Pełnienie funkcji Inwestora Zastępczego przy realizacji inwestycji pod nazwą: „Budowa sali koncertowej przy Państwowej Szkole Muzycznej I st. im. W. Lutosławskiego w Zambrowie”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jestpełnienie funkcji Inwestora Zastępczego przy realizacji inwestycji pod nazwą: „Budowa sali koncertowej przy Państwowej Szkole Muzycznej I st. im. W. Lutosławskiego w Zambrowie” współfinansowanej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 8.1 Ochrona dziedzictwa kulturowego i rozwój zasobów kultury Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014 - 2020, zgodnie z wymogami określonymi w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz załącznikami stanowiącymi jej integralną część. Inwestor Zastępczy wykonuje czynności zastępstwa inwestycyjnego w imieniu i na rzecz Zamawiającego tj.Państwowej Szkoły Muzycznej I st. im. W. Lutosławskiego w Zambrowie. Inwestycja prowadzona będzie zgodnie z dokumentacją projektową stanowiącą załącznik nr 7 do SIWZ. W ramach realizacji zamówienia Inwestor Zastępczy będzie prowadził monitoring, nadzór i kontrolę, sprawozdawczośćoraz pełniłfunkcję Inspektora Nadzoru Inwestorskiego. 2. Podstawowe obowiązki Inwestora Zastępczego: 1) koordynowanie projektu pod względem technicznym; 2) koordynowanie projektu pod względem organizacyjnym, w tym pełen nadzór i konsultacje dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi udzielanymi w ramach przedmiotowego projektu; 3) koordynowanie projektu pod względem finansowym, w tym weryfikacja i nadzór nad dokumentami księgowymi pod względem prawidłowości wydatkowania środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu; 4) monitorowanie harmonogramu realizacji projektu; 5) pełnienie funkcji nadzoru inwestorskiego we wszystkich wymaganych przez projekt branżach; 6) raportowanie i sprawozdawczość, w tym sporządzanie wniosków o płatność dofinansowania; 7) cykliczne/comiesięczne prezentowanie sprawozdania z postępu prac, jak również niezwłoczne, bieżące informowanie o ewentualnych zmianach w harmonogramie, czy pojawiających się zagrożeniach. Przygotowywanie wszelkich korekt i zmian w umowach z Instytucją Zarządzająca RPOWP; 8) udział w kontrolach prowadzonych przez uprawnione organy w tym: udzielanie odpowiedzi na pytania organów kontrolujących, sporządzanie wyjaśnień, zajmowanie stanowiska w przypadku ewentualnych zarzutów; 9) gruntowne zapoznanie się z dokumentacją projektową oraz pełna współpraca z Zamawiającym, Projektantem oraz Wykonawcą robót przy realizacji Inwestycji; 10) zapewnienie personelu posiadającego doświadczenie zawodowe oraz stosowne uprawnienia do wykonywania powierzonych im czynności; 11) obecność na placu budowy, utrzymywania komunikacji (faks, email, telefon) z Zamawiającym od poniedziałku do soboty w godzinach 8.00 - 16.00 lub dłużej w zależności od czasu pracy Wykonawcy robót. Inwestor Zastępczy ma obowiązek wizytowania terenu budowy nie rzadziej niż co drugi dzień roboczy. Inspektorzy nadzoru inwestorskiego zobowiązani są wizytować teren budowy każdego dnia w którym wykonywane są roboty budowlane odpowiadające ich specjalności; 12) protokolarne przekazanie dokumentacji projektowej i placu budowy Wykonawcy robót budowlanych; 13) sprawowanie kontroli nad umową z Wykonawcą robót budowlanych pod względem formalno - prawnym (m.in. akceptacja wnoszonego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, weryfikacja polisy ubezpieczeniowejitp.); 14) prowadzenie korespondencji z Wykonawcami; 15) kontrolowanie wykonywania robót pod kątem zgodności z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami; sygnalizowanie Zamawiającemu o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na terminowość oraz poprawność wykonywanych robót budowlanych oraz wystąpieniu okoliczności nieprzewidzianych