Rekrutacja uczestników, zorganizowanie i obsługa 1 – dniowego konwersatorium organizowanego przez Instytut Medycyny Pracy w Łodzi – w ramach projektu finansowanego z NPZ

Opis przedmiotu przetargu: Seminarium /konwersatorium 1 dniowe odbędzie się w dniu roboczym, między 28 – 30 sierpnia 2018 roku w Łodzi, w terminie zaproponowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego Warunkiem jest zorganizowanie: jednego 1-dniowego seminarium/konwersatorium, w tym przede wszystkim rekrutacja 30 uczestników, zapewnienie sali konferencyjnej przygotowanej do przeprowadzenia seminarium/konwersatorium, zapewnienie kompleksowej obsługi restauracyjnej, przygotowanie i wydruk materiałów. 1. Miejsce przeprowadzenia 1 dniowego seminarium/konserwatorium: a) Seminarium/konwersatorium musi odbyć się w obiekcie zlokalizowanym na terenie Łodzi, z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej (bez przesiadki) z dworca Łódź Fabryczna – całkowity czas przemieszczenia się uczestnika z dworca głównego do obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja nie powinien przekroczyć 30 minut. b) Wykonawca zapewni organizację wydarzenia w hotelu o standardzie, co najmniej 4-gwiazdkowym. c) Obiekt musi posiadać odpowiednio przystosowaną salę konferencyjną dla co najmniej 60 osób w ustawieniu szkolnym wraz z przestrzenią umożliwiająca swobodne przemieszczanie się do stanowiska stałej przerwy kawowej (przerwa będzie odbywać na Sali konferencyjnej, uczestnicy seminarium/konwersatorium muszą mieć zapewniony swobodny dostęp do stanowiska z produktami przerwy kawowej) d) Wykonawca zapewni nieodpłatnie miejsca parkingowe dla 40 uczestników wydarzenia (100 procent na terenie należącym do hotelu), e) Sala konferencyjna musi spełniać następujące wymagania: a) Stół prezydialny udekorowany kompozycją z żywych kwiatów, wraz z miejscami siedzącymi dla min. 5 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran i salę oraz z możliwością korzystania z komputera przenośnego, b) Dwa rzutniki multimedialne; c) 1 ekran o min. Wymiarach: 300 cm x 180cm; d) Tablicę typu „Flipchart” i flamastry; e) System nagłośnieniowy z min. 4 mikrofonami bezprzewodowymi; f) Dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe); g) Laptop (w razie awarii laptopa przywiezionego przez Zamawiającego); h) 1 listwa rozdzielająca przeciwprzepięciowa z min. 4 gniazdami wraz z dodatkowym przedłużaczem o długości min. 10 m; i) Wyposażenie sali konferencyjnej oraz sprzęt multimedialny muszą być sprawne oraz muszą odpowiadać potrzebom Zamawiającego; j) w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej winien znajdować się tzw. „stolik rejestracyjny” wraz z wyposażeniem (stół oraz dwa miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu zorganizowania rejestracji uczestników spotkania, umożliwiającej podpisywanie się osób na liście obecności; k) Miejsca siedzące na sali konferencyjnej w postaci wyściełanych krzeseł, minimalna odległość w rzędzie pomiędzy krzesłami to 20 cm, ponadto stoły, tak aby uczestnicy mieli możliwość notowania. Krzesła powinny być ustawione w sposób, aby każdy uczestnik widział prelegentów oraz prezentacje multimedialne; l) w sali konferencyjnej będzie dostępnych dla uczestników i prowadzących 50 krzeseł, m) Klimatyzacja – za salę klimatyzowaną nie uważa się pomieszczeń, do których wniesiono przenośne klimatyzatory; n) Temperatura w sali konferencyjnej w czasie całych obrad w granicach 20-24°C; o) Sala będzie posiadać dostęp do światła dziennego, p) Sala będzie zarezerwowana dla uczestników wydarzenia w dniu jej realizacji przez co najmniej 8 godzin; q) Zapewnienie obsługi technicznej do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania wydarzenia. 1. Wykonawca zapewni toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej (zaopatrywane w mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe/suszarki) sprzątane systematycznie w czasie trwania wydarzenia. 2. Obiekt musi posiadać szatnię udostępnioną dla wszystkich uczestników spotkania (na Wykonawcy spoczywa obowiązek odpowiedzialności za bezpieczeństwo i ochronę rzeczy powierzonych do przechowywania). Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania wieszaków na odzież ustawianych przed salą konferencyjną lub w sali konferencyjnej, w której odbywa się spotkanie, z zastrzeżeniem zagwarantowania obsługi, odpowiedzialnej za pozostawioną odzież. 3. Obiekt, w którym organizowane będzie konferencja, nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych przez cały czas trwania wydarzenia. 4. Wykonawca zobligowany jest do zrealizowania świadczenia usługi najmu sali konferencyjnej i usługi gastronomicznej na terenie jednego obiektu (budynku). 5. Oznakowanie obiektu: Wykonawca jest zobowiązany do oznakowania wejścia do sali konferencyjnej między innymi: a) Logotypem NPZ z dopiskiem Konferencja jest finansowana ze środków Narodowego Programu Zdrowia; b) Logo Projektu; c) Logo Instytutu Medycyny Pracy d) Logo Krajowego Centrum Promocji Zdrowia w Miejscu Pracy. 2. Ciągła przerwa kawowa 1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom wydarzenia (maksymalnie 45 osób) ciągłej przerwy kawowej, rozumianej jako ciągłe udostępnienie: a) kawy (z ekspresu); b) wrzącej wody i herbat ekspresowych – minimum 4 rodzaje, każda torebka z herbatą zapakowana oddzielnie; c) wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej, w ilości co najmniej 0,33l/os.); d) soków 100% – co najmniej 3 rodzaje; e) owoców– minimum 2 rodzaje, min. 20 dag z każdego rodzaju na uczestnika; f) warzyw– minimum 2 rodzaje, min. 20 dag z każdego rodzaju na uczestnika; g) cukru i słodzika; h) plasterków cytryny; i) śmietanki do kawy; j) jednorazowe podanie kanapeczek koktajlowych – minimum 3 rodzaje (w tym jedna wersja wegetariańska), minimum 5 szt. na osobę, (szczegółowa godzina podania do ustalenia z Zamawiającym). 2) Obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej. 3) Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców. 4) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia w trakcie spotkań ciągłej usługi gastronomicznej w sali konferencyjnej lub w innym pomieszczeniu zlokalizowanym w bezpośrednim jej sąsiedztwie w godzinach trwania wydarzenia. 5) Sposób podania: w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem filiżanek, talerzyków, szklanek do zimnych napojów, łyżeczek i serwetek (bez stosowania plastikowych sztućców i naczyń), zimne napoje serwowane w szklanych dzbankach, wrzątek do herbaty i kawa w termosach. Wykonawca zobowiązany jest do ciągłego uzupełniania wszystkich napoi gorących i zimnych w godzinach trwania spotkania. 3. Przerwa obiadowa 1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim (maksymalnie 45 osób) uczestnikom obiadu, rozumianego jako bufet z obsługą, zawierający: a) zupy (min. 2 rodzaje, w tym zupa jarska, Zamawiający wymaga aby jedna z zup była w formie kremu oraz jedna z zup była podana z groszkiem ptysiowym lub grzankami), b) ciepłe danie drugie (min. 3 rodzaje, w tym danie jarskie, Zamawiający będzie wymagał aby obiad składał się m.in. z mięs, ryb, potrawek warzywnych oraz kasz różnego rodzaju), c) sałatki (min. 2 rodzaje, sałatki rozumiane jako dania ze świeżych warzyw najwyższej jakości – Zamawiający nie zaakceptuje menu, gdzie składnikami sałatek będą wyłącznie pikle, kiszonki, makarony itp. produkty nie będące świeżymi warzywami), d) deser (min. 2 rodzaje), e) napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, kompot. 2) Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej. 3) Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Godzina podania obiadu zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem wydarzenia. 