Wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami, wdrożenie e-usług na e-PUAP oraz organizacja i przeprowadzenie szkoleń w ramach projektu „Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego. - polska-prusice: system zarządzania dokumentacją

Zamiast: 

II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu:

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja IV części postępowania w ramach projektu Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet V Dobre rządzenie, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej) w zakresie wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami, wdrożenia e-usług na e-PUAP, utworzenie punktów potwierdzania Profilu Zaufanego oraz organizacja i przeprowadzenie szkoleń dla uczestników projektu w Gminie Wołów, Gminie Zawonia, Gminie Wisznia Mała, Gminie Dobroszyce oraz Gminie Prochowice, zwanych dalej Urzędami.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i wymagania Zamawiającego określa Załącznik nr 1 do umowy.

3. Określony w ust. 1 przedmiot umowy obejmuje wykonanie sześciu następujących zadań:

1) Zadanie nr 1 w Gminie Wołów:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 10 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

2) Zadanie nr 2 w Gminie Zawonia:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 15 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

3) Zadanie nr 3 w Gminie Wisznia Mała:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 10 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

4) Zadanie nr 4 w Gminie Dobroszyce:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 12 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

5) Zadanie nr 5 w Gminie Prochowice:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 10 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

6) Zadanie nr 6: organizacja i przeprowadzenie szkoleń w Urzędach pięciu JST.

4. Wymagania w zakresie organizacji i przeprowadzenia szkoleń:

1) Szkolenie dla wszystkich pracowników Urzędów w zakresie:

szkolenia dla wszystkich urzędników Gmina Wołów Gmina Prochowice Gmina Dobroszyce Gmina Zawonia Wisznia Mała

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi cz. 1A (8 godz.) i cz. 1B (8 godz.) – liczba grup 7 2 2 2

3

Łączna liczba przeszkolonych osób 86 25 23 16

32

Miejsce realizacji szkolenia Wołów Prochowice Dobroszyce Zawonia Wisznia Mała

2) Szkolenia dla wytypowanych w Urzędach liderów w zakresie:

szkolenia dla liderów Gmina Wołów Gmina Prochowice Gmina Dobroszyce Gmina Zawonia Wisznia Mała

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi (8 godz.) – liczba grup 1

Łączna liczba przeszkolonych osób 5 2 2 2

3

Miejsce realizacji szkolenia Wisznia Mała

Gromadzenie i analiza informacji cz. 1A (8 godz.) i cz. 1B (8 godz.) – liczba grup 1

Łączna liczba przeszkolonych osób 5 2 2 2

3

Miejsce realizacji szkolenia Wołów

3) Szkolenia dla informatyków Urzędów w gminach: Wołów, Zawonia, Prochowice, Dobroszyce, Wisznia Mała w zakresie:

a) Tworzenia formularzy na e-PUAP - warsztaty (8 godz.) – liczba osób przeszkolonych – 5 (miejsce realizacji szkolenia: Wołów),

b) Gromadzenia i analizy informacji cz. 1A (8 godz.) i cz. 1B (8 godz.) – liczba osób przeszkolonych – 5 (miejsce realizacji szkolenia: Zawonia),

c) Zarządzania środowiskiem serwerowym cz. 1A (8 godz.) i cz. 1B (8 godz.) – liczba osób przeszkolonych – 5 (miejsce realizacji szkolenia: Prochowice),

d) Zarządzania środowiskiem serwerowym cz. 2A (8 godz.) i cz. 2B (8 godz.) – liczba osób przeszkolonych – 5 (miejsce realizacji szkolenia: Wisznia Mała).

5. Dostarczony przez Wykonawcę system, o którym mowa w „Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia”, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, będzie sprawne i zdolne do użycia zgodnie z jego podstawowymi właściwościami. Oprogramowanie będzie posiadało ważne i oryginalne gwarancje/licencje udzielone przez producenta.

6. Gwarancja:

1) Na dostarczony system Wykonawca udzieli, co najmniej 36 miesięcy gwarancji licząc od daty bezusterkowego odbioru ostatecznego.

2) Termin gwarancji liczy się od dnia podpisania bezusterkowego protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.

3) Warunki gwarancyjne zawarte w umowie mają pierwszeństwo przed ogólnymi warunkami gwarancji, chyba że ogólne warunki gwarancji są korzystniejsze dla Zamawiającego.

