świadczenie usług księgowo – finansowych, administracji płacowej oraz bieżących konsultacji podatkowych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie usług księgowo-finansowych, administracji płacowej oraz bieżących konsultacji podatkowych, które obejmują w szczególności: 1. prawidłowe i rzetelne prowadzenie przez Wykonawcę ewidencji księgowej Zamawiającego w postaci księgi rachunkowej, zwanej dalej „Księgą” na którą składają się: a. dziennik, b. konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych, c. zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, 2. prawidłowe i rzetelne prowadzenie pozostałej dokumentacji, na którą składają się: a. odrębne ewidencje dla celów podatku od towarów i usług, b. ewidencje środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia, 3. bieżące prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w oparciu o własne dekrety sporządzone na dokumentach księgowych dostarczonych przez Zamawiającego, w oparciu o Ustawę o rachunkowości i zakładowy plan kont zatwierdzony przez Zamawiającego, co oznacza: a) dekretację, tj. ocenę dokumentów księgowych pod względem ich zgodności z prawem podatkowym i bilansowym, podejmowanie decyzji o sposobie ich zakwalifikowania pod względem podatkowym oraz ujęcia w księgach rachunkowych, b) dokonywanie zapisów księgowych przy użyciu komputera, tzn. ewidencjonowanie poszczególnych zdarzeń gospodarczych oraz sporządzanie miesięcznych wydruków zestawień obrotów i sald oraz dzienników, c) naliczanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami kosztów amortyzacji środków trwałych oraz WNiP znajdujących się w ewidencji, d) prowadzenie i uzgadnianie rozrachunków z kontrahentami, e) prowadzenie i uzgadnianie rozrachunków z pracownikami, f) rozliczanie w księgach rachunkowych inwentaryzacji, 4. prawidłowe, rzetelne prowadzenie wyodrębnionej ewidencji dla projektów unijnych, w przypadku uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania ze środków Funduszy Unii Europejskiej, 5. prawidłowe, rzetelne prowadzenie wyodrębnionej ewidencji dla projektów innych niż unijne, w przypadku uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania oraz obowiązku wyodrębnienia ewidencji księgowej, 6. prawidłowe, rzetelne i terminowe sporządzanie oraz składanie deklaracji i informacji podatkowych we właściwym urzędzie skarbowym, 7. prawidłowe i rzetelne archiwizowanie dokumentów księgowych oraz dokumentacji inwentaryzacyjnej, 8. prawidłowe i rzetelne sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego oraz rozliczenia podatkowego, 9. obsługa badania sprawozdania finansowego prowadzonego przez biegłego rewidenta, 10. bieżące konsultacje podatkowe, 11. sporządzanie sprawozdań, zestawień, ankiet, informacji itp. przygotowywanych przez Zamawiającego dla właściciela i innych instytucji (według wzorów przekazanych przez Zamawiającego) w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego, 12. prawidłowe i terminowe sporządzanie oraz składanie sprawozdań dla celów statystycznych, 13. udział w postępowaniach kontrolnych (podatkowych i skarbowych) a także innych, które wiążą się z badaniem lub przeglądaniem ksiąg rachunkowych Zamawiającego, dotyczących okresu wykonywania zlecenia i udzielanie w tym zakresie niezbędnych wyjaśnień, 14. udział w postępowaniach kontrolnych związanych z dokumentacją płacową, 15. przygotowywanie zestawień danych księgowych na zlecenie Zamawiającego, 16. korygowanie deklaracji (m.in. deklaracje VAT, DRA, PIT itp.), informacji i sprawozdań oraz innych dokumentów, do sporządzenia których Zamawiający jest zobowiązany, 17. sporządzanie zestawień i informacji wewnętrznych o kosztach, przychodach, wyniku – ogółem wg kosztów rodzajowych oraz w podziale na miejsca powstawania kosztów, 18. rozliczanie miesięczne kosztów z podziałem na poszczególne ośrodki kosztów, 19. prawidłowe, rzetelne i terminowe sporządzanie list płac w oparciu o angaże i inne dokumenty płacowe przekazane przez dział kadr oraz regulamin wynagrodzeń Zamawiającego, Kodeks Pracy, Ustawę o działalności leczniczej i inne przepisy szczegółowe, 20. ustalanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, 21. prawidłowe, rzetelne i terminowe sporządzanie i składanie deklaracji ZUS oraz PFRON, 22. informowanie Zamawiającego w formie pisemnej i/lub elektronicznej o wysokości podatków (zaliczek na podatki) oraz zobowiązań wobec ZUS i PFRON należnych do zapłaty, w terminie minimum 2 dni roboczych przed terminem ich płatności, 23. prowadzenie kartotek wynagrodzeń oraz pełnej dokumentacji zasiłkowej dla pracowników, 24. wydawanie pasków wynagrodzeń pracownikom Zamawiającego, 25. prawidłowe i rzetelne archiwizowanie dokumentacji płacowej, 26. przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach oraz innych dokumentów dot. wynagrodzeń, 27. sporządzanie informacji, zestawień i ankiet dot. wynagrodzeń wg wzorów i w terminach wskazanych przez Zamawiającego, 28. terminowe, prawidłowe i rzetelne sporządzanie rozliczeń rocznych dot. podatku dochodowego od osób fizycznych, 29. prowadzenie korespondencji związanej tematycznie z zakresem wykonywanych czynności. Uwaga: zatrudnienie na podstawie umów o pracę w osobach na dzień 31.12.2017r. wynosi 201 osób; zatrudnienie na podstawie umów cywilno-prawnych na dzień 31.12.2017r. wynosi 154 osób; praca w systemie zmianowym oraz dyżurów; średniomiesięczna ilość dokumentów księgowych minimum 650 szt.; suma bilansowa na 31.12.2017 wynosi 57.243.643,07 PLN; przychody netto ze sprzedaży za rok 2017 wynoszą 34.236.753,16 PLN. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych i częściowych. Zamawiający nie przewiduje dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. Zamawiający nie przewiduje dynamicznego systemu zakupów. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert w postaci elektronicznej. Warunki dodatkowe dotyczące przedmiotu zamówienia 1. Miejscem wykonania usługi jest siedziba Zamawiającego. 2. Miejscem przechowywania dokumentów jest siedziba Zamawiającego. 3. Wykonawca ma zagwarantowany dostęp w siedzibie Zamawiającego do dokumentów księgowych, dokumentów płacowych, ewidencji księgowych i Ksiąg codziennie w dni robocze od 7.30-15.00. 4. Wykonawca realizuje przedmiot umowy za pomocą oprogramowania informatycznego udostępnionego przez Zamawiającego. 5. Wykonawca ma obowiązek wyznaczenia osoby mającej ukończone wyższe studia ekonomiczne lub prawnicze oraz minimum 5 letnie doświadczenie na stanowisku głównego księgowego, odpowiedzialnej za nadzór nad realizacją umowy w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, która będzie m.in. podpisywała deklaracje i informacje podatkowe oraz sprawozdania i inne materiały przygotowywane dla Zamawiającego. Osoba ta będzie wykonywała swoje obowiązki w siedzibie Zamawiającego w ilości godzin zadeklarowanych w ofercie (min. 8 h, max. 37,5 h tygodniowo - liczba godzin obecności osoby nadzorującej w Centrum Pediatrii jest kryterium pozacenowym), przy czym Zamawiający wymaga jej obecności co najmniej 2 razy w tygodniu w dni robocze w godzinach pomiędzy 7.30 a 11.30. Ponadto osoba ta powinna być dostępna w stałym kontakcie telefonicznym z przedstawicielem Zamawiającego oraz w sytuacjach wyjątkowych, wymagających osobistej obecności - niezwłocznie wstawić się osobiście na jego wezwanie w siedzibie Zamawiającego (bez względu na zaoferowaną ilość godzin w ofercie Wykonawcy). 6. Wykonawca ma obowiązek wyznaczenia osoby mającej minimum 3 letnie doświadczenie na stanowisku specjalisty ds. płac. Osoba ta będzie wykonywała swoje obowiązki w siedzibie Zamawiającego w godzinach 7.30 – 12.30, przez co najmniej 10 godzin tygodniowo, co najmniej 2 razy w tygodniu (w dni robocze). 7. W przypadku zmiany programu księgowego (w tym programu Środki Trwałe) lub płacowego wdrożenie odbywa się na koszt Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do uczestniczenia w pracach wdrożeniowych w zakresie, jaki obejmuje umowa a przede wszystkim do prowadzenia zapisów równocześnie w dwóch programach przez okres do 6-ciu miesięcy bez dodatkowego wynagrodzenia. Zamawiający zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Pzp wymaga, aby Wykonawca albo Podwykonawcy zatrudniali na podstawie umowy o pracę osoby wykonujące następujące czynności w trakcie całego okresu realizacji przedmiotu zamówienia: - przygotowanie dokumentów, wprowadzanie do systemu FK, uzgodnienie kont, archiwizacja; - przygotowywanie list płac (naliczanie wynagrodzeń, zasiłków), sporządzanie rozliczeń rocznych, sporządzanie deklaracji ZUS, PFRON. Zatrudnienie powinno odbywać się na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502 z późn. zm.)., Na podstawie art. 36 ust. 2 lit. 8a ustawy Pzp, w trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę pracowników bezpośrednio biorących udział przy świadczeniu usługi będącej przedmiotem zamówienia. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę pracowników wskazanych powyżej, Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zamawiający, w celu realizacji przedmiotu umowy, wynajmie Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni 18,80 m². Wykonawca z tytułu najmu zapłaci miesięczny czynsz w wysokości 670,00 zł netto. Stawka czynszu obejmuje: opłatę za powierzchnie, media, podatek od nieruchomości, konserwację czujki p.poż, wywóz odpadów komunalnych. Wykonawca zobowiązany jest do: a. utrzymania pomieszczenia w stanie umożliwiającym ich prawidłowe wykorzystanie oraz w stanie jakościowym i technicznym nie gorszym niż przy założeniu przeciętnego użytkowania, b. wykorzystania najmowanego pomieszczenia tylko na cele związane z przedmiotem zamówienia, c. w przypadku korzystania z połączeń telefonicznych przez centralę telefoniczną, Wykonawca zostanie obciążony za przeprowadzone rozmowy na podstawie prowadzonego rejestru rozmów i taryfy dostawcy usługi. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego podnajmować ani poddzierżawiać wynajmowanego pomieszczenia. Zamawiający informuje, że w pomieszczeniu przeznaczonym do wynajmu Wykonawcy, przechowywane są dokumenty kadrowo-płacowe oraz księgowe Centrum Pediatrii. Zamawiający zastrzega sobie nieograniczoną możliwość dostępu do tych dokumentów.