Udostępnienie i wdrożenie Systemu do rozliczania czasu i kosztów pobytu dzieci w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Rybnik

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa udostępnienia i wdrożenia Systemu do rozliczania czasu i kosztów pobytu dzieci w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Rybnik, w tym: - konfiguracja i wdrożenie systemu do potrzeb Zamawiającego, w tym przeprowadzenie szkoleń z całości funkcjonalności systemu do 01.09.2019, - udostępnienie systemu w okresie 01.09.2019 r. – 31.08.2022 r. Wymagania ustawowe: Udostępniony system musi być zgodny z obowiązującym systemem prawnym we wszystkich dziedzinach jego funkcjonowania. Podstawowymi aktami prawnymi są: 1. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 59 ze zm.), 2. Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2203 t.j.). 3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247 t.j.). 4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). 5. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000). System od 1 września 2019 r. musi objąć 41 przedszkoli (to jest maksymalnie 5100 dzieci). Obecnie we wszystkich rybnickich przedszkolach używany jest system ATMS Kids firmy Alan Systems. Instalacje składają się z rejestratorów czasu (terminali) TSCR100-U, czytników zbliżeniowych C38 UH-W26-CZ, zasilaczy z akumulatorem ZAS-13,8V/2A/7AH oraz kart zbliżeniowych RF ID typu UNIQUE (około 14 000 szt.). W 13 oddziałach przedszkolnych do rejestracji czasu pobytu dzieci w przedszkolach wykorzystywane są tablety Samsung Galaxy Tab 3 Lite z aplikacją do manualnej rejestracji godzin obecności. W 8 placówkach instalacje zintegrowane są z elektorozamkiem drzwi wejściowych. W czterech przedszkolach znajdują się dwa odrębne wejścia – 2 zestawy rejestratorów. Kilka przedszkoli ma oddziały znajdujące się poza budynkami (jest to 13 oddziałów) – konieczność zastosowania dodatkowego alternatywnego sposobu rejestracji czasu pobytu dzieci z tych oddziałów w przedszkolu (tablet z aplikacją do manualnej rejestracji godzin obecności odpowiednio skonfigurowany z systemem w przedszkolu macierzystym), Specyfikacja przedszkoli znajduje się w Tabeli nr 1. Oferowany system musi uwzględnić wykorzystanie ww. urządzeń. W związku z tym w kalkulacji kosztów należy uwzględnić koszt konfiguracji istniejących instalacji, tabletów (z jednoczesnym wyposażeniem ich w aplikację do manualnej rejestracji godzin obecności) i kart zbliżeniowych do nowego systemu. W przypadku gdy oferowany system nie obsługuje tego typu kart lub gdy wdrożenie i prawidłowe działanie systemu nie będzie możliwe przy użyciu obecnie eksploatowanych przez Zamawiającego kart, Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia dodatkowych 14000 szt. kart celem wymiany kart eksploatowanych w tych przedszkolach bez dodatkowych opłat. Wszystkie przedszkola włączone są do sieci miejskiej, co oznacza, że do każdego przedszkola została doprowadzona sieć miejska i zainstalowane zostały urządzenia dostępowe. W przedszkolach internet udostępniony jest na jednym z portów ethernet urządzenia dostępowego. Podpięcie urządzenia dostępowego poprzez sieć WiFi możliwe jest pod warunkiem dostarczenia przez Wykonawcę odpowiedniego sprzętu - istniejące urządzenia dostępowe sieci miejskiej nie obsługują łączności bezprzewodowej. Obecnie wszystkie czytniki podłączone są w jedną, wydzieloną podsieć i dalej poprzez urządzenia dostępowe VPN (router Linksys WRT54GK v 1.1) zapewniające bezpieczną komunikację do serwera Wykonawcy. System musi posiadać co najmniej następujące cechy funkcjonalne: 1. Rozliczenie czasu pobytu dziecka w placówce z uwzględnieniem deklaracji rodzica oraz rzeczywistego pobytu dziecka zgodnie z Ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 59 ze zm.), Ustawą z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2203 t.j.), a także z Uchwałą nr 683/XLIV/2018 Rady Miasta Rybnika z dnia 18 stycznia 2018 r. w sprawie ustalenia czasu bezpłatnego nauczania, wychowania i opieki oraz wysokości opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach i oddziałach przedszkolnych w publicznych szkołach podstawowych prowadzonych przez Miasto Rybnik oraz Uchwałą nr 721/XLVI/2018 Rady Miasta Rybnika z dnia 22 marca 2018 r. w sprawie zmiany uchwały nr 683/XLIV/2018 Rady Miasta Rybnika z dnia 18 stycznia 2018 r. w sprawie ustalenia czasu bezpłatnego nauczania, wychowania i opieki oraz wysokości opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach i oddziałach przedszkolnych w publicznych szkołach podstawowych prowadzonych przez Miasto Rybnik 2. Automatyczna rejestracja wejścia/wyjścia (tam gdzie są czytniki) 3. Automatyczny przepływ informacji z czytników do systemu (technologia RFID). 4. Możliwość ręcznej korekty zdarzeń (wejść, wyjść, braku rejestracji). 5. Rozliczanie posiłków dziecka w powiązaniu z jego obecnością. 6. Obliczanie czasu pobytu dziecka z dokładnością do minuty, z możliwością zaokrąglania do pełnej godziny. 7. Obliczanie należności za pobyt i posiłki, a także odsetki które powinni zapłacić opiekunowie. 8. Uwzględnianie rozliczania zniżek: procentowego pobytu oraz kwotowego i procentowego posiłków. 9. Alternatywny/dodatkowy sposób rejestracji w oddziałach przedszkolnych mieszczących się poza budynkami przedszkoli (tablet z aplikacją do manualnej rejestracji godzin obecności). 10. Brak konieczności instalacji programów na komputerach placówek. 11. Dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową. 12. Możliwość konfiguracji następujących parametrów:  określenie godzin funkcjonowania placówki,  określenie godzin w których realizowana jest podstawa programowa,  zaokrąglenia czasu pobytu - określenie dopuszczalnych spóźnień wyjścia lub wcześniejszych wejść dziecka do placówki (tzw. bufor czasowy), które nie powodują naliczania dodatkowych opłat,  pobyt dziecka w placówce naliczany jest na podstawie rzeczywistego czasu pobytu dziecka i jest płacony przez opiekunów po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego – brak opłat „z góry”, czyli tzw. deklaracji,  rozliczenie minutowe z zaokrągleniem – sumowanie czasu pobytu dziecka w placówce (poza czasem podstawy programowej) z dokładnością co do minuty, a następnie zaokrąglenie go w górę do pełnej godziny i przeliczeniu go z uwzględnieniem stawki godzinowej,  opłata za pozostawienie dziecka w placówce poza godzinami jej otwarcia,  odliczania z czasu pobytu dziecka zajęć bezpłatnych, za które nie płacą opiekunowie dziecka, odbywających się w czasie płatnym,  naliczanie opłat za posiłki dziecka w placówce,  naliczanie odsetek oddzielnie dla pobytu i oddzielnie dla posiłków. 13. Możliwość tworzenia przez przedszkola w formacie .pdf oraz .xls raportów zbiorczych. Wszystkie raporty w trybie do wygenerowania dla jednej, kilku lub wszystkich grup przedszkolnych, dla jednego, kilku lub wszystkich przedszkolaków. Minimalny zakres generowanych raportów:  dziennik obecności – przedstawia sytuację (obecność, brak zdarzenia, nieobecność) dla każdego dziecka na dany dzień kalendarzowy, dostarcza również sumaryczne zestawienie – liczbę dzieci w danej sytuacji (obecność, brak zdarzenia, nieobecność) na dany dzień kalendarzowy,  podsumowanie miesiąca – przedstawia zestawienie rzeczywistych kosztów, jakie powinien ponieść opiekun za pobyt i wyżywienie dziecka w placówce oświatowej w danym okresie czasu, zestawienie to uwzględnia zgłoszone nieobecności, braki zdarzeń typu wejście/wyjście, dofinansowania do pobytu i posiłków (naliczenia i rozliczenia wykonywane są przez system na podstawie dostarczonych danych konfiguracyjnych).  