4) Za wszelkie prace gwarancyjne wraz z dojazdem, delegacją itp. Wykonawca nie pobiera dodatkowych opłat.

5) Gwarancja obejmuje w szczególnosći:

a) funkcjonowanie przedmiotu zamówienia zgodne z jego przeznaczeniem oraz zawartą umową,

b) możliwość prowadzenia działalności zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi w okresie gwarancji przepisami polskiego prawa

c) usunięcie błędów w przedmiocie zamówienia przez Wykonawcę. Za błędy uważa się funkcjonowanie przedmiotu zamówienia niezgodnie z dokumentacją postępowania lub przeznaczeniem lub w zakresie udokumentowanych funkcji działanie niezgodne z bezwzględnie obowiązującymi w okresie gwarancji przepisami polskiego prawa.

6) Gwarancja obejmuje czynności związane z badaniem poprawności zapisów w bazach danych, ich korygowanie lub konserwację.

III.2.3) Kwalifikacje techniczne:

Określenie usług, których dotyczy obowiązek wskazania przez wykonawcę w wykazie lub złożeniapoświadczeń, w tym informacja o usługachniewykonanych lub wykonanych nienależycie:

Zamawiający wymaga wyłącznie przedstawienia informacji o:

a) usługach należycie wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeliokres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, tj. co najmniej:

IV.3.4) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

31.3.2015 (11:00)

IV.3.8) Warunki otwarcia ofert:

31.3.2015 (11:15)

Powinno być: 

II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu:

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja IV części postępowania w ramach projektu Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007–2013, Priorytet V Dobre rządzenie, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej) w zakresie wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami, wdrożenia e-usług na e-PUAP, utworzenie punktów potwierdzania Profilu Zaufanego oraz organizacja i przeprowadzenie szkoleń dla uczestników projektu w Gminie Wołów, Gminie Zawonia, Gminie Wisznia Mała, Gminie Dobroszyce oraz Gminie Prochowice, zwanych dalej Urzędami.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i wymagania Zamawiającego określa Załącznik nr 1 do umowy.

3. Określony w ust. 1 przedmiot umowy obejmuje wykonanie sześciu następujących zadań:

1) Zadanie nr 1 w Gminie Wołów:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 10 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

2) Zadanie nr 2 w Gminie Zawonia:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 15 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

3) Zadanie nr 3 w Gminie Wisznia Mała:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 10 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

4) Zadanie nr 4 w Gminie Dobroszyce:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 12 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

5) Zadanie nr 5 w Gminie Prochowice:

Lp. Wyszczególnienie

1 Zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami

2 Wdrożenie 10 e-usług na ePUAP

3 Wdrożenie Punktu potwierdzenia Profilu Zaufanego

6) Zadanie nr 6: organizacja i przeprowadzenie szkoleń w Urzędach pięciu JST.

4. Wymagania w zakresie organizacji i przeprowadzenia szkoleń:

1) Szkolenie dla wszystkich pracowników Urzędów w zakresie:

a) Zarządzanie dokumentami elektronicznymi cz. 1A (8 godz.) i cz. 1B (8 godz.) – (Odbiorca szkoleń/liczba grup/ Łączna liczba przeszkolonych osób/ Miejsce realizacji szkolenia)

Gmina Wołów/7/86/Wołów.

Gmina Prochowice/2/25/ Prochowice.

Gmina Dobroszyce/2/23/ Dobroszyce.

Gmina Zawonia/2/16/Zawonia.

Gmina Wisznia Mała/3/32/ Wisznia Mała.

2) Szkolenia dla wytypowanych w Urzędach liderów w zakresie:

a) Zarządzanie dokumentami elektronicznymi (8 godz.) – liczba grup (odbiorca szkoleń/liczba grup/ Łączna liczba przeszkolonych osób/ Miejsce realizacji szkolenia).

Gmina Wołów/1/5/ Wisznia Mała.

Gmina Prochowice/1/2/ Wisznia Mała.

Gmina Dobroszyce/1/2/ Wisznia Mała.

Gmina Zawonia/1/2/ Wisznia Mała.

