Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych krajowych i zagranicznych na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych. 2. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: 1) sukcesywnej kompleksowej rezerwacji i zakupu biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego tj. w klasie biznes i w klasie ekonomicznej na trasach krajowych i zagranicznych, przewoźników zrzeszonych w IATA (International Air Transport Association) lub posiadających status agenta (autoryzację) IATA, a także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych (LCA); 2) przyjmowania od Zamawiającego i realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji, zmiany rezerwacji, zakupu biletu i dokonania wszelkich możliwych zmian odnośnie zakupionego biletu; 3) przyjmowania zamówień składanych pocztą elektroniczną, telefonicznie, pisemnie, faksem oraz w innych uzgodnionej formie – przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego; 4) realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji najpóźniej w ciągu 1 godziny od jego otrzymania; 5) niezwłocznego potwierdzenia otrzymania zlecenia zakupu oraz jego realizacji w ciągu 4 godzin od jego otrzymania; 6) zapewnienia całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu, zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta, w tym: a) wyznaczenia stałych pracowników do kompleksowej obsługi Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia (kontakt telefoniczny, faks, e-mail oraz w innej uzgodnionej formie) co najmniej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 18:00, b) świadczenia 24-godzinnego serwisu polskojęzycznego umożliwiającego rezerwację, wykup oraz zmianę dotychczasowych rezerwacji poza godzinami pracy biura za pomocą telefonu oraz drogą elektroniczną (e-mail); 7) kompleksowej obsługi Zamawiającego realizowanej każdorazowo przez osobę posiadającą uprawnienia kasjera lotniczego; 8) zapewnienia bezkolizyjnej realizacji wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych oraz możliwości ich łączenia; 9) proponowania optymalnego połączenia oraz połączeń alternatywnych, w których ważny jest łączny czas podróży (Wykonawca zobowiązany jest do wyszukania z zachowaniem należytej staranności najkorzystniejszych połączeń); 10) oferowania najtańszych biletów na danej trasie określonej przez Zamawiającego z uwzględnieniem najniższych dostępnych taryf publikowanych, stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych; 11) oferowania zróżnicowanych wariantów połączeń (minimum trzy najtańsze połączenia związane z jedną podróżą) z uwzględnieniem najkorzystniejszych warunków przelotu (czas podróży, długości trasy, jak najmniejsza liczba międzylądowań, promocje cenowe i zniżki) przy zachowaniu odpowiedniego standardu podróży wymaganego przez Zamawiającego, wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wylotu (np. wylot jeden dzień wcześniej lub podróż jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego – najpóźniej w ciągu 1 godziny od otrzymania zapytania od Zamawiającego; 12) stosowania przy każdorazowym zakupie biletów upustu, określonego w ofercie Wykonawcy (jeśli Wykonawca zaoferował upust); 13) przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; 14) automatycznego przedłużania złożonych rezerwacji, a w razie braku możliwości przedłużenia rezerwacji w dotychczasowej cenie, powiadamiania Zamawiającego o tym fakcie oraz o nowej cenie; 15) każdorazowego informowania Zamawiającego drogą elektroniczną, faksem, telefonicznie lub w inny uzgodniony sposób o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanych lub wykupionych biletów, w szczególności na temat zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny wylotu lub odwołania wylotu, zmiany numeru lotu – niezwłocznie po uzyskaniu takiej informacji; 16) bezpłatnego dostarczania (tj. na koszt i ryzyko Wykonawcy, bez dodatkowych opłat) biletów lotniczych oraz faktur VAT do siedziby Zamawiającego, w terminie wymaganym przez Zamawiającego, nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem wylotu, w godzinach pracy Zamawiającego, z zastrzeżeniem, iż w wyjątkowych sytuacjach termin dostarczenia biletów lotniczych może ulec