Obsługa bankowa budżetu Miasta i Gminy Szczawnica oraz jej jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie obsługi bankowej budżetu Miasta i Gminy Szczawnica oraz jej jednostek organizacyjnych (dalej MiG Szczawnica) w latach 2017 - 2020. Przedmiotowe zamówienie obejmuje następujące jednostki organizacyjne MiG Szczawnica: a) Urząd Miasta i Gminy Szczawnica b) Szkoła Podstawowa Nr 1 w Szczawnicy, c) Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w Szlachtowej, d) Gimnazjum Publiczne w Szczawnicy (zmiana formy organizacyjnej), e) Miejskie Przedszkole Publiczne w Szczawnicy, f) Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Szczawnicy, g) Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby jednostek wskutek ewentualnych zmian organizacyjnych. W przypadku powołania nowych jednostek organizacyjnych ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z niniejszą SIWZ oraz zawartą umową. Zakres zamówienia obejmuje w szczególności: 1) Otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego (rachunek podstawowy) w PLN dla budżetu MiG Szczawnica. 2) Otwarcie i prowadzeniu rachunków pomocniczych w PLN dla jednostek organizacyjnych: a) środki zgromadzone na rachunkach pomocniczych podlegać będą oprocentowaniu na takich samych zasadach jak w przypadku rachunku bieżącego, b) Wykonawca zagwarantuje możliwość zmiany liczby obsługiwanych rachunków podmiotów biorących udział w zamówieniu w terminie nie dłuższym niż dwa dni robocze od złożenia wniosku. 3) Środki zgromadzone na rachunkach podlegać będą oprocentowaniu nie mniejszemu niż oprocentowanie ustalone na bazie stawki WIBID ON przemnożonej przez zaoferowany przez Wykonawcę współczynnik. 4) Otwarcie i prowadzenie rachunków związanych z realizacją projektów Unijnych w tym rachunków walutowych. Ilość rachunków zmienna. Zamawiający wskaże rachunki, na których zgromadzone środki nie będą podlegały oprocentowaniu. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych prowizji z tytułu prowadzenia wymienionych rachunków, w tym nie będzie pobierał opłat za realizację operacji bankowych. 5) Otwarcie rachunków bankowych powinno nastąpić w terminie umożliwiającym sprawne przekazanie środków z dotychczasowych rachunków MiG Szczawnica nie późnij niż do dnia 24 sierpnia 2017 r. 6) Gotowość wykonawcy do podjęcia czynności związanych z faktyczną obsługą bankową MiG Szczawnica musi nastąpić do dnia 1 września 2017 r. 7) Wykonawca, zapewni przyjmowanie środków finansowych na lokaty terminowe, o ile podmioty biorące udział w zamówieniu dokonują kwotowania lokaty u Wykonawcy. Odsetki od lokat terminowych księgowane są na rachunek bieżący posiadacza lokat. 8) Wykonawca zapewni automatyczne lokowanie wolnych środków na rachunku bieżącym (podstawowym) Zamawiającego np. w formie lokat typu O/N. 9) Wykonawca zapewni realizację operacji bankowych bez opłat, w tym w szczególności: a) poleceń przelewów krajowych i zagranicznych, b) wpłat i wypłat gotówkowych z rachunków podmiotów biorących udział w zamówieniu w wybranym lub wybranych oddziałach i filiach Wykonawcy niezależnie od tego, w którym oddziale/filii zostaną otwarte c) realizację zleceń stałych oraz poleceń zapłaty, d) realizację transakcji płatniczych z wykorzystaniem czeków lub alternatywnych rozwiązań, e) potwierdzenia stanu sald na rachunkach na każdy dzień roboczy w formie papierowej (wyciągi bankowe). 10) Kapitalizacja odsetek naliczonych od nadwyżek środków będzie dokonywana miesięcznie. Odsetki od środków na rachunkach będą dopisywane do rachunku bieżącego budżetu MiG Szczawnica z wyłączeniem rachunków jednostki organizacyjnej – Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej. 11) Wykonawca, zapewni obsługę kasową, w minimum jednym punkcie kasowym na terenie MiG Szczawnica. W ramach obsługi kasowej Wykonawca zapewni przyjmowanie wpłat na rachunki bankowe MiG Szczawnica bez pobierania opłat od wpłat gotówkowych zarówno od wpłacającego jak i od Zamawiającego. 12) Zasady udzielania i funkcjonowania odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym budżetu MiG Szczawnica: a) Wykonawca zobowiązany jest udzielić MiG Szczawnica, w każdym roku obowiązywania Umowy, krótkoterminowego kredytu odnawialnego w rachunku bieżącym budżetu Gminy w wysokości wynikającej z uchwały budżetowej MiG Szczawnica na dany rok budżetowy. b) Kredyt w rachunku bieżącym będzie uruchamiany po przekazaniu do Banku stosownej uchwały budżetowej oraz podpisaniu umowy lub aneksu do umowy o kredyt w rachunku bieżącym. c) Uruchomienie kredytu nastąpi w terminie 7 dni roboczych liczonych od dnia złożenia wniosku o jego udzielenie. d) Kredyt w rachunku bieżącym udzielony zostanie bez prowizji i opłat, jedynym kosztem Zamawiającego będą odsetki od faktycznie wykorzystanego kredytu. e) Zamawiający przeznaczy środki kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu (zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.)). f) Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym będzie opierało się o zmienną stopę procentową opartą na stawce WIBOR ON plus/minus stała w okresie obowiązywania umowy marża podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. g) Odsetki należne Wykonawcy od kredytu w rachunku bieżącym naliczane będą od kwoty faktycznie wykorzystanego kredytu. Każdy wpływ na rachunek bieżący budżetu Gminy będzie powodował zmniejszenie salda kredytu. h) Do naliczania odsetek założono, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni a rok 365 dni. i) Odsetki od wykorzystanego kredytu w rachunku bieżącym naliczane będą w okresach miesięcznych (kalendarzowych) i płatne za miesiąc poprzedni na podstawie zawiadomienia wystawionego przez Wykonawcę w terminie uzgodnionym między Wykonawcą i Zamawiającym. j) Niezależnie od codziennej spłaty odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym wpływającymi na ten rachunek środkami dochodów budżetowych, Zamawiający dokona spłaty pozostającej do spłaty kwoty kredytu nie później niż do dnia 31 grudnia każdego roku lub do dnia upływu terminu wypowiedzenia. k) Zabezpieczeniem roszczeń Wykonawcy z tytułu udzielenia MiG Szczawnica kredytu w rachunku bieżącym będzie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. 13) Zapewnienie systemu bankowości elektronicznej, nie później niż w ciągu tygodnia od podpisania umowy, rozumianego jako wykonanie następujących czynności: a) Wykonawca, dostarczy w ramach realizacji niniejszego zamówienia oprogramowanie typu „bankowość elektroniczna” we wskazanych podmiotach biorących udział w zamówieniu, a także zapewni nieodpłatne przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących to oprogramowanie w okresie obowiązywania umowy. b) Wykonawca zapewni w razie konieczności przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi systemu „bankowości elektronicznej” oraz udzieli wsparcia telefonicznego a także zapewni świadczenie usługi asysty technicznej i materiały umożliwiające zapoznanie się z działaniem systemu. c) Wykonawca zapewni instalację (uruchomienie) stanowisk bankowości elektronicznej oraz poprawne działanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach komputerowych wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z ustalonym harmonogramem prac. d) Wykonawca zapewni, że przelewy/dyspozycje złożone do godziny 15.30 zostaną zrealizowane w tym samym dniu. e) Wykonawca zapewni alternatywne realizowanie przelewów elektronicznych przygotowanych przez systemy informatyczne podmiotów biorących udział w zamówieniu w razie awarii sieci komputerowej wykluczającej możliwość standardowego wykorzystania kanału elektronicznego wykorzystywanego przez system bankowości elektronicznej (np. możliwość przygotowania nośnika danych i jego fizyczne dostarczenie do dowolnego oddziału/filii banku Wykonawcy, itp.). 14) Generowanie i przekazywanie wyciągów bankowych: a) Wykonawca zapewni sporządzanie i przekazywanie Zamawiającemu dziennych wyciągów bankowych drogą elektroniczną oraz w formie papierowej z każdego prowadzonego rachunku. b) Wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez Kontrahentów w opisie płatności. c) Wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, nr rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek. d) Do każdego papierowego wyciągu bankowego należy dołączyć papierowe załączniki i wtórniki dokumentujące każdą operację wykazaną na wyciągu bankowym. Wymogi w tym zakresie podyktowane są koniecznością prawidłowego zaksięgowania dokonanej wpłaty z uwzględnieniem wszystkich jej elementów. e) Format plików wyciągów bankowych i zakres przekazywanych w nich informacji zostanie uzgodniony z Zamawiającym. 