Przeprowadzenie badań ankietowych pracowników i klientów Urzędu Miasta w Jaśle oraz organizację i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu Miasta w Jaśle w ramach projektu pn.: Profesjonalna kadra - Sprawny urząd współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie badań ankietowych pracowników i klientów Urzędu Miasta w Jaśle oraz organizacja i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu Miasta w Jaśle w ramach projektu pt.: Profesjonalna kadra - Sprawny urząd współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013, Podziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. CZĘŚĆ I: Jak przeprowadzić konsultacje społeczne - rola konsultacji w ustalaniu celów, zadań, rozwiązywaniu problemów, projektowanie, przeprowadzanie konsultacji 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie 2-dniowego szkolenia z zakresu konsultacji społecznych dla łącznie 28 osób w ramach projektu pn.: Profesjonalna kadra - Sprawny Urząd współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Celem szkolenia z zakresu roli konsultacji społecznych jest m.in.: a) Usprawnienie procedury konsultacji społecznych. b) Wzrost liczby konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla miasta i mieszkańców. c) Opracowanie mapy aktywności organizacji pozarządowych, która będzie źródłem wiedzy dla mieszkańców o wszystkich funkcjonujących organizacjach pozarządowych na terenie Jasła. 3. Program szkolenia z zakresu roli konsultacji społecznych powinien obejmować m.in.: a) Istotę konsultacji społecznych (dostępne formy zasięgania opinii zainteresowanych stron w procesie stanowienia prawa). b) Rolę konsultacji społecznych jako pierwszego etapu stanowienia prawa (OSR - ocena skutków regulacji). c) Omówienie najczęstszych błędów wpływających na jakość konsultacji społecznych: - niewykorzystywanie konsultacji jako źródła informacji o problemie, ryzyku związanym z wprowadzeniem danego aktu prawnego, o poziomie akceptowalności, - konsultowanie na bardzo późnym etapie prac - tzn. dopiero na etapie gotowego projektu aktu prawnego, - zbyt krótki czas na zajęcie stanowiska, - brak informacji o wynikach konsultacji, - wąski krąg konsultowanych podmiotów (niereprezentatywność wyników) - ograniczanie się tylko do pewnych grup. d) Omówienie problemu konsultacji społecznych wskazanego przez Komisję Europejską i OECD - w ramach projektu SIGMA (Support for Improvement in Governance and Management). e) Analizę przepisów prawnych dotyczących konsultacji społecznych zawartych w podstawowych aktach prawnych, tj.: - Konstytucji RP, - Ustawie z dnia 6 lipca 2006 r. o Komisji Trójstronnej ds. Społeczno-Gospodarczych oraz wojewódzkich komisjach dialogu społecznego; - Ustawie z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych; - Ustawie z dnia 23 maja 1991 r. o organizacjach pracodawców; - Ustawie z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa; - Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej; - Ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie; - Ustawie z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko; - Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej; - Uchwale Rady Ministrów z dnia 19 marca 2002 r. Regulamin prac Rady Ministrów. f) Przedstawienie roli i głównych tematów Forum Debaty Publicznej Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (szczegółowe omówienie tematu - Samorząd terytorialny dla Polski). g) Omówienie roli konsultacji społecznych w Unii Europejskiej: - 6 rekomendacji w zakresie procesu konsultacji Grupy Mandelkerna, - Zestaw minimalnych standardów konsultacji wg Komisji Europejskiej, - Rola portalu internetowego Your voice in Europe. h) Omówienie podmiotów uczestniczących w konsultacjach społecznych: - organizacje pracodawców, - samorząd gospodarczy, - społeczno-zawodowe organizacje rolników, - kościoły i związki wyznaniowe, - organizacje pozarządowe - stowarzyszenia i fundacje. i) Opracowanie elektronicznych formularzy (narzędzi) do stworzenia mapy aktywności organizacji pozarządowych. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia szkolenia z najwyższą starannością, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy i obowiązującymi przepisami. 5. W szkoleniu uczestniczyć będzie 28 osób (pracowników Urzędu Miasta w Jaśle). Ze względu na dużą liczbę osób, uczestników należy podzielić na 2 grupy po 14 osób każda. Każda 14-osobowa grupa weźmie udział w dwudniowym szkoleniu. Szkolenia dla poszczególnych 14-osobowych grup nie mogą odbywać się w tym samym terminie. 6. Szkolenia należy przeprowadzić w terminie od 04.04.2012 r. do 16.04.2012 r. w ciągu 4 dni (po dwa dni szkolenia dla każdej 14-osobowej grupy). 7. Wykonawca ma przeprowadzić szkolenie w wynajętych salach konferencyjnych na terenie Miasta Jasła, w odległości do ok. 0,5 km od Urzędu Miasta w Jaśle. 8. Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników zajęć (w każdym dniu trwania szkolenia) podczas przerw, tj.: a) przerwa kawowa, obejmująca m.in.: kawę, herbatę, ciastka. b) przerwa obiadowa, obejmująca zapewnienie 2-daniowego obiadu dla 28 uczestników. 9. Szkolenie z zakresu roli konsultacji społecznych należy przeprowadzić dla każdej 14-osobowej grupy w wymiarze 16 godzin szkoleniowych w ciągu 2 dni, z uwzględnieniem dodatkowego czasu na przerwę kawową i przerwę obiadową. 10. Każde dwudniowe szkolenie dla 14-osobowej grupy powinno zostać przeprowadzone przez 2 trenerów (te same osoby dla każdej grupy), posiadających doświadczenie polegające na przeprowadzeniu w ostatnich 3 latach minimum 2 szkoleń o tematyce zgodnej z przedmiotem zamówienia dla podmiotów administracji państwowej lub samorządowej (Załącznik nr 3 do SIWZ). 11. Wykonawca opracuje program szkolenia i przedstawi do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej na dwa dni przed rozpoczęciem szkolenia. W programie należy ująć zagadnienia odpowiadające celowi i problematyce szkolenia. 12. Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia materiały szkoleniowe, niezbędne do prawidłowej realizacji szkolenia, przydatne w przyswajaniu i utrwalaniu zdobytej przez uczestników wiedzy, np.: podręczniki/ skrypty szkoleniowe - w wersji drukowanej. 13. Wykonawca wystawi zaświadczenia (certyfikaty) o ukończeniu szkolenia. 14. Po zakończeniu szkolenia Wykonawca przeprowadzi monitoring stopnia zadowolenia uczestników szkolenia w formie ankiet ewaluacyjnych. Ankiety zostaną opracowane przez Wykonawcę i przedstawione do akceptacji Zamawiającemu. 15. Wykonawca będzie zobowiązany do prowadzenia listy obecności uczestników szkolenia, listy odbioru materiałów szkoleniowych, listy osób korzystających z wyżywienia oraz ankiet ewaluacyjnych w dniu zakończenia szkolenia. 16. Zamawiający wymaga, aby: a) Zamówienie zostało wykonane we wskazanym terminie. b) Szkolenie trwało łącznie 32 godziny w ciągu 4 dni (po 8 godzin szkoleniowych w ciągu każdego dnia). c) Szkolenie przeprowadzone zostało w formie prezentacji multimedialnej i warsztatów. d) Wykonawca poinformował uczestników szkolenia o jego realizacji w ramach projektu pn.: Profesjonalna kadra - Sprawny Urząd współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 17. W celu potwierdzenia należytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu: a) oryginały list obecności na szkoleniu opatrzone logotypami Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz informacją, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, b) potwierdzenie odbioru zaświadczeń (certyfikatów), c) potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych i korzystania z wyżywienia, d) raport z realizacji szkoleń po ich zakończeniu. 18. Wszelkie materiały związane z realizacją przedmiotu umowy powinny zostać opatrzone logotypami zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Europejskiego Funduszu Społecznego. 19. Oferowana przez Wykonawcę cena jednostkowa obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem usługi (w tym zatrudnienie trenerów, materiały szkoleniowe). CZĘŚĆ II Przeprowadzenie badań ankietowych pracowników i klientów Urzędu Miasta w Jaśle oraz opracowanie analiz z przeprowadzonych badań 1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie badania ankietowego poziomu satysfakcji pracowników Urzędu Miasta w Jaśle, badania ankietowego poziomu satysfakcji klientów Urzędu Miasta w Jaśle oraz opracowanie analiz z przeprowadzonych badań w ramach projektu pn.:Profesjonalna kadra - Sprawny Urząd współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Celem przeprowadzenia badania ankietowego poziomu satysfakcji pracowników Urzędu Miasta w Jaśle jest uzyskanie informacji w zakresie: a) Stopnia identyfikacji pracowników z Urzędem; b) Diagnozy silnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń Urzędu; c) Wskaźnika efektywności zarządzania Urzędem; d) Ewentualnych problemów komunikacyjnych w Urzędzie oraz o sposobach ich przełamywania; e) Diagnozy występowania mobbingu lub innych negatywnych zjawisk; f) Poziomu motywacji do pracy; g) Procesów przebiegających na niższych szczeblach organizacyjnych; h) Planów rozwoju zawodowego i stopniu powiązania przyszłości pracowników z Urzędem; i ) Określenia wartości ważnych dla pracowników; j) Świadomości pracowników o wizji i misji Urzędu; k) Wskazania potrzeby wprowadzenia zmian. 3. Badanie poziomu satysfakcji pracowników Urzędu Miasta w Jaśle powinno zapewnić maksymalną anonimowość pracownikom i przeprowadzone powinno zostać w następujących etapach: a) Ustalenie celów badania; b) Opracowanie ankiety badawczej; c) Przygotowanie akcji informacyjnej wśród pracowników; d) Przeprowadzenie badania (alternatywnie: badania ankietowe, wywiady bezpośrednie, badania online); e) Przygotowanie bazy danych z wyników badania; f) Opracowanie analizy z badania (zawierającej m.in.: wyniki badania, w tym w odniesieniu do zajmowanego stanowiska, okresu zatrudnienia, wykształcenia oraz rekomendacje). 4. W badaniu uczestniczyć będzie 138 pracowników Urzędu Miasta w Jaśle. 5. Badanie ankietowe pracowników należy przeprowadzić w terminie od 10.04.2012 r. do 20.04.2012 r., natomiast analizę należy opracować w terminie do 27.04.2012 r. 6. W przypadku wyboru formy badań ankietowych lub wywiadów bezpośrednich, Wykonawca ma przeprowadzić badanie pracowników w budynku Urzędu Miasta w Jaśle, ul. Rynek 12, 38-200 Jasło, w godzinach pracy Urzędu. 7. Celem przeprowadzenia badania ankietowego poziomu satysfakcji klientów Urzędu Miasta w Jaśle jest uzyskanie informacji w zakresie: a) Jakości obsługi w Urzędzie Miasta w Jaśle. b) Oceny organizacji pracy. c) Oceny sprawności obsługi klientów. d) Oceny łatwości uzyskania informacji przez klientów. e) Oceny kompetencji i fachowości urzędników Urzędu Miasta w Jaśle. f) Oceny kultury osobistej i życzliwości pracowników w stosunku do klientów. g) Oceny szybkości załatwiania spraw. h) Oceny wyglądu zewnętrznego pracowników. i) Oceny estetyki miejsca załatwiania sprawy. j) Oceny dostępności do parkingu. k) Oceny godzin otwarcia Urzędu z punktu widzenia dostępności dla klientów. l) Określenia komórek organizacyjnych Urzędu o największym obciążeniu w zakresie załatwiania spraw. m) Oceny poziomu działań informacyjnych i promocyjnych podejmowanych przez Urząd Miasta w Jaśle. 8. Badanie ankietowe satysfakcji klientów Urzędu Miasta powinno pozwolić na: a) określenie kluczowych czynników mających wpływ na poziom satysfakcji klientów Urzędu Miasta w Jaśle, b) wskazanie kierunków działania mających na celu poprawę współpracy z klientem Urzędu Miasta w Jaśle. 9. Badanie poziomu satysfakcji klientów Urzędu Miasta w Jaśle powinno zapewnić maksymalną anonimowość i przebiegać w następujących etapach: a) Ustalenie celów badania; b) Opracowanie ankiety badawczej w wersji papierowej oraz elektronicznej; c) Zamieszczenie ankiety badawczej na stronie internetowej Urzędu Miasta w Jaśle; d) Przygotowanie akcji informacyjnej wśród klientów; e) Przeprowadzenie badania (alternatywnie: badania ankietowe, wywiady bezpośrednie); f) Przygotowanie bazy danych z wyników badania; g) Opracowanie analizy (zawierającej m.in.: wyniki w odniesieniu do płci, wieku, wykształcenia oraz statusu zawodowego badanych respondentów, a także rekomendacje). 10. Badanie ankietowe klientów należy przeprowadzić w terminie od 10.04.2012 r. do 11.05.2012 r., natomiast analizę należy opracować w terminie do 18.05.2012 r. 11. Miejsce realizacji: Urząd Miasta w Jaśle, ul. Rynek 12, 38-200 Jasło. 12. Badanie należy przeprowadzić na reprezentatywnej grupie klientów Urzędu Miasta w Jaśle, gwarantującej wiarygodność przeprowadzonego badania. 13. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia badania z najwyższą starannością, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy i obowiązującymi przepisami. 14. Wykonawca opracuje harmonogram badań oraz ich zakres merytoryczny (w tym ankiety badawcze dla pracowników i klientów) i skonsultuje je z Pełnomocnikiem ds. Jakości Urzędu Miasta w Jaśle, a następnie przedstawi do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej na cztery dni przed rozpoczęciem badania. 15. Zamawiający wymaga, aby: a) Zamówienie zostało wykonane we wskazanych terminach. b) Analizy z przeprowadzonych badań zostały wykonane w 3 egz. drukowanych i dostarczone na 3 szt. płyt CD/DVD (każda). c) Wykonawca przygotował i przeprowadził prezentację analiz z badań dla kadry kierowniczej i Kierownictwa Urzędu Miasta w Jaśle. d) Wykonawca poinformował uczestników badań ankietowych o ich realizacji w ramach projektu pn.: Profesjonalna kadra - Sprawny Urząd współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 16. W celu potwierdzenia należytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu: a) oryginały ankiet badawczych, b) raport z realizacji badań po ich zakończeniu (w tym m.in.: liczbę osób biorących udział w badaniach i rezygnujących z udziału w badaniach). 17. Wszelkie materiały związane z realizacją przedmiotu umowy powinny zostać opatrzone logotypami zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Europejskiego Funduszu Społecznego. 18. Oferowana przez Wykonawcę cena jednostkowa obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem usługi. CZĘŚĆ III: Wdrażanie strategii i planów lokalnych 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie dwóch 2-dniowych szkoleń z zakresu wdrażania strategii i planów lokalnych dla ogółem 25 osób w ramach projektu pn.: Profesjonalna kadra - Sprawny urząd współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Celem szkolenia z zakresu wdrażania strategii i planów lokalnych jest uzyskanie wiedzy na temat prawidłowego wdrażania, monitorowania i ewaluacji strategii i planów lokalnych. 3. Program szkolenia z zakresu wdrażania strategii i planów rozwoju powinien obejmować m.in.: a) Informacje o zasadach prawidłowego wdrażania dokumentów strategicznych. b) Omówienie metod i sposobów monitorowania strategii i planów lokalnych (w tym LPR). c) Informacje o metodach zmian strategii - strategia samorządu czy strategia miasta jako całości. d) Identyfikację mandatów strategicznych (formalne i nieformalne). e) Różnice pomiędzy planowaniem partycypacyjnym a konsultacjami społecznymi. f) Rolę mediów lokalnych w procesie aktualizacji dokumentów strategicznych. g) Omówienie przesłanek do aktualizacji Strategii Miasta: - zmiana regulacji prawnych, - zmiana w krajowych dokumentach strategicznych, - zmiana Strategii Rozwoju Województwa Podkarpackiego. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia szkolenia z najwyższą starannością, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy i obowiązującymi przepisami. 5. W szkoleniu uczestniczyć będzie ogółem 25 osób (pracowników Urzędu Miasta w Jaśle), przy uwzględnieniu: a) 2-dniowe szkolenie dla 5 liderów samorządowych należy przeprowadzić w terminie od 16.04.2012 r. do 20.04.2012 r.; b) 2-dniowe szkolenie dla 20 osób stanowiących kadrę kierowniczą należy przeprowadzić w terminie od 23.04.2012 r. do 30.04.2012 r. 6. Wykonawca przeprowadzi szkolenie w Urzędzie Miasta w Jaśle, ul. Rynek 12, 38-200 Jasło. 8. Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników zajęć (w każdym dniu trwania szkolenia) podczas przerw, tj.: a) przerwa kawowa, obejmująca m.in.: kawę, herbatę, ciastka (w budynku Urzędu Miasta w Jaśle). b) przerwa obiadowa, obejmująca zapewnienie 2-daniowego obiadu dla 25 uczestników (w odległości do ok. 0,5 km od budynku Urzędu Miasta w Jaśle). 8. Szkolenie z zakresu wdrażania strategii i planów lokalnych należy przeprowadzić dla każdej grupy w wymiarze 16 godzin szkoleniowych w ciągu 2 dni, z uwzględnieniem dodatkowego czasu na przerwę kawową i przerwę obiadową. 9. Szkolenie powinno zostać przeprowadzone przez 1 trenera, posiadającego doświadczenie polegające na przeprowadzeniu w ostatnich 3 latach minimum 2 szkoleń o tematyce zgodnej z przedmiotem zamówienia dla podmiotów administracji państwowej lub samorządowej (Załącznik nr 3). 10. Wykonawca opracuje program szkolenia i przedstawi do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej na cztery dni przed rozpoczęciem szkolenia. W programie należy ująć zagadnienia odpowiadające celowi i problematyce szkolenia. 11. Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia materiały szkoleniowe, niezbędne do prawidłowej realizacji szkolenia, przydatne w przyswajaniu i utrwalaniu zdobytej przez uczestników wiedzy, np.: podręczniki/ skrypty szkoleniowe - w wersji drukowanej. 12. Wykonawca wystawi zaświadczenia (certyfikaty) o ukończeniu szkolenia. 13. Po zakończeniu szkolenia Wykonawca przeprowadzi monitoring stopnia zadowolenia uczestników szkolenia w formie ankiet ewaluacyjnych. Ankiety zostaną opracowane przez Wykonawcę i przedstawione do akceptacji Zamawiającemu. 14. Wykonawca będzie zobowiązany do prowadzenia listy obecności uczestników szkolenia, listy odbioru materiałów szkoleniowych, listy osób korzystających z wyżywienia oraz ankiet ewaluacyjnych w dniu zakończenia szkolenia. 15. Zamawiający wymaga, aby: a) Zamówienie zostało wykonane we wskazanym terminie. b) Szkolenie trwało łącznie 32 godziny w ciągu 4 dni (po 8 godzin szkoleniowych w ciągu każdego dnia). c) Szkolenie przeprowadzone zostało w formie prezentacji multimedialnej i warsztatów. d) Wykonawca poinformował uczestników szkolenia o jego realizacji w ramach projektu pn.: Profesjonalna kadra - Sprawny Urząd współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 16. W celu potwierdzenia należytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu: a) oryginały list obecności na szkoleniu opatrzone logotypami Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz informacją, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, b) potwierdzenie odbioru zaświadczeń (certyfikatów), c) potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych i korzystania z wyżywienia, d) raport z realizacji szkoleń po ich zakończeniu. 17. Wszelkie materiały związane z realizacją przedmiotu umowy powinny zostać opatrzone logotypami zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Europejskiego Funduszu Społecznego. 18. Oferowana przez Wykonawcę cena jednostkowa obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem usługi (w tym zatrudnienie trenerów, materiały szkoleniowe).