Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie Konferencji 1 dniowej która odbędzie się między 25 a 27.06.2019 roku w Łodzi. Warunkiem jest zorganizowanie: 1-dniowej konferencji, w tym przede wszystkim rekrutacja 100 uczestników, zapewnienie sali konferencyjnej przygotowanej do przeprowadzenia konferencji, zapewnienie kompleksowej obsługi cateringowej i restauracyjnej, przygotowanie, wydruk i dostarczenie materiałów konferencyjnych. 1. Miejsce przeprowadzenia 1 dniowej konferencji: a) Musi ona odbyć się w obiekcie zlokalizowanym na terenie centrum miasta Łodzi, z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej z Dworca fabrycznego lub Łodzi Kaliskiej z maksymalnie jedną przesiadką w ciągu maksymalnie 40 minut. b) Wykonawca zapewni organizację wydarzenia w hotelu o standardzie, co najmniej 4-gwiazdkowym. c) Obiekt musi posiadać odpowiednio przystosowaną salę konferencyjną dla co najmniej 100 osób w ustawieniu teatralnym, umożliwiającą swobodne przemieszczanie się uczestników po sali i między rzędami krzeseł. d) Wykonawca zapewni nieodpłatnie miejsca parkingowe dla 80 uczestników wydarzenia (na terenie należącym do hotelu. e) Wykonawca zapewni przed wejściem do Sali konferencyjnej 2 ekrany – min. 50 cali, na których będą wyświetlane informacje dotyczące konferencji (program wydarzenia, logotypy - por. pkt 5 dotyczący oznakowania obiektu). f) Sala konferencyjna musi spełniać następujące wymagania: - Stół prezydialny udekorowany kompozycją z żywych kwiatów, wraz z miejscami siedzącymi dla min. 5 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran i salę oraz z możliwością korzystania z komputera przenośnego, - Dwa rzutniki multimedialne; - 1 ekran o min. Wymiarach: 300 cm x 180cm; - Tablicę typu „Flipchart” i flamastry; - System nagłośnieniowy z min. 4 mikrofonami bezprzewodowymi; - Dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe); - Laptop; - 1 listwa rozdzielająca przeciwprzepięciowa z min. 4 gniazdami wraz z dodatkowym przedłużaczem o długości min. 10 m; - Wyposażenie sali konferencyjnej oraz sprzęt multimedialny muszą być sprawne oraz muszą odpowiadać potrzebom Zamawiającego; - w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej winien znajdować się tzw. „stolik rejestracyjny” wraz z wyposażeniem (stół oraz dwa miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu zorganizowania rejestracji uczestników spotkania, umożliwiającej podpisywanie się osób na liście obecności; - Miejsca siedzące na sali konferencyjnej w postaci wyściełanych krzeseł, minimalna odległość w rzędzie pomiędzy krzesłami to 20 cm. Krzesła powinny być ustawione w sposób, aby każdy uczestnik widział prelegentów oraz prezentacje multimedialne; - w sali konferencyjnej będzie dostępnych dla uczestników i prowadzących 130 krzeseł, - Klimatyzacja – za salę klimatyzowaną nie uważa się pomieszczeń, do których wniesiono przenośne klimatyzatory; - Temperatura w sali konferencyjnej w czasie całych obrad w granicach 22°-24°C; - Sala będzie posiadać dostęp do światła dziennego, - Sala będzie zarezerwowana dla uczestników wydarzenia w dniu jej realizacji przez co najmniej 8 godzin; - Zapewnienie obsługi technicznej do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania wydarzenia. 1. Wykonawca zapewni toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej (zaopatrywane w mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe/suszarki) sprzątane systematycznie w czasie trwania wydarzenia. 2. Obiekt musi posiadać szatnię udostępnioną dla wszystkich uczestników spotkania (na Wykonawcy spoczywa obowiązek odpowiedzialności za bezpieczeństwo i ochronę rzeczy powierzonych do przechowywania). Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania wieszaków na odzież ustawianych przed salą konferencyjną lub w sali konferencyjnej, w której odbywa się spotkanie, z zastrzeżeniem zagwarantowania obsługi, odpowiedzialnej za pozostawioną odzież. 