Zorganizowanie XIII Warsztatów IMP Łódź 2019 "Ochrona przed PEM"

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa konferencyjna, hotelarska i gastronomiczna w dniach 22-25.10.2019 w następującym zakresie: 1. Wynajęcie 2 sal konferencyjnych wraz z obsługą techniczno-organizacyjną: • 1 sala konferencyjna na 80 osób w dniach 23-25.10.2019 r. wraz z wyposażeniem tj. rzutnikiem multimedialnym, ekranem, komputerem, pilotem do prezentacji, nagłośnieniem i obsługą techniczną w godzinach 8.30-19:00 • 1 sala/pokój/pomieszczenie 8.00-18.00 w dniach 22-25.2019 2. Przygotowanie miejsca w którym odbywać się rejestracja uczestników (3 stoły, 4 krzesła) 3. Zapewnienie szatni dla gości wraz z jej obsługą. 4. Zamawiający wymaga, aby wszystkie wynajęte sale znajdowały się w jednym budynku w Łodzi (w pobliżu komunikacja miejska). Nie dopuszcza się możliwości organizacji wydarzeń w namiotach lub podobnych prowizorycznych sposobów aranżacji przestrzeni konferencyjnej. 5. Zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników. 6. Inne czynności zlecane przez Zamawiającego służące prawidłowemu przebiegowi konferencji. 7. Zakwaterowanie w dniach 22.10.2019 r. – 25.10.2019 r. 8 pokoi – ok. 30 noclegów dla gości specjalnych w pokojach jednoosobowych (w cenę noclegu wliczona cena śniadania). Zamawiający wymaga, aby noclegi były zapewnione w miejscu, w którym odbywać się będzie konferencja. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby noclegów. O ostatecznej liczbie noclegów Zamawiający powiadomi Wykonawcę najpóźniej 18.10.2019 8. Zapewnienie wyżywienia na podstawie uzgodnionego z Zamawiającym menu, obejmującego: 8.1. 2 przerwy kawowe w dniu 23.10.2019 r., dla 80 osób • Napoje gorące: kawa, herbata – co najmniej 300 ml na osobę • Dodatki do napojów gorących: cukier, śmietanka/mleko do kawy, cytryna w plastrach – bez ograniczeń • Napoje zimne: soki 100 % (2 rodzaje np. jabłkowy i pomarańczowy), woda mineralna w dzbankach szklanych – nie mniej niż 300 ml na osobę. • Drobne ciasteczka minimum 4 sztuki na osobę 8.2. 1 przerwa kawowa dnia 24.10.2019, ., dla 80 osób • Napoje gorące: kawa, herbata – co najmniej 300 ml na osobę • Dodatki do napojów gorących: cukier, śmietanka/mleko do kawy, cytryna w plastrach – bez ograniczeń • Napoje zimne: soki 100 % (2 rodzaje np. jabłkowy i pomarańczowy), woda mineralna w dzbankach szklanych – nie mniej niż 300 ml na osobę. • Drobne ciasteczka i po 1 kawałku ciasta domowego (różne rodzaje) 8.3. lunch bufetowy w dniu 23 i 24.10.2019 r. dla 80 osób Obiad składać się będzie z zupy (około 300ml/osobę), dania mięsnego lub jarskiego (porcja około 150g/osobę w przypadku dania mięsnego lub ok. 200 g/osobę w przypadku dania jarskiego) z dodatkiem warzywnym (porcja około 150g/osobę) i skrobiowym (porcja około 250g/osobę) oraz soku lub kompotu (bez ograniczeń podane w dzbankach; sok 100%) 8.4. 1 przerwa kawowa dnia 25.10.2019 dla 80 osób • Napoje gorące: kawa, herbata – co najmniej 300 ml na osobę • Dodatki do napojów gorących: cukier, śmietanka/ mleko do kawy, cytryna w plastrach – bez ograniczeń • Woda mineralna butelkowana o poj. 0,5 l/ 1 na osobę • Po 1 kawałku ciasta domowego (różne rodzaje) • Danie jarskie - Zupa krem/lecho plus pieczywo (np. leczo warzywne, brokułowa, dyniowa, kalafiorowa, pomidorowa, buraczkowa ok. 300 ml na osobę) 8.5. W dniu 23 października 2019 roku kolacja dla 80 osób rozpocznie się ok. godz. 20:30 i trwać będzie do 22:00. Menu przygotowane przez Wykonawcę powinno zawierać (propozycja): • Przystawki (np. półmisek mięs, roladki, koreczki, sałatki, śledzie, warzywa, deski serów i wędlin, pieczywo i masło) • Deser (np. kawałki ciast, lody, galaretka/mus); • W cenie kolacji: napoje gorące: kawa, herbata; woda, oraz zimne: soki/woda/lemoniada (podane w dzbanach) – bez ograniczeń, 1 lampka wina białego musującego/ na osobę 8.6. W dniu 24 października 2019 roku uroczysta kolacja dla 80 osób rozpocznie się ok. godz. 19:00 i trwać biedzie do 22:30. Menu przygotowane przez Wykonawcę powinno zawierać (propozycja): • Danie gorące – zupa • Drugie danie (mięsa 3 rodzaje, dodatki skrobiowe 2 rodzaje, dodatki warzywne 2 rodzaje) ; • Deser (np. kawałki ciast, lody, galaretka, mus); • Przystawki (np. półmisek mięs, roladki, sałatki w tym jarskie, śledzie, warzywa, kanapki bankietowe, deski serów i wędlin, pieczywo i masło) • W cenie kolacji: napoje gorące: kawa, herbata; woda, napoje zimne: soki/cola/lemoniada (podane w dzbanach) – bez ograniczeń, 1 lampka wina czerwonego/białego / na osobę, 1 butelka wódki na 4 osoby Zamawiający potwierdzi Wykonawcy ostateczną liczbę gości najpóźniej w dniu 18 października 2019 do godz. 12:00. Zamawiający informuje, że przewidywana liczba gości uczestniczących w kolacji to ok 80 osób. Jednakże jest to jedynie szacunkowa, orientacyjna ilość uczestników Warsztatów naukowych organizowanych przez Instytut. Ostateczna liczba gości może okazać się mniejsza lub większa niż podana powyżej. Zamawiający zastrzega, że zmiana ilości gości nie spowoduje dla Zamawiającego ujemnych konsekwencji prawnych i finansowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy z Wykonawcą bez poniesienia żadnych konsekwencji prawno-finansowych dla Zamawiającego, w przypadku nie zabrania odpowiedniej liczby uczestników na Warsztaty do dnia 30.09.2019 r Zgodnie z art. 93 ust. 1b ustawy Pzp, Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części Zamówienia nie zostały mu przyznane.