4) Wszyscy uczestnicy i organizatorzy wydarzenia będą mogli zjeść obiad na siedząco w tym samym czasie. 5) Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywała się konferencja, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. 6) Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie obiadu (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów, sprzątanie). 4. Obsługa techniczna wydarzenia: 1) Wykonawca przyjedzie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego na co najmniej dwa spotkania organizacyjne do siedziby Zamawiającego (tj. Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, przy ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8) celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania z wyznaczoną osobą po stronie Zamawiającego wszelkich działań w każdym z aspektów organizacji wydarzenia. 2) Wykonawca wyznaczy jedną osobę dedykowaną do kontaktu z odpowiednikiem po stronie Zamawiającego (wszelkie sprawy Zamawiający będzie mógł załatwić z jedną osobą po stronie Wykonawcy), 3) Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. 4) Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji wydarzenia w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem rejestracji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania seminarium/konwersatorium z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. Wykonawca zapewni obecność obsługi hotelowej, tj: recepcjonistów oraz managera wydarzenia/osoby wyznaczonej do opieki nad wydarzeniem przez cały czas jego trwania. 5) Wykonawca będzie odpowiedzialny za obsługę rejestracji uczestników. 6) Całkowity koszt usługi gastronomicznej zostanie ustalony jako iloczyn ceny jednostkowej i liczby osób, które wzięły udział w seminarium/konwersatorium (tj. osób rekrutowanych przez Wykonawcę oraz maksymalnie 15 osób ze strony Zamawiającego – tj. prowadzących konwersatorium oraz osób zaproszonych przez Zamawiającego). 5. Rekrutacja 1) Wykonawca będzie zobowiązany do rekrutacji 30 uczestników seminarium/konwersatorium (system wysyłki zaproszeń i rejestracji on-line uczestników wydarzenia przez dedykowaną stronę www, w razie potrzeby kontakt telefoniczny z uczestnikami wydarzenia, potwierdzenie przyjazdu co najmniej 30 osób na 2 dni przed seminarium/konwersatorium) spełniających określone kryteria (patrz pkt 5). 2) Wykonawca staje się Administratorem pozyskanych danych osobowych zawartych w formularzu rekrutacyjnym, 3) Przy pozyskiwaniu danych Wykonawca uwzględni przepisy dotyczące ochrony danych osobowych – w szczególności dopełni obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 RODO. 4) Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy, w drodze umowy powierzenia przetwarzanych danych osobowych, imiennej listy zawierającej numery telefonów do: • 60 przedstawicieli zakładów pracy – z każdej organizacji w seminarium/konwersatorium może wziąć udział jedna osoba. 5) W przypadku, gdy z przekazanej listy Wykonawca nie zrekrutuje 30 osób, będzie zobowiązany do przeprowadzenia dalszej rekrutacji, na własną rękę, wśród zakładów pracy zatrudniających powyżej 50 osób (będą to pracodawcy lub ich przedstawiciele, mający wpływ na politykę prozdrowotną firmy tj. menagerowie, specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi i ochrony zdrowia pracujących) oraz z organizacji pracodawców. 6) Wykonawca zobowiązuje się do raportowania postępów rekrutacji: raport na dwa tygodnie przez terminem wydarzenia. 7) Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania imiennej listy obecności i przekazania jej w formie elektronicznej (e-mailowo) Zamawiającemu na dwa dni przed seminarium/konwersatorium. W dniu seminarium/konwersatorium Wykonawca będzie zobowiązany przekazać Zamawiającemu listę obecności uczestników w formie wydruku (formularz listy obecności będzie zawierał nazwę projektu, logo NPZ, logo projektu, logo Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi, imię i nazwisko uczestnika wraz z odpowiednią liczbą porządkowa, nazwę firmy, stanowisko, odręczny podpis uczestnika). 8) Na potrzeby rekrutacji Wykonawca założy nową domenę internetową (nazwa domeny związana z tematem projektu w ramach, którego będzie realizowane wydarzenie, uzgodniona z Zamawiającym) na której będzie znajdował się interaktywny formularz zgłoszeniowy dla uczestników wydarzenia (wraz ze stosownymi zapisami dotyczącymi pozyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO). 9) Na potrzeby rekrutacji Wykonawca założy skrzynkę e-mailową do kontaktu z uczestnikami, Wykonawca nie będzie kontaktował się z uczestnikami seminarium/konwersatorium poprzez inne skrzynki e-mailowe, bez uzgodnienia z Zamawiającym. Wykonawca dostarczy na płycie CD zbiór całości korespondencji w ciągu 3 dni po zakończeniu wydarzenia. 10) Na potrzeby rekrutacji Wykonawca udostępni infolinię telefoniczną, która będzie działać w ciągu 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia oraz w jego dniu w dniach roboczych od 8.30 do 16.30. 6. Opracowanie i dostarczenie materiałów Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania i dostarczenia w miejsce realizacji usługi materiałów opatrzonych logo projektu, logo NPZ oraz logo IMP, nadruk 4+4. 1. zawierających tj.: a) Identyfikator Opis – transparentny, wykonany z twardego tworzywa, zawieszony na taśmie wpiętej w klip (kolor taśmy zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia), taśma z klipem w zestawie, identyfikator w rozmiarze 85x50mm. Wykonawca będzie zobowiązany do wydrukowania na identyfikatorach danych uczestników wydarzenia. Liczba – 45 sztuk b) Teczkę Opis – teczka z gumką wykonana z mocnego, lakierowanego ze strony zewnętrznej kartonu; grubość co najmniej 300 g/m²; format A4; posiadająca trzy skrzydła wewnętrzne, każde z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i 2,5 cm (+/- 0,5 cm); grzbiet teczki z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i ok. 2,5 cm (+/- 0,5 cm); maksymalna grubość grzbietu pozwoli zmieścić przynajmniej 150 kartek; zapięcie na jedną gumkę, nadruk 4+0. Nakład: 45 sztuk c) Notatnik Opis – Wymiary: format A4, 21 cm (+/-1 cm) x 29,7 (+/-1 cm), notes 50-kartkowy, klejenie po krótszym boku, plecy wzmocnione kartonem, kartki gładkie, otwierany do góry. Gramatura papieru co najmniej 90g/m², gramatura okładki notatnika co najmniej 300g/m². Okładka lakierowana (przód okładki). Nadruk okładki (przód i tył) 4+0, okłada zawierająca logotyp projektu, logo NPZ oraz logo IMP. Projekt okładki i środka notatnika spójny z projektem pozostałych materiałów, projekt graficzny zostanie przygotowany przez Wykonawcę. Ostateczny projekt do uzgodnienia z Zamawiającym na etapie realizacji przedmiotu zamówienia, nie później niż 7 dni przed terminem wydarzenia. Nakład: 45 sztuk d) Długopis Opis: aluminiowy – Wymiary: 140 mm (+/- 5 mm) x 10 mm (+/- 2 mm), Ø 10 mm (+/- 2 cm) z niebieskim wkładem, kolor długopisu zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia, nie później niż 7 dni przed terminem wydarzenia. Liczba sztuk: 45 e) Program seminarium/konwersatorium Opis: Zamawiający dostarczy treść programu (będzie to, co najmniej: tytuł, miejsce i termin, tytuły poszczególnych części wydarzenia, imiona i nazwiska prelegentów wraz z informacją, jakie instytucje/firmy reprezentują), Wykonawca wydrukuje program na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 90g/m². Program zawierający logotyp projektu, logo NPZ oraz logo IMP, nadruk 4+4. Liczba sztuk: 45 f) Ankietę ewaluacyjna Opis: Zamawiający dostarczy ankietę w formie elektronicznej (plik Word, maksymalnie 2 strony). Wykonawca będzie zobowiązany do wydruku ankiety na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 80g/m², nadruk 4+4. Liczba sztuk: 45 Zadanie finansowane ze środków Narodowego Programu Zdrowia na lata 2016–2020.