Sukcesywne świadczenie usług cateringowych dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu ZP/026/19

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych dla jednostek organizacyjnych UEP w terminie: od 1 stycznia 2020 do 31 grudnia 2020 roku, w związku z planowanymi konferencjami, zakończeniem lub inauguracją studiów podyplomowych, roku akademickiego, spotkań seminaryjnych, zebrań komisji, spotkaniami wigilijnymi oraz innymi wydarzeniami odbywającymi się na terenie UEP , z opcją dodatkowego zakupu usług zgodnych z warunkami niniejszego SIWZ za kwotę 100 000 pln brutto. Wszystkie usługi cateringowe będą świadczone na terenie obiektów należących do Zamawiającego, znajdujących się na terenie miasta Poznania. 2. Świadczenie usług cateringowych w ramach organizowanych przez Zamawiającego wydarzeń będzie odbywało się sukcesywnie, w oparciu o zlecenia Zamawiającego przesłane w formie elektronicznej przez pracownika Działu Zamówień Publicznych na adres e-mail podany w umowie. Zlecenia będą przekazywane Wykonawcy zgodnie z ofertą Wykonawcy. Maksymalny termin określony przez Zamawiającego jako wymagany na złożenie zlecenia przed datą wydarzenia (świadczenia usługi) to: a) 6 dni roboczych, w przypadku gdy liczba gości przekracza 40 osób; b) 4 dni robocze, w przypadku gdy zlecenie dotyczy organizacji przerwy kawowej oraz w przypadku, gdy liczba gości wydarzenia nie przekracza 40 osób. 3. Zamawiający każdorazowo zlecając wykonanie usługi określi w szczególności: datę, miejsce, godzinę, czas wydarzenia, przewidywaną liczbę uczestników, a także: szczegółowe menu, dodatkowe dyspozycje dotyczące m.in.: dostarczenia i/lub ustawienia stołów, rodzaju naczyń, zastawy stołowej i sztućców, dekoracji stołów, zakresu obsługi kelnerskiej. 4. Zamówienia będą realizowane w formie: bufetu szwedzkiego (bufety) i/lub stolików koktajlowych i/lub restauracyjnej. 5. Wykonawca ma obowiązek skontaktowania się z organizatorem spotkania (adres podany w zleceniu), celem potwierdzenia otrzymania i przyjęcia zlecenia pocztą elektroniczną lub faksem oraz uzgodnienia/doprecyzowania szczegółów organizacji wydarzenia w zakresie objętym przedmiotem zlecenia. 6. Każdorazowo, w przypadku zgłoszenia stosownej potrzeby przez organizatora wydarzenia, po otrzymaniu informacji o charakterze uroczystości, przewidywanej liczbie uczestników, oczekiwaniach dotyczących przebiegu szeroko pojętego świadczenia wskazanej usługi, Wykonawca zobowiązany będzie do pomocy w skomponowaniu optymalnego, szczegółowego menu dla całej uroczystości, z podziałem na poszczególne jej etapy (np. poszczególne przerwy kawowe, lunch/e, itd.). W tym celu Wykonawca wyznaczy osobę do kontaktu z przedstawicielami poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni z podaniem aktywnego i dostępnego numeru telefonu oraz adresu poczty elektronicznej (e-mail). 7. W ramach realizacji poszczególnych zamówień Wykonawca zobowiązany jest do:  przygotowania, dostarczenia i podania wyłącznie świeżych (przygotowanych tego samego dnia co świadczenie usługi cateringowej lub terminie zapewniającym ich bezwzględną świeżość i przydatność do spożycia), charakteryzujących się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników posiłków, w terminie (dzień, godzina, czas trwania) i miejscu, w którym będzie się odbywało wydarzenie,  świadczenia usług wyłącznie przy użyciu produktów świeżych, spełniających normy jakości produktów spożywczych zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa żywności i żywienia oraz posiadających w odniesieniu do produktów przetworzonych (np.: kawa, herbata, cukier, ciastka kruche, soki, woda, mleko) datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż 1 miesiąc po dniu wykonania zamówionej usługi,  podawania dań oraz napojów gorących o odpowiedniej temperaturze w momencie podania,  przestrzegania aktualnych przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych,  świadczenia usług cateringowych z wykorzystaniem: • czystych, nieuszkodzonych i wysterylizowanych białych, jednorakich podczas danego wydarzenia zastaw porcelanowych lub ceramicznych, odpowiednich naczyń szklanych, z użyciem sztućców platerowanych dla każdego z uczestników spotkania, naczyń wieloporcjowych (tace ze stali nierdzewnej, półmiski porcelanowe lub ceramiczne), dzbanków szklanych lub naczyń i sztućców cateringowych jednorazowych w 100% biodegradowalnych wg wskazań Zamawiającego przy poszczególnych zamówieniach, bemarów niezbędnych do podawania potraw ciepłych, warników lub termosów do podania kawy i herbaty, • jednobarwnych, wyprasowanych, bez śladów zagnieceń, wysterylizowanych obrusów wykonanych z bawełny oraz serwetek bawełnianych lub serwetek papierowych jednobarwnych lub ze wzorem wg wskazań Zamawiającego,  zabezpieczenia opakowań na nieskonsumowane potrawy;  dostarczenia (oraz obsługi technicznej: montaż, demontaż, ustawienie) w odpowiedniej ilości stołów bufetowych oraz stolików