Gmina Wisznia Mała/1/3/ Wisznia Mała.

b) Gromadzenie i analiza informacji cz. 1A (8 godz.) i cz. 1B (8 godz.) – liczba grup (odbiorca szkoleń/liczba grup/ Łączna liczba przeszkolonych osób/ Miejsce realizacji szkolenia).

Gmina Wołów/1/5/ Wołów.

Gmina Prochowice/1/2/ Wołów.

Gmina Dobroszyce/1/2/ Wołów.

Gmina Zawonia/1/2/ Wołów.

Gmina Wisznia Mała/1/3/ Wołów.

3) Szkolenia dla informatyków Urzędów w gminach: Wołów, Zawonia, Prochowice, Dobroszyce, Wisznia Mała w zakresie:

a) Tworzenia formularzy na e-PUAP – warsztaty (8 godz.) – liczba osób przeszkolonych – 5 (miejsce realizacji szkolenia: Wołów).

b) Gromadzenia i analizy informacji cz. 1A (8 godz.) i cz. 1B (8 godz.) – liczba osób przeszkolonych – 5 (miejsce realizacji szkolenia: Zawonia).

c) Zarządzania środowiskiem serwerowym cz. 1A (8 godz.) i cz. 1B (8 godz.) – liczba osób przeszkolonych – 5 (miejsce realizacji szkolenia: Prochowice).

d) Zarządzania środowiskiem serwerowym cz. 2A (8 godz.) i cz. 2B (8 godz.) – liczba osób przeszkolonych – 5 (miejsce realizacji szkolenia: Wisznia Mała).

4a. W ramach zamówienia wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia szkoleń, o których mowa w "Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia", stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, oraz poniższymi wytycznymi:

1) Wykonawca powinien przewidzieć czas na cztery 15-minutowe przerwy kawowe w każdym prowadzonym szkoleniu.

2) Sale do realizacji szkoleń nieodpłatnie udostępnią Wykonawcy JST biorące udział w projekcie, w których realizowane będzie dane szkolenie.

3) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za organizacyjną i merytoryczną realizację szkoleń.

4) Wykonawca w zakresie przeprowadzanych szkoleń zobowiązany będzie do:

przygotowania w terminie 5 dni od daty zawarcia umowy szczegółowego harmonogramu realizacji szkoleń w porozumieniu z Zamawiającym – przez Zamawiającego należy każdorazowo rozumieć odpowiednio Kierownika projektu (KP), Specjalistę ds. organizacji szkoleń SOS) oraz specjalistę ds. monitoringu i ewaluacji (SME);

świadczenia szkoleń według opracowanego harmonogramu realizacji szkoleń, zatwierdzonego przez KP (Zamawiający zakłada, że zajęcia mogą odbywać się od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędów);

zapewnienia trenerów i/lub ekspertów w danych dziedzinach do przeprowadzenia szkoleń;

zagwarantowania niezbędnego wyposażenia technicznego do prowadzenia szkolenia tj. m.in. laptopów/zestawów komputerowych dla uczestników szkoleń oraz laptopa do prezentacji multimedialnych wraz z projektorem na własny koszt;

opracowania materiałów szkoleniowych do każdego szkolenia i przesyłania ich w wersji elektronicznej z trzydniowym wyprzedzeniem SOS i SME;

przeniesienia na Zamawiającego bez dodatkowego wynagrodzenia autorskich praw majątkowych do dokumentów opracowanych w ramach zamówienia dalej zwanych materiałami szkoleniowymi we wszystkich polach eksploatacji wymienionych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631, z późn. zm.), a w szczególności w zakresie:

— utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie każdą techniką egzemplarzy utworu, w tym wersji papierowej (kserowanie, skanowanie), techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową,

— obrotu oryginałem opracowań albo egzemplarzami, na których opracowanie utrwalono,

— sprzedaż lub użyczenie oryginału opracowań albo egzemplarzy, na których opracowania utrwalono, w całości lub dowolnej części, jako podstawę lub materiał wyjściowy do wykonania innych opracowań w następujących formach: papierowej, elektronicznej, za pośrednictwem Internetu, poczty elektronicznej, na nośnikach optycznych,

— wprowadzenie opracowań lub ich części do pamięci komputerów w dowolnej liczbie stanowisk komputerowych Zamawiającego,

— rozpowszechnienie utworu w sposób inny niż określony wyżej – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym,

— korzystania na własny użytek.

