Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych. 2.Określenie przedmiotu zamówienia: 1) Otwieranie, zamykanie i prowadzenie podstawowego rachunku bieżącego, rachunków pomocniczych oraz rachunków funduszy celowych, depozytowych oraz innych rachunków wynikających z przepisów prawa dla Gminy Prusice oraz niżej wymienionych jednostek organizacyjnych w formie elektronicznej: a) Urząd Miasta i Gminy w Prusicach, b) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Prusicach. 2) Otwieranie nowych rachunków w zależności od potrzeb zamawiającego (Zamawiający zastrzega, że liczba jednostek Gminy jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek gminy, bądź zmiany ich formy organizacyjnej, wybrany wykonawca zawrze z tymi jednostkami umowy obsługi bankowej na warunkach wynikających z niniejszego postępowania oraz złożonej oferty.) 3) Prowadzenie bieżącej obsługi budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych, w tym: a) Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, b) Realizacja poleceń przelewów do innych banków w systemie bankowości elektronicznej lub papierowych złożonych najpóźniej do godziny 17:00 w tym samym dniu, złożonych po tej godzinie – realizacja w następnym dniu roboczym c) Przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych - Wykonawca zapewni obsługę gotówkową Zamawiającego oraz jego jednostek organizacyjnych i kontrahentów, bez pobierania opłat i prowizji zarówno od wpłacającego jak i od Zamawiającego, w co najmniej 1 placówce bankowej znajdującej się na terenie Miasta Prusice, przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat w placówkach bankowych na terenie Miasta Prusice odbywać się będzie co najmniej do godziny 16:00, d) Możliwość przekazywania w formie elektronicznej dyspozycji wypłaty świadczeń beneficjentom bezpośrednio do kasy banku. Wypłata świadczeń i zasiłków dla osób korzystających z pomocy społecznej w Kasie banku, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Prusicach dokonywał będzie przelewu środków przeznaczonych do wypłaty zasiłków oraz listy płatnicze zawierające dane niezbędne do prawidłowej wypłaty zasiłków. Wypłata zasiłków następować powinna w kasie banku w następujących terminach: 15 dnia każdego miesiąca, od 19 do 21 dnia każdego miesiąca oraz 25 dnia każdego miesiąca, a także drugi piątek każdego miesiąca. W wyjątkowych sytuacjach w innych terminach po uprzednim zgłoszeniu przez jednostkę Realizacja wypłat świadczeń z zachowaniem szczególnych zasad ochrony danych osobowych beneficjentów, e) Wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych, bez pobierania opłat i prowizji. f) Miesięczna kapitalizacja odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, g) Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie, 4) Wykonywanie obsługi płatności masowych, wpływających na rachunki Zamawiającego, a) Uznanie wskazanego przez Zamawiającego rachunku, kwotami przetworzonych płatności masowych, odbędzie się w tym samym dniu roboczym, w którym zostały wpłacone płatności masowe. 5) Przyjmowanie środków własnych (bez uwzględnienia środków pochodzących z kredytu) z rachunków bieżących na lokaty krótkoterminowe: a) Lokowanie środków finansowych w lokaty weekendowe i lokaty (w tym również typu overnight) w dni ustawowo wolne od pracy. Środki pieniężne mają być zwrócone następnego dnia roboczego nie później niż do godziny 8:00. b) Przyjmowanie środków na lokaty odbywać się będzie bez odrębnego zlecenia, chyba że podmiot upoważniony do dysponowania rachunkiem złoży odmienną dyspozycję, wyłącznie w przypadku, gdy oprocentowanie lokat będzie wyższe niż oprocentowanie środków na rachunku bieżącym. 6) Zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowości elektronicznej na 15 stanowiskach oraz jego wdrożenie w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo zgodne z przepisami prawa, w zakresie bankowej obsługi finansowej, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Prusice, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu systemu bankowości elektronicznej a) Obsługę systemu bankowości elektronicznej na platformie internetowej, b) Dostęp do usług bankowości elektronicznej 24 godziny w każdym dniu roboczym, c) Dostęp do usług bankowości elektronicznej zabezpieczony chronionymi hasłami, d) Dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym tj. w momencie zatwierdzenia do realizacji e) Możliwość wcześniejszego przygotowania i wysłania zleceń w terminie wcześniejszym niż termin realizacji, f) Możliwość łączenia dowolnej liczby pojedynczych przelewów bankowych w grupy pozwalające na złożenie na nich akceptacji przez osoby upoważnione, g) Przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji, h) wywołanie dowolnej operacji wg ww. kryteriów, i) Generowanie (wydruk) wyciągów bankowych oraz potwierdzeń przelewów zawierających pełną informacje o dacie i godzinie operacji, wraz z aktualnym oprocentowaniem j) Przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, k) W razie awarii naprawa systemu w dni robocze do 24 godzin od jej zgłoszenia, l) Bank umożliwi realizacje przelewów w formie papierowej na formularzu standardowym w przypadku braku dostępu (awarii) do systemu bankowości elektronicznej lub innych uzasadnionych przyczyn. m) Wykonawca zapewni przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi systemu bankowości elektronicznej oraz zapewni instalację (uruchomienie) stanowisk bankowości elektronicznej oraz poprawne działanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach komputerowych wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z ustalonym harmonogramem prac. 7) Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym Gminy Prusice: a) Gotowość do udzielenia kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Gminy, który zostanie przeznaczony na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy do wysokości 5 000 000,00 zł, b) Maksymalną wysokość kredytu określa na dany rok budżetowy uchwała Rady Miasta i Gminy Prusice w sprawie uchwały budżetowej, c) Kredyt będzie miał charakter odnawialny w każdym roku budżetowym, każdorazowo będzie uruchamiany po przekazaniu Wykonawcy stosownej uchwały Rady Miasta i Gminy Prusice na dany rok budżetowy oraz podpisaniu umowy o kredyt w rachunku bieżącym. Wykorzystanie kredytu będzie następowało poprzez obciążenie rachunku bieżącego Gminy, d) Każdorazowy wpływ na rachunek bieżący będzie automatycznie zmniejszał saldo kredytowe, a tym samym umożliwi Zamawiającemu ponowne zadłużenie do wysokości określonej w umowie kredytu w rachunku bieżącym. Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat od salda niewykorzystanej części kredytu. Zamawiający zapłaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia. e) Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający dopuszcza podpisania oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Oprocentowanie kredytu będzie opierało się o stopę WIBOR 1 M pomniejszoną/powiększoną o zaoferowaną przez Wykonawcę stałą marżę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia limitu kredytu do kwoty 7 000 000,00 zł (siedem milionów złoty). Termin spłaty kredytu będzie następował do dnia 31 grudnia każdego roku 8) W ramach świadczonej obsługi bankowej budżetu Gminy Prusice i jej jednostek organizacyjnych, Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania przez Wykonawcę prowizji i opłat z niżej wskazanych tytułów: a) Otwieranie i zamykanie rachunków podstawowych i pomocniczych, b) Prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych c) Za czynności związane z identyfikacją płatności masowych, d) Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych e) Za przyjmowanie wszystkich wpłat gotówkowych na rzecz Gminy Prusice f) Potwierdzenia sald na rachunkach bankowych g) Zmiany karty wzorów podpisów h) Uruchomienia kredytu w rachunku bieżącym i) Od wykorzystanego kredytu i niewykorzystanej linii kredytowej w ramach przyznanego kredytu w rachunku bieżącym j) Instalacji, udostępnienia, uruchomienia, użytkowania systemu bankowości elektronicznej i aktualizacji w siedzibie zamawiającego i jednostek organizacyjnych pełnego oprogramowania związanego z tym systemem oraz przeszkolenia wskazanych pracowników, k) Od przelewów dokonanych przez zamawiającego pomiędzy rachunkami zamawiającego w banku prowadzącym obsługę bankową Zamawiającego l) Za możliwość przekazywania w formie elektronicznej dyspozycji wypłaty świadczeń beneficjentom bezpośrednio do kasy banku, m) Za zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych zgodnie z dyspozycjami kierowników jednostek organizacyjnych Gminy polegające na przekazywaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na rachunkach na wskazany rachunek Gminy Prusice n) Za przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie, o) Za wydanie opinii i zaświadczeń bankowych, p) Za sporządzanie i udostępnianie wyciągów bankowych Gminy Prusice i jej jednostek organizacyjnych 9) W przypadku łączenia, przekształcania jednostek organizacyjnych Gminy Prusice lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej umowy na warunkach zadeklarowanych w ofercie, 10) Jednostki organizacyjne Gminy Prusice ponosić będą koszty obsługi bankowej związane z ich działalnością niezależnie od Gminy Prusice. 11) Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące zamówienie zobowiązane były do zachowania tajemnicy bankowej. 12) Ewentualne inne usługi o charakterze incydentalnym, nie wymienione w punkach od 1 do 8 będą opłacane wg stawek nie wyższych niż obowiązujące, w danym dniu dla takich usług stawek opłat i prowizji bankowych w wybranym banku. 13) Zamawiający zastrzega sobie dokonywanie płatności tylko w systemie bankowości elektronicznej. 14) W wyjątkowych sytuacjach, gdy nie będzie możliwe dokonanie przelewu elektronicznego, Zamawiający zastrzega sobie prawo złożenia w oddziale, Filii i Punkcie Banku Wykonawcy przelewu papierowego. 15) Wykonawca winien zapewnić wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z obsługą bankową budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych codziennie, od poniedziałku do piątku, nie krócej niż w godzinach od 8:00 do 17:00. 16) Wykonawca winien posiadać w granicach administracyjnych miasta Prusice siedzibę, oddział, filię lub punkt posiadający własny numer rozliczeniowy lub zagwarantować wykonywanie wszelkich czynności związanych z obsługa bankową zamawiającego na terenie miasta Prusice. 17) Wykonawca gwarantuje, że tak zorganizuje system pracy punktu bankowo-kasowego, by zapewnić sprawną obsługę mieszkańców Gminy Prusice, klientów Urzędu Miasta i Gminy w Prusicach i jednostek organizacyjnych Gminy Prusice. 3.Gmina szacuje wykorzystanie w 2018 r. kredytu w rachunku w wysokości 7 000 000 w okresie 3 miesięcy, w okresie 9 miesięcy wykorzystanie kredytu w wysokości 5 000 000 zł. 1) Gmina szacuje wykorzystanie w 2019 r. kredytu w rachunku w wysokości 5 000 000 w okresie 12 miesięcy, Gmina szacuje wykorzystanie w 2019 r. kredytu w rachunku w wysokości 5 000 000 w okresie 12 miesięcy, 2) Do szacowania wartości kredytu Gmina nie uwzględniła wpływu w trakcie roku środków na konto Urzędu, 3) Planowane dochody w projekcie budżetu 2018 r. wynoszą 68 263 828,65 zł. 4. Zamawiający ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia odstępuje od wymogu wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1* ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 t.j.) na zasadach określonych w art. 29 ust. 3a ustawy pzp.