ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM DLA POTRZEB URZĘDU MIEJSKIEGO W STRYKOWIE

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Urzędu Miejskiego w Strykowie, polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych nierejestrowanych, przesyłek listowych rejestrowanych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tekst jedn. Dz. U. 2018, poz. 2188 ze zmianami). Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują przesyłki o masie do 2000 g oraz paczek o masie do 10.000 g w obrocie krajowym i zagranicznym. Przez przesyłki listowe objęte przedmiotem niniejszego zamówienia Zamawiający rozumie: 1) Zwykłe krajowe przesyłki nierejestrowane: Format S o wadze do 500 g., Format M o wadze 500 - 1000 g., Format L o wadze 1000 - 2000 g., które nie są przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym. 2) Zwykłe krajowe priorytetowe przesyłki nierejestrowane, Format S o wadze do 500 g., Format M o wadze 500 - 1000 g., Format L o wadze 1000 - 2000 g. najszybszej kategorii w obrocie krajowym. 3) Polecone krajowe przesyłki rejestrowane, Format S o wadze do 500 g., Format M o wadze 500 - 1000 g., Format L o wadze 1000 - 2000 g., które nie są przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym. 4) Polecone krajowe przesyłki rejestrowane, Format S o wadze do 500 g., Format M o wadze 500 - 1000 g., Format L o wadze 1000 - 2000 g. doręczane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, które nie są przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym. 5) Polecone krajowe priorytetowe przesyłki rejestrowane, Format S o wadze do 500 g., Format M o wadze 500 -1000 g., Format L o wadze 1000 - 2000 g., najszybszej kategorii w obrocie krajowym. 6) Polecone krajowe priorytetowe - przesyłki rejestrowane, Format S o wadze do 500 g., Format M o wadze 500 - 1000 g., Format L o wadze 1000 - 2000 g., doręczane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, najszybszej kategorii w obrocie krajowym. 7) Przesyłki zagraniczne doręczane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym o wadze do 500g. 8) Paczki pocztowe ekonomiczne w obrocie krajowym Gabaryt A do 5kg i do 10 kg: - zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii - priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii - ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru 9) Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek listowych o następujących wymiarach: Wymiary przesyłek listowych: Maksimum: suma długości, szerokości i wysokości - 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów(długość) nie może przekroczyć 600 mm, Minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140mm. a) Wymiary przesyłek listowych nadawanych w formie rulonu wynoszą: Maksimum: suma długości plus podwójna średnica -1040 mm, przy czym największy wymiar (długość) nie może przekroczyć 900 mm Minimum: suma długości plus podwójna średnica -170 mm, przy czym największy wymiar (długość) nie może być mniejszy niż 100 mm b) Wymiary kartek pocztowych wynoszą: Maksimum: 120 x 235 mm Minimum: 90 x 140 mm Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/-2 mm Przy czym: FORMAT S to przesyłki o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm Maksimum -żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm FORMAT M to przesyłki o wymiarach: Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230mm FORMAT L to przesyłki o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm Wymiary paczek pocztowych: Maksimum: suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość -3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm Minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, z tolerancją +/-2 mm Przy czym: GABARYT A to paczki o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm GABARYT B to paczki o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość -3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest umożliwić Zamawiającemu dostarczenie przygotowanych do nadania przesyłek pocztowych zgodnie z zestawieniem ilościowym wg poszczególnych kategorii wagowych do placówki nadawczo-odbiorczej Wykonawcy, codziennie od poniedziałku do piątku, co najmniej od godziny 9.00 do godziny 19.00 oraz w soboty od godz. 9.00 do godz. 12.00. 2. Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej – dla przesyłek rejestrowanych oraz na zestawieniu ilościowym – w przypadku przesyłek nierejestrowanych. 3. Nadanie przesyłek musi następować w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego do placówki nadawczo – odbiorczej Wykonawcy. W przypadku przesyłek priorytetowych przekazanych przez Zamawiającego do godz. 15.00, ich nadanie następować będzie w dniu przekazania. Przesyłki priorytetowe nadane po godz. 15.00 mogą być traktowane jako nadane w dniu następnym, z wyłączeniem sobót oraz dni ustawowo wolnych od pracy. 4. Objęte przedmiotem niniejszego zamówienia przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego na przesyłce miejsca w kraju i za granicą objętego porozumieniami międzynarodowymi w tym zakresie. 5. Zamawiający wymaga aby, odległość drogi, jaką pokona adresat po odbiór przesyłki awizowanej nie przekraczała 20 km. 6. Wykonawca zobowiązuje się doręczać przesyłki listowe krajowe przyjęte do przemieszczenia w następujących terminach: 1) przesyłki listowe najszybszej kategorii powinny być dostarczone następnego dnia roboczego, nie później jednak niż do dwóch dni roboczych. 2) przesyłki nie będące przesyłką najszybszej kategorii powinny być dostarczone następnego dnia roboczego, nie później jednak niż do czterech dni roboczych. 7. Zamawiający zakłada, że wybrane przesyłki rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru muszą skutkować: 7.1. zachowaniem terminów, o których mowa w: a) art. 57 § 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, b) art. 12 § 6 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa , 7.2. wniesieniem pisma do sądu, o których mowa w: a) art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, b) art. 83 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. 8. Niedopuszczalne jest nieuzasadnione przetrzymywanie przesyłek przez Wykonawcę. 9. Wykonawca będzie dostarczał do Zamawiającego potwierdzenia odbioru przesyłki potwierdzonej przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych przez operatora wyznaczonego (Dz. U z 2013, poz. 545) dla przesyłek listowych nie będących przesyłkami najszybszej kategorii. 