Rozbudowa wdrożonego w Starostwie Powiatowym w Kutnie systemy e-OBIEG

tak

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiat Kutnowski, krajowy numer identyfikacyjny 61101614600000, ul. Kościuszki  16, 99-300   Kutno, państwo Polska, woj. łódzkie, tel. 24 3554780, faks 24 3554784, e-mail zamowienia.publiczne@powiatkutno.eu

I.3) WSPÓLNE UDZIELANIE ZAMÓWIENIA
(jeżeli dotyczy):

III.2) Podstawa prawna

Postępowanie wszczęte zostało na podstawie  67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy Pzp.

III.3 Uzasadnienia wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Uzasadnienie faktyczne: Na podstawie umowy z dnia 15.02.2008 roku w Starostwie Powiatowym w Kutnie został zainstalowany i wdrożony Elektroniczny System Obsługi Urzędu firmy Wytwórnia Telewizyjno-Filmowa „ALFA” sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie (ul. Kukułeczki 56, 71-698 Szczecin) – dalej Wykonawca. Wdrożony system obejmował między innymi moduł Elektronicznego Obiegu Dokumentów (e-Obieg) – system e-Obieg. Zgodnie z postanowieniami umowy oprogramowanie Elektronicznego Systemu Obsługi Urzędu (w tym system e-Obieg) stanowi niezbywalną własność Wykonawcy i jest użyczana Zamawiającemu na czas trwania umowy. Wskazana umowa oprócz instalacji i wdrożenia systemu obejmowała również między innymi opiekę techniczną i pomoc doraźną, techniczno – programową nad funkcjonującym systemem elektronicznego obiegu dokumentów, aktualizację oprogramowania e-Obieg na serwerach Zamawiającego polegającą na dostosowaniu do obowiązujących przepisów dotyczących administracji publicznej. Obecnie, wskazany powyżej Elektroniczny System Obsługi Urzędu, funkcjonujący pod nazwą e-Urząd w skład, którego wchodzi między innymi Elektroniczny Obieg Dokumentów e-OBIEG (system e-OBIEG) utrzymywany jest na podstawie umowy z dnia 31.01.2017 roku. Zgodnie z jej postanowieniami całość oprogramowania, kody źródłowe, systemy zarządzania bazami danych są własnością Wykonawcy zaś treści wprowadzane do baz danych, o których mowa wcześniej są własnością Zamawiającego. W przypadku rozwiązania umowy system e-OBIEG przechodzi w stan „tylko do odczytu”, który umożliwia bezterminowe przeglądanie wszystkich wprowadzonych danych bez możliwości ich edycji oraz dodawania nowych. Majątkowe prawa autorskie do wskazanego powyżej systemu e-URZĄD (w tym systemu e-OBIEG) wdrożonego w Starostwie Powiatowym w Kutnie przysługują wyłącznie Wykonawcy, co dodatkowo firma ta potwierdza stosownym oświadczeniem. System o którym mowa powyżej jest przedmiotem ochrony prawno – autorskiej zgodnie z art. 1 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 74 i następne ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 666 z późn. zm.). Użytkowany obecnie w Starostwie Powiatowym w Kutnie system e-OBIEG jest indywidualnie dostosowany do potrzeb Zamawiającego. Odzwierciedla między innymi jego strukturę organizacyjną. System został zintegrowany z elektroniczną skrzynką podawczą (ESP) Starostwa Powiatowego w Kutnie na platformy ePUAP. Jego zindywidualizowanie jest wynikiem wdrożenia i następnie dalszych ciągłych prac rozwojowych w ramach świadczonej przez Wykonawcę opieki i pomocy technicznej. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest rozbudowa wdrożonego w Starostwie Powiatowym w Kutnie systemu e-OBIEG poprzez: 1. Utworzenie wirtualnej maszyny będącej repliką serwera z systemem e-OBIEG. (instalacja nowego środowiska serwerowego, instalacja nowej wersji systemu e-OBIEG, instalacja i konfiguracja baz danych zawierających dane z serwera głównego). 2. Migracja bazy danych ze starej wersji systemu na nowy serwer. 3. Implementacja wirtualnej maszyny z systemem e-OBIEG na posiadanym przez Zamawiającego serwerze ESXi 6.0. 4. Konfiguracja systemu i backupów - na dotychczasowym zewnętrznym RDX (320GB). 5. Utworzenie mirroringu systemu e-obieg. 6. Utworzenie 80 interaktywnych formularzy ePUAP, zgodnych ze standardem xml i ich integracja z Elektronicznym Biurem Obsługi Interesanta na stronie http://www.eboi.kutno.pl. 7. Implementacja funkcjonalności „śledzenia sprawy” przez interesantów. Połączenie modułu http://www.eboi.kutno.pl/sprawy z bazą danych systemu e-OBIEG. W związku z faktem, iż zakres realizowanego zamówienia wymaga ingerencji w kody źródłowe systemu e-OBIEG wdrożonego w Starostwie Powiatowym w Kutnie, a Wykonawca nie przekazał podmiotom trzecim kodów źródłowych oraz nie upoważnił żadnych podmiotów do modyfikacji, świadczenia usług asysty technicznej czy rozwoju systemu e-OBIEG (Wykonawca potwierdza to stosownym oświadczeniem), usługi objęte przedmiotem zamówienia mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę to jest Wytwórnię Telewizyjno-Filmową „ALFA” sp. z o.o. Tak jak to zostało wskazane powyżej, Zamawiający ma prawo korzystać z systemu e-OBIEG w okresie trwania umowy obejmującej udostępnienie systemu. W przypadku rozwiązania umowy obejmującej udostępnienie systemu, system przechodzi w stan „tylko do odczytu”, który umożliwia bezterminowo przeglądanie wszystkich wprowadzonych danych bez możliwości ich edycji oraz dodawania nowych. Wobec tego, w przypadku nie zawierania kolejnych umów na udostępnienie przez Wykonawcę Zamawiającemu systemu e-URZĄD, w odniesieniu do systemu e-OBIEG Zamawiający dysponuje nieograniczonym w czasie, prawem używania tego sytemu w zakresie przeglądania zgromadzonych danych (spraw) bez ich edycji. W przypadku chęci wdrożenia innego, nowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów Zamawiający musiałby albo zrezygnować w nowym systemie z dostępu do dotychczas wytworzonych danych (spraw, dokumentów) albo ponieść dodatkowe koszty konwersji wytworzonych dotychczas danych do nowego systemu. Ewentualne przeprowadzanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, za każdym razem gdy zakończy się ważność umowy (dotyczącej udostępnienia systemu lub okres jego aktualizacji, rozbudowy wynikającej ze zmieniających się przepisów prawa lub migracji do nowego środowiska serwerowego), dotyczące tworzenia nowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, prowadziłoby do sytuacji, w której Zamawiający zmuszony byłby zakupić ponownie, bez względu na dostawcę, program, którym de facto dysponuje. Każdorazowe dostosowywanie nowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów do wymagań Zamawiającego byłoby zarówno kosztochłonne, czasochłonne oraz pracochłonne, wymagałoby przeniesienia bardzo dużej ilości danych gromadzonych przez osiem lat funkcjonowania aktualnego systemu u Zamawiającego. Tym samym zamawianie każdorazowo nowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, w przypadku gdy Zamawiający pragnie rozbudować system elektronicznego obiegu dokumentów o nowe funkcjonalności nie stanowi rozsądnego rozwiązania alternatywnego lub rozwiązania zastępczego dla rozbudowy aktualnie używanego systemu e-OBIEG gdyż wiąże się z poniesieniem dodatkowych niewspółmiernych nakładów finansowych i pracy związanych z każdorazowym wdrożeniem od początku nowego systemu (w tym jego dostosowanie do potrzeb Zamawiającego) oraz konwersją wytworzonych dotychczas danych do nowego systemu. Brak konkurencji w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia a wynika z samej istoty przedmiotu zamówienia. Tym samym zachodzi przesłanka zastosowania trybu udzielenie zamówienia z wolnej ręki opisana w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) tj. usługi objęte przedmiotowym zamówieniem mogą być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych (prawa autorskie) wynikających z odrębnych przepisów - ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 666 z późn. zm.), co w podobnych okolicznościach zostało potwierdzone wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 27 kwietnia 2011 roku sygnatura akt KIO 785/11, wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 30 kwietnia 2010 r. sygnatura KIO/UZP 577/10 i następnie potwierdzonego wyrokiem Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 12 lipca 2010 r. sygnatura V Ca 1396/10 oraz uchwałą Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 24 czerwca 2010 r. sygnatura KIO/KD 43/10. Nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze dla rozbudowy aktualnie używanego systemu e-OBIEG, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia Uzasadnienie prawne Zgodnie z art. 67 ust.1 pkt 1 lit. b ustawy Pzp Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli usługi mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia, co ma miejsce w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Wytwórnia Telewizyjno-Filmowa „ALFA” sp. z o.o.,  ,  ul. Kukułeczki 56,  71-698,  Szczecin,  kraj/woj. zachodniopomorskie