usługa promocji i organizacji Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2017, w dniu 13 października 2017

nie

nie

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasta Gdyni, krajowy numer identyfikacyjny , ul. Al. Marszałka Piłsudskiego  , 81382   Gdynia, woj. pomorskie, państwo Polska, tel. , e-mail umgdynia@gdynia.pl, faks .
Adres strony internetowej (URL):

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
usługa promocji i organizacji Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2017, w dniu 13 października 2017

Numer referencyjny:
25/17

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny



II.2) Rodzaj zamówienia:
usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych

Zamówienie podzielone jest na części:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje promocję i organizację Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2017 (zwanym dalej Forum) w Pomorskim Parku Naukowo- Technologicznym Gdynia, zgodnie z opracowaniem, o którym mowa w rozdziale 11.2.4 SIWZ, w tym 1.) Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum. 2.) Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem pracownika Zamawiającego. 3.) Aktualizacja i obsługa strony internetowej wydarzenia www.forum.gdynia.pl w tym m.in: przygotowywanie materiałów tekstowych, zdjęciowych, filmowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 4.) Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, udostępnionych przez Zamawiającego, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów. 5.) Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych. 6.) Organizacja części wspólnej oraz czterech paneli FGM Gdynia 2017, w tym panelu: „Przemysły Morskie”, panelu: „Logistyka Morska”, panelu: ”Porty Morskie”, panelu „Ship Management”. 7.) Organizacja, w ramach paneli wskazanych w pkt 6. prelekcji tematycznych oraz dyskusji panelowej. 8.) Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz w ramach części wspólnej, wykładu „gościa specjalnego” Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki morskiej, wręczenia nagród Stena Line Propeller Prize Gdynia 2017 połączonego z prezentacją nagrodzonych projektów oraz wręczenia nagród w konkursie na scenariusz i realizację filmu promującego gospodarkę morską w Polsce. 9.) Zatrudnienie moderatorów (prowadzących) oraz liderów poszczególnych paneli Forum. 10.)Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu i/lub przejazd. 11.) Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady. 12.) Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli. 13.) Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami. 14.) Niezbędne wyposażenie i oznakowanie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja. 15.) Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych, ekran TV do transmisji części wspólnej w hollu oraz w przypadku spodziewanej frekwencji powyżej 300 osób organizacja transmisji części wspólnej w odrębnej sali. 16.) Organizacja cateringu w dniu Forum podczas dwóch przerw (kawowej oraz lunchowej). 17.) Organizacja zakończenia Forum, w tym: podsumowania Forum oraz zamknięcia Forum. 18.) Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum w serwisach społecznościowych w tym m.in.: Facebook, Goldenline 19.) Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej, medialny serwis agencji Reuters Polska oraz na stronach partnerów Forum oraz w tradycyjnych i elektronicznych mediach branżowych gospodarki morskiej. 20.) Prowadzenie profilu Forum na portalu społecznościowym www.facebook.com, w tym realizacja co najmniej 5 postów video oraz bieżąca współpraca z pracownikami Zamawiającego w zakresie promocji Forum poprzez media elektroniczne Zamawiającego. 21.) Druk, w nakładzie co najmniej 400 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego. 22.) Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum. 23.) Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego. 24.) Aktualizacja i obsługa aplikacji mobilnej (na platformy Android, iOS, Windows Phone), zawierającej informacje o Forum wraz ze szczegółowym programem. 25.) Przygotowanie materiałów (press release) w ilości do 50 sztuk na konferencję prasową dot. Forum oraz udział przedstawiciela Wykonawcy w konferencji prasowej organizowanej we współpracy z Zamawiającym. 26.) Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych 27.) Wykonanie dla wszystkich zarejestrowanych gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych lub teczek konferencyjnych bloczków do notatek oraz upominku reklamowego z logo, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego. 28.) Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego. 29.) Opracowanie relacji po wydarzeniu (w wersji polskiej i angielskiej) i umieszczenie na stronie internetowej Forum. 30.) Wykonanie dokumentacji zdjęciowej i filmowej z Forum, w tym przygotowanie filmu (ok.120 sek.) z przebiegu wydarzenia. 31.) Opracowanie raportu podsumowującego Forum. 32.) Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym 33.) Przeniesienie autorskich praw majątkowych do opracowania zakresu tematycznego forum, oraz do utworów tj.: tłumaczeń, fotografii, aplikacji, opracowań graficznych i tekstowych, (w tym wszelkich sprawozdań, informacji, artykułów, danych), o których mowa w pkt 3), 4), 18), 21), 22), 23), 24), 25), 27), 29), 30), 31), 37), 39), 40). 34.) Obowiązek pozyskania nad Forum patronatów organów administracji rządowej i centralnej oraz patronatów organizacji pozarządowych, zgodnie ze wskazaniami i w porozumieniu z Zamawiającym. 35.) wymiana powłok w 5 nośnikach roll-up premium, typ Original 1200x2145, zgodnie z projektem i parametrami technicznymi otrzymanym od Zamawiającego, 36.) druk i ekspozycja reklamy na oświetlonych nośnikach reklamy zewnętrznej (outdoor), w terminie 15-30 września 2017, zgodnie z projektem otrzymanym od Zamawiającego, w tym: ekspozycja reklamy na co najmniej 12 nośnikach typu bilbord, (format 6x3m), w lokalizacjach w Trójmieście uzgodnionych z Zamawiającym oraz na nośniku reklamy wielkoformatowej, (format 10x17m), zlokalizowanej w Gdyni, Estakada Kwiatkowskiego/Dantyszka 2, 37.) produkcja 10 sek. spotu video do emisji w telewizji oraz w internecie, na podstawie scenariusza zaakceptowanego przez Zamawiającego, 38.) publikacja reklamy (format co najmniej 1/5 strony) w dwóch tygodnikach opinii publicznej o zasięgu ogólnopolskim tj. Polityka, wsieci, zgodnie z projektem otrzymanym od Zamawiającego, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, 39.) przygotowanie i publikacja reklam w serwisie Facebook o minimalnym łącznym potencjalnym zasięgu w okresie czerwiec- październik 2017- 40 000, 40.) przygotowanie i publikacja reklam w Google Adwords w okresie czerwiec- październik 2017 w łącznej liczbie co najmniej 5 000 wyświetleń, 41.) publikacja reklamy banerowej w serwisach branżowych, w tym: na stronie głównej i podstronach portali: www.gospopdarkamorska.pl, www.portalmorski.pl oraz na stronie głównej portali www.baltictransportjournal.com i www.harboursreview.com przez okres co najmniej 14 dni.


II.5) Główny kod CPV:
79950000-8

Dodatkowe kody CPV:
79342200-5

II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:


II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
nie

II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:


II.9) Informacje dodatkowe:

IV.1) OPIS


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony

IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:


IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:


IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:


IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:


IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:


IV.1.8) Aukcja elektroniczna


Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej
(przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) nie

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:


Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

nie
Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:


IV.2.2) Kryteria



IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp
(przetarg nieograniczony)
nie

IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne


IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem

Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji nie
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert: nie
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe



IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań: nie
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:


IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego

Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
nie
Informacje dodatkowe:


IV.4) Licytacja elektroniczna

Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY


Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE



IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym
(jeżeli dotyczy):


Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym



IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

Data: 19/04/2017, godzina: 10:00,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie lub pismem odręcznym. Wymagane zgodnie z SIWZ dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, że wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.

IV.6.3) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
nie

IV.6.6) Informacje dodatkowe: