Obsługa serwisowa stacji wentylatorów przy szybie Kościuszko Kopalni Soli „Wieliczka"

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia. 1.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego za wynagrodzeniem usług serwisowych stacji wentylatorów przy szybie Kościuszko w Kopalni Soli „Wieliczka” (dalej jako: „usługi serwisowe”), mających na celu utrzymanie wentylatorów w ruchu oraz zapewnienie im prawidłowego funkcjonowania, przez co rozumie się utrzymanie ich w zdolności do pracy. 1.2. W skład urządzeń przewidzianych do serwisowania (dalej łącznie jako: „stacja wentylatorów”) wchodzą następujące urządzenia: 1) wentylatory osiowe dAL16-1100 firmy Korfmann - dwie sztuki, 2) aparatura kontrolno-pomiarowa – dwa niezależne układy, 3) układ zasilania wraz z przemiennikami częstotliwości ACS1 i ACS2, sterowania oraz kontroli parametrów pracy, 4) urządzenia pomocnicze - dwa zespoły zasuw wentylacyjnych wraz z napędami zasuw typu X-Matik, 5) układ wizualizacji, układ lokalnego oraz zdalnego sterowania u dyspozytora, układ łączy telefonicznych. 1.3. Świadczenie usług serwisowych winno być realizowane zgodnie z dokumentacją techniczno-ruchową urządzeń stacji wentylatorów, którą Zamawiający jest zobowiązany udostępnić Wykonawcy do wglądu, na każde jego żądanie. Zamawiający udostępni do wglądu dokumentacje techniczno-ruchowe urządzeń stacji wentylatorów objętych zakresem przedmiotowego zamówienia. Mając na celu ochronę poufnego charakteru informacji zawartych w dokumentacjach, o których mowa powyżej, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, działając na podstawie art. 37 ust. 6 w zw. z art. 8 ust. 2a ustawy, przedmiotowe dokumentacje techniczno-ruchowe urządzeń stacji wentylatorów nie zostaną udostępnione na stronie internetowej Zamawiającego, a dostępne będą jedynie do wglądu w Dziale Energomechanicznym Zamawiającego, w godz. od 6.00 do 14.00, w dni robocze od poniedziałku do piątku, po uprzednim złożeniu oświadczenia o zachowaniu poufności, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 8 do SIWZ. Wszelkie informacje w powyższym zakresie udzielane będą na zasadach wskazanych w części IX SIWZ. 1.4. Naprawa urządzeń stacji wentylatorów powinna być wykonywana przez wymianę uszkodzonych części lub podzespołów na fabrycznie nowe, zgodne z wymaganiami dokumentacji techniczno-ruchowej poszczególnych urządzeń stacji wentylatorów. 1.5. Wykonawca oświadcza, iż posiada doświadczenie w wykonywaniu usług serwisowych maszyn i urządzeń górniczych w tym w szczególności stacji wentylatorów głównego przewietrzania wraz ze wszystkimi urządzeniami pomocniczymi zabudowanymi w stacji wentylatorów. W przypadku, gdy Wykonawca nie jest producentem urządzenia, jest on zobowiązany zapewnić w ramach realizacji usług oraz przewidzianego wynagrodzenia specjalistyczny serwis świadczony przez producentów poszczególnych urządzeń stacji wentylatorów głównego przewietrzania przy szybie Kościuszko, jeżeli będzie to niezbędne dla realizacji usług serwisowych w sposób zgodny z niniejszą umową. 1.6. Wykonywane usługi serwisowe winny gwarantować prewencję, której istotą jest zapobieganie awariom stacji wentylatorów, co w konsekwencji powinno zapewnić wyeliminowanie sytuacji, w których drobna awaria pociąga za sobą naprawę większą, bardziej kosztowną i wymagającą dłuższego okresu na jej usunięcie. W efekcie winno to ograniczyć do minimum czas przestoju stacji wentylatorów i koszty jej serwisowania. 2. Zakres usług serwisowych. Usługi serwisowe obejmują: 1) usuwanie wad eksploatacyjnych i awarii krytycznych stacji wentylatorów, na zasadach określonych w § 4 wzoru umowy, w tym również: a) pełnienie gotowości serwisowej, na zasadach określonych w § 5 wzoru umowy, b) udzielanie konsultacji i porad z zakresu obsługi i funkcjonowania stacji wentylatorów, na zasadach określonych w § 6 wzoru umowy, 2) okresowe przeglądy serwisowo – konserwacyjne urządzeń stacji wentylatorów, wraz z zakupem wszystkich materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do wykonania przeglądów, oraz diagnostykę stanu technicznego urządzeń stacji wentylatorów celem zapobiegania wystąpieniu wad eksploatacyjnych i awarii krytycznych, na zasadach określonych w § 7 wzoru umowy, 3) zakup i dostarczenie na odrębne zlecenie Zamawiającego wszelkich części podzespołów oraz materiałów niezbędnych do wykonania usług serwisowych w zakresie wykraczającym poza zakres wskazany w ppkt 2, na zasadach określonych w § 8 wzoru umowy, 4) dokonywanie zapisów w książce serwisowej, na zasadach określonych w § 9 wzoru umowy. 3. Usuwanie wad eksploatacyjnych i awarii krytycznych. 3.1. W trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług polegających na usuwaniu wad eksploatacyjnych lub awarii krytycznych stacji wentylatorów w ilości maksymalnej 360 godzin pracy jednego serwisanta, w okresie 36 miesięcy trwania serwisu. 3.2. Usługi polegające na usuwaniu wad eksploatacyjnych lub awarii krytycznych stacji wentylatorów będą sprawowane na zlecenia Zamawiającego. Zamawiający zleci świadczenie usług polegających na usuwaniu wad eksploatacyjnych lub awarii krytycznych stacji wentylatorów w zależności od potrzeb. Oznacza to, że Zamawiający może zrezygnować z całości lub z części wymiaru usług polegających na usuwaniu wad eksploatacyjnych lub awarii krytycznych stacji wentylatorów (prawo opcji). 3.3. W razie wystąpienia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej stacji wentylatorów, upoważniony pracownik Zamawiającego, o którym mowa w § 5 ust. 2 wzoru umowy, dokona zgłoszenia do Wykonawcy wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej. 3.4. Przez awarię krytyczną należy rozumieć awarię stacji wentylatorów lub jej części, uniemożliwiającą pracę stacji wentylatorów lub jej części, albo brak lub zafałszowanie informacji niezbędnych do prawidłowej pracy stacji wentylatorów pochodzących ze sterującej tą stacją systemu automatyki. 3.5. Przez wadę eksploatacyjną należy rozumieć każde zachowanie stacji wentylatorów lub jej części powodujące ograniczenie jej funkcjonalności lub utrudniające jej pracę, a nie będące awarią krytyczną. 3.6. Przekazanie zgłoszenia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej następuje za pośrednictwem telefonu, drogą elektroniczną, faksem lub za pomocą innego ustalonego przez Strony na piśmie sposobu komunikowania. Upoważniony pracownik Zamawiającego dokonuje zakwalifikowania niesprawności jako awarii krytycznej lub jako wady eksploatacyjnej opierając się na postanowieniach niniejszej umowy. Kwalifikacja dokonana przez upoważnionego pracownika Zamawiającego ma charakter wiążący dla Wykonawcy. Identyfikacji awarii krytycznej lub wady eksploatacyjnej może również wyjątkowo dokonać pracownik Wykonawcy, w ramach udzielania konsultacji i porad z zakresu obsługi i funkcjonowania stacji wentylatorów. 3.7. Zgłoszenie wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej Zamawiający udokumentuje w formie pisemnej lub dokumentowej (wydruk maila, kopia pisma lub notatka ze zgłoszenia telefonicznego). 3.8. Niezwłocznie, po przekazaniu zgłoszenia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej, Wykonawca potwierdza przyjęcie zgłoszenia za pośrednictwem telefonu, drogą elektroniczną, faksem lub za pomocą innego ustalonego przez Strony sposobu komunikowania. Pracownik Wykonawcy przyjmujący zgłoszenie jest zobowiązany podać zgłaszającemu swoje imię i nazwisko. 3.9. W przypadku zgłoszenia awarii krytycznej, reakcja serwisowa Wykonawcy nastąpi w ciągu 3 godzin od momentu przekazania zgłoszenia serwisowego awarii krytycznej przez Zamawiającego. Zamawiający udokumentuje dokładną datę i czas reakcji serwisowej. 3.10. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia awarii krytycznej lub wady eksploatacyjnej w jak najkrótszym czasie, jednak nie w dłuższym niż: 1) w przypadku awarii krytycznej - w ciągu 24 godzin od momentu przekazania zgłoszenia serwisowego awarii krytycznej przez Zamawiającego, 2) w przypadku wady eksploatacyjnej - w ciągu 7 dni od momentu przekazania zgłoszenia wady eksploatacyjnej przez Zamawiającego. 3.11. Terminy, o których mowa w pkt 3.10 mogą ulec wydłużeniu na wniosek Wykonawcy ze względu na wymogi techniczne naprawy. Wniosek winien zostać złożony Zamawiającemu w formie pisemnej pod rygorem nieważności oraz zawierać uzasadnienie. Warunkiem wydłużenia powyższych terminów jest pisemna akceptacja wniosku przez Zamawiającego, wyrażona wedle zasad reprezentacji, pod rygorem nieważności. W szczególności wydłużenie terminów jest uzasadnione jeżeli ich zachowanie jest niemożliwe ze względu na terminy dostarczenia części zamiennych, wyznaczone przez dostawców tych części. 3.12. Odbiór usunięcia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej odbywać się będzie zgodnie z następującymi zasadami: 1) po wykonaniu przez Wykonawcę naprawy, Wykonawca zgłasza jej wykonanie, 2) w trakcie odbioru Wykonawca wraz z Zamawiającym sporządzą stosowny zapis w książce serwisowej, potwierdzający wykonanie naprawy, zawierający w szczególności wszystkie ustalenia poczynione w toku podjętych czynności, datę i czas podejmowanych czynności, ilość godzin pracy serwisantów oraz zakres i rodzaj skutków wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej, 3) Zamawiający zobowiązany jest zawiadomić Wykonawcę o pozytywnym odbiorze naprawy lub o braku odbioru naprawy, 4) w przypadku braku odbioru naprawy, Wykonawca zobowiązany jest do kontynuacji naprawy oraz do ponownego zgłoszenia wykonania naprawy. Po ponownej naprawie postanowienia ppkt 1 – 3 stosuje się odpowiednio. Czas od braku odbioru naprawy do ponownego zgłoszenia wykonania naprawy wlicza się do czasu naprawy. 3.13. Postanowienia pkt 3.12 stosuje się odpowiednio do odbioru wykonanych przeglądów serwisowo – konserwacyjnych. Odbiór usunięcia wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej lub przeglądu serwisowo – konserwacyjnego obejmuje również odbiór części zamiennych dostarczonych przez Wykonawcę w celu realizacji usług serwisowych. 4. Pełnienie gotowości serwisowej. 4.1. W ramach gotowości serwisowej Wykonawca jest zobowiązany do: 1) pełnienia, co najmniej jednoosobowych dyżurów serwisowych, 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, 2) utrzymywania systemów łączności umożliwiających telefoniczny, faksowy lub przy użyciu poczty elektronicznej kontakt z Wykonawcą przez 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę. 4.2. Wykaz upoważnionych pracowników Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą, a także numery telefonów, faksów, adresy poczty elektronicznej, na które będą kontaktować się te osoby, zostaną ustalone przez Zamawiającego i Wykonawcę niezwłocznie po zawarciu umowy. Zmiana danych teleadresowych Wykonawcy może nastąpić wyłącznie po uprzednim poinformowaniu o tym Zamawiającego na piśmie. 5. Udzielanie konsultacji i porad z zakresu obsługi i funkcjonowania stacji wentylatorów. 5.1. Wykonawca jest zobowiązany do udzielania telefonicznych konsultacji i porad z zakresu obsługi i funkcjonowania stacji wentylatorów. W tym celu Wykonawca zapewnia, iż osoba pełniąca dyżur serwisowy lub inna osoba wskazana przez Wykonawcę, będzie dysponowała kompetencjami niezbędnymi do bieżącego udzielania odpowiedzi na skierowane do niej zapytania dotyczące obsługi i funkcjonowania serwisowanych urządzeń. 5.2. Upoważniony przedstawiciel Zamawiającego może zgłaszać zapytania telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną. Wykaz osób upoważnionych przez Zamawiającego, a także numery telefonów, faksów, adresy poczty elektronicznej, na które będą dokonywane zgłoszenia, zostaną określone przez Zamawiającego i Wykonawcę po zawarciu umowy. 5.3. W przypadku gdy z uwagi na złożoność problemu udzielenie odpowiedzi na zapytanie lub poinformowanie o sposobie rozwiązania problemu w sposób określony w pkt 5.1 nie będzie możliwe, Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub poinformowania o sposobie rozwiązania problemu nie później niż w terminie do 48 godzin od momentu dokonania zgłoszenia zapytania. 5.4. W przypadku zgłoszenia problemu, który zostanie zidentyfikowany przez pracowników Wykonawcy jako wada eksploatacyjna lub awaria krytyczna, Wykonawca niezwłocznie powiadamia o tym fakcie upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego. Od momentu poinformowania o tym fakcie, zgłoszenie obsługiwane jest zgodnie z procedurami usuwania wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej. 6. Okresowe przeglądy serwisowo – konserwacyjne stacji wentylatorów. 6.1. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do wykonywania okresowych przeglądów urządzeń stacji wentylatorów, zgodnie z dokumentacją techniczno-ruchową i instrukcjami obsługi urządzeń, w terminach uzgodnionych każdorazowo z Zamawiającym oraz na zasadach określonych poniżej: Tab. 1 Lp. Nazwa urządzenia / Częstotliwość przeglądów / Ilość urządzeń [szt. lub kpl.] / Łączna ilość przeglądów w czasie trwania umowy (36 miesięcy) [szt.] 1) Przegląd roczny części elektrycznej, w zakresie układów zasilania, przemiennika ACS, sterowania i zabezpieczeń - przegląd jednego wentylatora / jeden raz w roku / 2 / 6, 2) Przegląd roczny w zakresie układów wizualizacji, zdalnego sterowania i łączy telefonicznych w tym stanowisko zdalnego sterowania u dyspozytora (układ wspólny dla obu wentylatorów) - przegląd układu / jeden raz w roku / 1 / 3, 3) Przegląd główny jednego wentylatora (wykonany w części mechanicznej przez serwis producenta wentylatora (firma Korfmann), zgodnie z dokumentacją techniczno – ruchową, a w części elektrycznej przez Wykonawcę) - przegląd jednego wentylatora / jeden raz w ciągu trwania umowy / 2 /2, 4) Przegląd roczny napędu zasuwy X-Matik oraz przekładnia ślimakowa z dźwignią producent Auma wykonywany w ramach przeglądu kwartalnego jako zwiększenie jego zakresu - co czwarty przegląd, przegląd jednego zespołu (napęd + przekładnia + dźwignia) / jeden raz w roku / 2 / 6, 5) Przegląd 5-letni (rozszerzenie przeglądu rocznego zasuwy X-Matik wraz z przekładnią ślimakową i dźwignią – przegląd jednej zespołu zasuwy / jeden raz w ciągu trwania umowy / 2 / 2, 6) Przegląd półroczny układu hamulca konserwacyjnego zgodnie z DTR producenta (RFT) – przegląd wykonywany w ramach przeglądu kwartalnego jako zwiększenie jego zakresu - co drugi przegląd, przegląd jednego wentylatora / dwa razy w roku / 2 / 12, 7) Przegląd kwartalny zgodny z DTR w zakresie ręcznego pomiaru drgań w wyznaczonych punktach – przegląd jednego wentylatora / cztery razy w roku / 2 / 24. 6.2. Pierwsze przeglądy serwisowo - konserwacyjne po zawarciu umowy zostaną przeprowadzone zgodnie z aktualnie prowadzoną dla urządzeń dokumentacją eksploatacyjną w terminach wzajemnie uzgodnionych przez Strony. Harmonogram zawierający rozkład poszczególnych przeglądów w interwałach miesięcznych przedstawia załącznik nr 2 do umowy. 6.3. W ramach okresowych przeglądów serwisowo – konserwacyjnych Wykonawca jest zobowiązany przeprowadzać bieżącą diagnostykę stanu technicznego urządzeń stacji wentylatorów obejmującą w szczególności: 1) diagnostykę stanu technicznego urządzeń, celem zapobiegania wystąpieniu wad eksploatacyjnych i awarii krytycznych, 2) usuwanie usterek oraz wykonywanie napraw a także realizację wszelkich prac naprawczych, które nie stanowią usuwania wady eksploatacyjnej lub awarii krytycznej, 3) wykonywanie doraźnych usług serwisowych powodowanych potrzebą optymalizacji pracy urządzeń stacji wentylatorów, 4) konserwację urządzeń stacji wentylatorów. 6.4. Szczegółowy zakres okresowych przeglądów serwisowo – konserwacyjnych urządzeń stacji wentylatorów określa dokumentacja techniczno – ruchowa poszczególnych urządzeń, która jest podstawą do określenia pełnego zakresu przeglądów i kontroli. Zestawienie najważniejszych czynności serwisowych dla każdego z urządzeń zawiera załącznik nr 1 do umowy. 6.5. Po każdorazowym serwisie, serwisant jest zobowiązany wpisać do książki serwisu, wszystkie ustalenia poczynione w toku podjętych czynności oraz datę i czas podejmowanych czynności. 7. Części zamienne. 7.1. W ramach realizacji przedmiotu umowy, z zastrzeżeniem pkt 7.3, Zamawiający ma prawo odrębnie zlecać, a Wykonawca jest zobowiązany na te zlecenia dokonywać zakupu i dostarczenia części zamiennych oraz podzespołów niezbędnych do wykonania usług serwisowych. Nie dotyczy to materiałów eksploatacyjnych wskazanych w dokumentacji techniczno – ruchowej, których zakup jest obowiązkiem Wykonawcy w ramach przeglądów serwisowych, o których mowa w § 7 wzoru umowy. 7.2. W przypadku zleceń, o których mowa w pkt 7.1, wynagrodzenie, za zakup i dostarczenie części zamiennych lub podzespołów niezbędnych do wykonania usług serwisowych, będzie stanowić cenę netto tych części lub podzespołów za jaką nabył je Wykonawca, od producenta lub dostawcy, wraz z ewentualnymi kosztami zakupu części zamiennych lub podzespołów w walutach obcych, związanych z obsługą takich transakcji (różnice kursowe, koszty operacji bankowych, koszty dostawy, etc.), powiększoną o marżę w wysokości 10%. Do tak obliczonego wynagrodzenia zostanie doliczony podatek od towarów i usług VAT według obowiązującej stawki. 7.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonywania, we własnym zakresie, zleceń zakupu i dostarczenia wszelkich części lub podzespołów niezbędnych do wykonania usług serwisowych na rzecz podmiotów trzecich, w szczególności jeżeli wymaga to zachowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub regulacji wewnętrznych dotyczących udzielania zamówień przez Zamawiającego. 7.4. O konieczności dokonania zakupu i dostarczenia części zamiennych lub podzespołów niezbędnych do wykonania usług serwisowych Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego przed dokonaniem zakupu tych części. W przypadku dokonania przez Wykonawcę zakupu części zamiennych lub podzespołów przed udzieleniem zlecenia, o którym mowa w pkt 7.1, Zamawiający odmówi dokonania zapłaty wynagrodzenia za dostarczone części zamienne lub podzespoły. 7.5. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu wszelkich dokumentów gwarancyjnych, atestów, certyfikatów, znaków jakości producenta, aprobat technicznych oraz deklaracji zgodności dotyczących zakupionych i dostarczonych części zamiennych, jeżeli takie dokumenty zostały wydane. 7.6. Niezależnie od gwarancji producenta oraz praw przysługujących Zamawiającemu z tytułu rękojmi za wady rzeczy, Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji na wymienione części oraz podzespoły, na okres 12 miesięcy od chwili montażu części zamiennych lub podzespołów w urządzeniach stacji wentylatorów. W przypadku ujawnienia się wad zainstalowanych części zamiennych lub podzespołów we wskazanym okresie, Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnej wymiany lub naprawy wadliwych części zamiennych lub podzespołów. 8. Książka serwisowa. 8.1. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia książki serwisowej. 8.2. W książce serwisowej Wykonawca jest zobowiązany zamieszczać między innymi informacje o dokonanych przeglądach, stwierdzonych awariach i usterkach, a także podjętych czynnościach mających na celu ich usunięcie. W książce serwisowej winien być również podany wymiar godzinowy podjętych działań. 8.3. Zamawiający ma prawo prowadzić kontrolę prawidłowości prowadzenia książki serwisowej oraz dokonywać wpisów dotyczących wszelkich działań Wykonawcy, podjętych w ramach usług serwisowych. 8.4. Wykonawca ma obowiązek zapewnić Zamawiającemu swobodny dostęp do książki serwisowej. 8.5. Wykonawca, w uzgodnieniu z Zamawiającym, opracuje wzór książki serwisowej. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia i zasad jego realizacji zawarte zostały we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 9 do SIWZ, zamieszczonej na stronie internetowej Zamawiającego www.kopalniawieliczka.eu.