Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych i paczek pocztowych i ewentualnych ich zwrotów, na potrzeby Starostwa Powiatowego w Lublińcu.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych i paczek pocztowych i ewentualnych ich zwrotów, na potrzeby Starostwa Powiatowego w Lublińcu. Wspólny Słownik Zamówień (CPV) 64110000-0- usługi pocztowe, 64112000-4- usługi pocztowe dotyczące listów, 64113000-1- usługi pocztowe dotyczące paczek. 2. Przedmiot zamówienia obejmuje usługi pocztowe realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, tj. w szczególności: 1) Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 ze zm.), 2) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545 z późn. zm.), 3) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 474, t.j. z dn.12.03.2019r.), 4) Regulaminie Generalnego Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem – Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa wraz z Protokołem końcowym, Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Dausze dnia 11 października 2012 r. (Dz. U. z 2015, poz. 1522), 5) Regulaminie Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r., nr 108, poz. 744), 6) Regulaminie dotyczącym paczek pocztowych, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r., nr 108, poz. 745), 7) Przepisach dotyczących doręczenia przesyłek na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 2096, t.j. z dn. 05.11.2018r. ze zm.)- regulujący tryb doręczenia pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym. 3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) przesyłki listowe nierejestrowane krajowe i zagraniczne, tj. nadane i doręczone bez pokwitowania; ekonomiczne i priorytetowe; format S, M, L; 2) przesyłki listowe rejestrowane (polecone), tj. przesyłki nadane i doręczone za pokwitowaniem lub z potwierdzeniem odbioru, krajowe i zagraniczne, w tym ze zwrotnym poświadczeniem odbioru zgodnym z kodeksem postępowania administracyjnego; ekonomiczne format S, M, L, priorytetowe format S, M, L; 3) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe (polecone), tj. przesyłki nadane i doręczone za pokwitowaniem lub z potwierdzeniem odbioru, krajowe i zagraniczne w tym ze zwrotnym poświadczeniem odbioru; 4) przesyłki pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym wysłane będą z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe oraz gabaryty; 5) paczki pocztowe krajowe i zagraniczne, tj. przesyłki rejestrowane zawierające rzeczy z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe; 6) przesyłki ekonomiczne niebędące przesyłkami najszybszej kategorii; 7) przesyłki priorytetowe będące najszybszej kategorii. 4. W załączniku nr 2 do SIWZ, przedstawiono szacunkową liczbę spodziewanych przesyłek, opierając się na analizie przesyłek zrealizowanych w ubiegłym roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykonania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie przesyłek nie stanowi zmiany umowy. 5. Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za przesyłki od momentu odebrania ich od Zamawiającego do doręczenia ich adresatowi lub zwrotu Zamawiającemu w przypadku ich niedostarczenia. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć. 6. Wykonawca nie ma prawa nanoszenia jakichkolwiek zmian w danych adresowych przesyłek ani otwierania ich. 7. Wykonawca zobowiązany jest zachować tajemnicę korespondencji, a dane osobowe przetwarzać tylko w związku z rejestracją przesyłek wyłącznie w celu realizacji umowy. 8. Zamawiający będzie obierał przesyłki pocztowe, których jest adresatem, bezpośrednio z placówki nadawczej codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) do godziny 10:00. 9. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy poprzez umieszczenie podpisu i daty w pocztowej książce nadawczej – dla przesyłek rejestrowanych oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek – dla przesyłek zwykłych. 10. Strony dopuszczają możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek (niepoprawne opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z opisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia z przedstawicielem Zamawiającego, lub usunięcia w dniu ich odbioru. 11. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki/wydania przesyłki: 1) w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi adresatowi zawiadomienie (pierwsze awizo) o prośbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę; 2) termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, a po upływie tego terminu, w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata, wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrana przez adresata przesyłka podlega zwrotowi do Zamawiającego wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki. 12. Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego zapewnia i dostarczenia bezpłatnych formularzy zwrotnych potwierdzeń odbioru, stosowanych przez Wykonawcę, z wyłączeniem formularzy zgodnych z Kodeksem postępowania administracyjnego, które Zamawiający zapewni we własnym zakresie. 13. Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania reklamacji Zamawiającego w przypadku niewykonania lub nienależnego wykonania usługi, w szczególności zagubienia, ubytku, uszkodzenia przesyłki, w wyniku czego zostanie ona niedoręczona adresatowi lub w przypadku braku dostarczenia Zamawiającemu zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki. 14. Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania reklamacji usług krajowych od Zamawiającego: 1) reklamacje z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do wykonawcy po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 6 miesięcy (w przypadku reklamacji przesyłki zagranicznej), 2) w przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej (Dz. U. 2019 poz. 474), 3) do odpowiedzialności wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego, 4) termin udzielania odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia otrzymania przez Wykonawcę reklamacji. 15. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował na czas realizacji umowy jedną placówką nadawczą w Lublińcu, która musi być: 1) czynna we wszystkie dni robocze co najmniej od godziny 8:00 do 20:00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, 2) oznakowana w sposób widoczny „szyldem” z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy, 3) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy. 16. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek. 17. Zamawiający żąda by Wykonawca wskazał w ofercie część zamówienia, której wykonanie chce powierzyć podwykonawcom wraz z podaniem przez wykonawcę nazw firm podwykonawców. Jeżeli wykonawca ma zamiar zlecić wykonanie części zamówienia podwykonawcy to musi wypełnić i załączyć do oferty załącznik nr 5 do SIWZ. 18. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zmianami). 19. W trakcie realizacji umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 20. W trakcie realizacji umowy na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności w trakcie realizacji umowy: a) oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji; d) poświadczone za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub Podwykonawcę kopie dokumentów potwierdzających opłacanie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy, w tym ZUS RCA, ZUS DRA oraz potwierdzenia przekazania przedmiotowych składek na rachunek właściwego oddziału ZUS. 21. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane w ust. 1, Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w §8 ust. 2 pkt.1 projektu umowy. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów, w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane w ust 1. 22. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.