skróceniu i być wymagany w innym terminie niż dni i godziny pracy Zamawiającego; 17) w sytuacji nagłej, bezpłatnego dostarczenia biletu do własnego biura obsługi klienta na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot; 18) w przypadku, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, zapewnienia możliwości bezpłatnego odbioru biletu w przedstawicielstwie w kraju wylotu lub, po uzgodnieniu z Zamawiającym, bezpłatnego dostarczenia odbiorcy biletu w inny sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie (np. dostarczenia biletu do własnego biura obsługi klienta na lotnisku, lub do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot); 19) udzielania informacji i pomocy osobie podróżującej w przypadku wystąpienia zmian podczas podróży; 20) zapewnienia pomocy osobie podróżującej w sytuacji awaryjnej, w tym zapewnienia dostępu do całodobowej obsługi - Helpdesku (7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, połączenia krajowe i zagraniczne) dla osoby podróżującej, w języku polskim, obsługiwanego przez osobę posiadającą dostęp do systemu rezerwacyjnego i wystawionych biletów; 21) negocjowania z określonymi przewoźnikami korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów; 22) zapewnienia bezpłatnej wymiany wcześniej nabytego biletu w przypadku upadłości przewoźnika; 23) zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami umownymi, obowiązującymi przepisami polskimi, jak również przepisami krajów docelowych (np. obowiązkowe ubezpieczenie podróżnych i ich bagażu w trakcie lotu, opłaty lotniskowe, opłaty paliwowe, opłaty serwisowe); 24) w przypadku konieczności pilnych wyjazdów - dołożenia wszelkich starań umożliwiających realizację najkorzystniejszego połączenia lotniczego, które zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących; 25) zapewnienia możliwości dokonywania odprawy online i informowania o potrzebnych do odprawy danych pasażera i terminie ich przesłania, a na zlecenie Zamawiającego również dokonania odprawy on-line w imieniu pasażera oraz dostarczenia drogą elektroniczną karty pokładowej nie później niż na 24 h przed planowanym terminem lotu lub w dniu zakupu biletu, jeśli zakup biletu został dokonany na mniej niż 7 dni przed planowanym odlotem, w przypadku zakupu biletów, gdzie konieczne jest dokonanie odprawy on-line w celu uniknięcia dodatkowych kosztów (m. in. u tzw. „tanich przewoźników”); 26) pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w przypadku ewentualnych spraw reklamacyjnych składanych do przewoźnika w zakresie usług objętych zamówieniem; 27) zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich innych wymaganych danych osoby (osób), na którą (które) wystawiono bilety (rezerwacje), zmiany trasy, terminu podróży lub klasy oraz ewentualnego anulowania zaplanowanego przelotu, którego dana rezerwacja dotyczy, zgodnie z warunkami taryf, o ile fakt ten został zgłoszony pisemnie (faksem lub drogą elektroniczną) Wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży (W sytuacji, gdy zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania rekalkulacji ceny biletu, to wówczas (i tylko w takim wypadku) Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty); 28) wystawiania faktur z uwidocznieniem ceny jednostkowej biletu, opłaty transakcyjnej, upustu udzielonego przez przewoźnika na rzecz Zamawiającego, upustu udzielonego przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w przypadku taryf publikowanych na bilety lotnicze; 29) przesłania faktur VAT drogą elektroniczną na zlecenie Zamawiającego; 30) sporządzania i przesyłania na zlecenie Zamawiającego narastających zbiorczych raportów (w terminie 5 dni roboczych od przesłania zlecenia) z realizacji umowy na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur, zawierających w szczególności imię i nazwisko pasażera, trasę przelotu, datę podróży i powrotu, cenę jednostkową biletu, zastosowany upust, wysokość wykorzystanej już kwoty umowy; 31) poinformowania Zamawiającego o wykorzystaniu 85% wartości umowy, w terminie 3 dni od zaistnienia tej okoliczności; 32) zapewnienia możliwości kupowania biletów w ramach zamiany punktów lojalnościowych przyznawanych przez przewoźników (obowiązek naliczania każdorazowego biletu do odpowiedniego programu lojalnościowego spoczywa na Wykonawcy). 