Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Gminy Łańcut w okresie od 2.10.2017 - 31.12.2019 r.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Gminy Łańcut w okresie od 2.10.2017 - 31.12.2019 r. w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym. 2. Przedmiot zamówienia powinien być realizowany na zasadach określonych w przepisach prawa tj: 2.1 ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1481). oraz przepisów wykonawczych wydanych na podstawie w/w ustawy. 2.2 ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 201 z późn. zm.) 2.3 ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257) 2.4 ustawie z dnia 17 listopada1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 1822 z późn. zm.) 2.5 międzynarodowymi przepisami pocztowymi w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym: Światowa Konwencja Pocztowa - Ósmy Protokół Dodatkowy - Genewa 12 sierpnia 2008 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1824) Regulamin Poczty Listowej (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych (Dz. U. z 2007 r., nr 108, poz. 745). 2.6 Regulaminów świadczenia usług pocztowych, które są objęte przedmiotem zamówienia, wydanych przez Wykonawcę, które nie są sprzeczne z ustawą Prawo Pocztowe. 3. Przedmiot zamówienia obejmuje: 3.1 usługi pocztowe w obrocie krajowym dla przesyłek pocztowych o wadze do 2000 g oraz paczek pocztowych do 10 kg i przesyłek zagranicznych o wadze do 350 g w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, 3.2 doręczanie zwrotów przesyłek pocztowych niedoręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy (z podaniem przyczyny niedoręczenia) oraz zwrot potwierdzeń odbioru pokwitowanych przez adresata do placówki nadawczej Wykonawcy na terenie miasta Łańcuta gdzie Zamawiający będzie odbierał w/w zwroty i potwierdzenia odbioru przesyłek. 3.3 doręczanie obowiązkowych egzemplarzy bibliotecznych zgodnie z ustawą z dnia 7 listopada 1996 r. o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych (Dz. U. z 1996 r. Nr 152 poz. 722) 4. Przez przesyłki listowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 4.1 przesyłki nierejestrowane ekonomiczne - niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, gabaryt A i B 4.2 przesyłki nierejestrowane priorytetowe - będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, gabaryt A i B 4.3 przesyłki rejestrowane ekonomiczne (polecone) - niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed zagubieniem, zniszczeniem, utratą zawartości lub uszkodzeniem w obrocie krajowym i zagranicznym, gabaryt A i B 4.4 przesyłki rejestrowane priorytetowe (polecone) - będące przesyłkami najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed zagubieniem, zniszczeniem, utratą zawartości lub uszkodzeniem w obrocie krajowym i zagranicznym, gabaryt A i B 4.5 przesyłki rejestrowane ekonomiczne (polecone) za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed zagubieniem, zniszczeniem, utratą zawartości lub uszkodzeniem w obrocie krajowym i zagranicznym, gabaryt A i B 4.6 przesyłki rejestrowane priorytetowe (polecone) za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - będące przesyłkami najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed zagubieniem, zniszczeniem, utratą zawartości lub uszkodzeniem w obrocie krajowym i zagranicznym, gabaryt A i B 4.7 przesyłki zagraniczne priorytetowe (polecone) za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 5. Przez paczki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe niebędące przesyłkami najszybszej kategorii i paczki priorytetowe będące paczkami najszybszej kategorii za potwierdzeniem odbioru i bez potwierdzenia odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym. 6. Oznaczenia A i B dla przesyłek listowych oznaczają: 6.1 Gabaryt A to przesyłki o wymiarach: a) minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm b) maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. 6.2 Gabaryt B to przesyłki o wymiarach: a) minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm b) maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 7. Oznaczenia A i B dla paczek pocztowych oznaczają: 7.1 Gabaryt A to paczka o wymiarach: a) minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm b) maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm. 7.2 Gabaryt B to paczka o wymiarach: a) minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm b) maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 8. Zamawiający będzie dostarczał przesyłki do placówki nadawczej Wykonawcy na terenie miasta Łańcuta. 9. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego, dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą, na podany adres, bądź wskazany adres skrytki pocztowej. 10. Zamawiający zobowiązuje się do podania na przesyłce pocztowej nazwy i adresu adresata (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając również rodzaj przesyłki (zwykły, polecony, priorytet czy zwrotne poświadczenie odbioru – ZPO) oraz pełną nazwę i adres zwrotny Zamawiającego (nadawcy). 11. Zamawiający zobowiązuje się do prowadzenia dwóch egzemplarzy pocztowej książki nadawczej (oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego) dla przesyłek rejestrowanych oraz dwóch egzemplarzy zestawień ilościowo-wartościowych dla wszystkich nadawanych przesyłek. Zestawienie prowadzone będzie z uwzględnieniem podziału na przesyłki zwykłe i najszybszej kategorii, rejestrowane i nierejestrowane, za potwierdzeniem odbioru i bez potwierdzenia odbioru, gabaryt A i B, poszczególne kategorie wagowe oraz podziału na przesyłki krajowe i zagraniczne. Wzór pocztowej książki nadawczej i zestawienia ilościowo-wartościowego zostanie ustalony z Wykonawcą przed zawarciem umowy. Oryginał pocztowej książki nadawczej oraz zestawienie ilościowo-wartościowe dla Wykonawcy stanowić będzie podstawę dla celów rozliczeniowych, a dla Zamawiającego potwierdzenie wykonania usług pocztowych. 12. Opakowanie przesyłek pocztowych będzie stanowiła koperta Zamawiającego odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki pocztowej będzie stanowiło zabezpieczenie przed zniszczeniem i utratą zawartości w czasie przemieszczania. Odpowiedzialność za przesyłki i paczki pocztowe po ich przekazaniu przez Zamawiającego spoczywa na Wykonawcy. 13. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia będzie następować w dniu ich nadania w siedzibie Wykonawcy na terenie miasta Łańcuta. 14. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłki na dzień następny w przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę uchybień odbieranych przesyłek określonych w przepisach ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1481) i braku możliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego. 15. Wykonawca udostępni bezpłatnie Zamawiającemu wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. 16. W przypadku nieobecności adresata i braku możliwości doręczenia przesyłki pocztowej innej dorosłej, uprawnionej osobie w obrocie krajowym, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia w skrzynce oddawczej adresata zawiadomienie (pierwsze awizo, a po upływie 7 dni kolejne awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i w jakim terminie adresat może odebrać list lub przesyłkę, z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie. Po upływie terminu odbioru lub wyczerpaniu możliwości doręczenia przesyłki, przesyłka zwracana jest niezwłocznie Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych. W związku z powyższym Zamawiający wymaga od Wykonawcy posiadania placówki na terenie miasta Łańcuta umożliwiającej adresatom odbiór awizowanej korespondencji. 17. Odbierający przesyłkę pocztową potwierdza jej doręczenie podpisem ze wskazaniem daty doręczenia, jeśli odbierający uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu. 18. Wykonawca zobowiązany będzie doręczać wszystkie przychodzące za jego pośrednictwem przesyłki pocztowe i zwracać niedoręczone przesyłki pocztowe (z podaniem przyczyny niedoręczenia) oraz potwierdzenia odbioru pokwitowane przez adresata do swojej siedziby na terenie miasta Łańcuta skąd odbierał je będzie Zamawiający. 19. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania i obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” - własnego nakładu Zamawiającego, stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dn. 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 – j.t.) oraz zgodnych z przepisami ustawy Ordynacja Podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201 z późn.zm.). Wzór ZPO stanowi załącznik Nr 7 do SIWZ. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach może skorzystać przy wysyłce korespondencji z druków zwrotnego potwierdzenia odbioru Wykonawcy. W takim przypadku Wykonawca ma obowiązek udostępnić Zamawiającemu bezpłatne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru zgodne z podanymi wyżej przepisami prawa. 20. W przypadku utraty, uszkodzenia, ubytku bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1481). 21. Zamawiający nie wyraża zgody na przepakowywanie korespondencji. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek. Nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 22. Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową. 23. Zawarte w formularzu ofertowym zestawienie liczby przesyłek nadawanych przez Zamawiającego ma charakter szacunkowy i zostało podane na potrzeby przygotowania oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach. Rodzaje i ilości nadawanych przesyłek przez Zamawiającego mogą się zmieniać z zależności od jego potrzeb, Wykonawca wyraża na to zgodę i nie będzie dochodził roszczeń odszkodowawczych z tytułu zmian. 24. Zamawiający wskazuje, że w ramach przedmiotu zamówienia będzie również nadawał przesyłki wymagające zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego oraz art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej. 25. Zamawiający w ramach przedmiotu zamówienia przewiduje doręczanie przesyłek w trybie Kodeksu postępowania cywilnego oraz Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. 26. Rozliczenia finansowe, wykonanych usług pocztowych, będą dokonywane w okresach miesięcznych, z uwzględnieniem faktycznie nadanych i zwróconych przesyłek oraz cen jednostkowych zaproponowanych przez Wykonawcę w dołączonym do oferty formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury zbiorczej za wykonane usługi na rzecz Zamawiającego za każdy miesiąc. 27. Ceny jednostkowe brutto podane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym są niezmienne przez cały okres trwania umowy. 28. Wykonawca będzie doręczał przesyłki pocztowe z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń określonych w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1481) oraz obowiązujących przepisach wykonawczych do ww. ustawy. 29. Zakres usług zawiera załącznik Nr 1 do SIWZ (Formularz ofertowy). 30. Na podstawie art. 29 ust. 3a Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę (art. 22 §1 Kodeksu pracy) pracowników, którzy wykonują czynności związane z wykonywaniem czynności w trakcie realizacji zamówienia w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek. Zastrzeżenie nie dotyczy osób wykonujących czynności wskazane wyżej czynności, o ile czynności te nie stanowią stosunku pracy na gruncie przepisów Kodeksu pracy (np. samozatrudnienie). 31. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w pkt 30 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: 1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, 2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów. 32. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w pkt 30 czynności w trakcie realizacji zamówienia: - oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy - poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania. 33. Nieprzedłożenie przez Wykonawcę dokumentów w terminie wskazanym przez Zamawiającego bądź też przedstawienie dokumentów, które nie będą potwierdzać spełnienia wymagań, o których mowa w pkt 30 będzie traktowane jako niespełnienie obowiązku zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę. 34. Za niespełnienie wymogu zatrudnienia osób, o których mowa w pkt 30 na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisu Kodeksu Pracy – Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 2.000,00 zł za każdy stwierdzony przypadek skierowania do wykonywania prac osoby nie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy (kara może być nakładana wielokrotnie wobec tej samej osoby, jeżeli Zamawiający podczas kolejnej kontroli stwierdzi, że nie jest ona zatrudniona na umowę o pracę). 35. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli zatrudnienia ww. osób przez okres realizacji wykonywanych przez nich czynności. W przypadku uniemożliwienia Zamawiającemu kontroli przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w pkt 26 Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 2.000,00 zł za każde uniemożliwienie przeprowadzenia takiej kontroli.