Zorganizowanie i przeprowadzenie 9 edycji dwudniowego szkolenia zamkniętego z zakresu „Walka ze stresem i wypaleniem zawodowym”

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na zorganizowaniu i przeprowadzeniu 9 edycji dwudniowego szkolenia zamkniętego z zakresu „Walka ze stresem i wypaleniem zawodowym”, w ramach projektu pn.: „Działania na rzecz eliminowania zdrowotnych czynników ryzyka w miejscu pracy pracowników WUP Katowice” realizowanego w ramach Działania 8.3 Poprawa dostępu do profilaktyki, diagnostyki i rehabilitacji leczniczej ułatwiającej pozostanie w zatrudnieniu i powrót do pracy w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. 2. Uczestnikami szkolenia będą pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach - łącznie około 100 osób, przy czym nie mniej niż 90 osób (9 edycji, które zostaną zrealizowane w Katowicach, Częstochowie i Bielsku-Białej, przy czym 2 edycje zostaną zrealizowane w Częstochowie, 2 edycje zostaną zrealizowane w Bielsku-Białej oraz min. 5 edycji zostanie zrealizowanych w Katowicach). Ilość edycji w poszczególnych miastach zostanie podana po przeprowadzeniu rekrutacji wśród pracowników Urzędu nie później niż na 3 dni przed pierwszą edycją szkolenia. Możliwa jest zmiana ilości edycji kosztem lokalizacji w Częstochowie oraz Bielsku-Białej, tylko i wyłącznie na rzecz Katowic. Ostateczna liczba osób biorących udział w edycji szkolenia zostanie podana nie później niż na trzy dni kalendarzowe przed planowanym terminem danej edycji szkolenia. 3. Termin i miejsce realizacji: Szkolenie ma zostać zrealizowane do 6 dni od momentu podpisania umowy do dnia 21.12.2018 r., w dniach roboczych tj. od poniedziałku do piątku za wyjątkiem świąt ustawowo wolnych od pracy. Dana edycja szkolenia powinna się odbywać w ciągu bezpośrednio następujących po sobie dni. 3 dni po podpisaniu Umowy Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje terminów realizacji poszczególnych edycji szkoleń Dopuszcza się możliwość zmiany terminu szkolenia za zgoda obu stron. Każda edycja szkolenia obejmować będzie 15 godzin szkoleniowych (1 godzina szkoleniowa = 45 min.) i zostanie zorganizowana na terenie miast: Katowice, Częstochowa oraz Bielsko-Biała, w obiekcie konferencyjnym/szkoleniowym o standardzie odpowiadającym standardowi hotelu trzygwiazdkowego lub porównywalnym; w lokalizacji dogodnej pod względem komunikacyjnym dla uczestników korzystających ze środków transportu publicznego. Lokalizacja sal powinna być usytuowana w śródmieściach poszczególnych miejscowości (Katowice, Częstochowa oraz Bielsko-Biała) w odległości maksymalnie 3 km od siedziby WUP oraz Filii WUP w tych miastach, tj. - dla Katowic - ul. Kościuszki 30; - dla Częstochowy - Al. Niepodległości 20/22; - dla Bielska-Białej - ul. Piastowska 40. Przy ocenie czy sala szkoleniowa spełnia wymagania dotyczące maksymalnej odległości 3 km od siedziby WUP w poszczególnych miastach, wykorzystać należy następującą metodę liczenia odległości: na stronie http://www.mapy.google.pl w pasku „Wyszukaj w Mapach Google” należy wpisać adres siedziby Urzędu w danym mieście”, następnie w pasku bocznym należy wpisać adres sali szkoleniowej. Należy zaznaczyć pozycję Pieszo i nacisnąć przycisk „WYZNACZ TRASĘ”. Hotel lub obiekt w którym będzie odbywać się szkolenie, musi być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózku inwalidzkim. Cena szkolenia nie obejmuje kosztów noclegu oraz kosztów dojazdu. 4. Szczegółowy program szkolenia „Walka ze stresem i wypaleniem zawodowym” powinien zostać przedstawiony jako jeden z elementów oferty. Powinien być dostosowany do uczestników szkolenia (pracowników Urzędu) i obejmować między innymi następujące zagadnienia, będące przedmiotem szczególnego zainteresowania uczestników: 1) Czym jest stres w pracy i jak powstaje? Jego oznaki i podstawowe założenia. 2) Określenie charakteru w celu przeciwdziałania stresowi. 3) Wpływ stresu na funkcjonowanie organizmu człowieka. 4) Stres w życiu prywatnym a zawodowym. 5) Sposoby redukcji i zwalczania stresu: techniki radzenia sobie ze stresem, kontrola nad emocjami, zdrowe podejście do stresu w pracy, techniki relaksacyjne, ćwiczenia antystresowe. 6) Syndrom wypalenia zawodowego – czym jest wypalenie zawodowe w perspektywie psychicznej, fizycznej i hormonalnej. 7) Czynniki sprzyjające wypaleniu zawodowemu (w ramach samooceny, pracy w zespole, pracy w Urzędzie). 8) Jak rozpoznać wypalenie zawodowe u siebie i pracownika? - objawy wypalenia zawodowego. 9) Techniki radzenia sobie z wypaleniem zawodowym – motywacja zawodowa, system wspierania pracowników, pozytywne nastawienie do pracy. 10) Metody zapobiegania powstawaniu stresu i wypalenia zawodowego - ćwiczenia przy pomocy różnych technik pozwalające m.in. na: kontrolę emocjonalną i intelektualną w warunkach stresowych, kontrolę emocji własnych i partnera w kontaktach służbowych, umiejętność wyciszenia się, odreagowania napięcia, budowania odporności w pracy pod presją czasu, wzmocnienie odporności psychicznej i pewności siebie. Szkolenie powinno składać się z części merytorycznej oraz warsztatowej (case study), z uwzględnieniem form treningów relaksacyjnych, ćwiczeń antystresowych, budowania równowagi i zarządzania emocjami w celu wykorzystania potencjału w życiu zawodowym, zgodnie z zakresem. 5.Ramowy harmonogram szkolenia: DZIEŃ I 08:30 - 10:00 Zajęcia 10:00 - 10:10Przerwa kawowa 10:10 - 11:40 Zajęcia 11:40 - 11:50 Przerwa kawowa 11:50 - 13:20 Zajęcia 13:20 - 13:45 Przerwa obiadowa 13:45 - 15:00 Zajęcia DZIEŃ II 08:45 - 10:20 Zajęcia 10:20 - 10:30 Przerwa kawowa 10:30 - 11:50 Zajęcia 11:50 - 12:00 Przerwa kawowa 12:00 - 13:20 Zajęcia 13:20 - 13:45 Przerwa obiadowa 13:45 - 15:00 Zajęcia 6. Szczegółowy zakres realizacji usługi: Wykonawca powinien zapewnić: W każdym dniu szkolenia obecność przynajmniej jednego przedstawiciela Wykonawcy odpowiedzialnego za organizację przez cały czas trwania szkolenia, niezależnie od obecności Wykładowcy. Dla każdej edycji szkolenia salę szkoleniową posiadającą liczbę miejsc siedzących przy stołach, odpowiadającą liczbie osób biorących udział w szkoleniu, wyposażoną w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia, w tym: laptop, rzutnik multimedialny, ekran, tablicę typu flipchart z kartkami i flamastrami oraz bezpłatny dostęp do sieci WI-FI, nagłośnienie, odpowiednie oświetlenie w tym światło dzienne, ogrzewanie i klimatyzację. Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż. Wyżywienie dla każdego uczestnika szkolenia: 2 przerwy kawowe dziennie dla każdego uczestnika: • 1 przerwa składająca się z: - kanapek różnorodnych na białym oraz ciemnym pieczywie z dodatkami do wyboru np. sera, szynki, past, z dodatkami świeżych warzyw - po 4 kanapki na jedną osobę (min. 180g), - wyrobów cukierniczych różnorodnych: np. kruchych i/lub biszkoptowych ciasteczek,wafelków, babeczek, rogalików z nadzieniem (co najmniej 4 rodzaje, nie mniej niż 40g na osobę z każdego rodzaju), -napojów: świeżo parzonej kawy z ekspresu podawanej w warnikach lub ekspresie ciśnieniowym (min. 0,25 l/os.), herbaty (min. 3 rodzaje herbat w torebkach – czarna, zielona, owocowa – min. 0,25 l/os), gorącej wody podawanej w warnikach, soków owocowych naturalnych 100% – 2 smaki (np. pomarańczowego, jabłkowego - min. 0,33 l/os.), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej (min. 0,33 l/os.), - dodatków: plastrów cytryny w ilości odpowiadającej liczbie herbat, cukru, mleka do kawy. • 2 przerwa składająca się z: - wyrobów cukierniczych różnorodnych: drobnych słodkich i słonych przekąsek, np. kruchych i/lub biszkoptowych ciasteczek, wafelków, babeczek, rogalików z nadzieniem (co najmniej 4 rodzaje, nie mniej niż 40g na osobę z każdego rodzaju); - ciast (min. 3 rodzaje po 1 szt/os. z każdego rodzaju), - napojów: świeżo parzonej kawy z ekspresu podawanej w warnikach lub ekspresie ciśnieniowym (min. 0,25 l/os.), herbaty (min. 3 rodzaje herbat w torebkach – czarna, zielona, owocowa – min. 0,25 l/os), gorącej wody podawanej w warnikach, soków owocowych naturalnych 100% - 2 smaki (np. pomarańczowego, jabłkowego - min. 0,33 l/os.), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej (min. 0,33 l/os.), - dodatków: plastrów cytryny w ilości odpowiadającej liczbie herbat, cukru, mleka do kawy. Bufet kawowy powinien być dostępny dla uczestników szkoleń przez cały czas trwania wykładów oraz na bieżąco uzupełniany. Bufet kawowy powinien znajdować się w sali konferencyjnej lub w pomieszczeniu do niej przylegającym. przerwa obiadowa dziennie dla każdego uczestnika, składająca się z: - zupy (min. 250 ml/os.), -dania głównego: pierwszego dnia szkolenia danie mięsne (150 g/os.) z dodatkiem ziemniaków z wody lub opiekanych, frytek, klusek śląskich, kaszy lub ryżu (min. 2 rodzaje – min. 150 g/os.) i zestawu sałatek i surówek (min. 2 rodzaje – min. 50 g/os.), drugiego dnia do wyboru ryba lub danie mięsne (min. 150 g/os.) z dodatkiem ziemniaków z wody lub opiekanych, frytek, klusek śląskich, kaszy lub ryżu (min. 2 rodzaje – min. 150 g/os.) i zestawu sałatek i surówek (min. 2 rodzaje – min. 50 g/os.), - deseru,- napojów: soków owocowych, naturalnych 100% – 2 smaki (np. pomarańczowy, jabłkowy - min. 0,33 l/os.), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej (min. 0,33 l/os.). Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu ewentualnej konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich, wegańskich), o których wykonawca zostanie poinformowany w przededniu realizacji usługi. Wszystkie składniki obiadu podawanego pierwszego dnia szkolenia powinny być różne od składników obiadu podawanego w drugim dniu szkolenia. Obiad dla każdego uczestnika powinien być podany na ciepło i może być dostarczony jako wyporcjowany lub porcjowanie może odbywać się w chwili podawania obiadu. Obiady powinny być podawane w odrębnym pomieszczeniu dostępnym lub wydzielonym wyłącznie dla uczestników szkolenia w budynku, w którym odbywać się będzie szkolenie, na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek, w formie umożliwiającej spożywanie posiłku w pozycji siedzącej. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym harmonogramem szkolenia, zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków, przygotowania posiłków z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. W zakresie realizacji usługi gastronomicznej Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia pełnego serwisu gastronomicznego związanego z wyżywieniem, tzn. przygotowaniem, obsługą kelnerską, nakryciem stołów, zapewnieniem zastawy (nie dopuszcza się stosowania plastikowych lub papierowych kubeczków, sztućców, talerzy itp.) oraz innych naczyń niezbędnych do serwowania zimnych i ciepłych posiłków (np. podgrzewacze, warniki, zaparzacze, termosy). Osoby