wykaz wpłat – przedstawia zestawienie rzeczywistych wpłat opiekunów za pobyt oraz wyżywienie dzieci w placówce w danym okresie czasu,  przypisanie kart – jest to raport przedstawiający dzieci wraz z numerami kart przypisanych do nich,  zestawienie należności do zapłaty – jest to zestawienie należności do zapłaty przez opiekunów wraz z wyliczonymi odsetkami,  analiza czasu pobytu dzieci – jest to raport analizujący czas pobytu dzieci w placówce, analizowany jest zarówno czas pobytu deklarowany, jak i rzeczywisty czas pobytu dzieci,  paski należności – jest to raport pokazujący należności za pobyt i posiłki, a także odsetki które powinni opiekunowie zapłacić, należności za pobyt, posiłki i odsetki dla każdego dziecka są pokazane w formie paska, który można przekazać opiekunom.  raport dzienny, który zlicza dzieci na: a) trzy posiłki: śniadanie (S), obiad (O), podwieczorek (P), b) dwa posiłki: śniadanie (S),obiad (O), c) dwa posiłki: obiad (O), podwieczorek (P), d) jeden posiłek: obiad (O),  raport Wejścia i Wyjścia z zakresem od poniedziałku do piątku w danej grupie. Raport umożliwiający sprawdzenie przypisanego schematu oraz posiłku dla danego dziecka w grupie.  na potrzeby księgowości wydruk zestawienia dochodów jednostki wg załącznika – wzór nr 1 (zgodnie z obowiązującymi zasadami opłaty za pobyt i żywienie dziecka naliczane są na podstawie rzeczywistego czasu pobytu w danym miesiącu i na podstawie tych danych wystawiany jest rachunek, ujmowany w księgach w ostatnim dniu m-ca.),  zestawienie nadpłat i zaległości – raport wykazujący zestawienie nadpłat i zaległości razem oraz raporty wykazujące zestawienie należności i zestawienie zobowiązań. W przypadku, gdy np. dziecko miało zaległość z żywienia a nadpłatę z pobytu, system powinien wykazać osobno zaległość na raporcie z zestawienia należności i nadpłatę na raporcie z zestawienia zobowiązań. Możliwość wyboru generowania zestawienia nadpłat i zaległości z miesiąca rozliczeniowego oraz łącznie z kwotą należności za bieżący miesiąc, której termin płatności przypada do 15 następnego miesiąca,  możliwość utworzenia grupy personelu pedagogicznego czy też stołówki szkolnej (bez konieczności posiadania kart przez personel i dzieci szkolne) oraz możliwość tworzenia osobno dla tych grup zestawień i raportów dotyczących naliczenia kosztów posiłków, odsetek, wpłat oraz zestawienia nadpłat i zaległości,  możliwość rozbicia wpłat na wpłaty do wysokości należności i nadpłaty,  w razie konieczności możliwość dostosowania systemu do płatności masowych. 14. Możliwość tworzenia przez Organ Prowadzący raportów zbiorczych w formacie .pdf oraz .xls. Wszystkie raporty w trybie do wygenerowania dla jednej, wszystkich lub kilku, kilkunastu wybranych placówkach. Minimalny zakres generowanych raportów:  raport sumujący godziny pobytu dzieci wychodzące poza zakres podstawy programowej i przeliczający je na złotówki - zakres czasowy: dowolny przedział czasowy w ramach miesiąca rozliczeniowego,  raport obejmujący całość opłat za miesięczny pobyt dziecka w rozbiciu na opłaty za pobyt, żywienie i odsetki - zakres czasowy: jeden pełny miesiąc,  raport wykazujący nadpłaty i zaległości z danego miesiąca – zakres czasowy: jeden pełny miesiąc,  raport wykazujący ilości i koszty związane z pobytem i wszystkimi posiłkami,  analiza czasu pobytu dzieci a wykaz rzeczywistych obecności dzieci w zestawieniu z deklaracjami. 15. Dostęp i uprawnienia użytkowników:  pracownicy urzędu – dostęp do danych ilościowych i statystycznych wszystkich przedszkoli,  pracownicy przedszkola – do danych dotyczących swojej placówki i swoich wychowanków  pracownicy CUW – dostęp do danych obsługiwanych przez poszczególne księgowe przedszkoli. Administratorem systemu odpowiedzialnym za tworzenie/blokowanie/usuwanie kont użytkowników i nadawanie im uprawnień jest Wykonawca. Wykonawca tworzy nowe/blokuje/usuwa konta i nadaje im odpowiednie uprawnienia na wniosek: - Naczelnika Wydziału Edukacji – w przypadku pracowników urzędu, - dyrektorów przedszkoli – w przypadków pracowników poszczególnych przedszkoli, - dyrektora CUW – w przypadku księgowych obsługujących poszczególne przedszkola. Minimalne wymagania techniczne i technologiczne systemu 1) Ergonomia pracy a) możliwość uruchomienia w najpopularniejszych przeglądarkach WWW (m. in. Internet Explorer 8 i wyższej, Firefox 37.0.2 i wyższej, Chrome 49 i wyższej), b) przyjazny interfejs użytkownika w pełni polskojęzyczny, charakteryzujący się intuicyjnością obsługi, c) wielodostępność pozwalająca na równoczesne korzystanie z Systemu przez wielu użytkowników bez limitu użytkowników, 2) Bezpieczeństwo i ochrona System musi: a) być zabezpieczony przed działaniem niebezpiecznego oprogramowania za pomocą następujących środków (programowe i sprzętowe): - systemu antywirusowego, aktualizowanego na bieżąco zgodnie z przyjętym cyklem producenta oprogramowania, - sprzętowej zapory ogniowej w punkcie styku z siecią publiczną, - szyfrowania danych na poziomie łączenia się z platformami internetowymi zawierającymi dane osobowe przy wykorzystaniu protokołu HTTPS, b) pozwalać na zarządzanie kontami i uprawnieniami, blokowanie i odblokowywanie kont użytkowników, definiowanie i modyfikacja czasu ważności hasła, definiowanie złożoności hasła, c) zapewniać odnotowywanie transakcji krytycznych wykonywanych przez użytkownika (wprowadzanie, modyfikacja, usuwanie): kto, kiedy, co, jaka operacja, wartość przed i po modyfikacji, d) zapewniać raportowanie działań użytkowników, e) zapewniać raportowanie zdarzeń zachodzących w Systemie, f) zapewniać tworzenie i odtwarzanie kopii bezpieczeństwa baz danych, g) zapobiegać możliwości wprowadzenia i uruchomienia złośliwego kodu, h) transmisja pomiędzy użytkownikami (klientami) a systemem (serwerem) musi być szyfrowana w oparciu o protokół SSL\TLS. Wykonawca zapewni niezbędne certyfikaty wydane przez kwalifikowane centrum certyfikacji. W ramach usługi Wykonawca zobowiązany jest: 1. Przeszkolenia przedstawicieli przedszkoli, Centrum Usług Wspólnych oraz Zamawiającego. W ramach wdrożenia systemu Wykonawca zapewnia szkolenia dla wskazanych przez Zamawiającego 100 osób (pracowników Urzędu Miasta, Centrum Usług Wspólnych i przedszkoli) z całości funkcjonalności systemu Szkolenia mają się odbyć na terenie Miasta Rybnika zgodnie z harmonogramem i w uzgodnionych z Zamawiającym terminach. Za organizację szkoleń, tj. salę, niezbędny sprzęt (komputery, rzutnik), materiały szkoleniowe, odpowiada Wykonawca. 2. Przygotowania bazy danych placówek zgodnie z przekazanym Wykonawcy wykazem. 3. Założenia kont użytkowników oraz nadanie uprawnień zgodnie z przekazanym Wykonawcy wykazem. 4. Przygotowanie instrukcji obsługi Systemu dla jednostek oświatowych 5. Dostarczenia materiałów szkoleniowych (w formie elektronicznej lub w wersji papierowej). 6. Opracowania i dostarczenia Zamawiającemu oraz wszystkim administratorom danych osobowych, w terminie do 14 dni od dnia podpisania umowy, Polityki Bezpieczeństwa Systemu zawierającej co najmniej: 1) opis struktury zbioru danych osobowych, 2) sposoby ochrony, zastosowane techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa 3) informację, kto jest administratorem systemu, 4) procedurę nadawania i odbierania uprawnień, 5) sposoby i częstotliwość wykonywania kopii zapasowych 6) procedurę zgłaszania nieprawidłowości działania systemu Jeżeli dane są szyfrowane, Wykonawca dostarczy algorytm deszyfracji danych (nie dotyczy haseł do danych, dla których była wykonana anonimizacja). 