Dostawa oleju napędowego w ramach bezobsługowego systemu dostaw i dystrybucji

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa oleju napędowego, sukcesywnie partiami w ciągu roku 2019 w ramach systemu bezobsługowego poboru oleju napędowego z możliwością zarządzania dostawami i tankowaniami. 2. Nazwa zadania: Dostawa oleju napędowego w ramach bezobsługowego systemu dostaw i dystrybucji Opis zadania wraz z parametrami technicznymi: Zamówienie obejmuje trzy rodzaje zamówień, tj. usługi lub dostawy, z uwagi na okoliczność, iż głównym przedmiotem zamówienia pod względem kosztowym jest dostawa oleju napędowego, do jego udzielenia stosuje się przepisy dotyczące dostaw. Celem precyzyjnego wyspecyfikowania przedmiotu zamówienia Zamawiający dzieli jego opis na trzy segmenty: a) Uruchomienie systemu bezobsługowego poboru oleju napędowego z funkcją zarządzania dostawami i tankowaniami. b) Sukcesywna dostawa oleju napędowego od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2019 r. w ramach systemu bezobsługowego poboru oleju napędowego z funkcją zarządzania dostawami i tankowaniami. 3. Uruchomienie systemu bezobsługowego poboru oleju napędowego z funkcją zarządzania dostawami i tankowaniami. W ramach realizacji tego segmentu zamówienia wykonawca zobowiązany będzie do przekazania do użytku zbiornika dwupłaszczowego o pojemności 5000 l, wyposażonego w dystrybutor z systemem bezobsługowego poboru oleju napędowego, zarządzania kierowcami i operatorami oraz eksploatacją maszyn i środków transportu. Istniejący stan przewiduje funkcjonowanie jednego punktu nalewowego, który będzie użytkowany przez Zakład Gospodarki Komunalnej Spółka z o. o. w Andrychowie przy ul. Batorego 24. Jego zadaniem będzie przyjmowanie paliw z autocystern do zbiornika magazynowego, magazynowanie paliw i ich wydawanie poprzez zbiornik z dystrybutorem do zbiorników pojazdów samochodowych. 4. Minimalne wymagania dotyczące zbiornika z układem dystrybucyjnym: a) Zbiornik dwupłaszczowy o pojemności 5000 l b) Pompa paliwowa o przepustowości min. 70 l/min.; c) Impulsator o dokładności min. +/- 0,5%; d) Wąż nalewowy długość min. 6 mb; e) Pistolet nalewowy automatyczny; f) Terminal min. 7”, kolorowy wyświetlacz, podświetlanie klawiszy; g) Zabezpieczenie antyprzepięciowe zabezpieczające dystrybutor przed wyładowaniami atmosferycznymi; h) Oddolna linia załadunkowa; i) Wlew paliwa 2″ z odpowietrznikami j) Sonda przepełnieniowa k) Wąż ssawny z filtrem siatkowym i zaworem zwrotnym l) Czujnik przecieku między płaszczami m) Czujnik temperatury paliwa i otoczenia n) Filtr paliwa liniowy drobnoziarnisty o) Zamykana na zamek szafa dystrybucyjna oraz pokrywa dostępu p) Linia ssąca 1" q) Przyłącze uziemienia r) Układ dystrybucyjny 230 V s) Instalacja elektryczna t) Antena GSM u) Pełna dokumentacja zbiornika w celu uzyskania pozwolenia na użytkowanie; Układ dystrybucyjny będzie przystosowany do pracy w warunkach pogodowych oscylujących w temperaturach od -40°C do +50°C. Wymagane jest, aby układ dystrybucyjny posiadał własne, bezprzewodowe, niezależne źródło transmisji danych oraz zasilania, które będzie gwarantować podtrzymanie napięcia w wypadku jego zaniku ze źródła zewnętrznego przez minimum 2 godziny. Wymaga się, aby układ dystrybucyjny był wyposażony w analizator przecieku paliwa pomiędzy płaszczami zbiorników. Poszczególne elementy układu dystrybucyjnego (zbiorniki, dystrybutor, zabezpieczenia) winny być w pełni kompatybilne. W zakres zamówienia wchodzą wszelkie zmiany modernizacyjne zapewniające taką kompatybilność (ew. modernizacja instalacji zbiorników, wymiana podzespołów w instalacji zbiorników, kalibracja układu itp.). W ramach tego segmentu zamówienia przewiduje się również instalację systemu (oprogramowania/aplikacji) pozwalającego na sterowanie układem dystrybucji paliw oraz zapewniającego wymaganą w niniejszej siwz analitykę w zakresie gospodarowania zasobami oleju napędowego oraz zarządzaniem flotą pojazdów i parkiem maszynowym, jak również rozliczania zużycia w odniesieniu do pojazdów i operatorów. Oprogramowanie systemowe ma za zadanie nadzorować pracę dystrybutorów paliw, archiwizować i grupować prowadzone transakcje w pamięci wewnętrznej oraz zapewniać analitykę zużycia zasobów w oparciu o dane identyfikujące maszyny i kierowców. Wymagania dotyczące funkcjonalności systemu: • System będzie w pełni kompatybilny z układem dystrybucji paliw jeśli chodzi o płynny (online) pobór danych z układu dystrybucji; opóźnienia w transmisji między bazami danych dla poszczególnych zdarzeń eksploatacyjnych nie mogą przekraczać 5 minut; płynność i kompleksowość przekazu winna umożliwiać pobór informacji o każdym poborze paliwa jako zdarzeniu eksploatacyjnym z dokładnym określeniem czasu takiego zdarzenia oraz możliwość dokonania przez system doraźnej analizy rozliczeniowej pobranego paliwa według dat, kierowców, pojazdów, zużycia paliwa, zbiorników czy rodzaju tankowania. • System gwarantował będzie dostęp do danych z tankowań przez dowolną przeglądarkę internetową z każdego miejsca na świecie poprzez komputer, telefon, smartfon czy tablet bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, a dostęp będzie zabezpieczony certyfikatem szyfrowania zapewniającym ochronę pozyskiwanych danych przed nieuprawnionym dostępem (indywidualne i niepowtarzalne loginy); Zamawiający winien mieć dostęp do danych dotyczących poboru oleju napędowego online 24 godziny na dobę/7 dni w tygodniu z dowolnego miejsca umożliwiającego komunikację satelitarną; zakres informacji udostępnianych online Zamawiającemu oprócz danych związanych z poborem oleju napędowego w rozbiciu na pojazd/kierowcę/datę winien sygnalizować potencjalne nieprawidłowości w zakresie tankowań, w szczególności notyfikować nagłe zwiększenie zużycia oleju napędowego przez pojazd/kierowcę, przepały i oszczędności pojazdów. System winien gromadzić i przetwarzać dane w sposób ciągły i nieprzerwany; • System będzie umożliwiał import danych z urządzeń GPS zamontowanych na pojazdach będących własnością Zamawiającego i na tej podstawie będzie umożliwiał generowanie raportów dotyczących min. przebytych tras oraz poborów paliwa przez pojazdy przynajmniej w okresie między poszczególnymi tankowaniami; • System będzie zapewniał możliwość wyłączenia podglądu danych w dowolnych okresach czasu dla wybranych przez Zamawiającego kierowców, pojazdów oraz konfiguracji kierowca-pojazd; • System będzie zapewniał możliwość weryfikacji podanego przez kierowcę/operatora stanu licznika kilometrów/motogodzin dowolnego pojazdu objętego systemem przed poborem paliwa, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości poinformuje o tym kierowcę/operatora i umożliwi mu poprawę wprowadzonych danych; • System będzie wychwytywał i informował o wszystkich przerwach podczas tankowania, polegających na wyciąganiu pistoletu z baku podczas tankowania pojazdu/maszyny. • System będzie automatycznie przeliczał załadunki i wydania z temperatury rzeczywistej do temperatury referencyjnej +15 ℃ i odwrotnie; • System będzie informował online o stanie paliwa w zbiorniku w sposób wartościowy i procentowy; • System będzie umożliwiał nadanie różnym grupom operatorów systemu różnych poziomów uprawnień/dostępu w zależności od wymagań Zamawiającego; • System będzie umożliwiał Zamawiającemu:  dodawanie ręczne tankowań zewnętrznych (tj. poza układem dystrybucji w bazie Zamawiającego) np. na innych stacjach paliw,  import tankowań z plików (.csv) ze wskazanych przez Zamawiających kart flotowych,  edycję (poprawienie) błędnie wpisanych stanów licznika z informacją online, iż taka czynność została wykonana, kiedy i przez kogo. • System będzie generował graficzne statystyki dotyczące, pobrań paliwa wg:  tankowań kierowców,  tankowań pojazdów,  tankowań sumarycznych; • System będzie umożliwiał Zamawiającemu tworzenie grup pojazdów i kierowców, oraz tworzenie raportów i analiz w odniesieniu do tak utworzonych grup pojazdów i grup kierowców; niezależnie od powyższego system zapewnia tworzenie raportów i analiz w odniesieniu pojedynczych kierowców i pojazdów. Program/aplikacja będzie zapewniać możliwość eksportu utworzonych raportów, analiz, statystyk, zestawień do plików o formatach .xls i .pdf, bezpośredni wydruk bezpośrednio ze środowiska programu oraz tworzenie informacji graficznych (wykresów, porównań); • System będzie miał możliwość poszerzania o kolejne kompatybilne ze sobą podsystemy i funkcjonalności pracujące na tych samych identyfikatorach i z tą samą procedurą poboru paliwa (np. rozliczanie, system kontroli przejść itp.); • Program powinien mieć możliwość implementowania danych o dodatkowych zdarzeniach eksploatacyjnych dotyczących maszyn oraz będzie informować Zamawiających o tych zdarzeniach eksploatacyjnych z odpowiednim wyprzedzeniem (z możliwością zmiany metody obliczania wyprzedzenia na w dniach, kilometrach lub motogodzinach). Do zdarzeń eksploatacyjnych, o których mowa powyżej należy między innymi:  termin badania okresowego,  termin przeglądu technicznego, przeglądu UDT itp.  ważność ubezpieczenia AC i OC,  termin ważności świadectwa dopuszczenia,  informacje dotyczące podatku drogowego,  termin wymiany płynów eksploatacyjnych,  legalizacja tachografu,  ważność gaśnicy; • Wykonawca udostępni Zamawiającym dostęp/aplikację na system operacyjny Android do informacji online dotyczących co najmniej stanu paliwa w zbiornikach, bieżących tankowaniach, załadunkach/dostawach paliwa do zbiornika w tym numerów SENT z poszczególnych dostaw paliwa do zbiornika. Zamawiający przewiduje dostarczenie identyfikatorów pojazdów oraz identyfikatorów/kart kierowców zgodnie z wymaganiami systemu. Karty muszą zapewniać rozpoznanie w systemie kierowcy i pojazdu. Zamawiający określa, że przewiduje objęcie systemem 40 pojazdów i 38 kierowców. Dokładne dane dotyczące pracowników i pojazdów zostaną przekazane przed podpisaniem umowy, podobnie jak wykaz osób upoważnionych do korzystania z systemu (operatorów) wraz z informacjami na temat ich poziomu uprawnień/dostępu. W trakcie trwania umowy powyższe dane mogą ulegać zmianie. 5. Parametry dostaw oleju napędowego: a) Olej napędowy powinien odpowiadać parametrom określonym w aktualnej na dzień złożenia oferty Normie PN-EN 590 oraz Rozporządzeniu Ministra Gospodarki w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych z dnia 9 października 2008 r. (t.j.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1680). Zamawiający przewiduje dostarczanie w całym okresie zamówienia oleju standardowego. Olej napędowy powinny charakteryzować parametry wskazane w załączniku nr 6. Warunki powyższe odnoszą się do każdej dostawy oleju napędowego w okresie realizacji zamówienia. b) Celem potwierdzenia parametrów oleju napędowego do każdej dostawy cząstkowej Wykonawca dostarczy dokument jakościowy danej partii paliwa, w szczególności świadectwo jakości w oryginale lub potwierdzonej kopii, próbkę paliwa w 5-litrowym metalowym zaplombowanym kanistrze opatrzonym znakiem umożliwiającym indywidualizację dostawcy paliwa i konkretnej dostawy cząstkowej, list przewozowy wydany przez magazyn (skład podatkowy) zawierający datę i godzinę załadunku, nr rejestracyjny cysterny dostarczającej paliwo oraz nazwisko kierowcy dokonującego załadunku cysterny. Dostawa oleju napędowego nie może odbyć się później niż 24 godziny od momentu załadunku cysterny na magazynie (składzie podatkowym). Próbka musi być pobrana z dostarczonej partii paliwa i w obecności pracownika Zamawiającego. Próbka rozjemcza będzie przechowywana u Zamawiającego. W razie zakwestionowania jakości paliwa Zamawiający uprawniony będzie do zgłoszenia reklamacji Wykonawcy oraz protokolarnego badania próbki w laboratorium wskazanym przez Wykonawcę. W razie niespełnienia wymagań jakości paliwa określonych w niniejszej siwz koszt takiego badania będzie w całości ponosił Wykonawca. Szczegółowe uzgodnienia odnośnie procedury poboru, przechowania i badania próbki rozjemczej zostaną dokonane na etapie podpisania umowy, poprzez wspólne podpisanie stosownego porozumienia po zapoznaniu się z procedurą badania próbki rozjemczej zaproponowaną przez Wykonawcę. c) Dostawy oleju napędowego będą realizowane dla poprzez system dystrybucyjny. System bezobsługowego poboru oleju napędowego z możliwością zarządzania dostawami i tankowaniami zapewnia Zamawiającemu możliwość całodobowego nieprzerwanego tankowania z pełną analizą systemową (zgodnie z wymaganiami siwz). Terminowe uzupełnienie zasobów magazynowych oleju napędowego celem zachowania bezpieczeństwa dostaw i możliwości tankowania będzie obciążało Wykonawcę. Transport przedmiotu zamówienia realizowany będzie w całości przez wykonawcę - bez udziału Zamawiającego. Wszystkie środki transportowe wykonawcy powinny być wyposażone w legalizowany przez GUM układ dystrybucyjny spełniający warunki techniczne do przewozu paliw płynnych, wyspecyfikowane w odpowiednich przepisach prawa. Wykonawca zapewni organizację i realizację bezpiecznych dostaw paliwa, poprzez przepompowanie dostarczonego paliwa do zbiornika z zachowaniem warunków określonych w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 18.09.2001r. w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego, jakim powinny odpowiadać zbiorniki bezciśnieniowe i niskociśnieniowe przeznaczone do magazynowania materiałów ciekłych zapalnych (Dz.U. z 2001r. nr 113, poz. 1211 ze zm.) na terenie siedziby Zamawiającego 6. Warunki odbioru poszczególnych dostaw cząstkowych: a) Wykonawca obowiązany jest do zapewnienia stałych dostaw, celem ciągłego zaspokojenia potrzeb Zamawiającego na paliwo stanowiące przedmiot zamówienia lecz bez odrębnego zamówienia składanego przez Zamawiającego Wykonawca decyduje o terminie i ilości dostarczonego oleju napędowego do zbiornika magazynowego przez okres obowiązywania zawartej umowy bez ingerencji Zamawiającego. Celem umożliwienia obliczenia ceny ofertowej Zamawiający szacuje, że łączna ilość oleju napędowego określona łącznym zapotrzebowaniem w całym okresie obowiązywania umowy wynosi do 60 m³. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakupu łącznie mniejszej ilości oleju napędowego, niż określona powyżej, w przypadku gdy wynikało to będzie z mniejszego niż szacowane zapotrzebowania. b) Odbiór każdej partii przedmiotu dostawy następował będzie na terenie bazy Zamawiającego zlokalizowanej w Andrychowie przy ul. Batorego 24 w godzinach pracy Zamawiającego, przy udziale upoważnionych do tego wyznaczonych pracowników . c) Odbiór dostarczonego przez Wykonawcę paliwa do zbiornika magazynowego oleju napędowego zostanie każdorazowo potwierdzony dokumentem WZ, podpisanym przez osoby uprawnione przez Zamawiającego, niezależnie od wystawienia dokumentu WZ wymagane jest potwierdzenie dostawy elektronicznie w systemie. d) Z uwagi na strategiczny charakter zamówienia opóźnienie dostawy niepoprzedzone stosownymi uzgodnieniami stron będzie bezwzględnie skutkowało naliczeniem kar umownych, a w przypadku powtarzających się uchybień również rozwiązaniem umowy z winy wykonawcy. Wymóg powyższy będzie traktowany przez Zamawiającego rygorystycznie. 7. Rozliczanie dostaw oleju napędowego a) Rozliczenie oleju napędowego pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będzie następowało w litrach, w temperaturze rzeczywistej, w cenie z dnia pobrania paliwa ze zbiornika. b) Olej napędowy dostarczony (wpompowany) do zbiornika staje się własnością Zamawiającego, lecz podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktur VAT będzie olej napędowy pobrany w litrach w temperaturze rzeczywistej do pojazdów samochodowych lub maszyn (zapłata nastąpi za olej napędowy zatankowany do baków pojazdów samochodowych lub maszyn Zamawiającego, a nie za olej napędowy wlany do zbiornika magazynowego) z ceną z dnia zatankowania paliwa do baków pojazdów samochodowych lub maszyn Zamawiającego, a nie z dnia dostawy do zbiorników magazynowych. c) Wykonawca po wystawieniu faktur VAT za olej napędowy przekaże Zamawiającemu informację o szczegółach poboru paliwa przez Zamawiającego (numer rejestracyjny, nazwisko kierowcy, ilość pobranego paliwa, cena netto) w postaci załącznika do faktury VAT, który udostępniony zostanie w systemie najpóźniej w dniu wystawienia faktury. Możliwość wglądu do powyższych danych warunkuje akceptację faktury przez Zamawiającego d) Po zakończeniu umowy lub w przypadku wystąpienia awarii układu dystrybucyjnego uniemożliwiającej stwierdzenie wydanej ilości paliwa, rozliczenie zbiornika nastąpi metodą arytmetyczną: dostawy do zbiornika oleju napędowego w litrach minus pobory oleju napędowego w litrach oraz faktyczny stan paliwa w zbiorniku. Jeżeli stwierdzi się, że bilans odbiega od dopuszczalnych odchyleń to wartość ta jest kosztem lub przychodem Zamawiającego w proporcji do pobranego przez niego oleju napędowego.