prowadzące szkolenie tj.: co najmniej trzech doświadczonych wykładowców, praktyków i specjalistów posiadających wykształcenie wyższe psychologiczne oraz certyfikat coacha, z min 3-letnim doświadczeniem w prowadzeniu zajęć grupowych, którzy - każdy z nich oddzielnie - przeprowadzili co najmniej 80 godzin szkoleń w okresie ostatnich 3 lat z zakresu walki ze stresem i/lub wypaleniem zawodowym, w tym również przynajmniej jednego dla jednostek administracji publicznej. Wykładowcy poprowadzą poszczególne edycje szkoleń oddzielnie, wykorzystując przygotowane przez siebie prezentacje, a także udzielą odpowiedzi na zadawane przez uczestników pytania i wyjaśnią ich wątpliwości. Przeprowadzenie szkolenia zgodnie z harmonogramem szkolenia uwzględniającym zakres merytoryczny i zagadnienia dopasowane do potrzeb uczestników szkolenia. Materiały szkoleniowe dla każdego uczestnika szkolenia oraz egzemplarz dla celów archiwizacyjnych (teczka, notes, długopis, zakreślacz, prezentacja szkolenia w wersji papierowej oraz elektronicznej w formie e-maila wysłanego na skrzynki pocztowe uczestników szkolenia, bądź linku z którego można pobrać materiały - nie później niż w pierwszym dniu danej edycji szkolenia). Dla każdego uczestnika szkolenia publikacja książkowa z zakresu walki ze stresem i/lub wypaleniem zawodowym. Wydanie imiennych certyfikatów / zaświadczeń potwierdzających udział w szkoleniu, zgodnie z listą obecności. Zabezpieczenie minimum 3 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników szkolenia (w przypadku parkingu hotelowego). Odpowiednie oznakowania na materiałach szkoleniowych (prezentacji w formie papierowej i elektronicznej) i certyfikatach / zaświadczeniach zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, w szczególności dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Odpowiednie oznakowania sal, w których będą przeprowadzone zajęcia zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, w szczególności dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Po zawarciu umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu (a Zamawiający zaakceptuje lub wniesie uwagi do propozycji w terminie 2 dni roboczych): 1) propozycję materiałów szkoleniowych (w terminie 2 dni od daty zawarcia umowy), 2) propozycję menu (w terminie 2 dni przed pierwszą edycją szkolenia), 3) wzór certyfikatu / zaświadczenia (w terminie 2 dni przed pierwszą edycją szkolenia). Wszystkie materiały, tj. harmonogram, program szkolenia, certyfikaty / zaświadczenia i materiały szkoleniowe związane ze szkoleniem powinny zostać oznaczone kolorowymi logotypami przesłanymi przez Zamawiającego (dopuszcza się umieszczenie logotypów tylko na pierwszej stronie danego dokumentu). Płatność za usługę nastąpi po zorganizowaniu i przeprowadzeniu każdej edycji szkolenia, przy czym koszt będzie uzależniony od rzeczywistej liczby uczestników, zgłoszonych na 3 dni kalendarzowe przed terminem poszczególnej edycji szkolenia. Zapłata za wykonaną usługę nastąpi w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Szkolenie finansowane jest w całości ze środków publicznych, w związku z czym jest zwolnione z podatku VAT (cena netto = cena brutto). Szkolenie organizowane jest przez WUP w Katowicach w ramach projektu pn.: „Działania na rzecz eliminowania zdrowotnych czynników ryzyka w miejscu pracy pracowników WUP Katowice” realizowanego w ramach Działania 8.3 Poprawa dostępu do profilaktyki, diagnostyki i rehabilitacji leczniczej ułatwiającej pozostanie w zatrudnieniu i powrót do pracy w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.