Świadczenie kompleksowej usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych w tym biletów od tanich przewoźników oraz związane z tym usługi, m.in. pośrednictwo w kontaktach z przewoźnikami w zakresie programów lojalnościowych, reklamacji, zmian rezerwacji itp., na potrzeby Zamawiającego. Zamówienie dotyczy biletów w klasie business i klasie ekonomicznej. Zamawiający przewiduje największą ilość rezerwacji biletów lotniczych na przeloty na trasach europejskich oraz sporadyczne rezerwacje biletów na przeloty na trasach pozaeuropejskich. Rezerwacje biletów realizowane będą w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. 2. Zamawiający w 2019 roku szacuje zakup ok. 202 biletów lotniczych (ok. 149 zagranicznych i 53 krajowych). Przedmiot zamówienia realizowany będzie na podstawie zleceń Zamawiającego, w okresie od dnia zawarcia umowy (jednak nie wcześniej niż od 01.01.2019 roku) do wyczerpania kwoty 261.500,00 złotych brutto (słownie: dwieście sześćdziesiąt jeden tysięcy pięćset złotych 00/100), jednak nie dłużej niż do dnia 31.12.2019 roku. Wskazana wartość dotyczy rezerwacji, sprzedaży (wartości), wystawienia i dostarczenia biletu oraz pozostałych kosztów z tym związanych. 3. W ramach świadczenia usług rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) Wyszukiwania, za pomocą systemu rezerwacyjnego Globalnego Systemu Dystrybucji GDS, optymalnego połączenia pod względem ceny oraz czasu trwania podróży przy zachowaniu najlepszego komfortu podróży i przedstawieniu Zamawiającemu co najmniej trzech wariantów przelotu na zamawianej trasie wraz z szczegółowo opisanym planem podróży oraz wszystkimi warunkami przelotu – celem umożliwienia Zamawiającemu wyboru najkorzystniejszego z nich. 2) Przedstawienia Zamawiającemu wariantów przelotów, o których mowa w pkt 1), tj. propozycji połączeń w czasie wskazanym w Ofercie (jednak nie później niż 3 godziny od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania). Obowiązek przedstawienia wariantów przelotów nie dotyczy sytuacji, w której dostępny jest wyłącznie jeden wariant przelotu. 3) Przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji zawierającej ostateczną datę wykupu biletu oraz cenę w terminie do 3 godzin od momentu dokonania wyboru wariantu przelotu przez Zamawiającego. 4) Informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów oraz możliwości wykupienia biletu w niższej cenie. 5) Wystawienia i przekazania Zamawiającemu elektronicznego biletu lotniczego w terminie do 1 godziny od momentu złożenia dyspozycji przez Zamawiającego tj. zlecenia wykupu biletu. Wystawiony bilet lotniczy będzie zawierał wszelkie informacje o warunkach podróży oraz cenie za usługę i będzie tożsamy z dokonaną rezerwacją, za wyjątkiem sytuacji, gdy cena za bilet w trakcie oczekiwania na wystawienie ulegnie zmianie na niższą, tj. korzystniejszą dla Zamawiającego. Bilety elektroniczne będą przekazywane Zamawiającemu bezpośrednio z terminalu Globalnego Systemu Dystrybucji GDS, użytkowanego przez Wykonawcę. 6) Na bilecie wygenerowanym z systemu rezerwacyjnego GDS musi być widoczna cena składowa kosztów tj. warunki taryfy (taryfa podstawowa, opłaty paliwowe, podatek lotniskowy, podatek bagażowy, Vat (przy lotach krajowych) . 7) Bilet lotniczy może być również wystawiony i przekazany w wersji papierowej. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu bilet w wersji papierowej w terminie do 2 dni roboczych od dnia wykupu biletu, nie później jednak niż 24 godziny przed terminem wylotu/podróży. Wersja papierowa biletu lotniczego będzie wymagana na przeloty, na których nie jest wystawiana wersja elektroniczna biletu oraz w pozostałych przypadkach – w zależności od potrzeb Zamawiającego. Bilety dostarczane będą do siedziby Zamawiającego lub na inne wskazane adresy w miejscowościach, z których będzie odbywał się wylot. Dopuszcza się też możliwość odbioru biletu w wersji papierowej na lotnisku – zgodnie z wyborem Zamawiającego. 8) Zamówienia dokonywane będą stosownie do bieżących potrzeb Zamawiającego w jednej z następujących form: telefonicznie, faksem lub za pomocą poczty elektronicznej, na numery i adres poczty elektronicznej podane przez Wykonawcę w umowie. 9) Administrowania programami lojalnościowymi w imieniu Zamawiającego a w szczególności: a) informowania Zamawiającego o wprowadzeniu przez linie lotnicze programów lojalnościowych i zapoznania Zamawiającego z ich szczegółami, b) po zgłoszeniu przez Zamawiającego woli uczestniczenia w programie lojalnościowym, zalogowania do programu za pośrednictwem Wykonawcy i administrowania programem przez Wykonawcę, m.in.: rejestracji wszystkich biletów zakupionych w biurach Wykonawcy, np. dla programu LOT DLA FIRM, negocjowania i wprowadzania odpowiedniego identyfikacyjnego wpisu do zakładanych rezerwacji przelotów, np. dla programu Skandynawskich Linii Lotniczych SAS, występowania do linii lotniczych w sprawie przyznawania szczególnych bonusów dla Zamawiającego za kształtowanie przelotów, 10) Comiesięcznego raportowania uzbieranych punktów z programów lojalnościowych - informowania Zamawiającego w formie pisemnej, o stanie punktacji w programach lojalnościowych, sposobach i czasie wykorzystania przyznanych bonusów: a) raport będzie zawierać przynajmniej wydruk z numeracją biletów, nazwiskami pasażerów, kierunkiem i datami podróży, wskazaniem wykorzystanej linii lotniczej, cenami. b) raport za dany miesiąc będzie przekazywany Zamawiającemu w terminie do 10-ego dnia następnego miesiąca, 11) Pośredniczenia z przewoźnikami w sprawach reklamacji: a) dotyczy reklamacji zgłoszonych przez Zamawiającego do Wykonawcy telefonicznie, faksem lub za pomocą poczty elektronicznej, na numery i adres poczty elektronicznej podane przez Wykonawcę w umowie, b) dotyczy informowania Zamawiającego przez Wykonawcę o trybie i przebiegu rozpatrywania reklamacji, c) reklamacje mogą dotyczyć w szczególności: elastyczności warunków taryf, możliwości bez kosztowej zmiany terminu rezerwacji, nazwiska pasażera lub rezygnacji z biletów.