II przetarg nieograniczony Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych w latach 2018-2021 oraz zaciągniecie przez gminę Prusice kredytu krótkoterminowego w kwocie 5 000 000 zł, z czego kwota 2 000 000 zł w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu w latach 2018-2021, kwota 3 000 000 zł na finansowanie inwestycji w roku 2018

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych w latach 2018-2021 oraz zaciągniecie przez gminę Prusice kredytu krótkoterminowego w kwocie 5 000 000 zł, z czego kwota 2 000 000 zł w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu w latach 2018-2021, kwota 3 000 000 zł na finansowanie inwestycji w roku 2018. 2.Określenie przedmiotu zamówienia: 1) Otwieranie, zamykanie i prowadzenie podstawowego rachunku bieżącego, rachunków pomocniczych oraz rachunków funduszy celowych, depozytowych oraz innych rachunków wynikających z przepisów prawa dla niżej wymienionych jednostek organizacyjnych w formie elektronicznej: a) Urząd Miasta i Gminy w Prusicach, b) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Prusicach, c) Szkoła Podstawowa w Piotrkowicach, d) Szkoła Podstawowa w Skokowej, e) Szkoła Podstawowa im. Henryka Sienkiewicza w Prusicach, f) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Prusicach, g) Gminna Biblioteka Publiczna w Prusicach, h) Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Prusicach. 2) Otwieranie nowych rachunków w zależności od potrzeb zamawiającego (Zamawiający zastrzega, że liczba jednostek Gminy jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek gminy, bądź zmiany ich formy organizacyjnej, wybrany wykonawca zawrze z tymi jednostkami umowy obsługi bankowej na warunkach wynikających z niniejszego postępowania oraz złożonej oferty.) 3) Prowadzenie bieżącej obsługi budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych, w tym min a) Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, b) Realizacja poleceń przelewów do innych banków oraz realizacja przelewów pomiędzy rachunkami zamawiającego oraz jednostek budżetowych w systemie bankowości elektronicznej lub papierowych złożonych najpóźniej do godziny 16.00 w tym samym dniu, złożonych po tej godzinie – realizacja w następnym dniu roboczym, c) Przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych - Wykonawca zapewni obsługę gotówkową w pomieszczeniu udostępnionym przez Zamawiającego lub własnej placówce, oddziale, Filii lub Punkcie Banku dla Zamawiającego i jednostek organizacyjnych, bez pobierania opłat i prowizji od Zamawiającego i jednostek organizacyjnych d) Możliwość przekazywania w formie elektronicznej dyspozycji wypłaty świadczeń beneficjentom bezpośrednio do kasy banku lub punku kasowego. Wypłata świadczeń i zasiłków dla osób korzystających z pomocy społecznej w Kasie banku lub punkcie kasowym, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Prusicach dokonywał będzie przelewu środków przeznaczonych do wypłaty zasiłków oraz listy płatnicze zawierające dane niezbędne do prawidłowej wypłaty zasiłków. Wypłata zasiłków następować powinna w następujących terminach: 15 , 19, 21 ,25 dnia każdego miesiąca. W wyjątkowych sytuacjach w innych terminach po uprzednim zgłoszeniu przez jednostkę Realizacja wypłat świadczeń z zachowaniem szczególnych zasad ochrony danych osobowych beneficjentów, e) Wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych, f) Roczna kapitalizacja odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, g) Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie, h) Otwieranie i zamykanie rachunków podstawowych i pomocniczych, i) Prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych j) Przyjmowanie wszystkich wpłat gotówkowych na rzecz Gminy Prusice k) Potwierdzenia sald na rachunkach bankowych l) Zmiany karty wzorów podpisów m) Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym n) Instalacja, udostępnienie, uruchomienie, użytkowanie systemu bankowości elektronicznej i aktualizacji w siedzibie zamawiającego i jednostek organizacyjnych pełnego oprogramowania związanego z tym systemem oraz przeszkolenie wskazanych pracowników, o) Przyjmowanie w formie elektronicznej dyspozycji wypłaty świadczeń beneficjentom bezpośrednio do kasy banku, p) Zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych zgodnie z dyspozycjami kierowników jednostek organizacyjnych Gminy oraz Gminy Prusice polegające na przekazywaniu kwot pozostałych na rachunkach na wskazany rachunek Gminy Prusice q) Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie, r) Sporządzanie i udostępnianie wyciągów bankowych Gminy Prusice i jej jednostek organizacyjnych 4) Zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowości elektronicznej na stanowiskach wskazanych według potrzeb zamawiającego oraz jego wdrożenie w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo zgodne z przepisami prawa, w zakresie bankowej obsługi finansowej, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Prusice, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu systemu bankowości elektronicznej a) Obsługę systemu bankowości elektronicznej na platformie internetowej, b) Dostęp do usług bankowości elektronicznej 24 godziny w każdym dniu roboczym, c) Dostęp do usług bankowości elektronicznej zabezpieczony chronionymi hasłami, d) Dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym tj. w momencie zatwierdzenia do realizacji e) Możliwość wcześniejszego przygotowania i wysłania zleceń w terminie wcześniejszym niż termin realizacji, f) Możliwość łączenia dowolnej liczby pojedynczych przelewów bankowych w grupy pozwalające na złożenie na nich akceptacji przez osoby upoważnione, g) Przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji, h) wywołanie dowolnej operacji wg ww. kryteriów, i) Generowanie (wydruk) wyciągów bankowych oraz potwierdzeń przelewów zawierających pełną informacje o dacie i godzinie operacji, wraz z aktualnym oprocentowaniem j) Przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, k) W razie awarii naprawa systemu w dni robocze do 24 godzin od jej zgłoszenia, l) Bank umożliwi realizacje przelewów w formie papierowej na formularzu standardowym w przypadku braku dostępu (awarii) do systemu bankowości elektronicznej lub innych uzasadnionych przyczyn. m) Wykonawca zapewni przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi systemu bankowości elektronicznej oraz zapewni instalację (uruchomienie) stanowisk bankowości elektronicznej oraz poprawne działanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach komputerowych wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z ustalonym harmonogramem prac. 5) Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym Gminy Prusice a) Gotowość do udzielenia kredytu krótkoterminowego w wysokości 2 000 000 zł, z przeznaczeniem pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy b) Maksymalną wysokość kredytu określa na dany rok budżetowy uchwała Rady Miasta i Gminy w Prusicach w sprawie uchwały budżetowej, c) Kredyt w rachunku bieżącym będzie miał charakter odnawialny w każdym roku budżetowym, każdorazowo będzie uruchamiany po przekazaniu Wykonawcy stosownej uchwały Rady Miejskiej w Prusicach na dany rok budżetowy oraz podpisaniu umowy o kredyt w rachunku bieżącym. Wykorzystanie kredytu będzie następowało poprzez obciążenie rachunku bieżącego Gminy. d) Każdorazowy wpływ na rachunek bieżący będzie automatycznie zmniejszał saldo kredytowe, a tym samym umożliwi Zamawiającemu ponowne zadłużenie do wysokości określonej w umowie kredytu w rachunku bieżącym. Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat od salda niewykorzystanej części kredytu. Zamawiający zapłaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia. e) Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający dopuszcza podpisania oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Oprocentowanie kredytu będzie opierało się o stopę WIBOR 1 M pomniejszoną/powiększoną o zaoferowaną przez Wykonawcę stałą marżę. f) Termin spłaty kredytu będzie następował do dnia 31 grudnia każdego roku 6) Uruchomienie kredytu krótkoterminowego w wysokości 3 000 000 zł z przeznaczeniem na finansowanie inwestycji. 3.W ramach świadczonej obsługi bankowej w w/w zakresie: 1) dla wszystkich rachunków budżetu Gminy Prusice Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania przez Wykonawcę żadnych prowizji i opłat. 2) dla jednostek organizacyjnych gminy Zamawiający nie dopuszcza pobierania prowizji i opłat za prowadzenie rachunków bankowych oraz przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych dla jednostek organizacyjnych w pomieszczeniu udostępnionym przez Zamawiającego lub własnej placówce, oddziale, Filii lub Punkcie Banku. 4. W przypadku łączenia, przekształcania jednostek organizacyjnych Gminy Prusice lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej umowy na warunkach zadeklarowanych w ofercie, 5.Jednostki organizacyjne Gminy Prusice ponosić będą koszty obsługi bankowej związane z ich działalnością niezależnie od Gminy Prusice. 6. Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące zamówienie zobowiązane były do zachowania tajemnicy bankowej. 7.Ewentualne inne usługi o charakterze incydentalnym, nie wymienione w punkach od 1 do 6 będą opłacane wg stawek nie wyższych niż obowiązujące, w danym dniu dla takich usług stawek opłat i prowizji bankowych w wybranym banku. 8.Zamawiający zastrzega sobie dokonywanie płatności tylko w systemie bankowości elektronicznej. 9.W wyjątkowych sytuacjach, gdy nie będzie możliwe dokonanie przelewu elektronicznego, Zamawiający zastrzega sobie prawo złożenia w placówce, oddziale, Filii lub Punkcie Banku Wykonawcy przelewu papierowego. 10.Wykonawca winien zapewnić wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z obsługą bankową budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych codziennie, od poniedziałku do piątku, nie krócej niż w godzinach od 8:30 do 16:00. Zamawiający dopuszcza incydentalne skrócenie czasu pracy banku. 11.Wykonawca gwarantuje, że tak zorganizuje system pracy punktu bankowo-kasowego, by zapewnić sprawną obsługę klientów Urzędu Miasta i Gminy w Prusicach i jednostek organizacyjnych Gminy Prusice. W przypadku braku własnej placówki, oddziału, filii lub Punktu Banku na terenie Miasta Prusice Zamawiający udostępni miejsce na zorganizowanie punktu kasowego. 12. Informacje dodatkowe: 1) Gmina szacuje wykorzystanie w 2018r kredytu odnawialnego w rachunku w wysokości 2 000 000 w okresie 6 miesięcy, w okresie 3 miesięcy wykorzystanie kredytu 3 000 000 zł. 2) Gmina szacuje wykorzystanie w 2019r kredytu odnawialnego w rachunku w wysokości 2 000 000 w okresie 12 miesięcy. 3) Gmina szacuje wykorzystanie w 2019r kredytu odnawialnego w rachunku w wysokości 2 000 000 w okresie 12 miesięcy. 4) Gmina szacuje wykorzystanie w 2020r kredytu odnawialnego w rachunku w wysokości 2 000 000 w okresie 12 miesięcy. 5) Gmina szacuje wykorzystanie w 2021r kredytu odnawialnego w rachunku w wysokości 2 000 000 w okresie 5 miesięcy. 13. Średnioroczna liczba przelewów w jednostkach oświatowych: 1) Szkoła podstawowa w Prusicach ok. 1250 szt. 2) Szkoła podstawowa w Skokowej ok. 630 szt. 3) Szkoła podstawowa w Piotrkowicach 620 szt. 14.Średnioroczna liczba przelewów w Gminnym Ośrodku Kultury i Sportu w Prusicach-1230 szt 15.Średnioroczna liczba przelewów w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Prusicach- 18 000 szt. 16.Wskazana ilość przelewów nie jest ilością wiążącą dla Wykonawcy, służy jedynie umożliwieniu obliczenia ceny ofertowej, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany ilości przelewów. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będą obywały się na podstawie faktycznie wykonanej ilości przelewów przez jednostki organizacyjne w ustalonym okresie rozliczeniowym. 17.Zamawiający ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia odstępuje od wymogu wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1* ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 t.j.) na zasadach określonych w art. 29 ust. 3a ustawy pzp. 18.Wspólny Słownik Zamówień 66000000-0 – usługi bankowe i ubezpieczeniowe 66110000-4 – usługi bankowe 66113000-5 Usługi udzielania kredytu