2) nie wykorzystania wszystkich środków przewidzianych na obsługę serwisową urządzeń oraz wykonywania mniejszych przebiegów, niż jest planowane, 3) zlecenia Wykonawcy bezpłatnego wykonania ekspertyzy technicznej sprzętu, o którym mowa w załączniku nr 2 do umowy, 4) zlecenia Wykonawcy odpłatnego wykonania napraw spoza zakresu niniejszej umowy na podstawie ekspertyzy, o której mowa powyżej, 5) udzielenia Wykonawcy, w okresie do 3 lat od daty podpisania niniejszej umowy, zamówienia z wolnej ręki polegającego na powtórzeniu podobnych usług, które są objęte niniejszą umową, o wartości nie wyższej niż 50 000,00 zł /brutto/, i Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie. 7. Ekspertyza, o której mowa w ust. 6 pkt 2, ma zawierać: 1) wszystkie dane niezbędne dla identyfikacji maszyny (typ, model, numer fabryczny, numer identyfikacyjny, lokalizację i przebieg), 2) wskazanie przyczyn powstania usterki, 3) wskazanie wszystkich niezbędnych do wymiany części (polskie nazwy oraz kody producenta), 4) imienną pieczęć i podpis pracownika komórki organizacyjnej Zamawiającego, o której mowa w ust. 2, w której zlokalizowane jest urządzenie, 5) całkowity kosztorys naprawy, 6) termin realizacji naprawy. 8. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) zapewnienia ciągłości pracy urządzeń objętych niniejszą umową i dokonywania ich napraw oraz wymiany materiałów eksploatacyjnych w terminie, o którym mowa w ust. 24 pkt 1, 2) odbierania od Zamawiającego wszystkich zużytych materiałów eksploatacyjnych, 3) każdorazowego dostarczenia urządzenia o parametrach nie gorszych, od urządzenia będącego przedmiotem usług serwisowych w sytuacji, gdy nie będzie możliwości naprawy urządzenia w terminie, o którym mowa w ust. 24 pkt 1 - zamiana urządzeń wymaga podpisania protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do umowy, Wykonawca ponosi koszty transportu urządzeń 4) zapewnienia sprawności urządzeń, bez przerw z zastrzeżeniem terminu niezbędnego dla dokonania naprawy lub wymiany materiałów, 5) przesłania Zamawiającemu, po dokonaniu naprawy, konserwacji, wymiany materiałów eksploatacyjnych albo zużytych lub uszkodzonych części (z wyjątkiem uszkodzeń mechanicznych spowodowanych przez użytkownika lub będących wynikiem aktów wandalizmu), karty serwisowej, której wzór stanowi załącznik nr 5 do umowy w terminie, o którym mowa w ust. 24 pkt 4, 6) sporządzenia zestawienia według kolejności podanej we wzorze stanowiącym załącznik nr 6 do umowy, oraz do przesłania go Zamawiającemu do akceptacji za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail, 7) utrzymania urządzeń, o których mowa w załączniku nr 2 do umowy. w pełnej sprawności technicznej tak, aby wykonywane na urządzeniach kopie odpowiadały testowym kopiom wzorcowym 8) dostarczenia fabrycznie nowych, oryginalnych i niezniszczonych części, bez śladów ich użytkowania, 9) realizacji niniejszej umowy przy pomocy własnych narzędzi, materiałów i środków technicznych oraz przy użyciu własnej siły roboczej, 10) zapewnienia sprawności łączy internetowych i / lub telefonicznych oraz adresu e-mail, na który będzie odbierał bieżące wiadomości, 11) skontaktowania się, w dniu podpisania umowy, z osobą wskazaną w umowie celem ustalenia wszystkich szczegółów dotyczących realizacji niniejszej umowy, 12) każdorazowego uwzględnienia przy realizacji niniejszej umowy uwag, wskazówek, zastrzeżeń i zaleceń przekazanych Wykonawcy przez osobę wskazaną w umowie zgłaszanych w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail, 13) wykonania przedmiotu niniejszej umowy zgodnie ze sztuką jego wykonania oraz obowiązującymi w tym zakresie standardami, normami i przepisami prawa. 9. Zgłoszeń do serwisu mogą dokonywać wyłącznie osoby, o których mowa w umowie, lub osoby ich zastępujące. 10. W przypadku napraw Zamawiający dopuszcza stosowanie tylko części oryginalnych producenta. Nie dopuszcza się stosowania części regenerowanych lub używanych. W przypadku zastosowania części regenerowanej lub używanej Zamawiającemu przysługuje prawo do wypowiedzenia umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia i obciążenia Wykonawcy karą umowną. 11. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w związku z realizacją przez niego przedmiotu niniejszej umowy i zobowiązuje się je naprawić w terminie do 7 dni od chwili ich wyrządzenia pod rygorem zlecenia przez Zamawiającego usunięcia szkód zastępczo na koszt Wykonawcy. 