Pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu dla Projektu pn. Wdrożenie innowacyjnych e-usług o wysokim poziomie dojrzałości w zakresie rejestracji jachtów i innych jednostek pływających o długości do 24 m

Opis przedmiotu przetargu: 3. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi obejmującej następujące działania: 1) W zakresie organizacji Projektu oraz sposobu jego prowadzenia: a) udział w czynnościach związanych z realizacją Projektu (narady i spotkania, odbiory, uruchomienia, itp.) w siedzibie Urzędu Morskiego w Szczecinie, b) inicjowanie okresowych (raz w tygodniu) zebrań w siedzibie Urzędu Morskiego w Szczecinie w celu omówienia postępów w realizacji Projektu, c) dokumentowanie w formie pisemnej, w postaci raportów i notatek: • ustaleń i decyzji wynikających z rozmów z Urzędem Morskim w Szczecinie, • ustaleń i decyzji wynikających ze spotkań z Wykonawcami Projektu, • spotkań i innych wydarzeń związanych z realizacją Projektu, d) doradztwo w zakresie budowy lub wykorzystania istniejących struktur organizacyjnych Projektu w perspektywie utrzymania i rozwoju wskaźników produktu, rezultatu i trwałości Projektu, e) doradztwo w zakresie określania procedur związanych z kontrolą Projektu i raportowaniem do Urzędu Morskiego w Szczecinie, f) sporządzanie, raz w miesiącu, raportów okresowych (do końca każdego miesiąca) oraz zawsze wtedy, gdy będzie to konieczne - na wniosek Urzędu Morskiego w Szczecinie, g) ścisła współpraca z Kierownikiem Projektu i Specjalistą ds. finansowo-księgowych (osoby wyznaczone przez Urząd Morski w Szczecinie) oraz przedstawicielami Wykonawców, h) opracowanie szczegółowego planu Projektu wraz z harmonogramem jego realizacji uzgodnionym z Urzędem Morskim w Szczecinie oraz Wykonawcami, i) doradztwo w zakresie oceny zaproponowanego przez Wykonawców sposobu organizacji Projektu (opisu kompetencji, podziału ról w Projekcie, sposobu komunikacji), j) nadzór nad przestrzeganiem harmonogramu realizacji Projektu przez Wykonawców oraz Urząd Morski w Szczecinie, k) zapewnienie Urzędowi Morskiemu w Szczecinie administracji Projektu, tzn. kontroli jakości i ilości, monitorowania postępu i kosztów, l) zarządzanie ryzykiem związanym z realizacją Projektu, w tym identyfikacja obszarów problemowych i ryzyk podczas realizacji Projektu oraz zaplanowanie środków zaradczych, m) okresowe sprawdzanie kompletności dokumentacji projektowej, n) udział w rozwiązywaniu problemów i sporów powstałych w trakcie realizacji usług i dostaw, o) wspieranie Urzędu Morskiego w Szczecinie we wszystkich czynnościach technicznych, administracyjnych i finansowych związanych z realizacją Projektu, p) działanie we współpracy z Urzędem Morskim w Szczecinie i na jego rzecz w całym okresie realizacji zadania inwestycyjnego, q) udostępnienie Urzędowi Morskiemu w Szczecinie na cały okres realizacji Projektu rozwiązania sprzętowo-programowego do prowadzenia wideo- i telekonferencji z zespołami zadaniowymi Wykonawców i/lub podmiotami współpracującymi przy realizacji Projektu (Interesariusze Projektu)- działającego wg następującej specyfikacji: - obsługa połączeń za pomocą sieci IP zgodnie ze standardami H.323/SIP, - system wideokonferencyjny z wbudowanym mostkiem konferencyjnym umożliwiającym obsługę co najmniej 12-stronnych wideokonferencji (lokalizacji w jednym spotkaniu), - możliwość obsługi dwóch niezależnych wideokonferencji jednocześnie (dwa wirtualne pokoje spotkań) oraz prezentacji treści przez ich uczestników (wysyłanie i odbiór), - kamera Full-HD o rozdzielczości wideo 1920x1080 pikseli z kątem widzenia w poziomie co najmniej 70° oraz automatyczną regulacją ostrości, - sterowanie kamerą za pomocą pilota: w poziomie, w pionie, zoom (optyczny, co najmniej 10-krotny), - telefon konferencyjny, - obsługa nagrywania o odtwarzania wideokonferencji lub telekonferencji na nośnik pamięci USB, - obsługa nagrywania zrzutów ekranu na nośnik USB, - wbudowane kodeki wideo poprawiające wykorzystanie przepustowości pasma łącza internetowego, - wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa oraz szyfrowania transmisji danych, - zbieranie dźwięku dookólnego (360°) z odległości co najmniej 5 m, - obsługa mikrofonu głównego oraz dodatkowych mikrofonów bezprzewodowych lub przewodowych, - funkcja kasowania echa akustycznego, - obsługa 2 ekranów (złącze HDMI) oraz wyświetlania wideokonferencji oraz prezentacji, - możliwość podłączenia zewnętrznego źródła prezentacji z dźwiękiem (komputery klasy PC/MAC), - możliwość wyboru różnych układów prezentacji ekranów uczestników wideokonferencji (obraz w obrazie, 1+7 uczestników, 3x3 uczestników); r) udostępnienie Urzędowi Morskiemu w Szczecinie oraz Wykonawcom zaangażowanym do realizacji Projektu na cały okres jego realizacji platformy programowej wspierającej prowadzenie Projektu (platforma komunikacji zespołów, kalendarz, repozytorium dokumentów, prowadzenie Dziennika Projektu, Dziennika Doświadczeń, Rejestru Zobowiązań, Rejestru Jakości i Rejestru Ryzyk, mechanizmy work flow w zakresie oceny i zatwierdzania postępu prac), s) uczestnictwo w ewentualnych kontrolach w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanych przez Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Zarządzającą oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzania, t) przeprowadzenie audytu powdrożeniowego Projektu. 2) W zakresie opracowania dokumentacji przetargowej: Opracowanie dokumentacji dotyczącej wyboru Wykonawców Zadań składających się na Projekt zgodnie z przyjętą koncepcją realizacji Projektu, przepisami Prawa Zamówień Publicznych oraz wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 na następujących warunkach: a) Przygotowanie i przedłożenie kompletnej dokumentacji na wybór Wykonawców Projektu w procedurach przetargowych zgodnych z ustawą Prawo Zamówień Publicznych dla Zadań: - Zadanie nr 1 (realizuje Generalny Wykonawca): Zaprojektowanie i budowa dedykowanego systemu teleinformatycznego REJA24, w tym wytworzenie oprogramowania, dostawa oprogramowania standardowego, szkolenie użytkowników końcowych (pracowników organów rejestrujących), szkolenie administratorów oraz pracowników Help Desk, wytworzenie i dostawa materiałów szkoleniowych; - Zadanie nr 2 Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu Morskiego w Szczecinie (członków Zespołu Projektowego); - Zadanie nr 3 Dostawa i wdrożenie infrastruktury teleinformatycznej; - Zadanie nr 4 Dostawa i wdrożenie sprzętu teleinformatycznego dla członków Zespołu Projektowego; - Zadanie nr 5 Przeprowadzenie testów akceptacyjnych oraz bezpieczeństwa informacji w zakresie wytworzonego oprogramowania; - Zadanie nr 6 Promocja Projektu i jego produktów (wiele postępowań). b) Dokumentacja niezbędna do prowadzenia postępowania powinna obejmować dla każdego z Zadań co najmniej: - warunki uczestnictwa w postępowaniu przetargowym, - kryteria oceny ofert, - warunki dotyczące istotnych postanowień umowy, - Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ), c) Sporządzone dokumenty będą na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do stanu oczekiwanego przez Urząd Morski w Szczecinie oraz toczących się procedur przetargowych. 3) W zakresie udziału w procedurach przetargowych w charakterze biegłego: Udział w procedurach przetargowych w charakterze biegłego (wsparcie merytoryczne dla Zamawiającego) zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych (PZP), w tym udział w rozprawach sądowych oraz przed Krajową Izbą Odwoławczą. Aktywny udział w pracach komisji przetargowej oraz Zespołu Projektowego Urzędu Morskiego w Szczecinie. Udział w pracach komisji przetargowej obejmuje w szczególności zadania takie jak: - ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu; - bieżąca weryfikacja założeń Projektu, zapisów projektu OPZ i umowy z Wykonawcami Projektu w oparciu o informacje uzyskane w trakcie jego realizacji; - przygotowywanie niezbędnych modyfikacji dokumentów wymaganych w postępowaniu; - badanie i ocena ofert; - udzielanie niezbędnych wyjaśnień i odpowiedzi w związku z postępowaniem oraz ewentualnie wnoszonymi środkami ochrony prawnej; - sformułowanie końcowej oceny najkorzystniejszej oferty dla każdego z Zadań (wykazanie wartości dodanej realizacji Projektu w rekomendowanej ofercie; - przedstawienie niezbędnych i wystarczających przesłanek do zawarcia przez Urząd Morski w Szczecinie umowy z Wykonawcą, którego ofertę oceniono, jako najkorzystniejszą; - przeprowadzenie analizy skutków finansowych realizacji Projektu dla Urzędu Morskiego w Szczecinie). 4) W zakresie wsparcia doradczego w realizacji merytorycznej Projektu: a) przegląd oraz uszczegółowienie przewidywanego zakresu prac dla osiągnięcia zakładanych celów i rezultatów Projektu, b) doradztwo w celu doprecyzowania rozwiązań technicznych i sposobu realizacji Projektu, c) udział w spotkaniach organizowanych przez Urząd Morski w Szczecinie w zakresie prac objętych niniejszym zamówieniem, d) wybór odpowiednich technologii oraz rozwiązań technicznych dla osiągnięcia celów zakładanych w Projekcie oraz Studium Wykonalności, e) rozstrzyganie, w porozumieniu z Urzędem Morskim w Szczecinie, wątpliwości natury technicznej powstałych w toku wykonywania przedmiotu zamówienia, f) nadzór nad prawidłowością realizacji dostaw i usług, g) sprawdzanie i potwierdzanie wykonania określonych w Umowie Zadań lub ich części, h) sprawdzanie kompletności i poprawności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, i) monitorowanie zagrożeń oraz doradztwo co do sposobu ich rozwiązywania, j) przegląd i ocena zaproponowanego przez Wykonawcę oraz pozostałych Wykonawców sposobu organizacji technicznej realizacji prac, opisu kompetencji, podziału ról w Projekcie, sposobu komunikacji, k) ocena procedur i mechanizmów przedstawionych przez Wykonawcę zapewniających jakość budowanego i wdrażanego Systemu REJA24, l) weryfikacja wymogów formalnych i merytorycznych w stosunku do przyjętych założeń w odniesieniu do prac prowadzonych przez Generalnego Wykonawcę, m) weryfikacja przyjętych przez Wykonawcę oraz pozostałych Wykonawców rozwiązań technicznych, funkcjonalnych i parametrów urządzeń, n) uczestnictwo w rozwiązywaniu kwestii dotyczących natury technicznej i organizacyjnej pomiędzy Urzędem Morskim w Szczecinie oraz Wykonawcami, o) prowadzenie, w imieniu Urzędu Morskiego w Szczecinie, rozmów z Wykonawcami w celu doprecyzowania rozwiązań technicznych i sposobu realizacji Projektu. 5) W zakresie wsparcia doradczego odbiorów Produktów Projektu dla poszczególnych Zadań: a) doradztwo w sposobie organizacji prac odbiorowych Projektu, b) udział w pracach Komisji Odbiorowej, c) analiza i weryfikacja opracowanych przez Wykonawców szczegółowych scenariuszy testów do odbioru Produktów i/lub Zadań Projektu, d) uczestnictwo i konsultowanie decyzji Urzędu Morskiego w Szczecinie w zakresie odbiorów poszczególnych Produktów Projektu oraz Zadań, e) udział w charakterze doradcy w testach funkcjonalności Systemu REJA24 oraz funkcjonalności e-usług, f) wsparcie Urzędu Morskiego w Szczecinie w wypracowywaniu bieżących decyzji dotyczących zagadnień mających wpływ na postęp realizacji Projektu, g) przegląd i opiniowanie opracowanych przez Wykonawcę instrukcji oraz dokumentacji eksploatacyjnych, h) odbiór od Wykonawcy kodów źródłowych oraz całej dokumentacji powykonawczej (jej przegląd, zaopiniowanie i końcowa ocena), a także wszelkich dokumentów i oświadczeń koniecznych do właściwej eksploatacji systemu, ich kompletowanie oraz przekazanie Urzędowi Morskiem w Szczecinie wszystkich dokumentów na zakończenie Projektu. 6) W zakresie wsparcia w rozliczaniu i sprawozdawczości Projektu: a) nadzór nad przestrzeganiem harmonogramu rzeczowo - finansowego, jego monitoring, wskazania do jego modyfikacji (wraz z uzasadnieniem podstaw tych modyfikacji), w odniesieniu do uwarunkowań wynikających z bieżącego rozwoju realizacji Projektu, b) doradztwo w zakresie określenia procedur związanych z monitoringiem Projektu i raportowania dla Urzędu Morskiego w Szczecinie, c) sprawdzanie osiągniętych wskaźników docelowych zgodnie ze złożonym wnioskiem i podpisaną Umową o dofinansowanie, d) kontrola i weryfikacja dokumentów roszczeniowych Wykonawców, opiniowanie wydłużenia czasu trwania kontraktu, zwiększenia ceny kontraktowej z uwzględnieniem regulacji oraz wytycznych programowych dla działania 2.1 Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych, po uzyskaniu akceptacji ze strony Urzędu Morskiego w Szczecinie, e) monitorowanie realizacji Projektu zgodnie z Umową o dofinansowanie, założeniami oraz warunkami Projektu, f) współdziałanie z Urzędem Morskim w Szczecinie w ewentualnym dochodzeniu i egzekwowaniu od Wykonawców kar umownych, odszkodowań za nienależyte lub nieterminowe wykonanie zobowiązań umownych.