10. W każdym przypadku nieobecności adresata przesyłki Wykonawca pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (pierwsze awizo) zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrana przez adresata przesyłka podlega zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki. Zwroty przesyłek Wykonawca dokonywać będzie zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie Prawo Pocztowe. 11. Zamawiający wymaga aby koszt zwrotu przesyłki niedoręczonej adresatowi z przyczyn, o których mowa w ust. 10 nie przekraczał kwoty nadania przesyłki według cen dla nadania przesyłki, która nie jest przesyłką najszybszej kategorii. 12. Wykonawca zapewni możliwość elektronicznego śledzenia przesyłki rejestrowanej przez Zamawiającego, w celu sprawdzenia aktualnego statusu przesyłki. 13. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Niedopuszczalne jest również doczepianie i przyklejanie przez Wykonawcę różnych przedmiotów i znaków do opakowania listu lub przesyłki w celu zwiększenia masy listu i przesyłki. 14. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 15. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. 16. Podane przez Zamawiającego ilości przesyłek wskazane przez niego w załączniku nr 1A mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek/zwiększenia ilości wskazanych w załączniku nr 1A przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. Wykonawca wyraża zgodę, na zmiany ilościowe i rodzajowe przesyłek i oświadcza, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i ilościowych przesyłek w trakcie realizacji umowy o zamówienie publiczne. 17. Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszego postępowania odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy. 18. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn ilości przesyłek poszczególnych rodzajów wymienionych w ust. 1 zrealizowanych w okresie rozliczeniowym i cen jednostkowych za poszczególne rodzaje tych przesyłek określonych w załączniku Nr 1 A do niniejszej specyfikacji na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. 19. Ustala się okres rozliczeniowy opłaty z dołu na miesiąc kalendarzowy. Faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji niniejszej umowy, zawierające specyfikacje zrealizowanych poszczególnych rodzajów usług, wystawiane będą w terminie 7 dni, po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego i wysyłane na adres: Gmina Stryków, 95-010 Stryków, ul. T. Kościuszki 27. 20. Należności wynikające z faktur VAT, Nadawca regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 14 dni od daty jej otrzymania przez Zamawiającego. 21. Na przelewie Zamawiający zobowiązany jest określić tytuł wpłaty: „Umowa Nr ………, wpłata za fakturę Nr …… z dnia ……”. 22. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Za nieterminowe regulowanie należności Wykonawca naliczać będzie odsetki ustawowe. Odsetki ustawowe za niezapłacone w terminach faktury VAT płacone będą przez Zamawiającego na podstawie noty odsetkowej. 23. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w Załączniku Nr 1A do niniejszej SIWZ nie będą ulegały zmianom przez cały okres obowiązywania umowy z zastrzeżeniem zmiany stawki VAT na usługi pocztowe. 24. Zamawiającemu przysługuje prawo korzystania z opustów oferowanych przez Wykonawcę w okresie trwania umowy. 25. Wykonawca zobowiązuje się udostępnić w godzinach pracy Zamawiającego obsługę telefoniczną oraz e-mail w zakresie składanych reklamacji oraz informacji o przesyłkach. 26. Reklamacje dotyczące niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający będzie składał Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od dnia jej nadania. Termin rozpatrzenia reklamacji nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia jej złożenia. Wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp: 1. Zamawiający wymaga zatrudnienia przy realizacji zamówienia przez wykonawcę lub dalszego podwykonawcę osób na podstawie umowy o pracę – jeżeli wykonywanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22§1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 ze zm.). Tak więc wymóg ten dotyczy osób, które wykonują czynności bezpośrednio związane z wykonywaniem usługi. W przedmiotowym zamówieniu będą to czynności polegające na przyjmowaniu, przemieszczaniu, doręczaniu przesyłek listowych oraz paczek pocztowych przez cały okres realizacji niniejszego zamówienia. 2. Czynności kontrolne w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3 a ustawy pzp: W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane ww. i w opisie przedmiotu zamówienia czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 3. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osób wykonujących wskazane w opisie przedmiotu zamówienia czynności w trakcie realizacji zamówienia: a) oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu, wysokości wynagrodzenia oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub Podwykonawcy; b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników . Informacje takie jak: imię i nazwisko, data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu, wysokość wynagrodzenia powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; d) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018, poz. 1000 z późn.zm.) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016. 4. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w opisie przedmiotu zamówienia czynności Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego (wzorze umowy). 5. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia osób wykonujących zamówienie na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w pkt 1) czynności. 6. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub Podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. Wszystkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia ponosi Wykonawca. Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): - 64.11.00.00 -0 – usługi pocztowe, - 64.11.20.00 – 4 – usługi pocztowe dotyczące listów - 64.11.30.00 – 1 – usługi pocztowe dotyczące paczek Wykonawca może powierzyć część zamówienia podwykonawcy/om z tym, że Zamawiający żąda wskazania w formularzu ofertowym części zamówienia, której wykonanie Wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcy/om wraz ze wskazaniem danych kontaktowych podwykonawcy i podania przez wykonawcę firm podwykonawców.