w dokumentacji projektowej; 16) sprawdzanie i akceptacja umów z podwykonawcami robót budowlanych, prowadzenie ich rejestru, bądź wnoszenie zastrzeżeń i sprzeciwu do ww umów; 17) prowadzenie narad koordynacyjno - technicznych na budowie/w siedzibie Zamawiającego w terminach uzgodnionych z Zamawiającym i Wykonawcą robót i Nadzorem Autorskim oraz sporządzanie protokółów z tych narad i przekazywanie ich w terminie 7 dni Zamawiającemu. Narady winny odbywać się nie rzadziej niż 1 raz na 2 tygodnie; 18) uczestnictwo w imieniu Zamawiającego wraz z Wykonawcą robót budowlanych w procedurze uzyskania koniecznych pozwoleń uzgodnień oraz innych decyzji administracyjnych; 19) reprezentowanie Zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą i Sądami w przypadku ewentualnych sporów (koszty postępowania odwoławczego i koszty sądowe ponosi Zamawiający); 20) dokumentowanie procesu budowy (w tym dokumentacja fotograficzna) i archiwizacja dokumentów; 21) Inwestor Zastępczy w ramach oferowanej ceny ryczałtowej zobowiązany będzie do wykonania wszystkich prac związanych z realizacją inwestycji, które mieszczą się zakresie obowiązków Zamawiającego, a nie zostały wprost wymienione w niniejszej SIWZ i umowie, a są niezbędne do prawidłowej realizacji kontraktu i służą zabezpieczeniu interesów Zamawiającego; 22) Inwestor Zastępczy nie może zwolnić którejkolwiek ze stron z jakichkolwiek zobowiązań lub odpowiedzialności wynikających z umowy (kontraktu); 23) wszystkie polecenia Inwestora Zastępczego mające wpływ na koszty robót budowlanych i termin muszą być potwierdzone na piśmie przez Zamawiającego; 24) pełnienie funkcji Inspektora Nadzoru Inwestorskiego w pełnym zakresie (w specjalności: konstrukcyjno – budowlanej; instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych, instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych) zgodnie z art. 25, 26 i 27 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r., poz. 290 ze zm.), a w szczególności reprezentowanie inwestora na budowie przez sprawowanie stałej kontroli zgodności jej realizacji z dokumentacją projektową, pozwoleniem na budowę, obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z ustawą Prawo budowlane, przepisami techniczno-budowlanymi i normami oraz specyfikacjami technicznymi, w szczególności poprzez: a) regularne sprawdzanie postępu robót na budowie oraz jakości ich wykonania, a także wszystkich innych działań Wykonawcy robót budowlanych w aspekcie jego zobowiązań wynikających z kontraktu, b) bieżące dokonywanie obmiaru wykonanych robót, c) zapewnienie obecności kadry technicznej pełniącej bieżący nadzór nad realizacją budowy w godzinach pracy Wykonawcy robót budowlanych w wymiarze niezbędnym do sprawowania prawidłowego nadzoru nad realizacją budowy, z częstotliwością określoną w pkt 2 ppkt 11) a w przypadkach nagłych Inwestor Zastępczy gwarantuje stawienie się na placu budowy i/lub w siedzibie Zamawiającego osoby pełniącej funkcję koordynatora nadzoru inwestorskiego/inspektora nadzoru robót branżowych w czasie: do 2 godzin od wezwania telefonicznego, potwierdzonego faksem bądź e-mailem, co każdorazowo odnotowane zostanie w protokole, sporządzonym przez przedstawiciela Zamawiającego, d) kontrolowanie przestrzegania przez Wykonawcę robót budowlanych przepisów BHP, przeciwpożarowych i ochrony środowiska naturalnego, e) uzgadnianie lokalizacji baz, warsztatów, magazynów, składowisk ukopów i dróg dojazdowych na terenie i wokół terenu budowy, f) współdziałanie z władzami lokalnymi i użytkownikami urządzeń podziemnych w przypadku uszkodzenia przez Wykonawcę robót budowlanych nie uwzględnionych w dokumentacji urządzeń podziemnych, g) sprawdzenie i odbiór robót budowlanych ulegających zakryciu lub zanikających, uczestniczenie w próbach i odbiorach technicznych instalacji i