USŁUGI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM ŚWIADCZONE NA POTRZEBY URZĘDU MIASTA W BUSKU-ZDROJU

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, kurierskich oraz paczek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1481) na rzecz Zamawiającego w tym przesyłek doręczanych na zasadach określonych w:  ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257),  ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 201 z późn. zm.),  ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1822 z późn. zm.),  rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468 z późn. zm.),  ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1311),  ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1481),  innych powszechnie obowiązujących przepisach. Szacowane ilości przesyłek wskazano w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1a do „Formularza oferty”. 2. Przez Wykonawcę - Operatora rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej. 3. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe w obrocie krajowym i zagranicznym o wadze do 2000g oraz paczki pocztowe o masie do 10000g według: a) rodzaju:  przesyłki listowe nierejestrowane, tj. przesyłki nadane i doręczone bez pokwitowania,  przesyłki listowe rejestrowane, tj. przesyłki nadane i doręczone za pokwitowaniem,  przesyłki listowe rejestrowane, za potwierdzeniem odbioru,  paczki; b) kategorii:  przesyłki ekonomiczne,  przesyłki priorytetowe; 4. Przez przesyłki kurierskie, będące przedmiotem zamówienia rozumie się:  Przesyłki kurierskie nadane w serwisie doręczane w dniu nadania, od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy, w terminach liczonych od momentu odbioru przesyłki przez kuriera: do 3 godzin – w granicach administracyjnych miasta powiatowego albo na prawach powiatu, gdy nadanie nastąpiło do godz. 17:00, do 4 godzin – poza granicami administracyjnymi miasta nadania, gdy nadanie nastąpiło do godziny 16:00. Odległość miejscowości, w której dokonuje się odbioru od miejscowości doręczenia nie może być większa niż 40 km;  Przesyłki kurierskie w obrocie krajowym doręczane najpóźniej w drugim dniu po dniu nadania, od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy pod warunkiem nadania do godziny 15:00 w placówce pocztowej. 5. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego doręczane będą do każdego miejsca w kraju i zagranicą. 6. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego. 7. Wykonawca zobowiązany jest do tego, aby potwierdzenie nadania było zgodnie z art. 17 Prawa pocztowego, miało moc dokumentu urzędowego oraz aby data nadania przesyłek była równoznaczna z zachowaniem terminów załatwienia spraw przewidzianych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa. 8. Wykonawca zobowiązany jest do przyjmowania przesyłek w wyznaczonej placówce Wykonawcy zlokalizowanej w miejscowości Busko-Zdrój oraz dostarczania ewentualnych zwrotów do Urzędu Miasta i Gminy w Busku-Zdroju. 9. Realizacja przedmiotowej usługi odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przesyłek do nadania oraz zestawień ilościowych, w przypadku listów nierejestrowanych i zestawień z wyszczególnieniem adresatów, w przypadku listów rejestrowanych. Zestawienia będą sporządzane w 2 egz. – po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. 10. Nadawca umieszcza na przesyłce listowej lub paczce nazwę odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym. 11. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 12. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego pod warunkiem prawidłowego ich przygotowania. 13. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której na opakowaniu przesyłek (na kopercie, stronie adresowej przesyłek) nadawanych przez Zamawiającego i na dowodzie nadania przesyłek Zamawiającego oraz na zwrotnym poświadczeniu/potwierdzeniu odbioru były inne dane niż dane adresowe Zamawiającego, a zamieszczone były dane adresowe innego podmiotu nadającego w imieniu i na rzecz Zamawiającego. 14. Zamawiający nie dopuszcza możliwości, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający, zaś oznaczenia nadawcy na kopercie będą wskazywały na to, że Zamawiający nie jest nadawcą przedmiotowej korespondencji. 15. Wykonawca musi zapewnić możliwość nieodpłatnego odbioru przesyłek od Zamawiającego przez pięć dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku, w godzinach: w poniedziałek od 8:00 do 16:00, od wtorku do piątku od 7:00 do 15:00. W przypadku gdy placówka Wykonawcy uprawniona do odbioru przesyłek będzie mieściła się w odległości nie większej niż jeden kilometr od siedziby Urzędu Miasta i Gminy w Busku-Zdroju – Zamawiający będzie osobiście dostarczał przesyłki do placówki Wykonawcy poprzez swoich pracowników. Jeżeli w/w odległość będzie przekraczać jeden kilometr Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru przesyłek bezpośrednio z Urzędu Miasta i Gminy w Busku-Zdroju poprzez własnych pracowników. Odpowiednio przygotowane przesyłki listowe i paczki Wykonawca będzie odbierał od Zamawiającego minimum raz dziennie (w dniach i godzinach pracy Zamawiającego), a Wykonawca potwierdzi ich odbiór – pieczęcią, podpisem, datą na kopii zestawień. Ostateczny termin/godzina odbioru przesyłek zostanie uzgodniony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy. Uzgodnienie wymaga formy pisemnej i będzie stanowiło załącznik do umowy. 16. Nadanie przesyłek będzie każdorazowo potwierdzane przez Wykonawcę poprzez określenie daty nadania. Potwierdzenie dokonywane będzie w prowadzonej przez Zamawiającego książce nadawczej lub na wykazach nakładu Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość uzgodnienia treści nadruków z Wykonawcą, tak aby nadruk poszczególnych rubryk wykazów nakładu Zamawiającego był zgodny z nadrukiem wykazów nakładu Wykonawcy. 17. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia. 18. W przypadku nieobecności adresata przesyłki rejestrowanej, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia (awizo); w przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art. 150 Ordynacji podatkowej bądź art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). 19. W ramach świadczenia w/w usług Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczania przesyłek do siedziby Zamawiającego minimum raz dziennie (w dniach i godzinach pracy Zamawiającego). Ostateczny termin/godzina dostarczania przesyłek zostanie uzgodniony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy. Uzgodnienie wymaga formy pisemnej i będzie stanowiło załącznik do umowy. 20. Celem zapewnienia adresatom dogodnej możliwości odbioru przesyłek awizowanych, co w sposób bezpośredni przekłada się również na jakość i efektywność prowadzonych spraw, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował co najmniej jedną placówką pocztową na terenie Gminy Busko-Zdrój, w której będzie istniała możliwość odbioru przesyłek awizowanych. Liczba placówek, w których będzie istniała możliwość odbioru przesyłek awizowanych stanowi kryterium oceny ofert – patrz. pkt 22.6 SIWZ. 21. Placówka pocztowa (placówki pocztowe – jeśli Wykonawca poda więcej niż jedną placówkę) powinna być: a) czynna co najmniej przez 6 godzin dziennie we wszystkie dni robocze z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, b) oznakowana w sposób widoczny „nazwą” lub „logo” Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym jednostkę Wykonawcy, c) placówka pocztowa znajdująca się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy, d) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić adresatom możliwość odbioru przesyłek awizowanych w tych placówkach we wskazanych dniach i godzinach przez okres 14 dni od dnia awizowania. 22. Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące czynności przy realizacji przedmiotowego zamówienia zatrudnione były na podstawie umowy o pracę. Liczba osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wykonujące czynności przy realizacji przedmiotowego zamówienia będzie stanowiła kryterium oceny ofert – patrz. pkt 22.6 SIWZ. 23. Przedmiot zamówienia obejmuje zwrot do siedziby nadawcy niedoręczonych przesyłek niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia, po dwukrotnym siedmiodniowym ich awizowaniu zgodnie z przepisami kpc i kpa. 24. Zlecenie wykonania usługi kurierskiej zgłaszane będzie przez Zamawiającego telefonicznie pod numerem linii firmowej, wskazanej przez Wykonawcę. Dowodem nadania przesyłki kurierskiej jest odcinek nalepki adresowej, potwierdzony odciskiem datownika pocztowego i podpisem pracownika Wykonawcy. Dowód nadania może być także w postaci elektronicznej książki nadawczej. 25. W przypadku nieobecności adresata lub upoważnionego odbiorcy przesyłka kurierska będzie awizowana przez pozostawienie wypełnionego zawiadomienia o jej nadejściu z informacją o możliwości odbioru we wskazanej placówce Wykonawcy, z podaniem numeru telefonu, pod którym adresat może ustalić powtórne doręczenie przesyłki. Do dni wyznaczających termin powtórnego awiza nie wlicza się dni ustawowo wolnych od pracy. 26. Rozliczenie należności za wykonane usługi pocztowe odbywać się będzie w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone w okresie rozliczeniowym, stwierdzone co do ilości na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny podane w załączniku nr 1a do „Formularza oferty”, stanowiącym Załącznik nr 1 do oferty i który będzie stanowił integralną część umowy, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. Ceny określone w formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do oferty powinny zawierać wszystkie opłaty Wykonawcy. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane – ilość przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych/zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Wykonawcy. 27. Płatność za wykonane usługi będzie dokonywana w formie płatności „z dołu” w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Termin płatności ustala się na 30 dni od daty wystawienia faktury. 28. Wykonawca wystawi faktury na postawie dokumentów nadanych i zwróconych przesyłek w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym. 29. W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym, podstawą rozliczeń będą ceny z załączonego do oferty cennika usług pocztowych Wykonawcy, który będzie stanowił załącznik do umowy. 30. Wykazane w „Formularzu oferty” szacunkowe ilości przesyłek każdego rodzaju, zostały podane dla porównywalności ofert i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do korekty ilościowej wg gramatury i rodzajów nadawanych przesyłek, wskazanych w załączniku nr 1a do „Formularza oferty”. Rzeczywista ilość przesyłek pocztowych będzie wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. 31. W przypadku nadania przez Zamawiającego większej ilości przesyłek z danej kategorii, usługi te będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego. 32. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji zamówienia, z trzema wyjątkami: a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana ww. cen leży w interesie publicznym, c) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu. 33. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 8 Prawa pocztowego (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1481) oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 1468 z późn. zm.). 34. Ustalenia i decyzje dotyczące bieżącego wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy. 35. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie zapewni możliwości przyjęcia przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie od Zamawiającego. 36. Zamawiający we własnym zakresie zapewni sobie druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek z potwierdzeniem odbioru do przesyłek doręczanych na zasadzie: a) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 201 z późn. zm.), b) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257). 37. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca określił wzory oznakowania przesyłek rejestrowanych i/lub priorytetowych, które będą stosowane przy oznakowaniu przesyłek listowych i paczek (dopuszcza się przekazanie Zamawiającemu wzoru pieczęci zastępującego w/w oznaczenia). 38. Znaczek opłaty pocztowej zastąpi pieczęć wykonana według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę. 39. DODATKOWE WYMAGANIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ ZAMÓWIENIA - tzw. KLAUZULA SPOŁECZNA • Z uwagi na konieczność zapewnienia najwyższego standardu dbałości o przestrzeganie przepisów prawa, w zakresie doręczania i wydawania przesyłek, wymagającego stałego nadzoru oraz oceniając, że ilość osób zatrudnionych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia na podstawie stosunku pracy, zwłaszcza w zakresie doręczania i wydawania przesyłek, daje większą rękojmię skutecznego doręczenia przesyłek osobom uprawnionym do ich odbioru, zgodnie z dyspozycją przepisu art. 29 ust. 3a w zw. z art. 36 ust. 2 pkt 8a ustawy Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić, że realizacja przedmiotu zamówienia, w tym zakresie będzie wykonywana przez osoby zatrudnione w placówkach zlokalizowanych na terenie Gminy Busko – Zdrój na umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy z uwzględnieniem personelu podwykonawców i samych podwykonawców.