Zorganizowanie i przeprowadzenie trzech 5- dniowych wyjazdów edukacyjnych z elementami integracyjnymi wraz z usługą hotelarską i gastronomiczną oraz przygotowaniem materiałów szkoleniowych, w związku z realizacją projektu partnerskiego : „Rodzina w Centrum 2",współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko -Pomorskiego na lata 2014 -2020, w ramach osi priorytetowej 9 Solidarne społeczeństwo Działania 9.3 Rozwój usług zdrowotnych i społecznych, Poddziałania 9.3.2 Rozwój usług społecznych.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie trzech 5-dniowych wyjazdów edukacyjnych z elementami integracyjnymi wraz z usługą hotelarską i gastronomiczną oraz przygotowaniem materiałów szkoleniowych, w ramach projektu partnerskiego „Rodzina w Centrum 2” realizowanego i współfinansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko - Pomorskiego na lata 2014-2020, w ramach Osi priorytetowej 9 Solidarne społeczeństwo Działania 9.3 Rozwój usług zdrowotnych i społecznych, Poddziałania 9.3.2 Rozwój usług społecznych. Celem wyjazdu edukacyjnego jest wzmocnienie więzi uczuciowej pomiędzy członkami rodzin, trenowanie umiejętności społecznych i kompetencji opiekuńczych a także obserwacja rzeczywistych relacji panujących pomiędzy rodzicami i dziećmi, promowanie właściwego modelu życia rodziny oraz podnoszenie świadomości na temat problemów społecznych. Wykonawca zobowiązuje się zorganizować wyjazd edukacyjny z elementami integracyjnymi z uwzględnieniem następujących ramowych założeń: 1) min. 30 godz. podczas całego wyjazdu edukacyjnego przeznaczone zostanie na zajęcia merytoryczne/edukacyjne, w tym: - 12 godzin warsztatów: trening umiejętności wychowawczych oraz trening umiejętności społecznych dla rodziców, - 18 godzin konsultacji ze specjalistami: psychologa, pedagoga; 2) podczas wyjazdu edukacyjnego zorganizowane zostaną zajęcia dla rodzin pod kierunkiem animatorów; 3) podczas zajęć dla rodziców i starszych dzieci, najmłodsi uczestnicy wyjazdu będą mieli zorganizowane zajęcia kompensacyjne pod okiem animatora; 4) zapewnione zostaną usługi specjalistów: psychologa, pedagoga. Terminy wyjazdów edukacyjnych 1. Termin nr 1: w okresie wakacji, np. od 22 lipca 2019r. do 26 lipca 2019r. (dni tygodnia: od poniedziałku do piątku) w Ośrodku Wypoczynkowym, w województwie pomorskim (w niedalekiej odległości ok. 2000 metrów od linii brzegowej morza). 2. Termin nr 2: w okresie wakacji, np. od 19 sierpnia 2019r. do 23 sierpnia 2019r.  (dni tygodnia: od poniedziałku do piątku) w Ośrodku Wypoczynkowym  w województwie pomorskim (w niedalekiej odległości ok. 2000 metrów od linii brzegowej morza). 3. Termin nr 3: w okresie ferii zimowych w województwie kujawsko- pomorskim, w Ośrodku Wypoczynkowym w województwie warmińsko-mazurskim w 2020r. z możliwością wyboru terminu: 1) od 27.01.2020r. do 31.01.2020r. lub 2) od 03.02.2020r. do 07.02.2020r. (dokładny termin zostanie ustalony z Wykonawcą wyłonionym do realizacji przedmiotowego zadania). Miejsca docelowe: 1. Termin nr 1: Wybrzeże – Ośrodek Wypoczynkowy nad morzem lub miejscowość nadmorska (polskie wybrzeże) w niedalekiej odległości od terenów zielonych tj. las, park, oraz morza. 2. Termin nr 2: Wybrzeże – Ośrodek Wypoczynkowy nad morzem lub miejscowość nadmorska (polskie wybrzeże) w niedalekiej odległości od terenów zielonych tj. las, park oraz morza. 