sukcesywne świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych i kolejowych na przewozy pasażerskie na potrzeby Instytutu Metalurgii i Inżynierii Materiałowej PAN w Krakowie.

Opis przedmiotu przetargu: sukcesywne świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych i kolejowych na przewozy pasażerskie na potrzeby Instytutu Metalurgii i Inżynierii Materiałowej PAN w Krakowie. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1. rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, a także w tzw. low cost airlines, w klasach (ekonomicznej) zleconych przez Zamawiającego, na trasach krajowych, europejskich i reszty świata, 2. rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów kolejowych w komunikacji międzynarodowej i na połączenia wykonywane w kraju. 3. przedstawiania informacji zwrotnej o połączeniach w ciągu 1 godziny od momentu zgłoszenia zapytania. 4. dostarczenia biletów w sytuacji nagłej, zgodnie z decyzją zamawiającego, do siedziby zamawiającego lub do własnego punktu obsługi klienta na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot, niezwłocznie od momentu złożenia zlecenia, 5. wyszukiwania optymalnego połączenia i przedstawiania Zamawiającemu co najmniej dwóch wariantów najkorzystniejszych dostępnych na rynku połączeń, w miarę możliwości bez międzylądowań, a gdy brak jest takiego wariantu – z najkrótszym czasem oczekiwania na przeloty w ramach lotów łączonych. Warianty powinny uwzględniać najkorzystniejsze ceny i promocje oraz zawierać informację o trasie, długości i czasie podróży, 6. stosowanie minimalnych cen biletów lotniczych dostępnych w danym terminie z zachowaniem wymaganego standardu podróży, 7. przejęcia obowiązków w zakresie składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u wykonawcy w szczególności w przypadkach zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych, 8. w przypadku podróży lotniczych, wskazywania Zamawiającemu wyłącznie połączeń, w których lotnisko docelowe znajduje się najbliżej centrum miasta docelowego, chyba że Zamawiający w danym wypadku postanowi inaczej, 9. przedstawienia Zamawiającemu połączeń, w których przylot i wylot odbywają się z tego samego lotniska, np. jeżeli start jest z Krakowa (Balice) do Londynu (EGLL), to powrót z Londynu (EGLL) do Krakowa (Balice), chyba że Zamawiający w danym wypadku postanowi inaczej, 10. zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich wymaganych danych osoby/osób, na którą/e wystawiono rezerwacje/bilet/-y, zmiany trasy, terminu podróży lub klasy oraz ewentualnie bezkosztowe anulowanie (rezygnacja) zaplanowanego przelotu zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach przewoźnika, którego dana sytuacja dotyczy, pod warunkiem iż fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż 24 godziny przed planowanym wylotem, chyba że dopuszczalny będzie w danym przypadku termin krótszy; jeżeli zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania rekalkulacji ceny biletu, tylko w takim przypadku Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty, 11. regulowania wszelkich opłat i należności koniecznych do pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji zamówienia, w szczególności za zakup biletów lotniczych i kolejowych oraz z tytułu wszelkich kosztów związanych z przewozem lotniczym i kolejowym, w tym z tytułu opłat lotniskowych, opłat dodatkowych czy podatków – zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi oraz przepisami państw docelowych podróży (ewentualnie docelowych portów lotniczych), 12. bieżącego informowania Zamawiającego o dokonanych rezerwacjach oraz przypominania Zamawiającemu telefonicznie lub pocztą elektroniczną o terminie wygaśnięcia dokonanych rezerwacji biletów, najpóźniej na 24 godziny przed terminem ich wygaśnięcia, 13. informowania Zamawiającego o zasadach zwrotu niewykorzystanych biletów oraz o warunkach zmian rezerwacji u przewoźnika, którego usługi są wykorzystywane podczas danej powróży, 14. wystawiania faktur zawierających w szczególności: imię i nazwisko pasażera, datę wylotu, datę powrotu, nr biletu, cenę biletu według taryfy przewoźnika, 15. Prowadzenie w imieniu i na rzecz Zamawiającego programów lojalnościowych przewoźników, 16. Prowadzenie w imieniu i na rzecz Zamawiającego negocjacji i analiz trójstronnych z przewoźnikiem, 17. W sprawach dotyczących realizacji zamówienia Wykonawca powinien dysponować: minimum 2 (dwoma) niezależnymi systemami rezerwacyjnymi, co najmniej 2 całodobowymi liniami telefonicznymi oraz minimum 2 (dwoma) stanowiskami do rezerwacji biletów i obsługi spraw związanych z przedmiotem zamówienia, 18. Bilety lotnicze i kolejowe mogą być dostarczane w formie elektronicznej. 19. Wykonawca przydzieli do realizacji umowy, dwa całodobowe numery telefoniczne ze stanowiskami do rezerwacji biletów i obsługi spraw związanych z przedmiotem zamówienia. 20. Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia i bezpłatnej dostawy zamówionych biletów lub innych stosownych dokumentów podróży do siedziby Zamawiającego w dni robocze w godzinach od 8:00 do 14:00 lub w miejsca wskazane przez Zamawiającego na terenie Krakowa w terminie uzgodnionym każdorazowo z Zamawiającym, na podstawie zamówienia przekazanego w formie pisemnej faxem, pocztą elektroniczną lub telefonicznie, nie później jednak niż na 48 godzin przed rozpoczęciem podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu.