Obsługa bankowa budżetu Gminy Dębowiec, jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury w latach 2020 – 2023

Opis przedmiotu przetargu: 1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Dębowiec, jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury od dnia 01 stycznia 2020 do 31 grudnia 2023 r. 2) W skład jednostek organizacyjnych Gminy Dębowiec wchodzą: Urząd Gminy w Dębowcu Zespół Szkół w Cieklinie Zespół Szkół w Dębowcu Zespół Szkół w Woli Dębowieckiej Szkoła Podstawowa w Duląbce Szkoła Podstawowa w Dobryni Szkoła Podstawowa w Łazach Dębowieckich Szkoła Podstawowa w Zarzeczu Centrum Usług Wspólnych w Dębowcu Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej Zakład Gospodarki Komunalnej instytucja kultury – Gminna Biblioteka Publiczna 3) Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy obejmuje w szczególności: a) otwarcie, prowadzenie i zamykanie na wniosek Zamawiającego lub jego jednostek organizacyjnych i instytucji kultury rachunków podstawowych i pomocniczych, kont wirtualnych, rachunków tworzonych do obsługi projektów współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, w tym wszystkich rachunków bankowych jednostek organizacyjnych (nie wyłączając nowo otwieranych rachunków w trakcie trwania umowy), b) otwarcie i prowadzenie rachunków walutowych, c) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, d) zapewnienia obsługi kasowej w co najmniej 1 punkcie na terenie miejscowości Dębowiec. Wykonawca posiada lub utworzy oddział, filię lub punkt kasowy w miejscowości Dębowiec w terminie jednego miesiąca od dnia podpisania umowy. W przypadku gdy wybrany bank nie posiada swojej siedziby w miejscowości Dębowiec, do czasu uruchomienia placówki zobowiązany będzie do zapewnienia codziennej obsługi budżetu Gminy Dębowiec i zapewnienia możliwości przeprowadzenia wszystkich operacji bankowych bez ponoszenia dodatkowych kosztów ze strony Gminy (transport gotówki) W oddziale, filii lub punkcie kasowym w miejscowości Dębowiec nie będzie pobierana od Zamawiającego i innych wpłacających opłata i prowizja od wpłat gotówkowych na rachunki bankowe Gminy Dębowiec oraz innych jednostek objętych postępowaniem. e) wydawanie blankietów czekowych bez prowizji i opłat, f) przyjmowania i realizacji zmian w kartach wzorów podpisów Zamawiającego, jego jednostek organizacyjnych i instytucji kultury bez prowizji i opłat, g) Wykonawca zapewni możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości tj. na banknoty jak i na bilon. Za wymienioną usługę Wykonawca nie będzie pobierał żadnych prowizji ani opłat h) udzielenie Gminie Dębowiec na jej wniosek odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego w wysokości ustalonej w uchwale budżetowej na dany rok o zmiennym oprocentowaniu, którego zabezpieczeniem będzie weksel ,, in blanco” wraz z deklaracją wekslową z kontrasygnatą Skarbnika Gminy Dębowiec. W roku 2020 i latach kolejnych obowiązywania umowy limit kredytu na rachunku bankowym planuje się na poziomie 1 000 000,00 złotych z zastrzeżeniem, iż kwota może wzrosnąć do wysokości 2 000 000,00 złotych. W takiej sytuacji Wykonawca uruchomi wyższą kwotę kredytu na zasadach ustalonych w niniejszym postępowaniu bez prowizji. Kredyt oprocentowany będzie wg. zmiennej stopy procentowej obowiązującej w dniach, za które naliczane są odsetki. Oprocentowanie kredytu ustalane jest na bazie stawki WIBOR 1M, liczonej jako średnia arytmetyczna dziennych stanów stawki WIBOR 1M z miesiąca poprzedniego, powiększonej o marżę w stosunku rocznym. Marża banku jest stała w okresie obowiązywania umowy. Bank nie będzie pobierał opłat od salda niewykorzystanej części kredytu w rachunku bieżącym. Odsetki od kredytu naliczane są miesięcznie i pobierane ostatniego dnia każdego miesiąca z rachunku bieżącego. i) realizacja przelewów złożonych w formie elektronicznej ,, na zewnątrz” w tym samym dniu, jeśli zostaną złożone przed ostatnią sesją wychodzącą eliksir w Banku, natomiast przelewów złożonych w formie elektronicznej ,,wewnętrznych,” w tym samym dniu. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej z przyczyn leżących po stronie Banku, umożliwi on realizację przelewów w formie papierowej bez ponoszenia z tego tytułu opłat i prowizji przez Zamawiającego. Takie sytuacje mogą mieć jedynie charakter wyjątkowy i Wykonawca winien wcześniej zawiadomić Zamawiającego o takim przypadku. j) realizacja wyłącznie dyspozycji podpisanych przez osoby upoważnione posiadacza rachunku wymienione w karcie wzorów podpisów, k) wdrożenie elektronicznego sytemu obsługi bankowej we wszystkich obsługiwanych jednostkach organizacyjnych Gminy Dębowiec i instytucji kultury na około 15 stanowiskach, jak również przeszkolenie pracowników, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących oprogramowanie w okresie trwania umowy oraz świadczenie jego serwisu. Czas reakcji od zgłoszenia problemu telefonicznie, faxem lub pocztą elektroniczną: niezwłocznie. System oraz jego wdrożenie nastąpi w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo zgodne z przepisami prawa, w zakresie bankowej obsługi finansowej, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Dębowiec, l) bezpłatne wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach bankowych, wydawanie opinii bankowej o prowadzonych rachunkach bankowych oraz innych opinii odnośnie udzielania wsparcia w zdefiniowaniu struktury rachunków odpowiadającej potrzebom zamawiającego i zaświadczeń – w zależności od potrzeb zamawiającego, jednostek organizacyjnych i instytucji kultury. ł) oprocentowanie środków pieniężnych Zamawiającego na rachunkach bieżących w PLN oprocentowane są według zmiennej stopy procentowej ustalanej na bazie stawki WIBID 1M. Stawka WIBID 1M wyliczona będzie jako średnia arytmetyczna dziennych stanów z poprzedniego miesiąca. Wysokość oprocentowania będzie zmienna w okresach miesięcznych. Kapitalizacja odsetek będzie następowała miesięcznie z wyjątkiem rachunku wadium w PLN i rachunku zabezpieczeń w PLN, na których kapitalizacja odsetek będzie następowała na żądanie (w momencie wypłaty wadium lub zabezpieczenia) nie rzadziej jednak niż na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. Odsetki muszą być naliczone i zaksięgowane na rachunku w ostatni dzień danego m-ca, odsetki od środków pieniężnych w PLN ewidencjonowane będą na rachunku podstawowym lub innych wskazanych rachunkach Zamawiającego, z wyodrębnieniem kwot dotyczących odsetek od depozytów na poszczególnych rachunkach w PLN, m) zerowanie rachunków bieżących, zgodnie z dyspozycjami ( Zamawiający określi konta, dla których usługa winna być wykonywana ), polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku pozostałych na tychże rachunkach ( np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący budżetu Gminy Dębowiec. Za wymienioną usługę Bank nie pobiera żadnych opłat i prowizji, n) przekazywanie odsetek ze wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych w dniu kapitalizacji na rachunek dochodów jednostki, o) wykonywanie innych czynności bankowych, których potrzeba wykonania wynika ze specyfiki przedmiotu zamówienia, niezbędne do kompleksowej realizacji świadczenia w kształcie wynikającym ze stosunku zobowiązaniowego, p) zapewnienie dostępu Zamawiającemu do elektronicznych wyciągów bankowych (w szczególności stały dostęp do bieżącej informacji o stanie środków i obrotach na rachunkach, generowanie i wydruk wyciągów z rachunków bankowych oraz dokumentów zawierających pełną informację o poszczególnych transakcjach na rachunku, stały dostęp do wyciągów historycznych) r) sporządzanie na wniosek Zamawiającego historii każdego rachunku bankowego otwieranego do obsługi konkretnego projektu realizowanego przez Zamawiającego, s) prowadzenie przez bank, na rzecz Zamawiającego obsługi płatności masowych (wpłacanych w pieniądzu i przelewem), kierowanych na rachunek rozliczeniowy klienta, poprzez tzw. rachunki wirtualne, stanowiące identyfikatory płatności. Usługa ta polega na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych ( codziennie), wpływających na rachunki wirtualne i księgowaniu ich na rachunku rozliczeniowym Zamawiającego, zbiorczymi kwotami przyjętych wpłat oraz przekazywaniu Zamawiającemu raportu ( pliku analitycznego), zawierającego szczegółowe dane, dotyczące przyjętych wpłat. Wpływy na rachunki wirtualne są rejestrowane w systemie transakcyjnym banku i księgowane w godzinach sesji przychodzących. Przewidywana liczba płatności masowych dotyczy około 15 tys. podmiotów. Liczba ta może wzrosnąć. Szczegóły korzystania z usługi określi umowa. Zamawiający pracuje na systemie RADIX. Wykonawca winien zapewnić pełną kompatybilność systemów: własnego i Zamawiającego w celu zapewnienia ciągłości w dostępie do świadczonych przez siebie usług bankowych a także pełną funkcjonalność systemu u Zamawiającego. Wykonawca pokryje wszelkie koszty niezbędne do poniesienia w celu zapewnienia kompatybilności i funkcjonalności systemów. t) wyznaczenia bezpłatnie opiekuna – doradcy Zamawiającego – dla Gminy Dębowiec i pozostałych jednostek, u) Wykonawca nie będzie pobierał innych opłat i prowizji, ponad wymienione w ofercie, za czynności obsługi bankowej Zamawiającego, opisane w niniejszej specyfikacji.