Zapewnienie wyżywienia, noclegów, sal konferencyjnych oraz imprez towarzyszących na potrzeby konferencji Instytutu Fizyki w dniach 14-19.09.2014r. DZP.381.11.2014.UG

Katowice: Zapewnienie wyżywienia, noclegów, sal konferencyjnych oraz imprez towarzyszących na potrzeby konferencji Instytutu Fizyki w dniach 14-19.09.2014r. DZP.381.11.2014.UG


Numer ogłoszenia: 64030 - 2014; data zamieszczenia: 24.02.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Uniwersytet Śląski w Katowicach Dział Zamówień Publicznych , ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, woj. śląskie, tel. 32 3592048, faks 32 3592048.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.us.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zapewnienie wyżywienia, noclegów, sal konferencyjnych oraz imprez towarzyszących na potrzeby konferencji Instytutu Fizyki w dniach 14-19.09.2014r. DZP.381.11.2014.UG.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie wyżywienia, noclegów, sal konferencyjnych oraz imprez towarzyszących na potrzeby konferencji organizowanej przez Instytut Fizyki Uniwersytetu Śląskiego pn. 8th International Conference on Broadband Dielectric Spectroscopy and its Applications (8th Conference of the International Dielectric Society and 14th Conference on Dielectric & Related Phenomena). Maksymalna przewidywana liczba uczestników: 200 osób.
2) Warunki realizacji usługi:
a)Wykonawca odpowiada za sprawną organizację pracy przy realizacji przedmiotu umowy, w szczególności zobowiązany jest do zaangażowania właściwej liczby osób. Zaangażowane osoby winny posiadać konieczne ze względu na przedmiot umowy uprawnienia, kwalifikacje zawodowe oraz odpowiedni stan zdrowia;
b)Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za sprawy związane z bezpieczeństwem i higieną pracy osób zaangażowanych przy realizacji przedmiotu umowy;
c)Na Wykonawcy spoczywa odpowiedzialność za naruszenie przepisów p. poż., BHP oraz przepisów sanitarnych oraz brak stosownych zezwoleń na prowadzenie działalności będącej przedmiotem zamówienia. Sankcje nałożone przez właściwe organy, w razie naruszenia ww. zasad obciążają Wykonawcę.
d)Wykonawca zapewnia wysoką jakość świadczonych usług, w szczególności poprzez zapewnienie świeżych posiłków, czystości w miejscu zakwaterowania.
e)Rozliczenie za wykonane usługi nastąpi w oparciu o faktyczną liczbę wykorzystanych świadczeń. Wykonawcy nie przysługują z tytułu zmniejszenia liczby uczestników żadne roszczenia.
f)Uczestnicy konferencji nie są w żaden sposób zobowiązani do zakwaterowania (nocleg ze śniadaniem) w obiekcie, w którym będzie organizowana konferencja.
g)Wskazane w ofercie ceny jednostkowe zakwaterowania, gwarantowane dla uczestników konferencji, będą miały jedynie charakter informacyjny (tzn. nie będą wliczane do wartości oferty ani wynagrodzenia Wykonawcy) i nie powinny przekraczać cen w aktualnym na dzień opublikowania ogłoszenia o zamówieniu cenniku proponowanego przez Wykonawcę w ofercie obiektu/hotelu.
h)Kosztem za noclegi (ze śniadaniem i opłatą klimatyczną wliczonymi w cenę) będą obciążeni indywidualnie uczestnicy konferencji, w wysokości wskazanej w ofercie Wykonawcy. Koszt noclegów nie wlicza się do wartości oferty i nie stanowi elementu wynagrodzenia Wykonawcy.
i)Opłata za noclegi uiszczana będzie przez uczestników na rzecz obiektu, w którym odbędzie się konferencja. Możliwe formy płatności oraz numer konta zostanie przekazany Zamawiającemu przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy w obiekcie w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy.
j)Wykonawca zapewni na terenie obiektu obecność upoważnionego przedstawiciela (rezydenta) przez cały czas trwania konferencji. Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy (rezydent) będzie zobowiązany do stałego kontaktu telefonicznego, mailowego lub osobistego z organizatorami konferencji lub przedstawicielami obiektu przez cały czas trwania konferencji. Na 30 dni przed rozpoczęciem konferencji Wykonawca wskaże Zamawiającemu w formie pisemnej imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela (rezydenta) wraz z podaniem nr telefonu oraz emaila.
k)Do kontaktu bezpośredniego Zamawiającego z obiektem Wykonawca wyznaczy upoważnionego przedstawiciela w obiekcie, w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy.
l)Obiekt winien posiadać umeblowanie i wyposażenie w dobrym stanie technicznym, i spełniać wszelkie wymogi bezpieczeństwa określone obowiązującymi przepisami prawa. Wykonawca zapewnia wysoką jakość świadczonych usług, w szczególności poprzez zapewnienie świeżych posiłków oraz czystości w miejscu zakwaterowania.
m)Wynagrodzenie uiszczone zostanie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od daty przyjęcia przez Zamawiającego prawidłowo sporządzonej faktury.
n)Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy nastąpi według faktycznej liczby zrealizowanych świadczeń.
3) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 14.09.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie konkretyzuje powyższego warunku poprzez stworzenie opisu sposobu dokonywania oceny jego spełniania. Zamawiający oceni czy Wykonawca spełnia powyższy warunek w oparciu o oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV ust. 1 pkt 1 SIWZ.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał lub wykonuje należycie minimum 1 (jedną) usługę, polegającą na zapewnieniu łącznie noclegów, wyżywienia, organizacji wycieczki plenerowej oraz udostępnienia sal konferencyjnych z wyposażeniem multimedialnym dla nie mniej niż 100 osób jednocześnie.
    Przez jedną usługę Zamawiający rozumie świadczenie zrealizowane w ramach jednej umowy.
    W sytuacji, kiedy przedmiotem zamówienia są świadczenia okresowe i ciągłe, Zamawiający dopuszcza wykazanie się nie tylko zamówieniami wykonanymi (zakończonymi), ale również wykonywanymi. W przypadku usługi wykonywanej, którą wykazywał się będzie Wykonawca, warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert część zamówienia w ramach takiej usługi już faktycznie wykonana spełnia wymogi Zamawiającego określone w niniejszym opisie sposobu dokonywania oceny spełniania warunku.
    Jeżeli Wykonawca na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia wykaże się realizacją usług, których wartość wyrażona zostanie w walucie innej niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu dokona przeliczenia wskazanej wartości według średniego kursu NBP z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
    Ocena spełnienia warunku
    Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeśli Wykonawca złoży do oferty oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych warunków, tj:
    a) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - załącznik nr 1B do SIWZ,
    b) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, z załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.- załącznik nr 1E do SIWZ
    o których mowa w rozdziale IV ust. 1 pkt.1 i 2 SIWZ.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie konkretyzuje powyższego warunku poprzez stworzenie opisu sposobu dokonywania oceny jego spełniania. Zamawiający oceni czy Wykonawca spełnia powyższy warunek w oparciu o oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV ust.1 pkt 1 SIWZ.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie konkretyzuje powyższego warunku poprzez stworzenie opisu sposobu dokonywania oceny jego spełniania. Zamawiający oceni czy Wykonawca spełnia powyższy warunek w oparciu o oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV ust.1 pkt 1 SIWZ.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W celu potwierdzenia, iż Wykonawca spełnia powyższy warunek, Wykonawca składający ofertę winien wykazać, iż posiada ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia stanowiącą wartość lub równowartość co najmniej: 100 000,00 PLN (słownie: sto tysięcy złotych 00/100),
    Jeśli Wykonawca przedstawi w ofercie sumę ubezpieczenia w walucie innej niż PLN, przeliczenie zostanie dokonane według średniego kursu NBP z dnia wszczęcia postępowania (tzn. dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w BZP).
    Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia powyższy warunek w oparciu o:
    a) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV ust. 1 pkt 1 SIWZ,
    b) opłaconą polisę lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej, w wysokości wymaganej przez Zamawiającego, o której mowa w rozdz. IV ust. 1 pkt 3 i 3a) SIWZ.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• opłaconą polisę, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 4 ustawy, na zasoby innych podmiotów przedkłada następujące dokumenty dotyczące podmiotów, zasobami których będzie dysponował wykonawca:

• opłaconą polisę, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że inny podmiot jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY, USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• inne dokumenty

  1. Opis obiektu/hotelu, jego lokalizacji oraz wyposażenia Oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę
  2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 2 do SIWZ - opis przedmiotu zamówienia. Zamawiający uzna za wystarczające, jeśli Wykonawca dołączy do oferty podpisany załącznik nr 2 do SIWZ - opis przedmiotu zamówienia. Oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę
  3. Decyzja marszałka województwa w sprawie zaszeregowania obiektu, w którym świadczone będą usługi objęte przedmiotowym zamówieniem do rodzaju hotel oraz nadania kategorii co najmniej **** (cztery gwiazdki) albo inny dokument lub oświadczenie Wykonawcy potwierdzające spełnianie wymagań co do wyposażenia oraz świadczonych usług właściwych dla obiektu hotelarskiego rodzaju hotel, kategorii co najmniej **** (cztery gwiazdki), które to wymagania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169 z późn. zm.) wydanym na podstawie przepisu art. 45 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych.
  Zgodnie z przepisem art. 60 § 1 pkt 2 oraz 2a) ustawy z dnia 20 maja 1971 r. kodeks wykroczeń (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r nr 46, poz. 275 z późn. zm.) kto świadcząc usługi hotelarskie używa nazw rodzajowych lub określenia kategorii obiektów hotelarskich bez decyzji lub niezgodnie z decyzją, a także kto świadcząc usługi hotelarskie, używa oznaczeń, które mogą wprowadzić klientów w błąd co do rodzaju lub kategorii obiektu hotelarskiego podlega karze ograniczenia wolności albo grzywny. Oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Pełnomocnictwo - wymagane, jeżeli ofertę w postępowaniu składa w imieniu Wykonawcy pełnomocnik. W przypadku, kiedy osoba składająca w imieniu Wykonawcy ofertę, nie jest osobą upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy i do złożenia oferty w postępowaniu na podstawie aktualnego odpisu z właściwego rejestru (np. prowadzonego przez sąd rejestru handlowego, rejestru spółdzielni lub rejestru przedsiębiorstw państwowych albo odpisu z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wraz z ofertą powinno zostać złożone stosowne pełnomocnictwo dla tej osoby/ób wystawione przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Wykonawcy. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie zobowiązani są załączyć do oferty pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Oryginał lub kopia poświadczona notarialnie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1.Zmiana treści umowy może nastąpić wyłącznie w granicach unormowania art.144 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych i pod rygorem nieważności wymaga formy pisemnego aneksu skutecznego po podpisaniu przez obie Strony.
2.Zamawiający może wyrazić zgodę na dokonanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy wyłącznie w przypadku:
1) konieczności przesunięcia terminu realizacji zamówienia, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy i nie wynika ona z winy Wykonawcy,
2) konieczności przesunięcia terminu realizacji zamówienia, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności leżących po stronie Zamawiającego,
3) zmiany sposobu realizacji zamówienia z samodzielnej realizacji przez Wykonawcę, na realizację z udziałem podwykonawców lub zmiany zakresu usług powierzonych podwykonawcom, z zastrzeżeniem, że podwykonawcy będą posiadać właściwości niezbędne do realizacji zamówienia (dotyczy przypadku, w którym Wykonawca powierza wykonanie części zamówienia podwykonawcom),
4) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy,
5) ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania umowy, Zamawiający nie dopuszcza możliwości zwiększenia wartości umowy, o której mowa w § 7 ust.4 umowy,
6) zmiany cen w sytuacji, kiedy zmiana ta będzie korzystna dla Zamawiającego tzn. na cenę niższą - na pisemny wniosek jednej ze Stron.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://www.us.edu.pl/zamowienia-publiczne/1/u/1

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Dział Zamówień Publicznych, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, IIIp. pok. 69.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
04.03.2014 godzina 13:30, miejsce: Dział Zamówień Publicznych, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, IIIp. pok. 69.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie