Wykonanie usługi zarządzania finansowego projektem w zadaniu „Wzrost eksportu sektora MŚP w Łódzkiem w wyniku zastosowania nowoczesnych metod regionalnego marketingu gospodarczego przez gminę Moszczenica”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi zarządzania finansowego projektem pn.: „Wzrost eksportu sektora MŚP w Łódzkiem w wyniku zastosowania nowoczesnych metod regionalnego marketingu gospodarczego przez gminę Moszczenica”. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79421000-1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych 79420000-4 Usługi związane z zarządzeniem 2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: usługę zarządzania finansowego projektem w zadaniu „Wzrost eksportu sektora MŚP w Łódzkiem w wyniku zastosowania nowoczesnych metod regionalnego marketingu gospodarczego przez gminę Moszczenica”, zwanego dalej Projektem, obejmujące kompleksowe zarządzanie tym Projektem w zakresie rozliczania finansowego projektu mające na celu: 1) zrealizowanie Projektu zgodnie z przewidzianym zakresem zawartym we wniosku o dofinansowanie; 2) zrealizowanie Projektu w wyznaczonym terminie zgodnie z umową dofinansowania; 3) zrealizowanie Projektu zgodnie z założeniem Zamawiającego we wniosku o dofinansowanie 4) zrealizowanie Projektu zgodnie z obowiązującymi zasadami i procedurami obowiązującymi dla projektów dofinansowanych ze środków finansowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 Zamawiający podpisał z Instytucją Pośredniczącą umowę o dofinansowanie Projektu nr RPLD.02.02.02-10-0027/16-00 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 – Oś Priorytetowa: II Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działanie: II.2 Internacjonalizacja przedsiębiorstw, Poddziałanie II.2.2 Promocja gospodarcza regionu. (załącznik nr 6 do SIWZ), zwaną dalej umową dofinansowania. 3. Zadania Wykonawcy obejmują w szczególności: 1) w zakresie organizacji finansowego zarządzania projektem – w szczególności: a) prowadzenie biura projektu w siedzibie Zamawiającego, b) prowadzenie bieżącej korespondencji związanej z realizacją Projektu, w tym w szczególności przygotowywanie projektów pism, wyjaśnień, informacji do Instytucji Pośredniczącej (oraz przedkładanie ich do akceptacji Zamawiającego co najmniej 2 dni robocze przed upływem terminów na ich złożenie), c) dokonywanie czynności, składanie oświadczeń w imieniu Zamawiającego, reprezentowanie Zamawiającego na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, d) Dokumentowanie realizacji projektu oraz przechowywanie dokumentacji zgodnie z umową dofinansowania; dokumentacja projektu musi być dostępna do wglądu Zamawiającego i osób przez niego upoważnionych; e) Analizę i sprawdzenie dotychczasowej dokumentacji związanej z Projektem, f) przygotowanie dokumentacji projektu do archiwizacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami; g) przekazywanie Zamawiającemu na jego żądanie sprawozdań z przebiegu wykonywania przedmiotu umowy; h) przygotowaniu zestawień pozwalających na opracowanie późniejszych raportów z przeprowadzonego projektu; i) umieszczanie wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektu na przygotowanej platformie elektronicznej przez Zamawiającego, j) raportowanie i sprawozdawczość projektu, k) Zarządzanie wszystkimi aspektami i etapami projektu, w tym nadzór nad finansową jego realizacją, w tym w zakresie osiągania zakładanych wskaźników produktu, zarządzanie kosztami, zarządzaniem budżetem Projektu, l) nadzór nad finansową realizacją Projektu z należytą starannością, w szczególności nad celowym, rzetelnym, racjonalnym i oszczędnym ponoszeniem wydatków z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; m) wsparcie w zakresie wprowadzania zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy w procedurach RPO Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020; o) wykonywanie innych czynności/zobowiązań wynikających z umowy dofinansowania Projektu w zakresie zarządzania finansowego Projektem; p) wyznaczenie osoby Managera Finansowego Projektu, do którego obowiązków będzie należało w szczególności: - nadzorowanie finansowego zarządzania Projektem we wszystkich jego aspektach, - bieżące kontakty z Zamawiającym oraz informowanie Zamawiającego o postępach w realizacji Projektu, zagrożeniach zawiązanych z realizacją Projektu i wszelkich innych istotnych informacjach z punktu widzenia realizacji Projektu, - prowadzenie bieżącej korespondencji związanej z realizacją Projektu, - obecność w biurze Projektu /do dyspozycji Zamawiającego/ zgodnie z harmonogramem; - uczestnictwo w naradach związanych z realizacją Projektu, - reprezentowanie Zamawiającego na podstawie udzielonych pełnomocnictw, - kontakty z Instytucją Pośredniczącą, - bezpośrednia współpraca z zatrudnionymi w ramach projektu pracownikami Biura Obsługi Inwestora q) Zapewnienie obecności w siedzibie Zamawiającego (do dyspozycji Zamawiającego) osoby Managera Finansowego Projektu w wymiarze wskazanym w ofercie, nie krótszym niż 16 godzin w miesiącu (2 razy po 2 godziny w tygodniu), zgodnie z 3 miesięcznymi harmonogramami przygotowywanymi przez Wykonawcę i zatwierdzanymi przez Zamawiającego (przyjmuje się, że ilość godz. w miesiącu to ilość godz. w tygodniu wskazana przez Wykonawcę w ofercie pomnożona razy 4), r) Zapewnienie udziału w realizacji Projektu osób o kompetencjach pozwalających wykonywać czynności wskazane w pkt. 2, s) informowanie kierownika Zamawiającego o nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu, a także o wszelkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na dalszy jego przebieg t) obsługa audytów i kontroli. 2) w zakresie rozliczania projektu - w szczególności: a) nadzorowania i rozliczania wydatków udzielanych w ramach projektu b) Przygotowywanie wniosków o płatność i składanie ich do Instytucji Pośredniczącej zgodnie z umową dofinansowania; c) rozliczanie środków z Instytucją Pośredniczącą, w szczególności przygotowywanie projektów pism, wyjaśnień, informacji do Instytucji Pośredniczącej (oraz przedkładanie ich do akceptacji Zamawiającego co najmniej 2 dni robocze przed upływem terminów na ich złożenie), d) przygotowywanie dokumentów księgowych do zapłaty, w tym nadzór merytoryczny, zgodnie z przyjętymi przez Zamawiającego zasadami (polityką) rachunkowości, w szczególności opisywanie faktur, e) przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przyjęcia na stan Gminy Moszczenica środków trwałych, w szczególności dokumentów OT, f) Rozliczenie końcowe finansowe i rzeczowe projektu; g) współpraca z Referatem Finansowym Urzędu Gminy w Moszczenicy oraz ze Skarbnikiem Gminy Moszczenica w zakresie związanym z realizacją i rozliczeniem Projektu h) Przygotowywanie niezbędnych wniosków o wydanie interpretacji podatkowych, w tym w celu jak najszybszego odzyskania podatku VAT poniesionego w celu realizacji zadania; Uszczegółowienie obowiązków Wykonawcy związanych z realizacją przedmiotu zamówienia zawiera projekt umowy, określony w załączniku nr 5 do SIWZ. Wykonawca będzie ponosił odpowiedzialność odszkodowawczą wobec Zamawiającego z tytułu wyrządzonej przy zarządzaniu finansowym Projektem szkody, skutkującego dokonaniem korekty finansowej przez Instytucję Pośredniczącą. Szczegółowy zakres obowiązków dla Zamawiającego związanych ze sprawozdawczością i rozliczeniami środków z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2010 określa umowa dofinansowania. Zamawiający występuje w tej umowie, jako strona – Beneficjent. Wytworzona przez Wykonawcę Dokumentacja przedkładana Instytucji Pośredniczącej w ramach wykonywanych obowiązków, wymaga przed jej złożeniem akceptacji projektu przez Zamawiającego np. w formie elektronicznej. 3. W ramach realizacji zadania Wykonawca powinien przewidzieć m.in. następujące koszty: 1) Koszty osobowe m.in. osoby/osób wskazanych w rozdz. VII SIWZ; 2) Koszty sprzętu i oprogramowania m.in. komputera, systemu operacyjnego, pakietu biurowego, systemu informacji prawnej, programu księgowego; 3) Koszty materiałów biurowych; 4) Koszty usług pocztowych i telefonicznych; 5) Koszty transportu (przejazdów); 6) Koszty ubezpieczenia OC; 7) wszystkie pozostałe koszty wynikające z realizacji zadania. 4. Ważne: Zaproponowana przez Wykonawcę cena świadczenia usługi zarządzania finansowego projektem ma charakter ryczałtowy i musi uwzględniać wszystkie ww. koszty oraz inne koszty, niezbędne do świadczenia usługi. Zamawiający w żaden sposób nie może zostać obciążany dodatkowymi kosztami realizowania czynności i zadań wchodzących w zakres usługi, z zastrzeżeniem postanowień wynikających ze wzoru umowy (załącznik nr 5 do SIWZ). 5. Zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Zamawiający wymaga zatrudnienia przez wykonawcę na podstawie umowy o pracę osoby Managera Finansowego Projektu, o której mowa w ust. 3 pkt 1 lit. q, w całym okresie realizacji zamówienia. Obowiązek ten dotyczy także zmiany lub zastępstwa osób wykonujących ww. czynności. 6. Zamawiający wymaga, aby w ciągu 7 dni od rozpoczęcia realizacji umowy (zawarcia umowy) Wykonawca przedłożył Zamawiającemu oświadczenie o spełnianiu wymogu zatrudnienia wyżej wymienionych osób na podstawie umowy o pracę. Oświadczenie powinno być aktualizowane każdorazowo w przypadku zmian. Oświadczenie wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego powinno zawierać w szczególności: 1) dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie; 2) datę złożenia oświadczenia; 3) wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu; 4) podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy. 7. Zamawiający wymaga, aby każdorazowo, na żądanie Zamawiającego, w terminie przez niego wskazanym, nie krótszym niż 3 dni robocze, Wykonawca, w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę osób wykonujących wskazane w ust. 7 czynności w trakcie realizacji zamówienia przedłożył: 1) poświadczoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; 2) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; 3) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 8. Nieprzedłożenie przez Wykonawcę ww. dokumentów, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia pracowników na podstawie umowy o pracę. 9. Za naruszenie obowiązku zatrudnienia osób wykonujących czynności, o których mowa powyżej na podstawie umowy o pracę Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne, określone we wzorze umowy załączonym do SIWZ (załącznik nr 6). 10. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane powyżej czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: 1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny; 2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów; 3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 11. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 12. Wskazane powyżej obowiązki Wykonawcy w zakresie zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę dotyczą odpowiednio także Podwykonawców. 13. Zamawiający żąda, aby w umowie z Podwykonawcą Wykonawca zawarł odpowiednie postanowienia dotyczące zobowiązania Podwykonawcy do zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących czynności, o których mowa powyżej i umożliwiające Zamawiającemu kontrolę realizacji tego obowiązku przez Podwykonawcę.