3. Termin nr 3: Mazury – Ośrodek Wypoczynkowy na Mazurach w niedalekiej odległości od terenów zielonych i jezior. Ilość uczestników jednego wyjazdu edukacyjnego/liczba dzieci: Termin nr 1: 40 osób (w tym: ok. 25 dzieci, 15 osób dorosłych, w tym 2 przedstawicieli PCPR). Termin nr 2: 40 osób (w tym: ok. 25 dzieci, 15 osób dorosłych, w tym 2 przedstawicieli PCPR). Termin nr 3: 40 osób (w tym: ok. 25 dzieci, 15 osób dorosłych, w tym 2 przedstawicieli PCPR). Grupa docelowa: Uczestnikami wyjazdów będą rodziny zastępcze oraz rodziny biologiczne przeżywające trudności w pełnieniu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wraz z dziećmi w różnym wieku. Czas trwania jednego wyjazdu edukacyjnego (w tym dojazd i powrót): 5 dni W ramach wyjazdów Wykonawca zobowiązuje się do: 1) przygotowania szczegółowego programu/harmonogramu wyjazdu; 2) realizacji programu/harmonogramu; 3) zapewnienia posiłków dla uczestników; 4) zapewnienia zakwaterowania dla uczestników; 5) zapewnienia rodzinom dostępu do bezpłatnej opieki lekarskiej i pielęgniarskiej, w tym transport do placówek opieki zdrowotnej, jeżeli taki okaże się konieczny; 6) ubezpieczenia wszystkich uczestników wyjazdu od następstw nieszczęśliwych wypadków; 7) zapewnienia osoby/osób sprawującej/cych nadzór nad organizacją wyjazdu i realizacją programu merytorycznego; 8) zapewnienia materiałów dydaktycznych; 9) zapewnienia uczestnikom wyjazdu organizacji czasu wolnego w formie uzgodnionej z Zamawiającym; 10) zapewnienia transportu; 11) sporządzenia fotodokumentacji; 12) zapewnienia miejsc do prowadzenia zajęć grupowych; 13) przekazania wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących realizacji działania określonych i wymaganych przez Zamawiającego. Zadanie Zamawiającego/Odbiorcy usług: Zamawiający/Odbiorca usług zobowiązuje się w ramach trzech wyjazdów edukacyjnych do: 1) rekrutacji uczestników wyjazdów edukacyjnych, 2) dostarczenia Wykonawcy imiennej listy uczestników wyjazdów na trzy dni przed ich rozpoczęciem, 3)zapewnienia dwóch osób monitorujących na wyjeździe realizację usług (przedstawiciele PCPR). Personel / kadra merytoryczna: Wykonawca zobowiązuje się w ramach trzech wyjazdów edukacyjnych do: 1) zapewnienia osoby/osób sprawującej/cych nadzór nad organizacją wyjazdów i realizacją programu merytorycznego; 2) specjalistów : - psycholog – wykształcenie wyższe psychologiczne, udokumentowane minimum 3-letnie doświadczenie w pracy z rodziną i dzieckiem, - pedagog – wykształcenie wyższe pedagogiczne, udokumentowane minimum 3-letnie doświadczenie w pracy z rodziną i dzieckiem; 3) animatorów do opieki nad dziećmi w czasie wyjazdów oraz w celu organizowania i animowania wspólnie spędzanego czasu rodziców/opiekunów z dziećmi, nauka wspólnych zabaw, angażujących całe rodziny oraz podczas uczestnictwa rodziców dzieci w warsztatach i/lub konsultacjach specjalistycznych; Liczba animatorów dostosowana do liczby dzieci zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wykształcenie pedagogiczne, umiejętność pracy z dziećmi oraz udokumentowane doświadczenie w animacji czasu wolnego dzieci. Harmonogram wyjazdu: 3 wyjazdy edukacyjne trwające każdy 5 dni (w tym dojazd i powrót). Szczegółowe programy/harmonogramy tematyczne uwzględniające założenia programowe wyjazdów edukacyjnych musi stanowić załącznik do oferty sporządzonej przez Wykonawcę. Minimalna liczba godzin zajęć merytorycznych: 30 godzin zajęć merytorycznych, w tym: 12 godzin warsztatów i 18 godzin konsultacji. Metody dydaktyczne: - ćwiczenia indywidualne i grupowe, - burza mózgów, - dyskusja, - prezentacje, - wykład. Zajęcia edukacyjne/warsztaty: Wykonawca podczas każdego wyjazdu edukacyjnego zobowiązuje się do przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w wymiarze 30 godz., przy czym 1 godzina szkolenia = 60 minut, zgodnie z harmonogramem i tematyką zajęć (wzmacnianie umiejętności wychowawczych, zasady prawidłowej komunikacji w rodzinie, postępowanie w obliczu sytuacji kryzysowej, metody wychowawcze). Konsultacje ze specjalistami: Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia podczas każdego wyjazdu możliwości skorzystania z konsultacji indywidualnych z pedagogiem oraz psychologiem (łącznie w wymiarze 18 godzin). Zajęcia animacyjne dla dzieci: 1. Zadaniem animatorów będzie organizacja zajęć edukacyjno – integracyjno – wychowawczych mających na celu wzmocnienie spójności rodzin, rozwijanie zainteresowań dzieci, budowanie więzi pomiędzy uczestnikami wyjazdu, organizowanie i animowanie wspólnie spędzanego czasu rodziców/opiekunów z dziećmi, nauka wspólnych zabaw angażujących całe rodziny. 