Wyrażania zgody na korzystanie i rozporządzanie prawem zależnym. Zamawiający nabywa prawo do przeniesienia autorskich praw majątkowych na rzecz osób trzecich. Zamawiający nabywa prawo do korzystania i rozporządzania prawem wymienionym w /w punktach tak w kraju jak i za granicą. Wykonawca oświadcza, że przenosi na Zamawiającego własność wszystkich egzemplarzy opracowań, które zostaną Zamawiającemu wydane w związku z wykonaniem przez Wykonawcę przedmiotu umowy. Zapłata wynagrodzenia umownego wyczerpuje wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu przeniesienia na rzecz Zamawiającego autorskich praw majątkowych na wszystkich polach eksploatacji oraz przeniesienia własności nośników.

ścisłej współpracy z KP, SOS i SME w zakresie realizacji zamówienia;

prowadzenia dziennika zajęć zawierającego wymiar godzin, tematy zajęć oraz podpisy osób prowadzących dane szkolenie wraz z listą obecności uczestników szkolenia według wzorów przekazanych przez Zamawiającego;

zachowanie w tajemnicy wszelkich danych, do których będzie miał dostęp w związku z realizacją zamówienia;

wydanie zaświadczeń potwierdzających ukończenie każdego szkolenia z potwierdzeniem liczby odbytych godzin i zakresu merytorycznego;

przekazanie Zamawiającemu (tzn. KP, SOS lub SME) bezpośrednio po realizacji danego szkolenia, a najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych oryginałów dokumentów powstałych w wyniku realizacji szkolenia, do których wytworzenia zobowiązany został Wykonawca;

oznaczenia logiem Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, informacją o współfinansowaniu projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, a także logiem i nazwą projektu wszelkich dokumentów sporządzanych w ramach realizacji zamówienia, a także miejsca prowadzenia szkoleń;

Zamawiający zastrzega w umowie z Wykonawcą prawo wglądu do dokumentów Wykonawcy i żądania ich wykazania ze strony Wykonawcy związanych z realizowanym projektem, w tym dokumentów finansowych.

5. Dostarczony przez Wykonawcę system, o którym mowa w "Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia", stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, będzie sprawny i zdolny do użycia zgodnie z jego podstawowymi właściwościami oraz będzie posiadał ważne i oryginalne gwarancje/licencje udzielone przez producenta.

6. Gwarancja:

1) Na dostarczony system Wykonawca udzieli, co najmniej 36 miesięcy gwarancji licząc od daty bezusterkowego odbioru ostatecznego.

2) Termin gwarancji liczy się od dnia podpisania bezusterkowego protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.

3) Warunki gwarancyjne zawarte w umowie mają pierwszeństwo przed ogólnymi warunkami gwarancji, chyba że ogólne warunki gwarancji są korzystniejsze dla Zamawiającego.

4) Za wszelkie prace gwarancyjne wraz z dojazdem, delegacją itp. Wykonawca nie pobiera dodatkowych opłat.

5) Gwarancja obejmuje w szczególnosći:

a) funkcjonowanie przedmiotu zamówienia zgodne z jego przeznaczeniem oraz zawartą umową;

b) możliwość prowadzenia działalności zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi w okresie gwarancji przepisami polskiego prawa

c) usunięcie błędów w przedmiocie zamówienia przez Wykonawcę. Za błędy uważa się funkcjonowanie przedmiotu zamówienia niezgodnie z dokumentacją postępowania lub przeznaczeniem lub w zakresie udokumentowanych funkcji działanie niezgodne z bezwzględnie obowiązującymi w okresie gwarancji przepisami polskiego prawa.

6) Gwarancja obejmuje czynności związane z badaniem poprawności zapisów w bazach danych, ich korygowanie lub konserwację.

III.2.3) Kwalifikacje techniczne:

Określenie usług, których dotyczy obowiązek wskazania przez wykonawcę w wykazie lub złożenia poświadczeń, w tym informacja o usługach niewykonanych lub wykonanych nienależycie:

a) głównych usługach wykonanych należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń okresowych i ciągłych również wykonywanych należycie tj. co najmniej:".