12. Serwis urządzeń może być dokonywany wyłącznie przez pracowników Wykonawcy, przeszkolonych przez autoryzowanego przedstawiciela producenta danego rodzaju urządzenia. 13. Usługa serwisowa realizowana będzie w lokalach, o których mowa w ust. 2. 14. Wykonawca oświadcza, że osoby, które będą wykonywały w trakcie realizacji niniejszej umowy czynności w zakresie usług serwisowych, będą zatrudnione przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę. 15. W trakcie realizacji niniejszej umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności związane z realizacją niniejszej umowy. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: 1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania w/w wymogów i dokonywania ich oceny, 2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania w/w wymogów, 3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia umownego. 16. Wykonawca w terminie do 3 dni od dnia zawarcia niniejszej umowy zobowiązuje się doręczyć Zamawiającemu uwierzytelnione kserokopie dokumentów potwierdzających fakt zatrudnienia osób wykonujących czynności serwisowe na podstawie umowy o pracę tj. oświadczenia osób wykonujących wskazane wyżej czynności. 17. W trakcie realizacji niniejszej umowy, na każde wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie nie krótszym niż 10 dni roboczych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności serwisowe w trakcie realizacji umowy: 1) oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego – oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy; 2) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy / umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji umowy czynności, których dotyczy oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony) – kopia umowy / umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; 3) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; 4) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych. 18. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności serwisowe Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w umowie. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności serwisowe. 19. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 20. W przypadku ujawnienia niespełnienia wymogu zatrudnienia przez Wykonawcę na umowę o pracę osób wykonujących czynności serwisowe w trakcie realizacji niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zatrudnienia na umowę o pracę osoby, której dotyczy uchybienie, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty ujawnienia uchybienia i do okazania Zamawiającemu dokumentów potwierdzających zatrudnienie powyższej osoby na umowę o pracę, w szczególności umowy zgłoszenia do ZUS czy też wydane pracownikowi potwierdzenie warunków zatrudnienia. 21. W przypadku ujawnienia niespełnienia wymogu zatrudnienia przez podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji niniejszej umowy zawartej pomiędzy Wykonawcą i podwykonawcą, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wykonania przez podwykonawcę obowiązku, o którym mowa w ust. 16 i 17, oraz do okazania Zamawiającemu oryginałów dokumentów potwierdzających fakt zatrudnienia przez podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób / osoby, której / których dotyczy uchybienie, w szczególności umowy o pracę, zgłoszenia do ZUS czy też wydane pracownikowi potwierdzenie warunków zatrudnienia. 22. Strony ustalają, że korespondencja dotycząca przedmiotowej umowy odbywać się będzie za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail. 23. Koszty, które nie zostały ujęte w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1 do formularza ofertowego będącego załącznikiem nr 1 do niniejszej SIWZ oraz w niniejszej umowie, a są związane z realizacją niniejszej umowy, ponosi Wykonawca. 24. Terminy: 1) termin wymiany materiałów eksploatacyjnych i realizacji napraw: do 4 dni roboczych od daty wysłania przez Zamawiającego zgłoszenia, 2) termin dokonania sprawdzenia stanu liczników oraz stanu technicznego wszystkich urządzeń objętych niniejsza umową: do 2 dni roboczych od daty podpisania umowy, 3) termin dostarczenia urządzenia zastępczego: do 3 dni roboczych od daty wysłania przez Zamawiającego zgłoszenia, 4) termin przesłania Zamawiającemu karty serwisowej: do 3 dni roboczych od daty wykonania czynności serwisowych, 5) termin sporządzenia i przekazania Zamawiającemu ekspertyzy: do 2 dni roboczych od daty zgłoszenia usterki, 6) termin usunięcia wad przedmiotu zamówienia lub braków dostawy – do 3 dni roboczych od daty wysłania przez Zamawiającego zgłoszenia