Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania , przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów oraz świadczenia usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów oraz świadczenie usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego. 2. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012r. (Dz.U. z 2018r., poz. 2188) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. 3. Poprzez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 3.1. przesyłki listowe krajowe o wadze do 2000 g, a) zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, dla której przewidywany termin realizacji usługi to trzy dni robocze po dniu nadania; b) zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii; c) polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem; d) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem; e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowanie odbioru; f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, Przesyłki listowe do 500g – to przesyłka o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 230 mm, szerokość 160 mm Przesyłki listowe do 1000g – to przesyłka o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokość 230 mm Przesyłki listowe do 2000g – to przesyłka o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, Maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm. 3.2. Przesyłki listowe zagraniczne o wadze do 2000 g, a) zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, nadawana na obszar Europy wraz z Rosją, Cyprem, Izraelem i poza Europę; b) zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, nadawana na obszar Europy wraz z Rosją, Cyprem, Izraelem, Ameryki Północnej i Afryki, Ameryki Południowej Ameryki Środkowej i Azji, Australii i Oceanii; c) polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, nadawana na obszar Europy wraz z Rosją, Cyprem, Izraelem i poza Europę; d) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem nadawana na obszar Europy wraz z Rosją, Cyprem, Izraelem, Ameryki Północnej i Afryki, Ameryki Południowej Ameryki Środkowej i Azji, Australii i Oceanii; e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka rejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, nadawana na obszar Europy wraz z Rosją, Cyprem, Izraelem i poza Europę; f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, nadawana na obszar Europy wraz z Rosją, Cyprem, Izraelem, Ameryki Północnej i Afryki, Ameryki Południowej Ameryki Środkowej i Azji, Australii i Oceanii; Przesyłki listowe zagraniczne w przedziałach wagowych: do 50g, 50-100g, 100-350g, 350-500g, 500-1000g, 1000-2000g to przesyłki o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, Maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm. 3.3. paczki pocztowe o wadze do 20 000g, o wymiarach określonych jako Gabaryt A lub B: a) zwykłe (ekonomiczne) – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) zwykłe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru d) priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Paczki pocztowe to przesyłki o wymiarach: Minimalne: 90 mm x 140 mm (strona adresowa) z tolerancją +/- 2 mm Maksymalne: długość + obwód (mierzony w innym kierunku niż długość) = maksymalnie 3 000 mm, największy wymiar nie może przekroczyć 1500mm, przy czym: Gabaryt A: długość = maksymalnie 600 mm, szerokość = maksymalnie 500 mm, wysokość = maksymalnie 300 mm. Gabaryt B – jeżeli choć jeden wymiar: długość > 600 mm lub szerokość > 500 mm lub wysokość > 300 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 4. Wymagane przez Zamawiającego terminy dostarczenia przesyłek to: a) Listy i paczki krajowe: - priorytet polecony ( na następny dzień) - priorytet zwykły (na następny dzień) - listy zwykłe ( od 1 do 4 dni od dnia nadania) - listy polecone (od 2 do 4 dni od dnia nadania) - paczki krajowe zwykłe (do 3 dni) - paczki priorytetowe (na następny dzień) b) Listy zagraniczne : - zagraniczne polecone priorytety – kraje europejskie ( do 3 dni) - zagraniczne polecone priorytety – poza Europę (do 7 dni) 5. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi dostarczenia przesyłek do każdego miejsca w Polsce i na świecie, wskazanego przez Zamawiającego jako adres przesyłki. 6. Wykonawca, do realizacji niniejszego zamówienia zobowiązany jest wykorzystywać placówki pocztowe oraz punkty awizacyjne, które spełniają następujące wymogi: a) posiadają czynny i działający telefon w godzinach pracy; b) muszą być czynne we wszystkie dni robocze przez co najmniej 5 godzin dziennie, z zaznaczeniem, iż przynajmniej w jeden dzień roboczy do godziny 19.30 lub w soboty przez minimum 3 godziny, przy założeniu, że dniem roboczym będzie każdy dzień roku niebędącym dniem wolnym od pracy, w rozumieniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego z wyłączeniem sobót; c) muszą być odpowiednio oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewniać prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej; d) zapewniają dostępność osobom niepełnosprawnym na podstawie standardów tożsamych ze standardami określonymi dla operatora wyznaczonego 7. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru z Kancelarii Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria, zlokalizowanej w siedzibie Zamawiającego przy ul. 3 Maja 10, 05-530 Góra Kalwaria przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, a następnie nadania tych przesyłek w wyznaczonej placówce nadawczej. Odbiór przesyłek odbywał się będzie we wszystkie dni robocze, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach 10:00 – 14:00. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzony przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym dla przesyłek zwykłych. 8. Przesyłki adresowane do Zamawiającego będą dostarczane do Kancelarii Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria, zlokalizowanej w siedzibie Zamawiającego przy ul. 3 Maja 10, 05-530 Góra Kalwaria. 9. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej lub paczki nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz nadruku (lub pieczątki) zawierającego pełną nazwę i adres zamawiającego oraz opłaty pocztowej. 10. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. Zamawiający zastrzega sobie prawo stosowania książek nadawczych własnego wzoru (np. w postaci wydruku komputerowego). 11. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek (książki nadawczej), sporządzanego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych – nierejestrowanych – przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzanego dla celów rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 12. Po sprawdzeniu zgodności wpisów danych adresowych, Wykonawca zobowiązany jest zwrócić kopię książki nadawczej Zamawiającemu, jednak nie później niż na następny dzień roboczy po przyjęciu przesyłek. 13. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 14. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 15. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia własnego rejestru doręczeń przesyłek rejestrowanych, na których adresaci kwitować będą odbiór korespondencji i który, w razie zaginięcia przesyłki będzie podstawą dla Wykonawcy do udowodnienia Zamawiającemu, że wykonał on daną usługę. 16. Wykonawca będzie przygotowywał do odbioru dla Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 17. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozastawia w skrzynce pocztowej adresata druk informujący o próbie doręczenia przesyłki (AWIZO) na zasadach określonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa. Obowiązkiem Wykonawcy będzie wskazanie na zawiadomieniu o próbie doręczenia przesyłki miejsca i terminu, w którym adresat może odebrać awizowaną przesyłkę. Zamawiający wymaga, aby w celu zabezpieczenia tajemnicy korespondencji odbiór awizowanych przesyłek odbywał się w punktach odpowiednio oznaczonych, posiadających fizycznie wyodrębnione stanowiska służące wyłącznie do obsługi usług pocztowych – stanowiska te nie mogą służyć prowadzeniu równolegle innej działalności gospodarczej. 18. W przypadku gdy adresat lub inna uprawniona osoba nie zgłosi się po odbiór przesyłki rejestrowanej w terminie 14 dni, licząc od dnia następnego po pozostawieniu pierwszego zawiadomienia , następuje zwrot przesyłki do Zamawiającego wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Informacje o wszystkich powyższych czynnościach Wykonawca umieszcza na kopercie przesyłki, której one dotyczą oraz wypełnia odpowiednie punkty w przypadku ZPO. 19. Zamawiający wymaga, aby przesyłki, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w KPC, KPK, KPA i Ordynacji Podatkowej zostały nadane u operatora wyznaczonego w dniu przekazania operatorowi pocztowemu, z którym zostanie podpisana umowa w sprawie zamówienia publicznego. Nadawcą przesyłek każdorazowo musi być Zamawiający. 20. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśni je z Zamawiającym. Nadanie przesyłki przez Wykonawcę nastąpi po usunięciu przez Zamawiającego zastrzeżeń.