Organizacja i przeprowadzenie 6-dniowej wycieczki dydaktyczno-rekreacyjnej (5 noclegów) dla grupy dzieci i młodzieży z województwa opolskiego do miejscowości nadmorskiej w Polsce – położonej w odległości nie większej niż 45 km w linii prostej od Urzędu Miasta w Kołobrzegu ul. Ratuszowa 13, 78-100 Kołobrzeg przy czym nie dalej niż 500 m w linii prostej od plaży miejskiej

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest „Organizacja i przeprowadzenie 6-dniowej wycieczki dydaktyczno-rekreacyjnej (5 noclegów) dla grupy dzieci i młodzieży z województwa opolskiego do miejscowości nadmorskiej w Polsce – położonej w odległości nie większej niż 45 km w linii prostej od Urzędu Miasta w Kołobrzegu ul. Ratuszowa 13, 78-100 Kołobrzeg przy czym nie dalej niż 500 m w linii prostej od plaży miejskiej”, w ramach projektu pt. „Bliżej rodziny i dziecka - wsparcie rodzin przeżywających problemy opiekuńczo – wychowawcze oraz wsparcie pieczy zastępczej – II edycja” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego 2014 – 2020 (RPO WO), Osi priorytetowej VIII Integracja społeczna dla Działania 8.1 Dostęp do wysokiej jakości usług zdrowotnych i społecznych w zakresie wspierania rodziny i pieczy zastępczej. 1) Informacje ogólne: a) Miejsce: miejscowość nadmorska w Polsce położona w odległości nie większej niż 45 km w linii prostej od Urzędu Miasta w Kołobrzegu ul. Ratuszowa 13, 78-100 Kołobrzeg, przy czym nie dalej niż 500 m w linii prostej od plaży miejskiej b) termin: od 12 sierpnia 2019 r. do 17 sierpnia 2019 r, c) liczba dni: 6 dni, w tym 5 noclegów, d) uczestnicy: dzieci i młodzież z województwa opolskiego w wieku od 7 do 19 lat, e) liczba uczestników: W wycieczce weźmie udział 45 uczestników, f) ostateczna liczba uczestników wycieczki zostanie przekazana Wykonawcy na 2 dni przed datą rozpoczęcia wycieczki. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników w przypadkach przewidzianych zapisami § 10 ust 3 pkt 1 umowy, g) środek transportu: autokar, h) miejsca wyjazdu oraz powrotu: 47-303 Krapkowice, os. XXX-lecia 20 (parking obok pawilonu handlowego) i 47-330 Zdzieszowice, ul. Góry św. Anny 21A (parking przy Zespole Szkół im. Jana Pawła II), i) udział w wycieczce jest nieodpłatny dla uczestników, a wszelkie koszty i opłaty ponosi Wykonawca. 2) Program wycieczki: Wykonawca jest zobowiązany zapewnić: a) minimum dwa ośmiogodzinne wyjazdy autokarowe poza miejscowością zakwaterowania obejmujące korzystanie z okolicznych atrakcji typu basen/aquapark, muzeum, park linowy, zapewnieniem jednego gorącego posiłku, suchego prowiantu oraz napojów, b) gry terenowe, c) zajęcia sportowe, d) zajęcia artystyczne, e) warsztaty tematyczne w formie nauki połączonej z zabawą, f) organizację dyskotek i ognisk, g) wyjścia na strzeżone kąpieliska wodne (plaże morskie) lub basen. 3) Zakwaterowanie: a) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wycieczki zakwaterowanie w ośrodku wypoczynkowym dla wszystkich uczestników wycieczki. Ośrodek musi spełniać wymogi dotyczące bezpiecznych i higienicznych warunków wypoczynku, ochrony przeciwpożarowej, ochrony środowiska oraz warunki higieniczno-sanitarne, określone w przepisach o ochronie przeciwpożarowej, ochronie środowiska i Państwowej Inspekcji Sanitarnej, b) ośrodek powinien mieścić się w budynku o podwyższonym standardzie, posiadający pokoje oddzielne dla chłopców i dziewcząt, wyposażone w łóżka lub tapczany jednoosobowe (nie dopuszcza się rozkładanych wersalek), szafki nocne, szafy, stoliki, krzesła, czystą pościel (kołdrę i poduszkę), bieliznę pościelową (poszwę na kołdrę i poduszkę), pełny węzeł sanitarny w pokojach - umywalka, WC, prysznic z bieżącą ciepłą i zimną wodą, c) ośrodek winien być wyposażony w stołówkę, która mieści się na terenie infrastruktury, bazę świetlicową (ze sprawnym sprzętem audio-wizualnym) przystosowaną do prowadzenia zajęć rekreacyjnych wyposażoną w sprawne urządzenia rekreacyjno-sportowe (np.: stół do tenisa stołowego, stół bilardowy, gry planszowe i zręcznościowe itp.), d) ośrodek powinien posiadać dostęp do zewnętrznej infrastruktury takiej jak miejsce na ogniska, boiska do gry w piłkę, e) ośrodek musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie od plaży miejskiej, przez co Zamawiający rozumie odległość nie większą niż 500 m w linii prostej. 4) Wyżywienie: a) Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników wycieczki w ilości minimum czterech posiłków dziennie (śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja), przy czym w pierwszym dniu przyjazdu pierwszym posiłkiem będzie ciepły obiad (zorganizowany na trasie przejazdu na wycieczkę), a ostatnim posiłkiem w dniu wyjazdu będzie ciepły obiad (zorganizowany na trasie powrotnej), b) na czas wyjazdów poza miejsce zakwaterowania oraz na drogę powrotną Wykonawca zapewni uczestnikom wycieczki stały dostęp do suchego prowiantu i ciepłe lub zimne napoje w zależności od warunków pogodowych, c) wyżywienie powinno być zgodne z zasadami higieny żywienia określonymi w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 z późn. zm.) w postaci urozmaiconych posiłków, odpowiadające normom żywienia opracowanym przez Instytut Żywności i Żywienia zarówno pod względem ilości, jak i jakości oraz wartości odżywczych, bogatych w witaminy, owoce i warzywa. 5) Transport: a) Wykonawca zapewni transport sprawnym technicznie autokarem z aktualnym przeglądem technicznym, ubezpieczonym, wyposażonym w sprawną i dostępną dla uczestników wycieczki toaletę, sprawną klimatyzację oraz sprawne pasy bezpieczeństwa, wyposażony w dostateczną liczbę miejsc siedzących zgodnie z liczbą przewożonych uczestników wycieczki i miejscem na bagaże, b) autokar nie może być starszy niż 7 lat licząc od daty pierwszej rejestracji, c) Zamawiający może zlecić dokonanie kontroli autokaru w dniu wyjazdu z i na wycieczkę. d) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji przejazdów autokarem tylko w ciągu dnia. Niedopuszczalny jest przejazd nocny, to jest w godzinach od 22.00 do 06.00, chyba że przejazd w tych godzinach został spowodowany niezawinionymi przez Wykonawcę okolicznościami, e) Wykonawca zapewni przewóz uczestników wycieczki przez wykwalifikowanych kierowców, legitymujących się odpowiednimi uprawnieniami zgodnie z obowiązującymi przepisami, f) Wykonawca zobowiązany jest przestrzegać przepisów regulujących czas pracy kierowców oraz postanowień Umowy Europejskiej z dnia 1 lipca 1970 roku dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (konwencja AERT), regulującej dobowy i tygodniowy czas pracy załóg oraz ich odpoczynku, w czasie wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych osób, g) w przypadku awarii autokaru lub niedopuszczenia go przez policję lub inne organy do tego uprawnione do jazdy, Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia awarii w trybie natychmiastowym, h) w przypadku braku możliwości usunięcia awarii w trybie natychmiastowym Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia innego środka transportu o tożsamym standardzie na własny koszt w czasie do 3 godzin od momentu stwierdzenia nieużyteczności pojazdu, i) jeżeli w trakcie przejazdu z przyczyn dotyczących Wykonawcy lub jego kierowcy (np. przerwy w czasie pracy kierowcy) nastąpią opóźnienia lub przerwy niezgodne z harmonogramem przejazdu, wówczas Wykonawca na żądanie Zamawiającego zobowiązany będzie do zapewnienia zmiennika kierowcy w trybie natychmiastowym, j) w przypadku braku możliwości zapewnienia zmiennika kierowcy w trybie natychmiastowym Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia innego kierowcy posiadającego stosowne uprawnienia na własny koszt w czasie do 2 godzin od momentu zaistnienia zdarzenia uniemożliwiającego kontynuowanie podróży, k) Wykonawca zobowiązany jest do podstawienia autokaru na miejsce zbiorki (wyjazd), na minimum 45 minut przed wyjazdem. Miejsca odjazdu autokaru z terenu Powiatu Krapkowickiego oraz powrotu zostaną ustalone między stronami na 2 dni przed wyjazdem. 6) Ubezpieczenie i odpowiedzialność: a) Wykonawca zapewni ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia każdego uczestnika wycieczki na kwotę co najmniej 20.000,00 zł na czas podroży i pobytu, b) ubezpieczenie obejmuje okres od momentu przekazania uczestników wycieczki pod opiekę wychowawców wycieczki z miejsca zbiórki, do momentu odebrania uczestników wycieczki przez rodziców/opiekunów, c) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone przez uczestników wycieczki w trakcie podróży oraz podczas wycieczki. 