3. Obiekt, w którym organizowana będzie konferencja, nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych przez cały czas trwania wydarzenia. 4. Wykonawca zobligowany jest do zrealizowania świadczenia usługi najmu sali konferencyjnej i usługi gastronomicznej na terenie jednego obiektu (budynku). 5. Oznakowanie obiektu: Wykonawca jest zobowiązany do oznakowania wejścia do sali konferencyjnej logotypami w kolorze: a) Logotypem NPZ z dopiskiem Konferencja jest finansowana ze środków Narodowego Programu Zdrowia na lata 2016-2020; b) Logo Projektu; c) Logo Instytutu Medycyny Pracy d) Logo Krajowego Centrum Promocji Zdrowia w Miejscu Pracy. 2. Ciągła przerwa kawowa 1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom wydarzenia (maksymalnie 120 osób) ciągłej przerwy kawowej, rozumianej jako ciągłe udostępnianie (wraz z adekwatnym do potrzeb bieżącym uzupełnianiem) produktów wymienionych niżej. Produkty ciągłej przerwy kawowej zostaną udostępnione uczestnikom konferencji przed salą konferencyjną lub w jej najbliższej odległości, Wykonawca zapewni ciągłe udostępnianie: a) kawy (z ekspresu); b) wrzącej wody i herbat ekspresowych – minimum 4 rodzaje, każda torebka z herbatą zapakowana oddzielnie; c) wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej, w ilości co najmniej 0,33l/os.); d) soków 100% – co najmniej 2 rodzaje; e) owoców – minimum 2 rodzaje,; f) warzyw– minimum 3 rodzaje,; g) cukru i słodzika; h) plasterków cytryny; i) śmietanki do kawy; j) kanapeczek koktajlowych – minimum 3 rodzaje (w tym jedna wersja wegetariańska). 2) Obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z ciągłej przerwy kawowej. 3) Sposób podania: w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem filiżanek, talerzyków, szklanek do zimnych napojów, sztućców i serwetek (bez stosowania plastikowych bądź papierowych sztućców i naczyń), zimne napoje serwowane w szklanych dzbankach, wrzątek do herbaty i kawa w termosach. 4) Wykonawca zobowiązany jest do ciągłego uzupełniania wszystkich produktów przerwy w godzinach trwania spotkania. 3. Przerwa obiadowa 1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim (maksymalnie 120 osób) uczestnikom obiadu, rozumianego jako bufet z obsługą, zawierający: a) zupy (min. 2 rodzaje, w tym zupa jarska, Zamawiający wymaga aby jedna z zup była w formie kremu oraz jedna z zup była podana z groszkiem ptysiowym lub grzankami), b) ciepłe danie drugie (min. 3 rodzaje, w tym danie jarskie, Zamawiający będzie wymagał aby obiad składał się m.in. z mięs, ryb, potrawek warzywnych oraz kasz różnego rodzaju), c) sałatki (min. 2 rodzaje, sałatki rozumiane jako dania ze świeżych warzyw najwyższej jakości – Zamawiający nie zaakceptuje menu, gdzie składnikami sałatek będą wyłącznie pikle, kiszonki, makarony itp. produkty nie będące świeżymi warzywami), d) deser (min. 2 rodzaje), e) napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, kompot, kawa, herbata. 2) Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej. 3) Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Godzina podania obiadu zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem wydarzenia. 4) Wszyscy uczestnicy i organizatorzy wydarzenia będą mogli zjeść obiad na siedząco w tym samym czasie i miejscu. 5) Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywała się konferencja, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. 6) Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie obiadu (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów, sprzątanie, usuwanie awarii typu niedziałający ekspres do kawy etc. ). 4. Obsługa techniczna wydarzenia: 1) Wykonawca będzie przyjeżdżał na spotkania organizacyjne do siedziby Zamawiającego (tj. Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, przy ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8) raz w tygodniu celem uzgadniania szczegółów wydarzenia. 2) Zamawiający zastrzega, iż czas odpowiedzi na wiadomość e-mailową lub telefoniczną ze strony Zamawiającego będzie wynosił dla Wykonawcy do godziny. 3) Wykonawca zostaje zobowiązany do konsultowania z wyznaczoną osobą po stronie Zamawiającego wszelkich działań w każdym z aspektów organizacji wydarzenia. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. 4) Wykonawca wyznaczy jedną osobę dedykowaną do kontaktu z odpowiednikiem po stronie Zamawiającego (wszelkie sprawy Zamawiający będzie mógł załatwić z jedną osobą po stronie Wykonawcy), 5) Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. 6) Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji wydarzenia w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem rejestracji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. Wykonawca zapewni obecność obsługi hotelowej, tj: recepcjonistów oraz managera wydarzenia/osoby wyznaczonej do opieki nad wydarzeniem przez cały czas jego trwania. 7) Wykonawca będzie odpowiedzialny za obsługę rejestracji uczestników. 8) Całkowity koszt usługi gastronomicznej zostanie ustalony jako iloczyn ceny jednostkowej usługi cateringowej i liczby osób, które wzięły udział w konferencji (tj. osób rekrutowanych przez Wykonawcę oraz maksymalnie 20 osób ze strony Zamawiającego – tj. prowadzących konferencję oraz osób zaproszonych przez Zamawiającego). 5. Rekrutacja 1) Rekrutacja jest rozumiana jako proces skutecznego zaproszenia uczestników na konferencję (wysyłka zaproszeń w formie elektronicznej oraz w razie potrzeby kontakt telefoniczny z potencjalnymi uczestnikami, stworzenie dedykowanej do rekrutacji strony i rejestracja uczestników on-line. 2) Wykonawca będzie zobowiązany do rekrutacji 100 uczestników konferencji i potwierdzenie na 2 dni przed konferencją przyjazdu co najmniej 100 osób spełniających określone kryteria (kryteria - patrz pkt 6). 3) Wykonawca staje się Administratorem pozyskanych danych osobowych zawartych w formularzu rekrutacyjnym, 4) Przy pozyskiwaniu danych Wykonawca uwzględni przepisy dotyczące ochrony danych osobowych – w szczególności dopełni obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 RODO. 5) Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy, w drodze umowy powierzenia przetwarzanych danych osobowych, imiennej listy zawierającej numery telefonów do: • 150 przedstawicieli zakładów pracy – z każdej organizacji w konferencji mogą wziąć udział maksymalnie 3 osoby. 6) W przypadku, gdy z przekazanej listy Wykonawca nie zrekrutuje 100 osób, będzie zobowiązany do przeprowadzenia dalszej rekrutacji, na własną rękę, wśród zakładów pracy zatrudniających powyżej 50 osób (będą to pracodawcy lub ich przedstawiciele, mający wpływ na politykę prozdrowotną firmy tj. menagerowie, specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi i ochrony zdrowia pracujących) oraz z organizacji pracodawców. 7) Wykonawca zobowiązuje się do raportowania postępów rekrutacji: raport na dwa tygodnie oraz 2 dni przez terminem wydarzenia. 8) Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania imiennej listy obecności i przekazania jej w formie elektronicznej (e-mailowo) Zamawiającemu na dwa dni przed konferencją. W dniu konferencji Wykonawca będzie zobowiązany przekazać Zamawiającemu listę obecności uczestników w formie wydruku (formularz listy obecności będzie zawierał nazwę projektu, logo NPZ, logo projektu, logo Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi, imię i nazwisko uczestnika wraz z odpowiednią liczbą porządkowa, nazwę firmy, stanowisko, odręczny podpis uczestnika). 9) Na potrzeby rekrutacji Wykonawca założy skrzynkę e-mailową do kontaktu z uczestnikami, Wykonawca nie będzie kontaktował się z uczestnikami konferencji poprzez inne skrzynki e-mailowe, bez uzgodnienia z Zamawiającym. Wykonawca dostarczy na płycie CD zbiór całości korespondencji w ciągu 3 dni po zakończeniu wydarzenia. 10) Na potrzeby rekrutacji Wykonawca udostępni infolinię telefoniczną, która będzie działać w ciągu 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia oraz w jego dniu w dniach roboczych od 8.30 do 16.30. 6. Opracowanie i dostarczenie materiałów Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania i dostarczenia w miejsce realizacji usługi materiałów konferencyjnych wymienionych poniżej, opatrzonych kolorowymi logotypami: logo projektu, logo NPZ oraz logo IMP, materiały będą spełniały kryterium nadruku 4+4. 1. Materiały będą zawierały tj.: a) Identyfikator Opis – transparentny, wykonany z twardego tworzywa, zawieszony na taśmie wpiętej w klip (kolor taśmy zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia), taśma z klipem w zestawie, identyfikator w rozmiarze 85x50mm. Wykonawca będzie zobowiązany do wydrukowania na identyfikatorach danych uczestników wydarzenia. Liczba – 120 sztuk b) Teczkę Opis – teczka z gumką wykonana z mocnego, lakierowanego ze strony zewnętrznej kartonu; grubość co najmniej 300 g/m²; format A4; posiadająca trzy skrzydła wewnętrzne, każde z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i 2,5 cm (+/- 0,5 cm); grzbiet teczki z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i ok. 2,5 cm (+/- 0,5 cm); maksymalna grubość grzbietu pozwoli zmieścić przynajmniej 150 kartek; zapięcie na jedną gumkę. Nakład: 120 sztuk c) Notatnik Opis – Wymiary: format A4, 21 cm (+/-1 cm) x 29,7 (+/-1 cm), notes 50-kartkowy, klejenie po krótszym boku, plecy wzmocnione kartonem, kartki gładkie, otwierany do góry. Gramatura papieru co najmniej 90g/m², gramatura okładki notatnika co najmniej 300g/m². Okładka lakierowana (przód okładki). Projekt okładki i środka notatnika spójny z projektem pozostałych materiałów, projekt graficzny zostanie przygotowany przez Wykonawcę. Ostateczny projekt do uzgodnienia z Zamawiającym na etapie realizacji przedmiotu zamówienia, nie później niż 7 dni przed terminem wydarzenia. Nakład: 120 sztuk d) Długopis Opis: aluminiowy – Wymiary: 140 mm (+/- 5 mm) x 10 mm (+/- 2 mm), Ø 10 mm (+/- 2 cm) z niebieskim wkładem, kolor długopisu zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia, nie później niż 7 dni przed terminem wydarzenia. Liczba sztuk: 120 sztuk e) Program konferencji Opis: Zamawiający dostarczy treść programu (będzie to, co najmniej: tytuł, miejsce i termin, tytuły poszczególnych części wydarzenia, imiona i nazwiska prelegentów wraz z informacją, jakie instytucje/firmy reprezentują), Wykonawca wydrukuje program na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 90g/m². Liczba sztuk: 120 sztuk f) Ankietę ewaluacyjną Opis: Zamawiający dostarczy ankietę w formie elektronicznej (plik Word, maksymalnie 2 strony). Wykonawca będzie zobowiązany do wydruku ankiety na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 90g/m², Liczba sztuk: 120 sztuk g) Certyfikaty dla uczestników konferencji Opis: Zamawiający dostarczy treść oraz projekt certyfikatu, Wykonawca będzie zobowiązany do wydruku i dostarczenie certyfikatów, uzupełnienia danych uczestników konferencji na certyfikatach, wydruk–- gramatura papieru co najmniej 280g/m², format A4. Liczba sztuk: 120 sztuk h) Torbę materiałową na materiały Opis: torba bawełniana naturalna 38x42 cm, materiał canvas, gramatura 180 g/m2, wykończenie krzyżakowe uchwytów, wykończenie wewnętrzne overlockiem, certyfikat OEKO TEX 100, z kolorowym nadrukiem z jednej strony. Liczba sztuk : 120 sztuk Zgodnie z art. 93 ust. 1b ustawy Pzp, Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części Zamówienia nie zostały mu przyznane.