„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Wyszkowie i jednostek organizacyjnych”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych i paczek, zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z późn. zm) zwrotu przesyłek niedoręczonych i zwrotnego potwierdzenia odbioru oraz transportu przesyłek w okresie od dnia następującego po dniu podpisania umowy, nie wcześniej jednak niż od 1 stycznia 2020 r. do dnia 31.12.2021 r. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi codziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku do jednostek Zamawiającego: 1) Starostwa Powiatowego w Wyszkowie adres: Aleja Róż 2, 07-200 Wyszków. 2) Powiatowy urząd pracy w Wyszkowie adres: ul. Tadeusza Kościuszki 15, 07-200 Wyszków 3) Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Wyszkowie, adres: ul. Świętojańska 82A, 07-200 Wyszków. Przesyłki będą dostarczane do Starostwa Powiatowego w Wyszkowie oraz do w/w jednostek codziennie do godz. 900 , a odbierane codziennie w godz.1430 - 1530. 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się a) przesyłki zwykłe - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) przesyłki zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym c) przesyłki polecone - przesyłka rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, d) przesyłki polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym e) przesyłki polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, f) przesyłki polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, w obrocie krajowym i zagranicznym, g) przesyłki z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę w obrocie krajowym i zagranicznym,. Format S- to przesyłka o wymiarach mieszczących się w rozmiarach koperty C5 (230mm x 160mm x 20mm +-2mm) i o maksymalnej wadze do 500g. Format M - to przesyłka o wymiarach dla formatu M (325mm x 230mm x 20mm +-2mm). W tym przedziale oprócz C-4 zmieści się również B-5 oraz koperty wskazane powyżej w formacie S o wadze przekraczającej 500g. Dopuszczalna waga przesyłki to 1000g. Format L - to przesyłka gdzie suma wymiarów przesyłki (długość + szerokość + wysokość) nie może przekroczyć 900mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może być większy niż 600mm. Dopuszczalna waga to 2000g. 3. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym , b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym c) z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością w obrocie krajowym i zagranicznym d) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym e) za pobraniem – paczki rejestrowe nie będące paczkami najszybszej kategorii (za pobraniem opłaty) w obrocie krajowym. Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub długość 500 mm lub szerokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 4. Zamawiający informuje, że ze względu na specyfikę jego działalności przeszło 90% wartości wysyłanych przez niego przesyłek listowych to dokumenty urzędowe, w związku z powyższym wymaga, aby potwierdzenie nadania przez niego przesyłek rejestrowych tj.: poleconych i poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru wydane przez Wykonawcę nadawało im moc dokumentu urzędowego zgodnie z art. 17 Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz., 2188 z późn. zm.) 5. Zamawiający określi rodzaj przesyłek oraz szacunkowe ilości przesyłek dla poszczególnych jednostek w formularzu asortymentowo – cenowym stanowiącym załącznik Nr 3 do SIWZ. Podane w załącznikach szacunkowe ilości przesyłek sporządzone zostały w oparciu o dane z ostatnich 12 miesięcy i służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia. Faktyczna ilość przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie wynikające ze zmian ilościowych w trakcie realizacji zamówienia. Przekazania oraz odbioru przesyłek w ramach poszczególnych części zamówienia dokonywać będą upoważnienia pracownicy Starostwa Powiatowego oraz pozostałych jednostek w lokalizacji wskazanej przez wykonawcę w dniu zawarcia umowy na terenie miasta Wyszków codziennie w dniach od poniedziałku do piątku w przedziale godzinowym wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia. 6. Odbiór przesyłek przygotowanych do nadania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę w pocztowej książce nadawczej pieczęcią, podpisem i datą (dla przesyłek rejestrowych) oraz na zestawieniu ilościowym wg. kategorii rodzajowych (dla przesyłek zwykłych). 7. Zamawiający jest zobowiązany do właściwego przygotowania przesyłek do nadania oraz sporządzenia zestawień przesyłek. 8. Zamawiający jest zobowiązany do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce w sposób trwały i czytelny nazwy odbiorcy wraz z adresem doręczenia, określenia rodzaju przesyłki (zwykła, priorytetowa, polecona ze zwrotnym poświadczeniem odbioru oraz umieszczania na stronie adresowej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełna nazwę i adres Zamawiającego. 9. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek b) dla przesyłek nierejestrowych – zestawienie ilościowe według poszczególnych kategorii sporządzone w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 10. Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie odpowiednio zabezpieczona koperta Zamawiającego (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz uniemożliwiło uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. Zamawiający będzie korzystał ze swojego opakowania przesyłek. 11. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek Wykonawca poinformuje o tym telefonicznie Zamawiającego w dniu odbioru przesyłek. Przy braku możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym. 12. Wykonawca jest zobowiązany do potwierdzenia swoim stemplem pocztowym na przesyłkach pocztowych daty ich nadania. W przypadku nieobecności adresata, wykonawca pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może przesyłkę odebrać. Termin do odbioru przesyłki od adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo w tym terminie przesyłka awizowana jest dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przesyłki przez adresata. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi dostarczenia przesyłek do każdego wskazanego przez zamawiającego adresu w kraju i za granicą. Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów: a) Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (t.j Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z późn. zm), b) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (t.j Dz. U. z 2018 r., poz. 2096, z późn. zm) c) Ustawy z dnia 17 listopada 164 roku Kodeks Postępowania Cywilnego (t.j Dz. U. z 2019 r., poz. 1460 z późn. zm), d) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks Postępowania Karnego (t.j Dz. U. z 2018 r., poz. 1987 z późn zm), e) Ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm), f) Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843.), które powinni spełniać Wykonawcy.” 13. Usługi świadczone przez Wykonawcę powinny spełniać warunki skutecznego i prawidłowego doręczenia postawione w kodeksie postępowania cywilnego, kodeksie postępowania karnego i kodeksie postępowania administracyjnego (art.44) oraz spełniać warunki skutecznego doręczenia w postępowaniach prowadzonych przez sądy administracyjne. 14. Usługi świadczone przez Wykonawcę z chwilą ich nadania powinny spełniać wymóg zachowania prawidłowego terminu nadania dla pisma urzędowego. Świadczenie przez Wykonawcę usług dla których przepisy prawa uznają że złożenie pisma w placówce pocztowej operatora wyznaczonego równoznaczne jest z wniesieniem go do sądu lub termin wniesienia pisma uważa się za zachowany jeśli przed jego upływem pismo zostało nadane w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w tym warunków art. 165 par. 2 kpc, art. 198 b ust. 2 Pzp art. 83 par. 3 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi art. 57 par. 5 pkt 2 kpa, art. 12 par. 6 pkt 2 ordynacji podatkowej, a także art. 17 Prawo pocztowe. 15. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą objętego porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przed adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki , w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, (Dz. U. 2013, poz. 545), dla przesyłek listowych nie będących przesyłkami najszybsze kategorii.” 16. Wykonawca jest zobligowany do żądania od odbiorców prawidłowego wypełnienia zwrotnych potwierdzeń odbioru (czytelne podpisy, pieczęcie firm). Doręczanie przesyłek poleconych i poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca realizować będzie w sposób umożliwiający osiągnięcie skutku określonego w niżej wskazanych przepisach: a) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2096, z późn. zm) w szczególności art. 57 § 5 pkt. a, b) Ustawy z dnia 17 listopada 164 roku Kodeks Postępowania Cywilnego (t.j Dz. U. z 2019 r., poz. 1460 z późn. zm),w szczególności art. 165 § 2, c) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks Postępowania Karnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1987 z późn zm),w szczególności art. 124, d) Ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ( t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm) w szczególności art. 65 § 2, e) Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843.) w szczególności art. 198 B ust. 2, W przypadku nieobecności adresata, dot. przesyłek poleconych i poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przedstawiciel Wykonawcy postąpi zgodnie z właściwymi przepisami KPA, KPK, KPC tj. w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych powierzonych Wykonawcy do przetwarzania przez Zamawiającego. 17. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przez niego przesyłek rejestrowych tj.: poleconych i poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru wydane przez Wykonawcę nadawało im moc dokumentu urzędowego zgodnie z art. 17 Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z późn. zm), 18. Zamawiający w związku z tym, iż umożliwia wykonanie zamówienia przez podwykonawców nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot niż wykonawca i podwykonawca na rzecz i w imieniu Zamawiającego. W wyniku tego na dowodzie nadania przesyłki nie może figurować inny podmiot niż Zamawiający. 19. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówkami nadawczymi na terenie, w której znajduje się siedziba Zamawiającego oraz wymaga aby punkty niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie miasta Wyszków. Ponadto punkty niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) Wykonawcy powinny: - być czynne, co najmniej od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w minimalnym przedziale godzinowym od 8.00-16.00. - w przypadku gdy znajduje się w lokalu w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych oraz wyznaczonego pracownika posiadającego pieczęć Wykonawcy, być oznakowana w sposób widoczny: logo i nazwa wykonawcy, a lokal ma być oznakowany logo operatora. Punkty odbioru Wykonawcy winny posiadać zaplecze techniczne gwarantujące nienaruszalność tajemnicy korespondencji. 20. Do przesyłek używane będą koperty oraz potwierdzenia odbioru Zamawiającego. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. Zamawiający dopuszcza potwierdzenia odbioru Wykonawcy. Zamawiający przewiduje oznakowanie przesyłek we własnym zakresie w sposób uzgodniony z Wykonawcą. 21. Zamawiający za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT, wraz ze specyfikacją wykonanych usług, w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym z 21 dniowym terminem płatności. 22. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości w wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w w/w okresach rozliczeniowych. W przypadku nadania przez Zamawiającego większej ilości przesyłek z danej kategorii, usługi te będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego stanowiącego, Załącznik nr 3 do formularza oferty. 23. Zastrzega się, że w przypadku świadczenia usług nie ujętych w opisie przedmiotu zamówienia, podstawą rozliczeń będą ceny zawarte w obowiązującym w dacie przyjęcia przesyłek cenniku opłat za usługi pocztowe świadczone przez Wykonawcę/, w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z późn. zm) oraz międzynarodowe przepisy pocztowe. Dopuszczalne są następujące rodzaje i warunki zmiany treści umowy zwartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postepowania: a) zmiana nazwy lub adresu Wykonawcy bądź Zamawiającego; b) zmiany osób odpowiedzialnych za współpracę operacyjną; c) zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia lub jego części, gdy wykonanie zamówienia w określonym pierwotnie terminie nie leży w interesie Zamawiającego, d) zmiany zakresu rzeczowego. 24. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik nr 3 do formularza oferty nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji umowy z wyjątkiem poniższych sytuacji: a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku; b) w przypadku, kiedy wprowadzenie zmian wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym; c) ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do formularza oferty ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe wobec usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu. Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi w danym dniu Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie zgodne z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z późn. zm.) Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki przyjęte do przemieszczania, na zasadach określonych w Rozdziale 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z późn. zm.), zwanym w dalszej części szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia Prawem Pocztowym. 25. Reklamację z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dnia od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. Termin udzielania odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Rozdziału 8 Prawa Pocztowego oraz obowiązujących aktów wykonawczych. Zamawiający zastrzega, aby osoby wykonujące czynności objęte niniejszym postępowaniem tj. zatrudnione w działalności operacyjnej Wykonawcy – związanej z bezpośrednim odbiorem i dostarczaniem przesyłek w tym wydawaniem w punktach odbioru Wykonawcy - były zatrudnione przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę – minimalna ilość osób - 50 %. Powyższe związane jest z ochroną danych wrażliwych (dane osobowe), które również będą stanowiły przedmiot wysyłki. 26. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 27. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt. 6. Pzp w związku z tym, Zamawiający zastrzega prawo do udzielenia Wykonawcy, w okresie dwóch lat od zamówienia podstawowego, zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego, o którym mowa w art. 67 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, a Wykonawca zobowiązuje się przyjąć to zamówienia. Klauzule społeczne: 1. Wykonawca lub Podwykonawca zobowiązany jest zatrudnić co najmniej 1 osobę na podstawie umowy o pracę wykonującą czynności związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca lub Podwykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu, najpóźniej w ciągu 3 dni od daty podpisania umowy listę osób/y wykonujących wskazane czynności. 3. W celu udokumentowania zatrudnienia na umowę o pracę wskazanych osób, Wykonawca lub Podwykonawca przedstawi Zamawiającemu zanonimizowaną umowę o pracę wskazanych pracowników.