15) Wymagania techniczno-informatyczne dotyczące systemu bankowości elektronicznej. a) Wykonawca ma obowiązek posiadać system bankowy dysponujący następującymi usługami: - „bankowość elektroniczna”, - „polecenie zapłaty”, - „zlecenie stałe” b) Wykonawca zapewni, aby zainstalowany system bankowości elektronicznej spełniał następujące minimalne wymogi związane z bezpieczeństwem: - zapewnienie jednoznacznej identyfikacji użytkownika w procesie logowania się do systemu (unikalność identyfikatorów i wymuszanie zmian haseł), - szyfrowanie transmisji danych algorytmem SSL w wersji co najmniej 3.0 o długości klucza co najmniej 128 bitów lub innym porównywalnym bądź lepszym z zastosowaniem odpowiedniego certyfikatu uwierzytelniającego. c) Wykonawca oprócz dostarczenia odpowiedniego oprogramowania i jego uruchomienia zapewni również wszelkie dodatkowe akcesoria zapewniające bezpieczeństwo pracy dla użytkowników korzystających z usług aktywnych, a zwłaszcza dla podpisujących przelewy. Jeśli system, jaki Wykonawca zamierza zaoferować, wymaga zastosowania dodatkowych akcesoriów, wówczas Wykonawca dostarczy odpowiednią ilość narzędzi bankowości elektronicznej („akcesoria” takie jak: token, karta, czytnik). d) Wykonawca, zapewni alternatywne realizowanie przelewów elektronicznych przygotowanych przez systemy informatyczne podmiotów biorących udział w zamówieniu w razie awarii sieci komputerowej wykluczającej możliwość standardowego wykorzystania kanału elektronicznego wykorzystywanego przez system bankowości elektronicznej (np. możliwość przygotowania nośnika danych i jego fizyczne dostarczenie do dowolnego oddziału/filii banku Wykonawcy, itp.). e) System bankowości elektronicznej zainstalowany u Zamawiającego powinien umożliwiać pozyskiwanie danych z wyciągów prowadzonych przez Wykonawcę rachunków bankowych w postaci elektronicznej w formacie XML. Wykonawca musi zapewnić możliwość bezobsługowego pobierania plików wyciągów bankowych, zgodnie z parametrami ustalonymi przez Zamawiającego. f) Wykonawca, zagwarantuje otrzymywanie z wystarczającym wyprzedzeniem (miesięcznym) informacji o planowanych zmianach w organizacji i oprogramowaniu systemu bankowego, szczególnie w zakresie interfejsu. g) System bankowości elektronicznej powinien umożliwiać w szczególności: - uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym budżetu Miasta i pozostałych rachunkach, - przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich ww. rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy Kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów; przy czym w okresie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on-line zbiorów danych z całego okresu objętego obsługą bankową oraz prowadzić w tym okresie archiwum; - składanie poleceń przelewu w ramach dostępnych środków; - składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do Banku; - umożliwienie stosowania podpisu elektronicznego, - dostęp upoważnionym pracownikom UiM Szczawnica do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych; - jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego); - informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank). 16) Sposób uiszczania opłaty za świadczenie usług bankowych zawartych w opisie przedmiotu zamówienia: a) Wykonawca wkalkuluje w miesięcznej opłacie ryczałtowej koszt świadczenia wszystkich usług wymienionych w Opisie przedmiotu zamówienia z wyłączeniem marży o której mowa w rozdziale III pkt 12 lit f siwz (oprocentowanie kredytu na rachunku bieżącym). b) Wysokość miesięcznej opłaty ryczałtowej musi być zgodna ze złożoną ofertą i nie może zmienić się w okresie trwania Umowy. c) Zamawiający nie przewiduje waloryzacji wynagrodzenia Wykonawcy. d) Wynagrodzenie ryczałtowe będzie obejmowało wszelkie czynniki kosztotwórcze. e) Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury wystawionej przez Wykonawcę po zakończeniu każdego miesiąca. f) Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania żadnych dodatkowych opłat i prowizji bankowych związanych z udzieleniem i wykorzystaniem kredytu w rachunku bieżącym, za wyjątkiem należnego bankowi oprocentowania na podstawie odrębnych przepisów i przy zastosowaniu stawki marży zadeklarowanej przez Wykonawcę w ofercie cenowej. 17) Zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania wolnych środków w innych bankach niż u Wykonawcy wyłonionego w niniejszym postępowaniu przetargowym, zgodnie z art. 264 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.). 18) Przewiduje się możliwość przedłużenia przez Zamawiającego terminu obowiązywania umowy, gdy zaistnieją okoliczności wskazujące na konieczność stopniowego zamykania rachunków bankowych w czasie.