„Wykonywanie usług w zakresie koordynacji realizacji projektu pn: „Podniesienie efektywności energetycznej obiektów publicznych jako element systemowego podejścia do ochrony środowiska naturalnego w powiatach: proszowickim, bocheńskim i miechowskim” realizowanego z dofinansowaniem z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020”

Opis przedmiotu przetargu: 1 Przedmiotem zamówienia jest koordynacja działań oraz nadzór merytoryczny i finansowy nad prawidłową realizacją projektu pn „Podniesienie efektywności energetycznej obiektów publicznych jako element systemowego podejścia do ochrony środowiska naturalnego w powiatach: proszowickim, bocheńskim i miechowskim” realizowanego z dofinansowaniem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 w ramach 4 Osi Priorytetowej Regionalna polityka energetyczna, Działanie 4.3 Poprawa efektywności energetycznej w sektorze publicznym i mieszkaniowym; Poddziałanie 4.3.2 Głęboka modernizacja energetyczna budynków użyteczności publicznej – SPR, zgodnie z umową dofinansowania nr RPMP.04.03.02-12-0335/16-00-XVII/83/FE/17. Numer projektu nr RPMP.04.03.02-12-0335/16 2. Przedmiotowy projekt jest realizowany w partnerstwie pomiędzy Związkiem Międzygminnym d.s. Gazyfikacji, Rozwoju Terenów Wiejskich i Ochrony Środowiska w Proszowicach – Partnerem Wiodącym i Partnerami Projektu – 8 jednostkami samorządu terytorialnego z Małopolski, w tym: Gminą Drwinia, Gminą Koniusza, Gminą Książ Wielki, Gminą i Miastem Nowe Brzesko, Gminą Pałecznica, Gminą i Miastem Proszowice, Gminą Racławice, Gminą Radziemice. 2.1 Zakres zadań inwestycyjnych realizowanych w ramach Projektu Projekt obejmuje realizację następujących zadań inwestycyjnych: 1. Partner Wiodący - Związek Międzygminny d.s. Gazyfikacji, Rozwoju Terenów Wiejskich i Ochrony Środowiska w Proszowicach - nie realizuje zadań inwestycyjnych; 2. Partner nr 1 – Gmina Drwinia: kompleksowa termomodernizacja budynków publicznych i wymiana, w części z nich, źródeł ciepła a. Zespół Szkół w Mikluszowicach b. Budynek byłej szkoły w Wyżycach c. Budynek wiejski (świetlica) w Świniarach 3. Partner nr 2 – Gmina Koniusza: kompleksowa termomodernizacja budynku publicznego a. Zespół Szkół w Biórkowie Wielkim 4. Partner nr 3 - Gmina Książ Wielki: kompleksowa termomodernizacja budynków publicznych i wymiana, w części z nich, źródeł ciepła a. Szkoła Podstawowa w Książu Małym b. Szkoła Podstawowa w Antolce 5. Partner nr 4 – Gmina i Miasto Nowe Brzesko: kompleksowa termomodernizacja budynków publicznych i wymiana, w części z nich, źródeł ciepła a. Środowiskowy Dom Samopomocy w Gruszowie b. Świetlica wiejska w Gruszowie c. Szkoła Podstawowa w Mniszowie 6. Partner nr 5 - Gmina Pałecznica: kompleksowa termomodernizacja budynków publicznych i wymiana, w części z nich, źródeł ciepła a. Urząd Gminy w Pałecznicy b. Dom Ludowy Niezwojowice c. Dom Ludowy Lelowice-Kolonia 7. Partner nr 6 - Gmina i Miasto Proszowice: kompleksowa termomodernizacja budynków publicznych i wymiana, w części z nich, źródeł ciepła a. Zespół Szkół w Żębocinie b. Zespół Szkół w Klimontowie 8. Partner nr 7 - Gmina Racławice: kompleksowa termomodernizacja budynków publicznych i wymiana, w części z nich, źródeł ciepła a. „Willa Walerego Sławka” w Janowiczkach 9. Partner nr 8 - Gmina Radziemice: kompleksowa termomodernizacja budynków publicznych a. Zespół Szkół w Radziemicach b. Szkoła Podstawowa w Łętkowicach. 2.2 Przedmiot zamówienia nie obejmuje nadzoru nad prawidłową realizacją umów na świadczenie robót budowlanych, usług oraz dostaw, zawartych przez poszczególnych partnerów projektu. Wyciąg z Umowy Partnerskiej w zakresie zadań koordynatora stanowi załącznik nr 1 do SIWZ.. 2.3 Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: - koordynację realizacji całości projektu, - kontakt i korespondencja z Instytucją Zarządzającą, - nadzorowanie przestrzegania przez Partnerów projektu harmonogramu rzeczowo-finansowego, - kontakty między Partnerami projektu, w tym rozwiązywanie problemów pomiędzy Partnerami w tym Partnerem Wiodącym, - monitorowanie i rozwiązywanie zagrożeń realizacji projektu, - prowadzenie wszelkiej korespondencji w ramach projektu - rozliczanie środków z Instytucją Zarządzającą, w szczególności przygotowywanie projektów pism, wyjaśnień, informacji do IZ - sporządzania wniosków o płatność (wszystkie rodzaje wniosków) - nadzór księgowy nad projektem w tym opracowanie polityki rachunkowości projektu - rozliczenie końcowe finansowe i rzeczowe całości projektu, - obsługa prawna projektu w zakresie świadczenia usług doradczych związanych z kontrolami projektu. 2.4 Zadania wymienione powyżej będą wykonywane z poziomu Partnera Wiodącego projektu. Zasady współpracy Partnerów Projektu, Partnera Wiodącego oraz Koordynatora Projektu zostały zawarte w Umowie Partnerskiej. Wyciąg z Umowy Partnerskiej w zakresie zadań koordynatora stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 3.1. W skład zespołu koordynującego projekt wchodzą: • koordynator projektu, • osoby: ds. finansów i rozliczeń projektu, • osoby ds. jakości oraz promocji i informacji o projekcie, 3.2. Zakres obowiązków koordynatora projektu: a) - nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, zgodnie z wymogami „Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020” oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w oparciu o umowę o dofinansowania projektu wraz z załącznikami oraz Umowę Partnerską zawartą pomiędzy partnerami projektu; b) - podejmowanie niezbędnych działań mających na celu osiągnięcie wskaźników projektu; c) - planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu; d) - informowanie zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu; e) - przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu; f) - przygotowanie całości wniosków o płatność refundacyjną, zaliczkową i końcową; g) - nadzór nad terminowym i prawidłowym przygotowaniem części finansowej i sprawozdawczej wniosków o płatność; h) - obsługa korespondencji projektu oraz wprowadzanie wszelkich niezbędnych danych w zakresie realizacji projektu w centralnym systemie SL2014; i) - przygotowanie i koordynacja korespondencji związanej z realizacją projektu, prowadzonej z Instytucją Zarządzającą; j) - przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu; k) - sporządzanie i przedkładanie Zamawiającemu do czasu końcowego rozliczenia projektu comiesięcznego sprawozdania z postępów w realizacji projektu; l) - monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia rezultatów projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach czasu, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu; m) - zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy pracownikami Partnerów projektu a pracownikami Partnera Wiodącego; n) - utrzymywanie stałych kontaktów, współpraca i kontrola pracy pracowników Partnerów projektu uczestniczących w przedmiotowym zadaniu, cele zapewnienia spójności opracowywanych dokumentów; o) - organizowanie roboczych spotkań monitorujących z pracownikami Partnerów projektu; p) - organizowanie cyklicznych (min. jeden raz na kwartał) spotkań przedstawicieli Partnerów projektu (Wójtów , Burmistrzów) celem przedstawienia postępów realizacji projektu; q) - zgłaszanie do Instytucji Zarządzającej wszelkich zmian w realizacji i w budżecie projektu, przygotowywanie formularzy zmian merytorycznych i budżetowych; r) - udział w kontrolach prowadzonych przez IZ RPO WM oraz inne organy zewnętrzne; s) - zorganizowanie biura projektu w siedzibie Zamawiającego zgodnie z założeniami i wytycznymi (zapewnienie materiałów do przygotowywania dokumentacji i jej archiwizowania, przygotowanie oznakowania przechowywanej dokumentacji); t) - sporządzanie i archiwizacja dokumentacji projektowej, w tym zapewnienie środków do przygotowania dokumentów do archiwizowania; u) - nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu – zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno – promocyjnych z umową na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach RPO WM; v) - śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem RP i UE; w) - utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy o dofinansowanie projektu oraz umowy partnerskiej; 3.3. Zakres obowiązków osoby: ds. finansów: a) - współpraca z Koordynatorem Projektu, b) - współpraca z jednostką księgowo-finansową Zamawiającego, c) – współpraca z jednostkami finansowo- księgowymi Partnerów Projektu w celu przygotowania właściwych dokumentów do przygotowania wniosków o płatność d) - nadzór nad opisywaniem faktur i innych dowodów księgowych w powiązaniu z zatwierdzonym do realizacji harmonogramem kosztowym i czasowym projektu, e) - przygotowywanie wniosków o płatność (wszystkie rodzaje wniosków) f) - kopiowanie dokumentów księgowych, g) - archiwizowanie kopii dokumentów księgowych w siedzibie Zamawiającego, h) - rejestrowanie i analizowanie stanu środków pieniężnych projektu, i) - przygotowywanie wszelkich sprawozdań, raportów i analiz księgowo-finansowych na potrzeby Koordynatora Projektu ora Partnera Wiodącego. 3.4. Zakres obowiązków osoby: ds. jakości oraz promocji i informacji o projekcie: a) - w zakresie działań dotyczących zarządzania jakością projektu: organizowanie i realizowanie wszelkich działań związanych z procesem oceny projektu, a w szczególności: gromadzenie materiałów, zdjęć i danych dokumentujących realizację celów projektu, zgłaszanie koordynatorowi projektu wszelkich problemów związanych z jakością projektu i jej oceną, współudział w obliczaniu wskaźników produktów, rezultatów i oddziaływania zgodnie z wymogami projektu, b) - w zakresie działań dotyczących zarządzania promocją i informowaniem społeczeństwa o projekcie: organizowanie i realizowanie wszelkich działań związanych z procesami promocyjnymi i informacyjnymi dotyczącymi projektu, a w szczególności: przygotowanie projektów i nadzór nad opracowaniem materiałów promocyjnych (plakaty, tablice pamiątkowo- informacyjne), przygotowanie projektu oraz wykonanie materiałów promocyjnych: plakaty informacyjne oraz oznakowanie dokumentacji; przygotowywanie materiałów do umieszczenia na stronie WWW Partnera Wiodącego, przekazywanie informacji o projekcie do Partnera Wiodącego , nadzór nad umieszczaniem odpowiednich znaków graficznych na materiałach, dokumentach, budynkach, publikacjach itp. zgodnie z wymogami IZ PRO WM, dokumentowanie działań promocyjnych. 3.5. Wykonanie przedmiotu zamówienia będzie występowało w siedzibie Zamawiającego oraz, w razie konieczności wynikającej z przebiegu Inwestycji, Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania swoich obowiązków także w innych miejscach, w szczególności obejmuje to miejsca spotkań z innymi podmiotami biorącymi udział w realizacji inwestycji, miejsca bezpośredniej realizacji inwestycji, siedziby urzędów gmin – Partnerów projektu itp. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić obecność Koordynatora Projektu oraz specjalisty ds. rozliczeń w siedzibie Zamawiającego w godzinach pracy Zamawiającego, co najmniej 2 dni w tygodniu po 4 godziny każda osoba oraz na każde wezwanie Zamawiającego, przekazane Wykonawcy z co najmniej 6 godzinnym wyprzedzeniem. 3.6. Wykonawca zobowiązany jest do zatrudnienia osoby, która będzie pełniła funkcję koordynatora projektu, wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Zamawiający ma prawo weryfikacji powyższego zgodnie z zapisami zawartymi we wzorze umowy. 3.7 Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia i zasad jego realizacji zawarte zostały we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ.