KOMPLEKSOWA OBSŁUGA BANKOWA BUDŻETU GMINY CIASNA I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY CIASNA ORAZ INSTYTUCJI KULTURY tj. –GMINNEGO OŚRODKA KULTURY W CIASNEJ I GMINNEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W CIASNEJ

Opis przedmiotu przetargu: IV. Opis przedmiotu zamówienia 1. Wykonanie kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Ciasna oraz podległych jednostek organizacyjnych i instytucji kultury w latach 2019-2022 (od 01.08.2019 do 31.07.2022), obejmującej: 1.1. Bieżącą obsługę bankową, w tym: a) otwieraniu, zamykaniu i prowadzeniu rachunków bankowych (bieżącego oraz rachunków pomocniczych, rachunków specjalnych, rachunków depozytowych, w tym rachunków związanych z rozliczeniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej, b) obsługa operacji finansowych budżetu Gminy na poziomie Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury z zastosowaniem jednolitych procedur, c) realizację poleceń przelewu w formie elektronicznej i papierowej na rachunki prowadzone w innych bankach oraz w banku prowadzącym obsługę rachunku Zamawiającego. Wykonawca będzie realizować wszystkie dyspozycje pieniężne w dniu ich przyjęcia, d) przyjmowanie wpłat gotówkowych na prowadzone rachunki od Zamawiającego (zapewnienie możliwości codziennego odprowadzania gotówki na dowolne rachunki zamawiającego , podległych jednostek organizacyjnych, klientów Zamawiającego oraz instytucji kultury w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego w godzinach od 8.00 do 15.20), e) dokonywanie wypłat gotówkowych (zapewnienie możliwości codziennego pobierania gotówki z dowolnych rachunków zamawiającego, podległych jednostek organizacyjnych klientów Zamawiającego oraz instytucji kultury) w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego w godzinach od 8.00 do 15.20. f) zapewnieniu bezpłatnej obsługi płatności masowych, g) wydawanie codziennie wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi oraz potwierdzenia sald, h) wydawanie blankietów czeków gotówkowych (książeczki czekowej), i) możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie obowiązywania umowy w zależności od potrzeb, j) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, k) realizację zleceń płatniczych – przelewów na rachunki prowadzone w innych bankach oraz banku prowadzącym obsługę rachunku przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej: l) dokonywanie zestawienia operacji na rachunkach na zakończenie dnia i udostępnianie tego zestawienia w formie wyciągu bankowego w dniu następnym, m) wydawaniu opinii i zaświadczeń o prowadzonych rachunkach bankowych na potrzeby Zamawiającego bez opłat 1.2.Elektronicznej obsługi bankowej dla dowolnej ilości stanowisk w dowolnej ilości jednostek w tym: - zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej, - serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, - przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu. 1.3 Możliwość deponowania środków na lokatach terminowych, 1.4 Zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na w/w rachunkach na rachunek bieżący Gminy. 1.5 Wykonywania dyspozycji dotyczących obsługi dewizowej 1.6 Inwestowania czasowo wolnych środków budżetowych na rachunku lokacyjnym lub rachunku oszczędnościowym 1.7 Udzielanie odnawialnego kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Gminy Ciasna ( za wyjątkiem jednostek organizacyjnych i instytucji kultury). 1.8 Zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego danych wprowadzonych, gromadzonych, przetwarzanych i wysyłanych z systemu elektronicznej obsługi bankowej; 1.9 Zapewnienie w trakcie trwania umowy i w okresie 5 lat po jej zakończeniu archiwizacji i dostępu do dokumentów źródłowych, stanowiących podstawę ewidencji poszczególnych operacji na rachunkach bankowych, 1.10. Pozostałe usługi bankowe: a) wydawanie zaświadczeń i opinii na wniosek Zamawiającego i jednostek podległych oraz innych czynności bankowych np. zmiana karty wzorów i podpisów itp. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania środków w innych bankach, c) możliwość dostarczenia przelewów w formie papierowej Wykonawcy w razie awarii elektronicznego systemu bankowego, 2. Bank nie będzie pobierać opłat i prowizji : - od dokonywanych wpłat gotówkowych od wpłacającego (Zamawiającego, jednostek organizacyjnych i klientów), który będzie dokonywał płatności na rachunek(-i) bankowy (-zamawiającego i wszystkich jednostek organizacyjnych objętych zamówieniem we wszystkich punktach kasowych banku – wykonawcy umowy. - od dokonywanych przez Zamawiającego, jednostek organizacyjnych i klientów wypłat gotówkowych (w tym również dewiz) z rachunków zamawiającego i wszystkich jednostek organizacyjnych objętych zamówieniem we wszystkich punktach kasowych wykonawcy zlokalizowanych w granicach administracyjnych Gminy Ciasna. - z tytułu otwierania i zamykanie rachunków bankowych, - z tytułu zapewnienia obsługi płatności masowych - za wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach bankowych, - za realizację elektronicznych przelewów wewnętrznych między rachunkami budżetu Gminy i jednostek podległych, - za sporządzanie wyciągów bankowych w razie awarii elektronicznego systemu bankowego. - opłat za wydanie blankietu czekowego - zerowania rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych zgodnie z dyspozycjami polegającymi na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na rachunkach na rachunek bieżący Gminy, - przelewów w formie papierowej dostarczonych Wykonawcy w razie awarii elektronicznego systemu bankowego. 3. Zasady współpracy w zakresie przepływu informacji między Zamawiającym a Bankiem w trakcie świadczenia usług oraz systemu bankowości elektronicznej. a) Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub osoby w Banku, których zadaniem będą bieżące kontakty operacyjne z Zamawiającym, udzielanie porad i konsultacji, b) Bank zobowiązany jest dostarczać wszelkich niezbędnych informacji na temat operacji prowadzonych w ramach obsługi bankowej, c) Bank zobowiązany jest zapewnić bezpłatne użytkowanie funkcjonalnego systemu bankowości elektronicznej wraz z bezpłatnym zainstalowaniem odpowiedniego oprogramowania oraz aktualizacji w ilości terminali - zgodnej z wymaganiami Zamawiającego oraz bezpłatnie przeszkolić pracowników. Bank zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu porad i konsultacji. Ilość i zakres obsługi może ulec zmianie w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb i wymagań wynikających z funkcjonowania Gminy Ciasna i jego jednostek organizacyjnych. W przypadku awarii uniemożliwiającej wysłanie przelewów w formie elektronicznej, Bank umożliwi bezpłatne wykonanie przelewów w formie papierowej zgodnie z potrzebami Zamawiającego, 4. Inne bankowe czynności, obejmujące bankową obsługę budżetu Gminy Ciasna i jej jednostek organizacyjnych, które zaistnieją w trakcie wykonywania zamówienia. a) W trakcie realizacji zamówienia liczba jednostek organizacyjnych Gminy oraz liczba rachunków i innych czynności bankowych, usług i produktów może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek organizacyjnych, bądź zmiany ich formy organizacyjnej, nowe jednostki zawrą umowę na warunkach wynikających z przeprowadzonego postępowania. b) Zamawiający wymaga od Wykonawcy zagwarantowania niezmienności warunków umowy na niekorzyść Zamawiającego w stosunku do złożonej oferty (np. wysokość prowizji, opłat, stałych współczynników odnoszących się do oprocentowania środków na koncie oszczędnościowym i innych warunków umowy, dokonywanie niekorzystnych dla Zamawiającego zmian wynikających np. ze wzrostu kosztów własnych banku i innych przyczyn zależnych od niego). Niedopuszczalne jest wprowadzenie niekorzystnych zmian wyłącznie na podstawie powiadomień o decyzji Zarządu wykonawcy lub innego organu Wykonawcy. c) Dla innych ewentualnych