7) Kadra: Wykonawca zapewni kadrę wycieczki, sprawującą całodobową opiekę nad uczestnikami, która musi składać się z: a) kierownika wycieczki i wychowawców wycieczki spełniających warunki, o których mowa w art. 92p ust. 1–6 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457 z późn. zm.), dalej jako ustawa oraz w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marca 2016 r. (Dz. U. poz. 452) w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży, dalej jako rozporządzenie. Liczba wychowawców wycieczki musi odpowiadać liczbie uczestników wycieczki, zgodnie z rozporządzeniem, b) trenerów i instruktorów sportu, rekreacji, animacji kulturalno-oświatowej, lektorów języka i innych osób prowadzących zajęcia podczas wypoczynku, w zależności od programu wypoczynku i realizowanych zajęć, spełniających warunki określone w art. 92 c ust. 2 pkt. 2 lit. b) ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457 z późn. zm.). 8) Opieka medyczna, bezpieczeństwo: a) Wykonawca zapewni uczestnikom całodobowy dostęp do opieki medycznej zgodnie z wymogami art. 92c ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457 z późn. zm.), realizowany w ramach świadczeń opieki zdrowotnej udzielanych na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych lub na podstawie umowy zawartej z lekarzem, pielęgniarką lub ratownikiem medycznym, b) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa podczas trwania wycieczki poprzez umożliwienie korzystania z kąpieliska spełniającego określone wymogi bezpieczeństwa i czystości wody oraz opiekę ratowników podczas kąpieli, a w szczególności bezpieczne korzystanie z wyznaczonego obszaru wodnego zgodnie z ustawą z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie osób przebywających na obszarach wodnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1482 z późn. zm.), c) Wykonawca zapewni uczestnikom wycieczki korzystanie wyłącznie z wyznaczonych obszarów wodnych, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie osób przebywających na obszarach wodnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1482 z późn. zm.), w obecności ratownika wodnego i wychowawców wycieczki, d) Wykonawca zobowiązuje się do stosowania art. 92 I ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457 z późn. zm.), który mówi iż każda osoba wchodząca w skład kadry wycieczki, która powzięła wiadomość o wypadku z udziałem uczestnika wycieczki, niezwłocznie udziela mu pierwszej pomocy i zapewni opiekę, a w razie potrzeby powiadamia podmioty ustawowo powołane do niesienia pomocy osobom w stanie nagłego zagrożenia zdrowotnego i w sytuacji wypadku, podczas trwania wycieczki, niezwłocznie zawiadomi osoby i podmioty wymienione w art. 92I. ust. 2 ustawy (dalszy sposób procedowania określa art. 92I ust. od 3 do 10 ustawy). 9) Pozostałe obowiązki wykonawcy a) Prowadzenie dla każdego uczestnika wycieczki kart kwalifikacyjnych wypoczynku otrzymanych od Zamawiającego, a po zakończeniu wycieczki przechowywanie ich w wyodrębnionej dokumentacji źródłowej, zamkniętej sporządzonym sprawozdaniem przez okres 5 lat, b) prowadzenie przez kierownika wycieczki dziennika zajęć realizowanych podczas wycieczki, c) informowanie rodziców, opiekunów prawnych uczestnika wycieczki oraz Zamawiającego o warunkach organizacji wycieczki - ten obowiązek będzie realizowany przy współudziale Zamawiającego poprzez osoby do tego upoważnione, d) wykorzystywanie logo Zamawiającego i oznaczanie dokumentów dotyczących organizacji wycieczki znakiem Unii Europejskiej, znakiem Funduszy Europejskich, oficjalnym logo promocyjnym Województwa Opolskiego oraz logotypem „Opolskie dla rodziny” również na oficjalnej korespondencji związanej z realizacją wycieczki, e) zgłoszenie organizacji wycieczki kuratorowi właściwemu ze względu na siedzibę Zamawiającego, f) przestrzeganie reguł informowania o projekcie oraz informowania uczestników wycieczki o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, g) stały kontakt z Zamawiającym w trakcie trwania wycieczki, h) informowanie Zamawiającego o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji wycieczki, i) przestrzeganie zasad przetwarzania danych osobowych niezbędnych dla celów realizacji przedmiotu zamówienia, tj. zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) oraz z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz.1000 ze zm.). Zakres przetwarzania danych osobowych określa odrębna umowa z Wykonawcą o powierzenie przetwarzania danych osobowych, j) wymienione w ust. 4 i 6 zobowiązania nie wykluczają używania na dokumentach związanych z realizacją wycieczki logo i danych na temat Wykonawcy.