urządzeń technicznych (Inwestor zastępczy zobowiązany jest wykonać szczegółową dokumentację fotograficzną w technologii cyfrowej oraz opisowej wykonanych robót zanikających i ulegających zakryciu, przed ich odbiorem częściowym i końcowym), h) sprawdzenie jakości wykonanych robót, wbudowanych materiałów budowlanych, zapobieganie zastosowaniu materiałów wadliwych, nie dopuszczonych do obrotu i stosowania na budowie; kontrola jakości używanych materiałów polega na sprawdzeniu posiadanych przez nie stosownych atestów, aprobat technicznych, deklaracji zgodności i innych dokumentów zgodnych z polskim prawem; w razie potrzeby Inwestor zastępczy zażąda dodatkowych badań jakościowych próbek materiału pod kątem osiągnięcia przez nie zakładanych w dokumentacji parametrów; Inwestor zastępczy zobowiązany jest do przechowania przedstawionych przez Wykonawcę robót budowlanych certyfikatów i deklaracji zgodności materiałów budowlanych; w przypadku dopuszczenia do zabudowania materiałów niespełniających w/w warunków, Inwestor Zastępczy ponosi odpowiedzialność za ich wymianę, i) dostarczanie kompetentnym organom sprawozdań z wyników wszelkich prób i odbiorów wykonanych zgodnie z wymaganiami, warunkami umowy oraz obowiązującymi w Polsce przepisami Prawa Budowlanego, j) wydawanie kierownikowi budowy lub kierownikowi robót poleceń potwierdzonych wpisem do dziennika budowy dotyczących: - usunięcia nieprawidłowości lub zagrożeń, wykonania prób lub badań, także tych wymagających odkrycia robót lub elementów, - dokonania poprawek, bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, - wstrzymania robót budowlanych w przypadku, gdyby ich kontynuacja mogła wywołać zagrożenie, bądź spowodować niedopuszczalną niezgodność z projektem lub z pozwoleniem na budowę, - wstrzymania robót gdy Wykonawca robót budowlanych nie wypełnia swych obowiązków z należytą starannością, wiedzą techniczną i postanowieniami zawartej z nim umowy; j) egzekwowanie od projektantów pełnienia obowiązku nadzoru autorskiego, a w razie potrzeby wzywanie projektanta na budowę, kierowanie do projektanta uwag i zastrzeżeń do projektu, zgłoszonych przez Wykonawcę robót lub Zamawiającego w toku realizacji inwestycji i dokonywanie z nim stosowanych zmian, uzgodnień lub wyjaśnień; 25) przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych - a) Inwestor Zastępczy zobowiązany będzie do przygotowania i przeprowadzenia przy udziale Zamawiającego postępowań przetargowych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych naroboty budowlane oraz dostawy instrumentów muzycznych; b) Do zakresu obowiązków należeć będzie m.in.: - przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia na dostawę instrumentów muzycznych i uzgodnienie go z Zamawiającym – (przewidywany zakres zamówienia - fortepian koncertowy, zestaw kotłów orkiestrowych, fortepiany półkoncertowe (2 szt.) oraz pianina (3 szt.)). - ustalenie w porozumieniu z Zamawiającym warunków stawianych wykonawcom w zakresie doświadczenia, kwalifikacji, sytuacji finansowej, gwarancji, terminu wykonania robót i realizacji dostaw, kryteriów oceny ofert oraz warunków płatności, - przygotowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wraz z wzorem umowy oraz innych dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, - udzielanie odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczące SIWZ, - organizacja otwarcia ofert z udziałem przedstawicieli Zamawiającego, - dokonanie oceny złożonych ofert, - prowadzenie korespondencji z wykonawcami w trakcie postępowania, - wybór wykonawcy, który złożył ofertę najkorzystniejszą w świetle postawionych kryteriów, - udzielanie odpowiedzi na odwołania złożone przez wykonawców, udział w ewentualnych odwołaniach przez nich wniesionych, - przygotowania rozstrzygnięcia postępowania, - sporządzenie protokołu z postępowania, - uzyskanie akceptacji Zamawiającego na wszystkich sporządzonych dokumentach, c) Przedstawiciele Zamawiającego wchodzić będą w skład komisji przetargowych. Kierownik Zamawiającego zatwierdzać będzie wybór najkorzystniejszej oferty i podpisywać umowy z wyłonionymi Wykonawcami; d) Inwestor Zastępczy zobowiązany będzie do: - przygotowania do podpisania umów z wybranymi Wykonawcami na roboty budowlane i dostawy, sprawdzenia wszystkich dokumentów niezbędnych do podpisania umowy i przedstawienia ich do podpisu Zamawiającemu, - wykonania i przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji harmonogramu rzeczowo – finansowego robót budowlanych po wyłonieniu Wykonawcy robót w terminie 10 dni od podpisania umowy z Wykonawcą; e) w przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane bądź dostawy, Inwestor Zastępczy będzie zobowiązany przeprowadzić kolejne postępowania, aż do skutecznego wyłonienia wykonawców; 26) obsługa finansowa inwestycji w tym kontrola rozliczenia budowy w szczególności poprzez: a) opracowanie oraz przekazanie Zamawiającemu dokumentów niezbędnych do uruchomienia finansowania, b) nadzór nad realizacją robót budowlanych zgodnie z harmonogramem, c) sprawdzanie obmiarów robót oraz potwierdzenie ilości i jakości wykonywanych robót jako podstawy do zapłaty Wynagrodzenia wykonawcy robót budowlanych, d) kontrolę prawidłowości wystawienia faktur, zakresów prac i kwot w zakresie zgodności z zawartą umową z Wykonawcą robót budowlanych, e) zatwierdzanie do zapłaty faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę robót budowlanych w terminie do 5 dni od daty dostarczenia - Inwestor zastępczy ponosi skutki finansowe wynikające z nieterminowego przekazania Zamawiającemu faktur wystawionych przez Wykonawcę robót budowlanych, f) sprawdzanie kalkulacji ewentualnych robót zamiennych (o ewentualnych robotach zamiennych Inwestor Zastępczy jest zobowiązany poinformować Zamawiającego oraz uzyskać zgodę Zamawiającego oraz autora projektu), g) przygotowanie dokumentacjiniezbędnej do egzekwowaniaewentualnych kar umownych oraz odszkodowań obciążających Wykonawcę robót budowlanych za nienależyte lub nieterminowe wykonanie przez niego zobowiązań umownych, h) prowadzenie pełnej sprawozdawczości finansowej, zarówno dla Zamawiającego, jak i wszelkich instytucji uczestniczących w finansowaniu zadania; sprawozdania finansowe mają być wykonywane przez Inwestora Zastępczego w okresach uzgodnionych z Zamawiającym, bez wezwania, i) rozliczenie końcowe inwestycji (włącznie z rozliczeniem dotacji pozyskanych przez Zamawiającego ze źródeł zewnętrznych), w tym: - całościowe zestawienie faktur i kosztów inwestycji z podziałem na koszty prac podstawowych, zamiennych i niewykonanych, - dokumentację wykonanych robót w postaci szczegółowych książek obmiaru; 27) zapewnienie właściwego obiegu informacji dotyczących Inwestycji, w szczególności: a) przekazywanie Zamawiającemu wszelkich żądanych przez niego informacji i wyjaśnień, w zakresie postępu robót budowlanych i stanu realizacji dostaw, b) składanie Zamawiającemu, nie rzadziej niż raz w miesiącu do 7 dnia każdego następnego miesiąca, raportów o pracach wykonanych przez Wykonawcę robót budowlanych, zawierających informacje i dane o stanie zaawansowania budowy oraz wszelkich przypadkach ujawnionych wad i opóźnień w wykonywaniu prac wraz z dokumentacją fotograficzną; c) raport miesięczny będzie zawierał w szczególności: - opis postępu robót w stosunku do przyjętego harmonogramu, - nakłady finansowe poniesione na roboty w powiązaniu z przyjętym harmonogramem, - plan robót i finansowania na następne miesiące, - opis powstałych problemów i zagrożeń oraz działań podjętych w celu ich usunięcia, - fotografie dokumentujące postęp robót, - wykaz zmian w dokumentacji projektowej, - wykaz wystąpień Wykonawcy i sposób ich rozpatrzenia, - wykaz podwykonawców i robót im powierzonych, 28) prowadzenie pełnej dokumentacji budowy obejmującej także sporządzone i przekazane przez Wykonawcę robót budowlanych oryginały i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów (dokumentacje techniczne, rysunki, raporty, pisma, harmonogramy itp.) wraz z ich wykazem i przekazanie Zamawiającemu w terminie 30 dni od daty odbioru końcowego budowy; dokumentacja obejmuje w szczególności: a) dokumentację projektową, b) dokumentację powykonawczą sposobu wykonania prac, w tym: - rysunki i wszelkie dokumentacje warsztatowe oraz powykonawcze, podpisane przez osoby odpowiedzialne za ich realizację, - dokumentację fotograficzną wykonaną przez Inwestora Zastępczego części i fragmentów robót i obiektu w szczególności dotyczącą robót zanikających i ulegających zakryciu, c) atesty materiałowe, certyfikaty, deklaracje zgodności i inne dokumenty wymagane prawem budowlanym dotyczące wbudowanych materiałów, d) instrukcje obsługi, karty DTR, karty gwarancyjne i inne dotyczące wbudowanych urządzeń i sprzętu w obiekcie, e) protokoły prób i sprawdzeń, odbiorów UDT i innych urządzeń i instalacji oraz sprzętu, f) raporty, g) dokumentację zmian, w tym: analizy ekonomiczno-techniczne, projekty i rysunki zamienne, protokoły konieczności, rysunki robocze i zamienne powstające na budowie a nie spełniające formalnych wymogów nadzoru autorskiego, h) dokumentację nadzorów autorskich, w tym: - dziennik nadzorów autorskich w formie załącznika do dziennika budowy, - kserokopie potwierdzonych wpisów nadzoru autorskiego do dziennika budowy, - projekty i rysunki zamienne, i) przedmiary robót oraz książkę obmiaru robót, dokumentację finansowo-księgową budowy, korespondencję, w tym: decyzje, opinie, uzgodnienia; 29) na etapie zakończenia budowy Inwestor Zastępczy zobowiązany jest do: - przygotowania wszelkich materiałów do umożliwienia dokonania odbioru końcowego, powiadomienia wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego o terminie tego odbioru, - przygotowania wniosku o wydanie decyzji o pozwoleniu na użytkowanie, - udziału w czynnościach odbioru końcowego, gwarancyjnego i pogwarancyjnego: (w ramach tych czynności zobowiązany jest do: stwierdzenia gotowości do odbioru, przekazania Zamawiającemu protokołów odbioru oraz dokumentacji powykonawczej), - przygotowania wszystkich dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy o przyłączenie mediów i dostawę mediów i przedstawienie ich do podpisania Zamawiającemu, - dokonania ostatecznego rozliczenia Inwestycji w terminie 30 dni od zakończenia robót budowlanych; 30) Po odbiorze końcowym robót, Inspektor Nadzoru będzie realizował przeglądy gwarancyjne (min. 1 raz w roku), polegające na: - zgłaszaniu ujawnionych wad Wykonawcy robót, -nadzorowaniu podczas usuwania wad przez Wykonawcę, przygotowanie i sprawdzanie protokołów z tych czynności, - uczestnictwo w rozwiązywaniu sporów wynikłych w okresie gwarancji pomiędzy Zamawiającym a Wykonawca robót a) Wykonawca zobowiązany będzie do uczestnictwa w czynnościach związanych z obsługą okresu gwarancyjnego udzielonego przez wykonawcę robót budowlanych bez dodatkowego wynagrodzenia b) Okres gwarancji liczony będzie od daty podpisania protokołu odbioru końcowego robót c) Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego stawiennictwa na wezwanie Zamawiającego (faksem lub emailem) w przypadku ujawnienia wady poza przeglądem gwarancyjnym, o którym mowa w pkt 30). W celu wyczerpującego zapoznania się z przyszłą inwestycją Zamawiający umożliwi dokonanie samodzielnej wizji w terenie oraz zapoznanie się z dokumentacją jw., która dodatkowo udostępniona będzie w siedzibie Zamawiającego, po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu terminu.