2. Animatorzy zobowiązani będą do: zapewnienia opieki oraz organizacji czasu wolnego dzieciom poprzez gry, zabawy również na świeżym powietrzu. Organizacja czasu wolnego: Termin wyjazdu nr 1: 1. Wykonawca zapewni uczestnikom wyjazdu możliwość bezpłatnego korzystania z atrakcji znajdujących się na terenie obiektu zakwaterowania (np. basen, plac zabaw, rowery). 2. Wykonawca zorganizuje, co najmniej jedną całodniową, autokarową wycieczkę edukacyjno – turystyczno – krajoznawczą z nieodpłatnym dla uczestników wstępem do zwiedzanych obiektów. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wprowadzenie elementów służących integracji uczestników wyjazdu edukacyjnego, zgodnie z programem kulturalno-artystycznym uzgodnionym z Zamawiającym. Termin wyjazdu nr 2: 1. Wykonawca zapewni uczestnikom wyjazdu możliwość bezpłatnego korzystania np.: ze strzeżonych kąpielisk, atrakcji znajdujących się na terenie obiektu zakwaterowania (np. basen, plac zabaw, rowery, sprzęt sportowy). 2. Wykonawca zorganizuje, co najmniej jedną całodniową, autokarową wycieczkę edukacyjno – turystyczno – krajoznawczą z nieodpłatnym dla uczestników wstępem do zwiedzanych obiektów. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wprowadzenie elementów służących integracji uczestników wyjazdu edukacyjnego, zgodnie z programem kulturalno-artystycznym uzgodnionym z Zamawiającym. Termin wyjazdu nr 3: 1. Wykonawca zapewni uczestnikom wyjazdu możliwość bezpłatnego korzystania z atrakcji znajdujących się na terenie obiektu zakwaterowania (np. plac zabaw, rowery, sprzęt sportowy, sanki, nauk jazdy na nartach). 2. Wykonawca zorganizuje, co najmniej jedną całodniową, autokarową wycieczkę edukacyjno – turystyczno – krajoznawczą z nieodpłatnym dla uczestników wstępem do zwiedzanych obiektów. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wprowadzenie elementów służących integracji uczestników wyjazdu edukacyjnego, zgodnie z programem kulturalno-artystycznym uzgodnionym z Zamawiającym. 19. Materiały dydaktyczne: Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Zapewnienia dla każdego uczestnika w wyjeździe edukacyjnym kompletu materiałów dydaktycznych, trwale oznakowanych logo przekazanym przez Zamawiającego oraz informacją o oficjalnej stronie internetowej Programu Regionalnego RPO WKP 2014-2020. Wersje papierowe materiałów muszą być opatrzone: tytułem i datą szkolenia, nazwą projektu i organizatora. Komplet materiałów dydaktycznych będzie zawierał: 1) harmonogram szkolenia/warsztatu (po 1 egzemplarzu dla osoby dorosłej); 2) materiał szkoleniowy w wersji papierowej (opracowanie i wydrukowanie materiałów szkoleniowych), o treści adekwatnej do tematyki zajęć merytorycznych/szkoleń. Treści będą stanowiły praktyczne wskazówki, porady i przykłady zastosowania metod i technik oraz przykłady konstruktywnych rozwiązań w zakresie tematyki zajęć merytorycznych/szkolenia/warsztatu. Materiały w formie drukowanej, kolorowej, muszą posiadać okładkę i być połączone ze sobą (np. zbindowane, zszyte, oprawione itp.) min. 10 kartek w formacie A4 bądź innym uzgodnionym z Zamawiającym(po 1 egzemplarzu dla osoby dorosłej); 3) notatnik w formacie A4, min. 60 kartek (po 1 egzemplarzu dla osoby dorosłej); 4) długopis metalowy automatyczny, ze stali nierdzewnej, z chromowanymi wykończeniami (po 1 sztuce dla osoby dorosłej); 5) torba na dokumenty z kieszenią główną i dodatkową kieszenią na przodzie, zapinanymi na zamek oraz mocnym uchwytem do noszenia. Wykonana z poliestru (po 1 egzemplarzu dla osoby dorosłej); 6) pomoce dydaktyczne rozwijające i wzmacniające kompetencje rodziny/ rodziców / dzieci/ typu np. poradniki, gry edukacyjne planszowe, plansze/karty motywujące z elementami graficznymi (dla rodziców i dzieci) karty, puzzle itp., działają motywująco, pozwalające na integrację członków rodzin oraz wykształcenie umiejętności w rodzinie np. planowania budżetu, umiejętność wspólnego spędzania czasu wolnego, prawidłowych relacji rodzice-dzieci. Propozycje rodzaju i tytułu w/w pomocy dydaktycznych do uzgodnienia z Zamawiającym. 2. Każda dokonana modyfikacja/uzupełnienie materiałów szkoleniowych wymaga akceptacji Zamawiającego. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowy egzemplarz materiałów lub treść uzupełnienia. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność merytoryczną oraz aktualność przekazywanych danych/informacji w materiałach dydaktycznych. 4. Wszystkie materiały dydaktyczne wymagają ostatecznej akceptacji Zamawiającego/Odbiorcy usługi przed ich wykonaniem (terminy przesłania i oczekiwania na akceptację/modyfikację do ustalenia między Zamawiającym i Wykonawcą). 5. Odbiór materiałów dydaktycznych musi być potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem. 6. Koszty opracowania, transportu i powielenia materiałów ponosi Wykonawca. 7. Jeden komplet materiałów dydaktycznych zostanie przekazany Zamawiającemu. Dokumentacja fotograficzna: Wykonawca zobowiązuje się prowadzić fotograficzną dokumentację przebiegu działań realizowanych w ramach projektu aparatem cyfrowym (min. 8 mln pikseli) – minimum 50 zdjęć dobrej jakości z realizacji danej części zamówienia, przekazywane w wersji elektronicznej Zamawiającemu. Materiał fotograficzny Wykonawca przekaże Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu działania drogą elektroniczną oraz na nośniku CD/DVD w przeciągu 3 dni po zakończeniu działania. Środek transportu: 1. Przewóz powinien być przeprowadzony zgodnie z ustawą z dnia 06.09.2001 r. transporcie drogowym ( Dz. U. z 2019 r. poz. 58 ) oraz innymi aktami prawa regulującymi przewóz osób. 2. Przewóz z Aleksandrowa Kujawskiego do miejsca docelowego wyjazdu edukacyjnego, podróż powrotna oraz wszystkie przejazdy związane z realizacją programu będą odbywać się autokarem. 3. Wykonawca zapewnia transport uczestników środkiem pojazdu sprawnym technicznie, posiadającym ważne badania techniczne, ważne ubezpieczenie OC. Autokar winien posiadać sprawną klimatyzację, miejsca siedzące – fotele turystyczne z pełną regulacją z podłokietnikami i pasami bezpieczeństwa (każdy), półki bagażowe z nawiewami i oświetleniem, nawigację z aktualnymi mapami, przestrzeń bagażową, umożliwiającą przewóz wózków dziecięcych. 4. Wykonawca w razie awarii pojazdu zapewnia pojazd zastępczy na własny koszt, spełniający wymagania określone w ogłoszeniu o zamówieniu. Zakwaterowanie uczestników: 1. Zakwaterowanie musi odbyć się w jednym ośrodku dla wszystkich rodzin wskazanych z uwzględnieniem podziału na rodziny. Wymagane jest osobne zakwaterowanie każdej z rodzin. Nie dopuszcza się rozdzielania członków rodziny. 2. Zakwaterowanie musi odbyć się w hotelu/pensjonacie/obiekcie spełniającym standard minimum dwu-gwiazdkowy lub domu wycieczkowym I kategorii zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie ( Dz. U. 2017 poz.2166). 3. Miejsce zakwaterowania posiada zaplecze szkoleniowe i zaplecze restauracyjne, zapewniające wyżywienie, oraz sale dydaktyczne w jednym miejscu, wyposażone w: 1) pełne zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników; 2) bazę żywieniową (restauracja/stołówka oferująca żywienie w pełnym zakresie); 3) posiłki powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa (nie może to być korytarz); 4) bezpłatne szatnie, toalety; 5) obiekt musi dysponować infrastrukturą (np. winda, podjazdy); dostosowaną do potrzeb osób niepełnosprawnych; 6) bezpłatny parking, ewentualnie cena ma obejmować miejsce parkingowe /dla autokaru/; 4. Wyposażenie i standard obiektu powinien zapewniać uczestnikom dobre warunki pobytu. 5. Bezpieczne i higieniczne warunki wypoczynku, w szczególności organizuje wypoczynek w obiekcie lub na terenie spełniającym wymagania ochrony przeciwpożarowej, ochrony środowiska oraz warunki higieniczno-sanitarne, określone w przepisach o ochronie przeciwpożarowej, ochronie środowiska i Państwowej Inspekcji Sanitarnej, a w przypadku wypoczynku z udziałem dzieci i młodzieży niepełnosprawnej – organizuje wypoczynek w obiekcie lub na terenie dostosowanym do potrzeb wynikających z rodzaju niepełnosprawności uczestników wypoczynku. Sale dydaktyczne: 1. Sale dydaktyczne, klimatyzowane, z oknami zapewniającymi światło dzienne i wietrzenie, z możliwością indywidualnej aranżacji, wyposażone, w: 1) miejsca siedzące dla wszystkich uczestników szkoleń (krzesła tapicerowane); 2) dostęp do bezprzewodowego Internetu; 3) flipchart, papier do flipcharta, komplet markerów; 4) tablica suchościeralna z kompletem pisaków; 5) sprzęt do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny); 6) laptop; 7) nagłośnienie; 8) mikrofon bezprzewodowy. 2. Miejsce dostosowane do specyfiki różnego rodzaju zajęć grupowych. Wykonawca załączy do oferty foldery lub zdjęcia przedstawiające miejsca wykonania usługi( pokoje, sale wykładowe, restauracja/sala obiadowa). Usługa gastronomiczna dla wszystkich uczestników podczas wyjazdu edukacyjnego: 1. Wykonawca zapewni uczestnikom minimum 4 posiłki dziennie (śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja) – zgodnie z normami żywieniowymi zalecanymi przez Instytut Żywności i Żywienia, zasadami higieny i racjonalnego żywienia, z wyjątkiem dnia, w którym organizowana będzie całodniowa wycieczka edukacyjno-turystyczno- krajoznawcza oraz dnia przyjazdu i wyjazdu. 2. W dniu przyjazdu Wykonawca zapewni uczestnikom minimum trzy posiłki (obiad, podwieczorek, kolacja). 3. W dzień powrotu Wykonawca zapewni uczestnikom minimum jeden posiłek (śniadanie) oraz suchy prowiant i napoje na drogę. 4. W dniu wycieczki Wykonawca zapewni uczestnikom suchy prowiant, napoje, obiad w miejscu pobytu oraz minimum dwa posiłki w miejscu zakwaterowania (śniadanie, kolacja). 5. Wykonawca zapewnieni w miejscu zakwaterowania nieograniczony dostęp do wody pitnej. 6. Wykonawca zapewni wysoką jakość wyżywienia, które musi być zdrowe, świeże, sycące i smaczne. 7. Zasada urozmaicania powinna dotyczyć wszystkich posiłków. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia potraw i napojów oraz zobowiązany jest do zapewnienia zaplecza technicznego i obsługi potrzebnej do sprawnego przeprowadzenia usługi gastronomicznej, z uwzględnieniem wszelkich prac porządkowych. Ubezpieczenie od NNW: Wykonawca zapewni ubezpieczenie od NNW, dla wszystkich uczestników wyjazdów edukacyjnych. 26. Sprawozdanie: Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania i przekazania go Zamawiającemu (wraz z załącznikami) z przeprowadzonych wyjazdów edukacyjnych z elementami integracyjnymi wraz z usługą hotelarską i gastronomiczną oraz przygotowaniem materiałów szkoleniowych. Do sprawozdania Wykonawca załączy: - listy obecności uczestników poszczególnych warsztatów/treningów/konsultacji, - listy odbioru materiałów dydaktycznych, - listy odbioru noclegu i wyżywienia, - sprawozdanie z przeprowadzonych zajęć animacyjnych, - fotodokumentację. Wykonawca – wymagania ogólne: 1. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia oraz zorientowanie na osiągnięcie celu. 2. Dokładne ustalenia i decyzje dotyczące realizacji zamówienia (takie jak szczegółowy harmonogram, itp.) uzgadniane będą pomiędzy Zamawiającym/Odbiorcą usługi a Wykonawcą. 3. Wykonawcy określą telefony kontaktowe i adresy e-mail w celu dokonywania innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia.