Wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Choceń, jednostek organizacyjnych działających w formie jednostek budżetowych oraz instytucji kultury

Opis przedmiotu przetargu: 1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Choceń, jednostek organizacyjnych działających w formie jednostek budżetowych oraz instytucji kultury. 2. Rodzaj zamówienia: usługi. 3. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Choceń, jednostek organizacyjnych działających w formie jednostek budżetowych oraz instytucji kultury. 4. W skład jednostek organizacyjnych Gminy Choceń wchodzą: - Urząd Gminy w Choceniu - Szkoła Podstawowa w Śmiłowicach - Szkoła Podstawowa w Wilkowicach - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Choceniu - Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej - Instytucja kultury: Choceńskie Centrum Kultury – Biblioteka 5. Kompleksowa obsługa bankowa obejmuje: 5.1. Prowadzenie rachunków bankowych, a w szczególności: a) otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego oraz rachunków pomocniczych, b) zamykanie rachunków pomocniczych na wniosek, c) realizacja poleceń przelewu w formie elektronicznej oraz w formie papierowej, d) przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonywanych przez posiadacza rachunków jak i osoby trzecie, e) dokonywanie wypłat gotówkowych, f) sporządzanie wyciągów bankowych na koniec każdego dnia roboczego, g) wydawanie blankietów czekowych, h) instalację, udostępnianie, aktualizację w siedzibie Zamawiającego (na dowolnej ilości stanowisk) oraz w jednostkach objętych zamówieniem, pełnego oprogramowania związanego z systemem bankowości elektronicznej oraz przeszkolenie wskazanych pracowników w celu nabycia umiejętności obsługi programu, i) automatyczne lokowanie wolnych środków pieniężnych pozostających na koniec dnia na rachunku budżetu, na rachunek lokaty typu overnight lub weekendowej, j) wydawanie przez bank zaświadczeń, 5.2. Oprocentowanie środków na wszystkich prowadzonych rachunkach, z wyjątkiem wskazanych jako nieoprocentowane, 5.3. Rachunki nieoprocentowane zwolnione są z opłat za prowadzenie, 5.4. Otwieranie dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych dla budżetu gminy i jednostek organizacyjnych gminy w trakcie obowiązywania umowy na obsługę bankową będzie na warunkach zadeklarowanych w ofercie. 5.5. Zamawiający przewiduje dokonywanie wypłat gotówkowych w punkcie obsługi kasowej należącej do Wykonawcy, zlokalizowanym na terenie miejscowości Choceń, w tym na podstawie sporządzonych list wypłat dla osób fizycznych, gdy odbiorca należności nie posiada rachunku bankowego. Terminy wypłat będą ustalane sukcesywnie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawca musi posiadać przynajmniej 1 bankomat zlokalizowany przy placówce bankowej. 5.6. Bank zrealizuje przelewy w systemie bankowości elektronicznej do godziny 14.30 w tym samym dniu roboczym. Przelewy złożone w systemie po godzinie 14.30 winny zostać zrealizowane najpóźniej w następnym dniu roboczym I sesją ELIXIR. Bank zrealizuje przelewy papierowe złożone w placówce Banku przez podmioty objęte zamówieniem do godziny 14.00 w tym samym dniu roboczym, a po godzinie 14.00 najpóźniej w następnym dniu roboczym. Przelewy pomiędzy rachunkami podmiotów objętych zamówieniem realizowane będą w czasie rzeczywistym. Środki, które wpłynęły z innych banków na rachunki podmiotów objętych zamówieniem: a) I sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku w tym samym dniu roboczym do godziny 13.00 b) II sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku w tym samym dniu roboczym do godziny 16.00 c) III sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku najpóźniej w następnym dniu roboczym w godzinach rannych. O każdej zmianie (godzinie) realizacji przelewów w systemie bankowości elektronicznej lub realizacji przelewów papierowych Wykonawca jest zobowiązany do powiadomienia Zamawiającego na piśmie. 5.7. Sporządzanie wyciągów bankowych na koniec każdego dnia roboczego wraz z dokumentacją umożliwiającą prawidłową kwalifikację dowodów i udostępnianie wyciągów w formie papierowej w następnym dniu roboczym do godz. 10.00. Wyciąg bankowy będzie zawierał co najmniej: nazwę kontrahenta, numer rachunku kontrahenta, nazwę i numer rachunku bankowego, wszystkie informacje o płatnościach umieszczone przez kontrahenta, datę wpłaty, datę przelewu, kurs przewalutowania płatności w walutach zagranicznych. 5.8. W ramach systemu bankowości elektronicznej, Wykonawca zapewni bez dodatkowych opłat: dostawę oprogramowania (w tym kartę, czytnik, token, pendrive), instalację i obsługę serwisową oprogramowania, szkolenie dla wszystkich operatorów w zakresie pełnej obsługi systemu w siedzibie każdego podmiotu objętego zamówieniem. Na potwierdzenie przeszkolenia operatorów niezbędne jest oświadczenie osób przeszkolonych o nabyciu umiejętności obsługi programu na danym stanowisku pracy. System bankowości elektronicznej Wykonawcy musi umożliwiać dokonywanie autoryzacji jednego przelewu przez dwóch operatorów, przy czym jeden może być również wprowadzającym dane przelewu do systemu. Gdy system wymaga posługiwania się akcesoriami typu: karta, czytnik, token, pendrive, wykonywanie tych czynności musi być możliwe przy założeniu, że każdy z tych operatorów posługuje się tylko jednym i tym samym akcesorium. System bankowości elektronicznej powinien umożliwić w szczególności: a) uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach bankowych budżetu gminy oraz na rachunkach każdej jednostki objętej zamówieniem, b) grupowanie zleceń (według rodzaju zlecenia, operacji, osoby wystawiającej), c) realizację przelewów w formie elektronicznej ze wszystkich rachunków, d) importowanie poleceń przelewu w formacie ELIXIR, e) przeniesienie danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez Wykonawcę, f) archiwizowanie wszystkich danych wprowadzonych do systemu, wykonanych operacji i sald na rachunkach, przez cały okres korzystania z systemu, g) zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa systemu. 5.9. Zapewnienie możliwości zaciągania kredytu w bieżącym rachunku bankowym prowadzonym dla budżetu Gminy Choceń w ramach upoważnienia wynikającego z uchwały budżetowej gminy obowiązującej na dany rok. Z uwagi na roczny charakter budżetu zamawiający dla celów oceny ofert przyjął, że limit roczny tego kredytu w poszczególnych latach nie powinien przekroczyć 2.500.000 zł. Spłata kredytu następowała będzie w każdym roku do dnia 31 grudnia, a w ostatnim roku obowiązywania umowy w ostatnim jej dniu. Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji i opłat za udzielenie/uruchomienie kredytu, ani z tytułu niewykorzystania przyznanego limitu. Jedynym kosztem dla zamawiającego będą odsetki naliczane od faktycznego dziennego zadłużenia w tym rachunku. Oprocentowanie kredytu obrotowego naliczane będzie w oparciu o stawkę WIBOR 1M powiększoną o marżę zaoferowaną przez Bank, stałą w okresie obowiązywania zamówienia. Zawarcie umowy kredytowej winno nastąpić w terminie 2 dni roboczych od dnia złożenia wniosku kredytowego, a postawienie środków do dyspozycji w dniu podpisania umowy kredytowej. Do naliczenia odsetek przyjmuje się, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, a rok liczy 365 dni. Odsetki będą płatne w ostatnim dniu każdego miesiąca a w ostatnim miesiącu obowiązywania umowy w ostatnim jej dniu. Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel in blanco. Zamawiający będzie dysponować środkami do wysokości przyznanego limitu kredytu, a każdy wpływ na rachunek bankowy będzie powodował zmniejszenie salda zadłużenia. 5.10. Lokowanie wolnych środków pieniężnych pozostających na rachunku budżetu na koniec dnia, bez dodatkowych formalności, poprzez automatyczne zakładanie lokaty typu overnight i weekendowej, w przypadku gdy oprocentowanie lokaty będzie korzystniejsze od oprocentowania rachunku. Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego do godziny 7.30 i będzie to pierwsza operacja na rachunku bankowym. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. 5.11.Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat (w tym abonamentowej) za: a) otwarcie i prowadzenie rachunków bieżących i rachunków pomocniczych, b) zamknięcie rachunków pomocniczych, c) realizację polecenia przelewu w wersji elektronicznej i papierowej na rachunki prowadzone przez Wykonawcę, d) dokonywanie wpłat i wypłat na rachunki i z rachunków Gminy i jej jednostek organizacyjnych, e) potwierdzanie sald na rachunkach, f) wydawanie blankietów czekowych, g) wydawanie zaświadczeń, opinii, historii prowadzenia rachunków bankowych, sporządzanie aneksów itp. związanych z obsługą bankową rachunków a wynikających z uregulowań wewnętrznych banku, h) świadczenie usług bankowości elektronicznej, pozwalających na dostęp do rachunków bankowych w czasie rzeczywistym za pośrednictwem sieci informatycznej dla Gminy Choceń i jednostek organizacyjnych Gminy objętych zamówieniem, i) wydawanie codziennie wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi. j) wpłaty gotówkowe z tytułu opłat i innych należności na rzecz Gminy Choceń i jej jednostek organizacyjnych. 5.12. W przypadku tworzenia, łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub przejęcia jednostek organizacyjnych przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji obsługi bankowej na warunkach zadeklarowanych w ofercie. 5.13. Naliczanie i dopisywanie odsetek od środków na rachunkach bankowych będzie dokonywane w okresach miesięcznych. 5.14. Wykonawca zawrze indywidualne umowy na prowadzenie obsługi bankowej na warunkach zadeklarowanych w ofercie, ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi Gminy Choceń. 5.15. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wykonanie operacji niezgodnie z dyspozycją posiadacza rachunku. 5.16. Wykonawca musi dysponować siedzibą centrali, oddziałem, filią lub punktem kasowym w Choceniu, lub utworzyć oddział, filię, punkt kasowy z możliwością obsługi kasowej, w tym realizowania wypłat gotówkowych na zlecenie Zamawiającego i jednostek organizacyjnych, nie późnej niż w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy. 5.17.Wykonawca zapewni kompleksową obsługę rachunku przez wytypowanego pracownika Banku, jak również zapewni jego zastępcę. Wykonawca zapewni stanowisko do bieżących kontaktów z Zamawiającym (pracownik-kasjer), który zostanie obsłużony poza kolejnością. Jest to bezpośrednio związane z godzinami otwarcia kasy w Urzędzie Gminy. 5.18. Szacunkowe wielkości przedmiotu zamówienia określono w tabeli zamieszczonej w formularzu oferty. Są to przewidywane ilości usług i mogą one ulec zmianie. Przewidywane ilości usług mają na celu oszacowanie przez Wykonawcę wartości zamówienia. 5.19. Zamawiający nie przewiduje wymagań o których mowa w art. 29 ust. 4. Ustawy Pzp. 6. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6. 7. kody CPV Kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień Publicznych ( CPV) : - 66110000-4 – Usługi bankowe - 66113000-5 – Usługi udzielania kredytu 8. Wymóg zatrudnienia na umowę o pracę 8.1. Zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Pzp Zmawiający określa, iż osoby wykonujące bezpośrednią obsługę bankową Zamawiającego w siedzibie centrali/ oddziału/ filii/ punktu kasowego prowadzonego w Choceniu zatrudnione przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodes pracy (Dz. U. z 2018 poz. 917 z późn. zm.) 8.2.W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 8.3. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: • oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; 8.4. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w umowie w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. 8.5. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.