3. W celu ułatwienia przygotowania oferty, w tym oszacowania ceny oferty Zamawiający wskazuje w załączniku nr 6 do SIWZ kierunki i ilości połączeń lotniczych realizowanych na przestrzeni 2015-2017 r. Zamawiający zastrzega, że ilość i kierunki lotów wynikające z niniejszego zamówienia mogą ulec zmianie. Dokonanie zakupu mniejszej ilości biletów nie będzie skutkowało obowiązkiem zapłaty za niezrealizowany zakres zamówienia. 4. Zamawiający na otwarciu ofert poda kwotę, którą przeznacza na sfinansowanie zamówienia i po przekroczeniu której umowa w sprawie zamówienia publicznego wygaśnie, nawet przed upływem terminu, na jaki została zawarta. 5. Za jeden bilet należy rozumieć bilet na trasie: „tam i z powrotem”. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”. 6. Bilety lub karty pokładowe Wykonawca będzie przesyłał na wskazany w umowie adres e-mail (plik pdf) lub do miejsca wskazanego przez Zamawiającego najpóźniej na 24 godziny przed terminem podróży, a w sytuacji nagłej – na 4 godziny przed planowaną podróżą. 7. Na cenę biletu lotniczego mogą się składać: a) wszelkie wymagane prawem krajowym i międzynarodowym opłaty, b) opłaty lotniskowe, c) opłaty paliwowe, d) podatki, e) obowiązkowe ubezpieczenia. 8. Niedopuszczalne jest obciążanie Zamawiającego (bezpośrednio lub pośrednio) innymi składnikami cenotwórczymi biletu niż wskazane w ust. 7 powyżej, w szczególności opłatą związaną z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym przewoźnikiem, z zastrzeżeniem ust. 9 poniżej. 9. Zamawiający dopuszcza możliwość obciążenia płatnością kartą kredytową Zamawiającego przy zakupie biletów tzw. Tanich Linii Lotniczych (LCA) przy każdorazowym powiadomieniu o tym fakcie Zamawiającego i uprzednim wyrażaniu zgody przez Zamawiającego na takie obciążenie. 10. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet. W przypadku stwierdzenia niekorzystnej różnicy w cenie biletu oferowanego przez Wykonawcę w stosunku do ceny biletu oferowanego przez inne biuro lub przez przewoźnika (bilet droższy u Wykonawcy) – Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy realizacji zamówienia po korzystniejszej cenie. 11. Wszystkie dane zawarte w biletach dostarczanych przez Wykonawcę Zamawiającemu muszą być identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) użytkowanego przez Wykonawcę oraz powinny zawierać cenę biletu według taryfy przewoźnika. 12. Zamawiający ma prawo zażądać od Wykonawcy udokumentowania ceny biletu wynikającej z taryfy przewoźnika. W terminie 5 dni od przesłania żądania Wykonawca drogą elektroniczną przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające cenę biletu wg taryfy przewoźnika. 13. Zamawiający wymaga przesłania wraz z biletem dokumentu potwierdzającego rzeczywistą cenę biletu bez opłat Wykonawcy każdorazowo w przypadku lotów realizowanych przez tzw. „tanich przewoźników”. Dokument ten musi być potwierdzony w formie pisemnej przez przewoźnika lub pochodzić bezpośrednio z jego skrzynki pocztowej. 14. Zakazane jest jakiekolwiek dokonywanie przez Wykonawcę modyfikacji ceny biletu wygenerowanego z systemu GDS oraz wskazanej na dokumencie potwierdzającym rzeczywistą cenę biletu w przypadku lotów realizowanych przez tzw. „tanich przewoźników”, w szczególności poprzez zwiększenie ceny biletu przewoźnika. 15. Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia minimum 2 osoby, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym (nie więcej jednak niż 3 osoby). 16. Zamawiający wymaga by, w okresie obowiązywania umowy, osoby wyznaczone do stałej współpracy z Zamawiającym pozostawały zatrudnione na cały etat na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn. zm.). W przypadku wskazania więcej niż 2 osób, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym, wymiar zatrudnienia może być niższy niż cały etat, pod warunkiem, że łączny wymiar zatrudnienia tych osób będzie odpowiadał co najmniej dwóm pełnym etatom. 17. Kontakt z wyznaczonymi osobami będzie zapewniony przez dwie niezależne linie telefoniczne oraz dwa niezależne adresy email, a także faksem i w innej uzgodnionej formie.