czynności, nieprzewidzianych w ofercie, będących przedmiotem doraźnego zlecenia Zamawiającego, Wykonawca będzie stosował opłaty i prowizje w wysokości nie wyższej niż określone w obowiązującej w banku oficjalnej tabeli. Z tytułu wykonywania czynności kompleksowej obsługi bankowej opisanych w przedmiocie zamówienia, Wykonawca nie będzie pobierał żadnych innych opłat i prowizji, niż te, które zostały określone w ofercie Wykonawcy. d) Uruchamianiu kredytu krótkoterminowego na rachunku bieżącym do wysokości określonej upoważnieniem w uchwale budżetowej na każdy rok budżetowy obowiązywania umowy, postawionego w ciągu 5 dni od daty obowiązywania umowy na obsługę budżetu do 31 grudnia każdego roku bez prowizji od udzielonego kredytu - do wyliczenia oferty proszę przyjąć kwotę kredytu w wysokości 2 000 000,00 zł na 12 miesięcy, przeznaczonego na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu: szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, - zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny In blanco wraz z deklaracją wekslową, - kredyt będzie uruchamiany w każdym roku budżetowym na wniosek Zamawiającego na podstawie upoważnienia zawartego w uchwale Rady Gminy, - termin spłaty kredytu do 31 grudnia każdego roku, - każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu, - zamawiający zapłaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia, - kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu dwóch dni od daty podpisania odrębnej umowy kredytowej, - odsetki będą naliczane za każdy dzień, od wykorzystanej kwoty kredytu i będą pobierane z rachunku bieżącego Gminy raz w miesiącu. 4.1. Bank zawrze umowę z Gminą Ciasna o prowadzenie kompleksowej obsługi bankowej na warunkach zaoferowanych w niniejszej procedurze obejmującą wszystkie jednostki organizacyjne Gminy, 4.2 Niniejszymi warunkami zamówienia objęte zostaną następujące jednostki organizacyjne Gminy oraz instytucje kultury:  Budżet Gminy Ciasna (organ),/ Urząd Gminy Ciasna  Zespół Szkolno-Przedszkolny w Ciasnej  Zespół Szkolno-Przedszkolny w Sierakowie Śląskim  Ośrodek Pomocy Społecznej w Ciasnej  Szkoła Podstawowa w Zborowskiem  Gminny Ośrodek Kultury w Ciasnej  Gminna Biblioteka Publiczna w Ciasnej Instytucje Kultury Gminy będą miały prawo do zawarcia umów na wykonanie bankowej obsługi i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfikacji jednostki, tj. brak możliwości zaciągnięcia kredytu odnawialnego krótkoterminowego w rachunku bieżącym. 5.1. Zakres podmiotowy - prowadzenie w latach 2019-2022 (od 01.08.2019 do 31.07.2022) bankowej obsługi budżetu Gminy Ciasna tj. obsługi Urzędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych i instytucji kultury, w tym: 5.1.1. Gminy Ciasna / Urzędu Gminy Ciasna , w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy, 17 rachunków pomocniczych Ilość przelewów średnio w miesiącu: 560 5.1.2. Zespołu Szkolno - Przedszkolnego w Ciasnej, w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawy, 1 rachunek pomocniczy Ilość przelewów średnio w miesiącu: 270 5.1.3. Zespołu Szkolno - Przedszkolnego w Sierakowie Śląskim, w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , 2 rachunki pomocnicze Ilość przelewów średnio w miesiącu: 200 5.1.4. Szkoła Podstawowa w Zborowskiem, w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , 1 rachunek pomocniczy Ilość przelewów średnio w miesiącu: 90 5.1.5. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ciasnej , w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , 2 rachunki pomocnicze Ilość przelewów średnio w miesiącu: 878 5.1.6. Gminny Ośrodek Kultury w Ciasnej w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , Ilość przelewów średnio w miesiącu: 58 5.1.7. Gminna Biblioteka Publiczna w Ciasnej w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , Ilość przelewów średnio w miesiącu: 25 Wszystkie koszty związane z opracowaniem oferty ponosi Wykonawca niezależnie od wyników postępowania.