IV.3.4) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

1.4.2015 (13:00)

IV.3.8) Warunki otwarcia ofert:

1.4.2015 (13:15)

Inne dodatkowe informacje

Informacje do poprawienia lub dodania w odpowiedniej dokumentacji przetargowej.

Więcej informacji w odpowiedniej dokumentacji przetargowej.

1. W celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego Wykonawca obowiązkowo winien:

1) złożyć razem z ofertą dwa dyski przenośne lub dwa komplety płyt DVD, w tym jeden zapasowy, na których przekaże próbkę systemu EZD w postaci wirtualnej maszyny z zainstalowanym systemem operacyjnym, bazodanowym i oferowanym przez Wykonawcę pakietem oprogramowania zasilonym przykładowymi danymi, które posiada funkcjonalności określone w Wymaganiach Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (OPZ). Zakres zainstalowanego na dyskach (lub płytach) pakietu oprogramowania oferowanego przez Wykonawcę, powinien obejmować wszystkie niezbędne elementy do przeprowadzenia sprawnego próbkowania (demonstrowania) opisanego w scenariuszach demonstracji.

2) wykonać demonstrację funkcjonalności określonych w scenariuszach demonstracji na podstawie próbki oferowanego systemu zainstalowanego na dyskach przenośnych lub płytach DVD, o których mowa w pkt 5) oraz na zasadach i w terminie określonych w pkt 5).

3) dokonać dostarczenia próbki, oraz wykonania demonstracji, o których mowa w pkt 1 i 2, pozwalające Zamawiającemu na sprawdzenie, czy oferowany przez Wykonawcę System Elektronicznego Zarządzania Dokumentami spełnia wymagania Zamawiającego zamieszczone w opisie przedmiotu zamówienia. Dostarczenie sprawnych dysków przenośnych (lub płyt DVD) jest obowiązkiem Wykonawcy, a ich parametry muszą pozwalać na sprawne funkcjonowanie wirtualnej maszyny z zainstalowanym systemem operacyjnym, bazodanowym i oferowanym oprogramowaniem zasilonym przykładowymi danymi. Brak potwierdzenia posiadania funkcjonalności oprogramowania będzie powodować odrzucenie oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt 2 ustawy Pzp.

4) Weryfikacja spełniania wymagań obligatoryjnych zostanie dokonana podczas demonstracji lub samodzielnego badania oprogramowania przez Zamawiającego. Zamawiający zaleca, aby dyski przenośne (lub płyty DVD) były złożone w oddzielnej wewnętrznej kopercie z oznakowaniem "Próbka systemu EZD". Koperta powinna być opatrzona także nazwą i adresem Wykonawcy.

5) Demonstracja próbki odbędzie się w następujący sposób:

a) Demonstracja zostanie wykonana w siedzibie Zamawiającego z wykorzystaniem wirtualnej maszyny z zainstalowanym systemem operacyjnym, bazodanowym i oprogramowaniem wraz z przykładowymi danymi znajdującymi się na dysku przenośnym (pendrive, HDD, itp.) lub płytach DVD, załączonym przez Wykonawcę do oferty i podłączonym do komputera, który dostarczy Wykonawca (Wykonawca zapewni również drukarkę, skaner i inny niezbędny sprzęt, potrzebny do prawidłowego przeprowadzenia scenariuszy demonstracyjnych) w dniu demonstracji zgodnie ze scenariuszami 1 i 2 opisanymi w OPZ. Kolejność przeprowadzania demonstracji odbywać się będzie według kolejności składania ofert.

b) Bezpośrednio po otwarciu ofert Zamawiający poinformuje Wykonawców o miejscu i terminie przeprowadzenia demonstracji. Termin ten nie będzie krótszy niż 3 dni licząc od dnia otwarcia ofert.

c) Na wniosek Wykonawcy, złożony przed upływem terminu wyznaczonego przez Zamawiającego, Zamawiający ustali inny termin demonstracji pod warunkiem, że nie będzie on dłuższy niż 5 dni roboczych licząc od dnia otwarcia ofert.

d) Każda demonstracja będzie prowadzona według tego samego scenariusza, określonego w OPZ.

e) Każdy Wykonawca, na godzinę przed wyznaczonym dla niego terminem demonstracji, otrzyma od Zamawiającego dysk przenośny i zapasowy (lub komplety płyt DVD), które załączył do oferty.

f) Wykonawca zobowiązany jest do udzielania Zamawiającemu wszelkich wyjaśnień umożliwiających zbadanie, czy oferowane oprogramowanie posiada wymagane funkcjonalności.

g) W trakcie demonstracji Zamawiający ma prawo żądania od Wykonawcy zmiany wartości parametrów bądź danych wprowadzanych do oprogramowania na wartości podane przez Zamawiającego, w celu sprawdzenia, czy wymagane funkcjonalności nie są symulowane.

h) Wykonawca uczestniczy jedynie w demonstracji swojego oprogramowania.

i) Nieobecność Wykonawcy podczas demonstracji będzie jednoznaczna z odrzuceniem oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt 2 ustawy Pzp.

j) W przypadku awarii/błędu oprogramowania lub dysku przenośnego, Wykonawca ma prawo uzyskać przerwę w demonstracji w celu naprawy awarii/błędu lub podłączenia dysku zapasowego (lub ponownego wgrania płyt DVD na komputer), który został/y załączony/e wraz z ofertą. W takim przypadku, sumaryczna przerwa w demonstracji nie może trwać dłużej niż 1 godzinę. Nieusunięcie awarii/błędu oprogramowania po upływie tej przerwy powoduje zakończenie demonstracji. W takim wypadku Zamawiający uzna, że oprogramowanie nie posiada funkcjonalności oprogramowania, co spowoduje odrzucenie oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt 2 ustawy Pzp.

k) W przypadku awarii komputera, do którego jest podłączony dysk przenośny, Wykonawca ma prawo uzyskać przerwę w demonstracji w celu naprawy komputera lub podłączenia dysku do innego komputera (lub przegrania płyt do innego komputera). Dostarczenie sprawnego komputera należy do obowiązków Wykonawcy. Sumaryczna przerwa w demonstracji spowodowanej awarią komputera nie może trwać dłużej niż 1 godzinę. Nieusunięcie awarii/błędu komputera po upływie tej przerwy powoduje zakończenie demonstracji. W takim wypadku Zamawiający uzna, że oprogramowanie nie posiada funkcjonalności oprogramowania, co spowoduje odrzucenie oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt 2 ustawy PZP.

l) W przypadku braku wykazania w trakcie demonstracji, że wymagania dla zainstalowanego oprogramowania, wymagane przez Zamawiającego na etapie składania oferty i zadeklarowane w ofercie, nie są rzeczywiście zawarte w oferowanym oprogramowaniu, następuje odrzucenie oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt. 2 ustawy Pzp.

m) Z przeprowadzonej demonstracji Zamawiający sporządzi protokół.

n) W przypadku, gdy wpłynie jedna oferta Zamawiający może dopuścić samodzielne badanie oprogramowania bez przeprowadzenie demonstracji przez Wykonawcę.

o) Osoby reprezentujące Wykonawcę przy demonstracji powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do reprezentowania wykonawcy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

p) W celu zbliżenia się do warunków rzeczywistych Zamawiający oczekuje, aby baza danych zawarta w próbce przygotowanej przez Wykonawcę zawierała co najmniej dane umożliwiające przeprowadzenie demonstracji na podstawie scenariuszy 1 i 2 opisanych w OPZ.

q) Wykonawca dostarczy ponadto Zamawiającemu wszelkie, konieczne do prawidłowej realizacji scenariuszy materiały w postaci m.in. dokumentów, instrukcji, projektów opisanych w poszczególnych scenariuszach.

r) Z przeprowadzonej demonstracji Zamawiający przygotuje protokół.

2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnej zmiany postanowień umowy zawartej na skutek przeprowadzenia niniejszego postępowania w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku:

1) zaistnienia okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w dacie dokonywania wyboru najkorzystniejszej oferty, w szczególności w przypadku zmian na rynku usług objętych niniejszym postępowaniem, wystąpienia istotnych trudności w pozyskaniu przez Wykonawcę lub Zamawiającego materiałów niezbędnych do wykonania zamówienia, gdy zmiany są korzystne dla Zamawiającego;

2) zmiany wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany przez ustawodawcę przepisów dotyczących stawki podatku VAT;

3) nastąpią zmiany technologiczne spowodowane pojawieniem na rynku rozwiązań technicznych lub materiałowych ze względu na zmiany obowiązującego prawa;

4) w przypadku wystąpienia niedających się przewidzieć zjawisk geologicznych i hydrologicznych na terenie objętym inwestycją, a także innych nie przewidzianych okoliczności jak np. odkrywki archeologiczne, odkrycie niewybuchu, itp., lub wystąpienia wyjątkowo niesprzyjających warunków atmosferycznych, co może spowodować konieczność zmiany zakresu realizowanego przedmiotu zamówienia a także przedłużenia terminu wykonania umowy;

5) wystąpią konieczność wykonania prac dodatkowych mających wpływ na koszt lub termin realizacji udzielonego zamówienia;

6) w sytuacjach, których, nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a nie powstałych z winy Zamawiającego lub Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość niezrealizowania pełnego zakresu zamówienia wraz z odpowiednim zmniejszeniem wynagrodzenia umownego.

7) gdy zmiany będą korzystne dla Zamawiającego i nie będą:

a) wprowadzane warunki, które gdyby zostały ujęte w ramach procedury przetargowej udzielenia zamówienia umożliwiłyby dopuszczenie innych ofert niż ta, która została pierwotnie dopuszczona;

b) modyfikowały równowagi ekonomicznej umowy na korzyść Wykonawcy w sposób, który nie był przewidziany w postanowieniach pierwotnego zamówienia lub będą polegały w szczególności na:

a) skróceniu terminu wykonania umowy, przyśpieszenie ukończenia usług;

b) obniżeniu kosztu ponoszonego przez zamawiającego na wykonanie, utrzymanie lub użytkowanie usług;

c) obniżeniu kosztu wykonania usług i tym samym wynagrodzenia wykonawcy;

d) wydłużeniu termin gwarancji;

e) poprawieniu sprawności lub zwiększenie wartości ukończonych usług dla zamawiającego;

f) podniesieniu bezpieczeństwa, wydajności lub parametrów technicznych urządzeń;

g) aktualizacji rozwiązań projektowych z uwagi na postęp technologiczny lub zmiany obowiązujących przepisów;

h) rezygnacji z części usług;

i) zmianie ilości usług ale tylko mieszczących się w opisie przedmiotu zamówienia;

j) zmianie w kolejności i terminach wykonywania usług.

8) Zmiana terminu realizacji z powodu okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności:

a) wstrzymania realizacji przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego;

b) przekazania informacji lub dokumentów niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia z opóźnieniem.

9) zmiana terminu realizacji umowy lub harmonogramu prac w związku z wystąpieniem potrzeby udzielenia zamówienia dodatkowego lub uzupełniającego;

10) zmiana terminu realizacji umowy na skutek opóźnienia wydania decyzji zezwolenia, uzgodnienia itp., lub konieczność uzyskania dodatkowych uzgodnień przez Wykonawcę do wydania, których, instytucje są zobowiązane na mocy przepisów prawa lub regulaminów;

11) gdy niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy, stanowi konsekwencję zdarzeń niezależnych od Wykonawcy, nie stanowiących jego i podwykonawców problemów organizacyjnych – Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia terminu realizacji umowy o czas niezbędny do usunięcia konsekwencji zdarzeń;

12) zmiana korzystna dla Zamawiającego naruszająca równowagę ekonomiczną umowy oraz wpływające na zmianę przedmiotu zamówienia, w przypadku zmiany okoliczności faktycznych sprawiających, że dalsza realizacja zamówienia publicznego w obecnym kształcie nie leżałaby w interesie publicznym;

13) zmiany sposobu spełnienia świadczenia z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków w wyniku, których spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy o zamówienie;

14) zmiany sposobu spełnienia świadczenia w sytuacji, gdy już po wyborze oferty zmieniły się okoliczności w sposób uniemożliwiający zawarcie umowy na warunkach wynikających z oferty;

15) zmiana danych podmiotowych dotyczących Wykonawcy, lokalizacji siedziby biura Wykonawcy;

16) zmiany danych osobowych – zmiany osób (personelu);

Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody. Warunkiem dokonania zmian postanowień zawartej umowy w formie aneksu do umowy jest zgoda obu stron wyrażona na piśmie, pod rygorem nieważności zmiany.

Dyrektywa 2004/18/WE