koktajlowych, a także aranżacji i dekoracji stołów (w tym również świeże kwiaty cięte), koszy na śmieci w sposób uzgodniony z Zamawiającym i odpowiadający ogólnie przyjętym standardom, najpóźniej na 30 minut przed rozpoczęciem wydarzenia,  dostarczenia niezbędnych przedłużaczy, kabli do podłączenia urządzeń grzewczych,  zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych niezbędnych do wykonania usługi, dania gorące będą wyłożone w naczyniach ustawionych na podgrzewaczach - zgodnie z warunkami ppoż. obowiązującymi na terenie Uczelni,  zapewnienia obsługi kelnerskiej, technicznej, menedżerskiej, rozumianej jako działanie osoby lub osób odpowiedzialnych za rozmieszczenie potraw, ich uzupełnianie i podanie oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu wydarzenia - w liczbie zapewniającej sprawną obsługę spotkania jak i prowadzenia ciągłego nadzoru nad realizacją zlecenia; Osoby wykonujące obsługę kelnerską będą ubrane w jednakowe, stosowne stroje, uwzględniające okoliczności świadczonej usługi, białe koszule, czarne spodnie lub spódnice, czarne fartuchy. Ubrania muszą być czyste, wyprasowane, nieuszkodzone;  świadczenia usług z wyłącznym udziałem osób posiadających aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne;  w przypadku wydarzenia o charakterze międzynarodowym co najmniej 2 kelnerów musi posługiwać się językiem angielskim na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację z gośćmi,  estetycznego podawania posiłków oraz na życzenie organizatora wydarzenia opisania potraw w języku polskim, angielskim, niemieckim oraz oznaczenia potraw wegetariańskich lub wegańskich,  zadbania, aby stoły z jedzeniem wyglądały czysto i schludnie przez cały czas trwania spotkania,  zebrania stołów, naczyń i resztek pokonsumpcyjnych oraz przygotowania i pozostawienia odpowiednio zapakowanej pozostałej części pożywienia w ciągu 30 do 60 minut po zakończeniu spotkania - w zależności od charakteru wydarzenia i uzgodnień z Zamawiającym,  dostarczania pakietów lunchowych w czystych, estetycznych i zwrotnych - przy kolejnym świadczeniu usługi - koszach wielokrotnego użytku,  dbania o porządek i czystość wokół miejsca świadczenia usługi przez cały czas trwania usługi. Wszelkie czynności związane z ustawieniem i uprzątnięciem cateringu w obiekcie nie mogą zakłócać prowadzenia zajęć dydaktycznych. 8. Zamawiający w załączniku nr 5 do SIWZ określił szczegółowe menu. Pozostałe, szczegółowe warunki realizacji usług określono w Załączniku nr 10 do SIWZ (projekt umowy). 9. Ilości wymienione w załączniku nr 5 do SIWZ są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zakresu usług a Wykonawca nie będzie z tego tytułu zgłaszał żadnych roszczeń. 10. Zamawiający dopuszcza możliwość (zmiany/zamiany) przekroczenia liczby poszczególnych pozycji formularza cenowego z zastrzeżeniem, iż łączna wartość zamówionego menu nie może przekroczyć kwoty określonej w umowie z uwzględnieniem zapisów ust. 1. 11. Wykonawcy należy się wynagrodzenie za rzeczywistą ilość podanych posiłków / dostarczonych pakietów lunchowych. 12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania usługi cateringowej z przyczyn od niego niezależnych, o czym Wykonawca zostanie powiadomiony z co najmniej 24 godzinnym wyprzedzeniem w stosunku do terminu planowanego wydarzenia. Wykonawca nie może z tego tytułu występować wobec Zamawiającego z jakimikolwiek roszczeniami. 13. Zamawiający zastrzega sobie, w trakcie realizacji umowy, prawo dostępu do wszystkich atestów na surowce, urządzenia, sprzęt, naczynia, opakowania transportowe wykorzystywane w procesie przygotowania i transportu posiłków oraz wyrywkowej kontroli gramatury oraz jakości potraw w formie degustacji. 14. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw w przypadku, gdy będzie tego wymagał przebieg uroczystości. 15. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług objętych przedmiotem umowy z najwyższą sumiennością i starannością, z uwzględnieniem zawodowego charakteru prowadzonej działalności oraz poszanowaniem interesów Zamawiającego. 16. Wykonawca przejmuje pełną odpowiedzialność za jakość i terminowość świadczonych usług. 17. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za osoby, przy pomocy których realizuje przedmiot zamówienia i w razie powstania szkody zobowiązany jest do jej naprawienia na własny koszt. 18. Wykonawca odpowiada za właściwe zachowanie się osób wykonujących w jego imieniu przedmiot niniejszej umowy, na terenie należącym do Zamawiającego. 19. Wykonawca jest zobowiązany posiadać przez cały okres trwania umowy aktualną decyzję Powiatowego Lekarza Weterynarii o zatwierdzeniu zakładu do produkcji lub obrotu, określającą rodzaj i zakres działalności, lub decyzję Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego o zatwierdzeniu zakładu do wprowadzenia do obrotu produktów pochodzenia zwierzęcego, nieobjętego urzędową kontrolą organów Inspekcji Weterynaryjnej, określającą rodzaj i zakres działalności oraz aktualny dokument potwierdzający stosowanie wdrożonego systemu analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli HACCAP, w skład którego wchodzi: GHP i GMP (Dobra Praktyka Produkcyjna i Dobra Praktyka Higieniczna - Podstawa prawna: ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. z 2006r. Nr 171 poz.1225 z późn. zm.), ustawa z dnia 16 grudnia 2005 r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (Dz.U. z 2006r. Nr 17 poz. 127 z późn. zm.). 20. Zamawiający wymaga, żeby każdy samochód, którym będzie dostarczana żywność posiadał decyzję Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego stwierdzającą spełnienie warunków do higienicznego przewozu określonych produktów spożywczych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania stosownego dokumentu w momencie dostawy produktów. II. Przedmiot zamówienia musi być wytworzony i dostarczony zgodnie z niżej wymienionymi normami i przepisami: 1. Ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. 2006.171.1225 z późn. zm.); 2. Ustawą z dnia 21 grudnia 2000 r. o jakości handlowej artykułów rolno–spożywczych (Dz. U. z 2005 r. Nr 187, poz. 1577, z późn. zm.); 3. Ustawą z dnia 16 grudnia 2005 r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (Dz. U. z 2006 r., Nr 17, poz. 127, z późn. zm.); 4. Rozporządzeniem ministra zdrowia 8 grudnia 2011 roku w sprawie wykazu towarów, które podlegają granicznej kontroli sanitarnej (Dz. U. 2011, Nr 272, poz. 1612) ; 5. Ustawą z dnia 17 grudnia 2004 r. o rejestracji i ochronie nazw i oznaczeń produktów rolnych i środków spożywczych oraz produktach tradycyjnych (Dz. U. 2005 Nr 10 poz. 68, z późn. zm.); 6. Rozporządzenie Rady (WE) Nr 1234/2007 z dnia 22 października 2007 r. ustanawiające wspólną organizację rynków rolnych oraz przepisy szczegółowe dotyczące niektórych produktów rolnych („Rozporządzenie o jednolitej wspólnej organizacji rynku”); 7. Rozporządzenia (WE) Nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady Ministra dnia 28 stycznia 2002 r. ustalające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. bezpieczeństwa żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności; 8. Rozporządzenia (WE) Nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych; 9. Rozporządzenia (WE) Nr 1935/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 października 2004 r., w sprawie materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością oraz uchylające Dyrektywy 80/590/EWG I 89/109/EWG; 10. Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie znakowania poszczególnych rodzajów środków spożywczych (Dz. U. z 2014 r. poz. 669, z późn. zm..). III. Klauzula społeczna – dotycząca zatrudnienia na podstawie umowy o pracę 1. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane poniżej czynności w trakcie realizacji zamówienia (z wyjątkiem przypadków prawem i przepisami dopuszczonymi): a) przyjmowanie zleceń od Zamawiającego, ich weryfikacja oraz przeprowadzanie szczegółowych uzgodnień niezbędnych do prawidłowego wykonania poszczególnych zamówień; b) dokonywanie zakupów, w szczególności: zamawianie i odbiór produktów niezbędnych do przygotowania posiłków, poczęstunków w ramach świadczonych usług cateringowych; c) pełen proces przygotowywania dań (w szczególności: obróbka zimna i cieplna); d) przygotowywanie niezbędnego wyposażenia do prawidłowego świadczenia usług, e) transport posiłków i sprzętu, wyładunek, przygotowanie miejsca świadczenia usługi, wydanie, obsługa kelnerska, uprzątnięcie miejsca po wydarzeniu, transport zwrotny wyposażenia (m.in.: zastawy, sztućców, dekoracji), utylizacja lub przekazanie do utylizacji resztek pokonsumpcyjnych, czyszczenie, mycie i sterylizacja naczyń i sprzętów użytych podczas świadczenia usługi. 2. W celu potwierdzenia spełniania wymagań, o których mowa powyżej, Wykonawca zobowiązuje się (w stosunku do każdej z osób biorących udział w postępowaniu) do przedstawienia stosownego Oświadczenia, iż Wykonawca, stosownie podwykonawca zatrudnia lub zatrudni na podstawie umowy o pracę osobę/osoby wykonującą/e wskazane w punkcie 1 czynności. 3. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 4. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: • oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub Podwykonawcy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników- wyliczenie ma charakter przykładowy. Umowa o pracę może zawierać również inne dane, które podlegają anonimizacji. Każda umowa powinna zostać przeanalizowana przez składającego pod kątem przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r . o ochronie danych osobowych; zakres anonimizacji umowy musi być zgodny z przepisami ww. ustawy). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; • zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r ., (z późniejszymi zmianami) o ochronie danych osobowych. 5. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.