Zapewnienie usługi utrzymania, wsparcia, aktualizacji i rozwoju Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi utrzymania, wsparcia, aktualizacji i rozwoju Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (w skrócie zwanego „ESOD”) zrealizowanego i dostosowanego do potrzeb Urzędu, w okresie co najmniej 12 miesięcy* od podpisania umowy. 1) W ramach usługi UTRZYMANIA, WSPARCIA i AKTUALIZACJI Wykonawca musi zapewnić: a) Poprawne i nieprzerwane działanie systemu ESOD, w tym w szczególności usuwanie awarii problemów/incydentów, tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowego działania systemu ESOD. b) Konsultacje w zakresie analizowania, optymalizacji oraz modelowania w systemie ESOD obiegu dokumentów elektronicznych. c) Konsultacje techniczne dla administratorów systemu ESOD. d) Rozwiązywanie problemów technicznych związanych z systemem ESOD. e) Utrzymanie środowiska produkcyjnego, testowego i developerskiego. f) Wsparcie wiedzą w postaci realizacji usługi typu „hot-line”. g) Współpracę systemu ESOD z ePUAP. h) Współpracę systemu ESOD z profilem zaufanym. i) Możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów w ESOD, bez względu na dostawcę certyfikatu. j) Współprace systemu ESOD poprzez szynę danych ESB z innymi systemami wykorzystywanymi przez Zamawiającego. k) Możliwości odbierania i wysyłana e-mail z wykorzystaniem serwera exchange wykorzystywanego przez Zamawiającego. l) O ile Zamawiający tego będzie wymagał, aktualizację wszystkich komponentów systemu do najnowszych wersji, w tym upgrade serwera PHP i PostgreSQL do najnowszych wersji. m) Dostosowanie systemu ESOD do współpracy z nowymi wersjami plików pakietu Office. n) Niezakłócony dostęp do aplikacji w godzinach pracy Urzędu – wszelkie prace modernizacyjne muszą odbywać się w terminach uzgodnionych z Zamawiającym oraz o ile Zamawiający nie zdecyduje inaczej, poza godzinami pracy Urzędu. o) Wszelkie aktualizacje musza być przed ich wgraniem przetestowane w sposób zapewniający bezawaryjne działanie systemu po ich wgraniu na serwery produkcyjne; 2) W ramach ROZWOJU systemu ESOD: a) Zamawiający będzie określał Wykonawcy zadanie do wykonania – modyfikację ESOD, o czym będzie informował Wykonawcę za pośrednictwem adresu e-mail, wskazanego w umowie, określając jednocześnie termin jego realizacji, uwzględniający zakres modyfikacji. b) Przed wykonaniem modyfikacji Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu pracochłonności (liczby roboczogodzin) przewidzianej na jej realizację oraz do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do pracochłonności wykonania modyfikacji. c) Wykonane modyfikacje systemu ESOD muszą być zgodne z wymogami stawianymi przez Zamawiającego. d) Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania obowiązków wynikających z przedmiotu zamówienia w sposób zapewniający ciągłość działania systemów informatycznych Zamawiającego, jak również nie zakłócający wykonywania codziennych obowiązków przez pracowników Zamawiającego. e) Wykonawca zobowiązany będzie do przekazywania Zamawiającemu wszystkich niezbędnych informacji, mających wpływ na realizację Przedmiotu zamówienia oraz uwzględniania odpowiedzi Zamawiającego udzielonych na przesyłane przez Wykonawcę zapytania odnoszące się do sposobu realizacji Przedmiotu zamówienia. f) Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania i przekazywania Zamawiającemu dokumentacji obejmującej wykonanie usługi rozwoju ESOD. • Usługi rozwojowe w wymiarze co najmniej 1000 roboczogodzin**, będą wykonywane na podstawie zleceń Zamawiającego na wykonanie usług z podaniem uzgodnionych pomiędzy Stronami roboczogodzin. 3) Organizacja i przeprowadzenie przez Wykonawcę szkolenia z zakresu obsługi i administracji ESOD*** (Wykonawca nie ponosi kosztów związanych z zakwaterowaniem i wyżywieniem pracowników UKE uczestniczących w szkoleniu). 2. Szczegółowo przedmiot zamówienia opisany został w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zwanej dalej w skrócie „SIWZ”), w tym między innymi we wzorze umowy stanowiącym załącznik numer 8 do SIWZ oraz w załącznikach do tej umowy. 3. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: przedmiot zamówienia realizowany będzie poza siedzibą Zamawiającego na zasadzie pracy zdalnej, zwanej również telepracą lub e-pracą, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (na przykład w siedzibie Wykonawcy). W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania, które elementy – czynności przedmiotu zamówienia mogą być wykonywane w siedzibie Urzędu Komunikacji Elektronicznej w Warszawie 4. Zamawiający informuje, że w przypadku gdy określił w SIWZ wymagania przez wskazanie znaków towarowych, patentów, pochodzenia, norm, aprobat, specyfikacji technicznych lub systemów odniesienia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego Wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, to należy traktować takie określenie jako przykładowe. W każdym takim przypadku Zamawiający dopuszcza zaoferowanie rozwiązań równoważnych o parametrach nie gorszych niż posiadane przez wskazane usługi, materiały, urządzenia, oprogramowanie, itp. 5. Realizacja wyżej wymienionych czynności nie wymaga występowania pomiędzy wykonawcą lub podwykonawcą i zatrudnionymi przez te podmioty osobami pracowniczego podporządkowania w rozumieniu przepisów prawa pracy. *Termin realizacji zamówienia może być dłuższy niż 12 miesięcy, w zależności od tego jaka zostanie zaoferowana przez Wykonawcę długość dodatkowego okresu utrzymania, wsparcia i aktualizacji w Formularzu ofertowym, w punkcie 5a), z uwzględnieniem wymagań punktu XXII.3. SIWZ - Zasady oceny kryterium „Długość dodatkowego okresu utrzymania, wsparcia i aktualizacji (W)”; **Liczba roboczogodzin na rozwój systemu ESOD może być większa niż 1000, w zależności od tego jaka zostanie zaoferowana przez Wykonawcę liczba dodatkowych roboczogodzin na usługę rozwoju systemu ESOD w Formularzu ofertowym, w punkcie 5b), z uwzględnieniem wymagań punktu XXII.4. SIWZ - Zasady oceny kryterium „Liczba dodatkowych roboczogodzin na rozwój systemu ESOD (R)”. ***Organizacja i przeprowadzenie szkolenia przez Wykonawcę jest zależne od tego, czy Wykonawca zaoferuje jego organizację i przeprowadzenie w Formularzu ofertowym, w punkcie 5c), z uwzględnieniem wymagań punktu XXII.6. SIWZ - Zasady oceny kryterium „Szkolenie z obsługi i administracji ESOD (S).