Zakup usług polegających na zapewnieniu organizacji projektu pn. „Zastępstwa w rolnictwie – wyjazd studyjny do Finlandii”. - polska-warszawa: usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu organizacji projektu pn. „zastępstwa w rolnictwie – wyjazd studyjny do finlandii”. w wyjeździe wezmą udział przedstawiciele samorządu rolniczego, rolnicy, przedstawiciele organizacji zajmujących się rozwojem obszarów wiejskich, przedstawiciele jednostek doradztwa rolniczego, przedstawiciele związków hodowców. wykonawca zapewni 1. realizacje programu wyjazdu studyjnego zgodnie z następującymi założeniami a) 21.4.2015 — transport autokar/bus dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z białegostoku do warszawy na lotnisko chopina, wyjazd ok. godz. 3 00, — bilety lotnicze dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z warszawy (lotnisko chopina) do helsinek (lotnisko helsinki – malmi/hem), wylot w godzinach porannych, — obiad w helsinkach ok. godz. 12 00–13 00 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników, składający się co najmniej z 2 dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru 2 rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napojów zimnych i gorących oraz deseru. restauracja powinna serwować kuchnię regionalną, — 14 00–18 00 – zwiedzanie muzeum fińskiego (mannerheimintie 34, helsinki) – (15 km od lotniska helsinki – malmi/hem) z lokalnym przewodnikiem mówiącym w języku polskim. zwiedzanie muzeum w celu bliższego poznania kraju. ponadto muzeum w swoich zasobach posiada dział „kraj i ludzie” poświęcony historii życia na wsi. dział ten pokazuje przeobrażenia dokonujące się na wsi i zmiany w otoczeniu środowiska rolniczego, — kolacja ok. godz. 19 00 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników w miejscu zakwaterowania, składająca się z minimum 2 przystawek zimnych oraz 2 daniowego posiłku gorącego, ponadto do posiłku powinny być serwowane napoje zimne (woda, soki) oraz napoje gorące (kawa, herbata), — nocleg ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w granicach administracyjnych miasta helsinki lub w odległości maksymalnie 30 km od granic administracyjnych miasta helsinki, od 21.4.2015 do 22.4.2014 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników wyjazdu studyjnego. zakwaterowanie w strukturze 7 pokoi dwuosobowych oraz 2 pokoje jednoosobowe; b) 22.4.2015 — 9 00 transport autokar/bus dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z miejsca zakwaterowania do miejsca spotkania w helsinkach, — 10 00 –13 00 spotkanie z przedstawicielami fińskich urzędów centralnych odpowiedzialnych za zabezpieczenia społeczne w rolnictwie oraz stowarzyszeniami rolników na temat zastępstw w rolnictwie. w ramach organizacji spotkania wykonawca zapewni salę dostosowaną do liczby uczestników oraz tłumaczenie konsekutywne, — obiad ok. godz. 13 00–14 00 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników, składający się co najmniej z 2 dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napojów zimnych i gorących oraz deseru, — 14 00–17 00 przejazd autokar/bus dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z helsinek do gospodarstwa zajmującego się uprawą warzyw w okolicy miejscowości vantaa, vanda oraz jego zwiedzanie (ok. 40 km), — 17 00–18 00 – powrót autokar/bus dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z gospodarstwa do miejsca zakwaterowania, — 18 00 kolacja dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników w miejscu zakwaterowania, składająca się minimum z 2 przystawek zimnych oraz 2 daniowego posiłku gorącego, ponadto do posiłku powinny być serwowane napoje zimne (woda, soki) oraz napoje gorące (kawa, herbata), — nocleg ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w odległości maksymalnie 30 km od miejscowości espoo, od 22.4.2015 do 23.4.2014 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników wyjazdu studyjnego. zakwaterowanie w strukturze 7 pokoi dwuosobowych oraz 2 pokoje jednoosobowe; c) 23.4.2015 — 10 00–13 00 konferencja z udziałem przedstawicieli zakładu ubezpieczeń społecznych rolników finlandii – mela. zakres merytoryczny konferencji będzie obejmować kwestie zastępstw w rolnictwie. należy zabezpieczyć salę konferencyjną w granicach administracyjnych miasta espoo (revontulen puisto 4, fi 02100 espoo) dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników, 23.4.2015 , w godz. od 10 00 do 14 00. sala wyposażona będzie co najmniej w laptop, rzutnik, ekran, nagłośnienie, minimum 2 mikrofony, stały oraz bezprzewodowy dostęp do internetu, klimatyzację oraz miejsca siedzące przy stolikach w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników. konferencja pt. dobre praktyki w zakresie zastępstw w rolnictwie na przykładzie finlandii. 1. funkcjonowanie systemu ubezpieczeń w rolnictwie oraz dobre praktyki w zakresie zastępstw funkcjonujące w rolnictwie fińskim. 2. wpływ funkcjonowania systemu ubezpieczeń rolniczych na rozwój obszarów wiejskich. 3. dyskusja, — transport autokar/bus dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z miejsca zakwaterowania do sali wskazanej powyżej, wyjazd ok. godz. 9 00, — przerwę kawową o godz. 11 30 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników w sali konferencyjnej, składającą się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków, ciastek i owoców, — obiad ok. godz. 13 00–14 00 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników w espoo, składający się co najmniej z 2 dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru 2 rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napojów zimnych i gorących oraz deseru, — 14 00–18 00 zwiedzanie gospodarstwa w miejscowości inkoo (torppanummentie 214, fi 10210 inkoo) korzystającego z systemu zastępstw w rolnictwie. w tym celu należy zabezpieczyć transport autokar/bus dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z miejsca obiadu do gospodarstwa w miejscowości inkoo (około 50 km), — transport autokar/bus dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z gospodarstwa w miejscowości inkoo do miejsca zakwaterowania, wyjazd ok. godz. 18 00, — kolacja ok. godz. 19 00 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników w miejscu zakwaterowania, składająca się minimum 2 przystawek zimnych oraz 2 daniowego posiłku gorącego, ponadto do posiłku powinny być serwowane napoje zimne (soki, napoje owocowe gazowane) oraz napoje gorące (kawa, herbata), — nocleg ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w granicach administracyjnych miasta espoo lub w odległości maksymalnie 30 km od granic administracyjnych miasta espoo, w dniach od 23.4.2015 do 24.4.2015 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników wyjazdu studyjnego. zakwaterowanie w strukturze 7 pokoi dwuosobowych oraz 2 pokoje jednoosobowe; d) 24.4.2015 — spotkanie podsumowujące projekt (w ramach którego zostanie przeprowadzona dyskusja oraz ankieta ewaluacyjna), — transport autokar/bus dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z miejsca zakwaterowania do helsinek, wyjazd ok. godz.10 00, — obiad ok. godz. 13 00–14 00 dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników, składający się co najmniej z 2 dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napojów zimnych i gorących oraz deseru, — bilety lotnicze dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z helsinek (lotnisko helsinki malmi/hem) do polski, (lotnisko chopina), wylot po południu, — transport autokar/bus dla minimalnie 15 uczestników a maksymalnie 16 uczestników z warszawy z lotniska chopina do białegostoku, wyjazd po przylocie. 2. transport autokarem (z klimatyzacją, ogrzewaniem oraz miejscem na bagaż) w wielkości dostosowanej do liczby uczestników w dniach realizacji przedmiotu zamówienia. pojazd powinien być wyposażony co najmniej w komfortowe fotele uchylno rozsuwane z podłokietnikiem na montażu szynowym, pasy bezpieczeństwa, ogrzewanie, półki na bagaż podręczny; indywidualne nawiewy i oświetlenia, nagłośnienie, oświetlenie sufitowe dzienne i nocne oraz wyodrębnione miejsce na bagaż o poj. min. 1,5 m³, wc oraz urządzenie gps. pojazd ma być sprawny technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wyjazdu. wykonawca podstawia pojazd w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość autokaru podczas podróży. na wyraźną prośbę przedstawiciela zamawiającego kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzację lub ogrzewanie w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży. w przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu o takich samych lub lepszych parametrach, który pozwoli na planowe kontynuowanie podróży. wykonawca pokrywa koszty opłat drogowych i parkingowych oraz koszty uzyskania wszelkich innych pozwoleń niezbędnych do prawidłowego wykonania zadania. wykonawca zapewni transport na miejscu w celu dojazdu do wszelkich obiektów odwiedzanych przez uczestników. wykonawca zapewni kierowcę/kierowców autokaru zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi czasu pracy kierowcy. 3. materiały szkoleniowe uczestnicy otrzymają szczegółowy program wyjazdu studyjnego zawierający logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl, wraz z krótką informacją na temat funkcjonowania fińskiego systemu zastępstw w rolnictwie. wykonawca zapewni identyfikatory z przypinką lub zawieszką dla wszystkich uczestników wyjazdu, zawierającą informacje imię i nazwisko uczestnika, dane kontaktowe do pilota i tłumacza, nazwę wyjazdu oraz numery alarmowe w finlandii oraz adresy zakwaterowania. identyfikator zostanie opatrzony logotypami i sloganami zawartymi w załączniku nr 7 do siwz. wykonawca odbierze z siedziby zamawiającego materiały informacyjno promocyjne do wręczenia uczestnikom wyjazdu, w tym teczki, notesy i długopisy. 4. wykwalifikowanego tłumacza języka fińskiego, tłumaczenie ustne z języka fińskiego na język polski i odwrotnie, w terminie 21.4.2015–24.4.2015. 5. wykwalifikowanego pilota wyjazdu studyjnego ze znajomością języka fińskiego w terminie 21.4.2015–24.4.2015, posiadającego co najmniej 3 letnie doświadczenie w pilotowaniu wyjazdów zagranicznych. 6. ubezpieczenie oc, nnw i kl dla maksymalnie 16 uczestników w terminie 21.4.2015–24.4.2015, minimalna wartość 50 pln/os. 7. ankieta ewaluacyjna. przygotowanie, przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej wśród uczestników wyjazdu oraz opracowanie i podsumowanie jej wyników. celem ankiety będzie ocena organizacji i przebiegu wyjazdu. ankieta ma wykazać stopień satysfakcji uczestników, efektywność i przydatności wiedzy z zakresu zastępstw w rolnictwie. w podsumowaniu wykonawca zawrze informacje na temat prezentacji, które wzbudziły szczególne zainteresowanie wśród uczestników. wykonawca przedstawi projekt ankiety (pytania) w terminie 1 dnia od dnia podpisania umowy. zamawiający niezwłocznie zaakceptuje lub zgłosi uwagi do projektu ankiety. wykonawca opracuje wyniki ankiety w formie informacji opisowej wraz z tabelkami/wykresami i przekaże je zamawiającemu wraz z rozliczeniem projektu. uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w wyjeździe studyjnym. wszystkie świadczenia wynikające z programu wykonawca zapewni we własnym zakresie. wykonawca poda w ofercie nazwy i adresy obiektów, w których zapewni zakwaterowanie. listę uczestników biorących udział w wyjeździe zamawiający przekaże wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy. zakwaterowanie i wyżywienie tłumacza, pilota i kierowcy. wykonawca zapewni we własnym zakresie i na własny koszt. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 8 do siwz. ii.1.6)