7. Świadczenia usługi asysty technicznej, przez cały okres obowiązywania umowy, obejmującej: 1) udzielanie pomocy technicznej i merytorycznej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 16:00 w zakresie funkcjonowania Systemu, czas udzielenia konsultacji nie będzie przekraczał 24 godzin od momentu zgłoszenia. Do czasu tego nie włącza się dni wolnych ustawowo od pracy, 2) usuwanie awarii i usterek systemu, w tym naprawa baz danych, jeżeli powstały one w wyniku awarii lub usterki systemu, 3) bieżące dostosowywanie Systemu do obowiązujących przepisów prawa poprzez dostarczanie nowych wersji Systemu na 7 dni przed terminem obowiązywania nowych przepisów, w szczególności dotyczących ochrony danych osobowych i dotowania jednostek oświatowych (Zamawiający nie ma obowiązku informowania Wykonawcy o tych zmianach przepisów) oraz dostosowanie systemu do zmian wynikających z Uchwał Rady Miasta Rybnika dotyczących ustalenia czasu bezpłatnego nauczania, wychowania i opieki oraz wysokości opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach i oddziałach przedszkolnych w publicznych szkołach podstawowych prowadzonych przez Miasto Rybnik w terminie do 14 dni od daty ogłoszenia tych uchwał w Dzienniku Urzędowym Województwa Śląskiego, 4) zapewnienie stałego nadzoru technicznego nad funkcjonowaniem systemu: a) diagnozowanie i usuwanie wszelkich usterek i awarii w funkcjonowaniu Systemu, które zostaną ujawnione w okresie obowiązywania umowy, utrudniających lub uniemożliwiających pracę zgodnie z założeniami lub przepisami prawa przy zachowaniu następujących terminów: - czas usunięcia awarii lub zapewnienie alternatywnego sposobu pracy na systemie – max 2 dni robocze od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego wystąpienia danej awarii, - czas usunięcia usterki – max 2 dni robocze od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego wystąpienia danej usterki, przy czym awaria rozumiana jest jako niepoprawne działanie oprogramowania, które uniemożliwia eksploatację systemu, natomiast usterka to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, brak właściwej weryfikacji wprowadzanych danych, skutkującej zapisem do bazy danych niekompletnych, niespójnych bądź nielogicznych, która jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. Podane terminy mogą ulec zmianie, każdorazowo w wyniku ustaleń pomiędzy Stronami, jak i w przypadku kiedy usuwanie powyższych problemów jest niemożliwe z powodów na które Wykonawca nie miał bezpośredniego wpływu. Za godziny robocze uznaje się czas od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 8.00 a 16.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, b) informowanie o sposobie rozwiązywania problemów zgłaszanych przez Zamawiającego, c) dostosowywanie Systemu do nowych wersji przeglądarek internetowych, d) wskazywanie i usuwanie problemów wydajnościowych działania Systemu. 8. Wszelkie koszty usuwania usterek i awarii, których przyczyna nie leży po stronie Zamawiającego, ponosi Wykonawca. 9. Koszty usuwania usterek i awarii, będących skutkiem działania Zamawiającego niezgodnego z dostarczoną instrukcją udostępnionego Systemu, ponosi Zamawiający. Wykonawca zapewnia telefoniczne i mailowe wsparcie serwisowe (techniczne) w dni robocze w godzinach 8:00-16:00 dla Zamawiającego i przedszkoli objętych wdrożeniem. Stosownie do treści art. 29 ust. 3a ustawy PZP, Zamawiający poniżej określa czynności w zakresie realizacji zamówienia przez osoby zatrudnione przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę: - szkolenia, - udostępnienie, - asysta techniczna. W odniesieniu do Wykonawców mających siedzibę poza granicami Polski Zamawiający dopuszcza zatrudnienie pracowników na podstawie równoważnych regulacji prawnych kraju macierzystego. Stosownie do treści art. 30 ust. 9 ustawy Pzp, Zamawiający informuje, że wymagane cechy niniejszego zamówienia są dostosowane do potrzeb wszystkich użytkowników oraz w żaden sposób nie ograniczają dostępności dla osób niepełnosprawnych.